Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais: visa tiesa apie rūpesčius, kainas ir dokumentus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, mačiau viską – nuo prarastų konteinerų Afrikoje iki taisymosi ant Londono žiedinio kelio. Tačiau biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais visada yra atskira istorija. Kodėl? Todėl, kad IT įranga brangi, ji trapiai (nors ir atrodo stipri), o ožys – vairuotojas – turi būti ne tik vairuotojas, bet ir psichologas. Paprastai viskas prasideda nuo entuziazmo „mes keliaujame“, o baigiasi nerimu dėl to, ar serveriai atvyks gyvi. Po „Brexit“ viskas tapo dar sudėtingiau su muitinės procedūromis, kurios gali sugadinti jūsų planus, jei nebus pasiruošta iš anksto. Čia nebus apie tai, kaip pakuoti dėžutes su popieriumi, o apie tai, kaip išgyventi tą chaosą, kai reikia pervežti kompanijos gyvybę per jūrą.

Bendri klausimai apie procesą ir organizavimą

Kada pradėti planuoti biuro perkėlimą į Londoną su IT specialistais?

Gerai, jei pradėtumėte galvoti apie tai mažiausiai prieš du ar tris mėnesius. Žinau, žinau, visada viską atidėliojame paskutinę minutei (pats taip darau su savo atostogomis), bet čia rizikuojate likti be darbo vietos. Reikia laiko ne tik surasti vairuotoją, bet ir suderinti dokumentus, kurie dabar Jungtinėje Karalystėje yra kaip niekada griežti. IT specialistai paprastai turi tą savo „auksinį laiką“, kai jiems patogiausias judėti, ir jei tenka įsibrauti į jų grafiką, būna nep malonu. Taigi, anksčiau pradėkite – mažiau streso vėliau.

Ar tikrai reikia specialios įrangos transportavimui?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog mesti serverių į „Mercedezą“ ir važiuoti. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais reikalauja „air ride“ važiuoklės sunkvežimio, kad vibracija neitruktų standžiųjų diskų. Esu matęs atvejų, kai atvyksta įrangą, paspaudžiate mygtuką – ir niekas nevyksta. Viskas viduje nulūžo nuo kelio duobių Lietuvoje arba lenktyniavimo vokiškais autobanais. Reikia specialių dėžių, putų, fiksavimo juostų. Vairuotojas turi žinoti, kad jis veža „ kiaušinius“, o ne paprastus kompiuterius.

Kaip susitvarkyti su vairuotoju, jei jis nemoka angliškai?

Tai tikrai didelė problema, ypač kai reikia važiuoti į Londoną. Turiu vieną gudrų vairuotoją, Kazį, kuris kalba tik lietuviškai ir rusiškai, bet sugebės parodyti pirštu, ko reikia. Tačiau oficialiai muitinėje JK kalbti angliškai turi būtinai. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dažnai nulemia tas faktas, ar vairuotojas supras pareigūno klausimą apie krovinių vertę. Geriausia pasirinkti vairuotoją su bent minimaliais anglų kalbos gebėjimais arba pasirūpinti vertėju telefonu (nors tai kainuoja).

Ar galima vežti asmeninius daiktus?

Galima, bet tai yra pilna galva. Muitinėje labai mėgsta klausti, ar šis kompiuterius yra asmeninis, ar įmonės nuosavybė. Jei statysite savo marškiniai tarp serverių, gali kilti nesusipratimų. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais turėtų būti aiškiai atskirtas nuo jūsų asmeninio gyvenimo. Geriau pasirašyti papildomą sąrašą asmeniniams daiktams, kadangi jei jie atrodys kaip nauji, gali tekti mokėti PVM ir muito. Nerekomenduoju maišyti, nebent jūs norite praleisti pusę dienos prie terminalo aiškindamas, kodėl vežiate tris skirtingus monitorius.

Ką daryti, jei įmonės pavadinimas angliškai, o dokumentai lietuviškai?

Būna, kad viskas sumaišyta, ypač jei dirbate tarptautiniu mastu. Svarbiausia, kad deklaracijose (pavyzdžiui, EX1) būtų nurodytas tikslus gavėjo adresas ir pavadinimas. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dažnai kelia pavadinimo derinimo problemų, nes juridinio asmens pavadinimas turi atitikti tuo momentu galiojančius dokumentus. Jei pavadinimas skiriasi, turėkite galiojančius raštus, kad tai ta pati įmonė. O jei ne, tai... gali būti, kad krovinys bus sulaikytas kol kas nors aiškinsis.

Dokumentai, muitinė ir „Brexit“ nenuostabumai

Ar tikrai reikia EORI numerio?

Be abejo. Jei jo neturite, niekur neisivažiuosite. Dabar, po „Brexit“, tai pagrindinis raktas. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais sustos prie pat sienos (arba uosto), jei deklaracijoje nebus nurodytas jūsų EORI. Jį gaunate per kelias dienas, bet nebandykite daryti paskutinę dieną. Vieną kartą mačiau, kaip klientas užmiršo EOR, ir mums teko laukti savaitgalį uoste, kas kainavo brangiai parkavimo mokesčiais.

Kas dėl atiduojamo mokesčio (PVM)?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Įvežant įrangą į JK, dažnai reikia sumokėti PVM muitinėje, o tada galite jį grąžinti (jei esate registruoti JK PVM mokėtoju). Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais gali reikalauti gana didelės pinigų sumos iš anksto, kurią paskui išsiimsite iš apskaitos. Jei šios detalės neįvertinsite, gali būti, kad trūks pinigų degalinei. Būtinai pasitarkite su buhalteriu dėl „deferred account“ galimybės, tai labai padeda išlaikyti pinigų srautus.

Ar reikia draudimo?

Kadangi kalbame apie brangią IT įrangą, draudimas yra privalomas, o ne pasirinkimas. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais be draudimo yra lyg važiuoti automobiliu be saugos diržų. Krovininiai draudimai paprastai dengia 0,3–0,5 % nuo krovinio vertės, tai ne tiek daug. Atsimenu vieną atvejį, kai vairuotojas užkabino kelią, ir serveriai nukrito ant grindų. Jei ne draudimas, klientas būtų bankrotavęs. Geriau užsidėkite „All risk“ draudimą.

Kas dėl draudžiamų prekių ar duomenų saugumo?

IT specialistai dažnai veža ne tik geležį, bet ir duomenis. Muitinės pareigūnams dažniausiai rūpi fizinės prekės, o ne kas yra jūsų standžiajame diske. Tačiau jei vežate kažką, kas atrodo įtartai (pvz., specialų šifravimo įrangą ar serverius su dvigubu apvalkalu), gali būti papildoma patikra. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais turėtų apimti duomenų užšifravimą prieš išvykstant, ne tik dėžių uždarymą. Fizinė sauga taip pat svarbu – nelikite mašinos be priežiūros prieš pat Londoną.

Kaip greitai išsprendžiami muitinės nesklandumai?

Jei viskas tvarkinga – valanda, dvi. Jei trūksta kelių dokumentų – gali užtrukti ir dieną. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dažnai vėluoja dėl to, kad klientas pateikia ne tokias sąskaitas, kokių reikalauja JK pareigūnai. Jie dabra labai griežti dėl HS kodų (prekių klasifikavimo). Jei padėsite klaidą koduose, gausite baudą. Vieną kartą teko aišškinti, kad „programinė įranga“ nėra „kompiuterinė įranga“ jų akimis.

IT įrangos paruošimas ir pakavimas

Ar monitoriai turi būti originaliose dėžėse?

Labai rekomenduoju. Originali dėžė yra sukurta taip, kad išlaikytų smūgius. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais beveik visada įtraukia daugybę monitorių. Jei jų nebėra, turi naudoti specialias medines dėžes su putomis. Negalima tiesiog apvynioti burbuliukine plėvele ir padėti vieną ant kito – viršutinis tiesiog nulūžta nuo svorio. Mačiau, kaip atvyko 20 monitorių, ir visi buvo sujungti į vieną „skulptūrą“.

Kaip vežti serverius? Ar reikia išjungti?

Žinoma, reikia išjungti ir atjungti visus kabelius. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais reikalauja, kad IT komanda pasirūpintų tinkamu išjungimu (shutdown), o ne tik ištrauktumtumėtumėtumėtum rožę iš lizdo. Serveriai turi sunkius diskus, kurie gali sugesti judėjimo metu, jei nėra fiksuoti. Be to, reikia pažymėti, kur kas buvo prijungta, kad Londone neužtruktumėte pusės dienos jungiant viską atgal (nors ir taip užtruksite, tikrai).

Ar reikia išpakuoti įrangą prieš išvykstant?

Ne, priešingai – reikia uždaryti kuo tvirtiau. Vienintelis dalykas, kurį reikia padaryti – tai užfiksuoti vidinius komponentus. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais gali būti pavojingas tuo, kad vargšai IT žmonės, norėdami padėti, gali išimti detales ir jas pamiršti. Geriau palikti viską viduje, uždaryti serverio spintą ir uždaryti raktus (ir raktus paduoti vairuotojui, o ne sau į kišenę).

Kas dėl smulkių dalių – kabeliai, pelės, klaviatūros?

Tai didžiausias košmaras. Visada pradingsta po pusę pelių. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais turėtų apimti smulkių dalių surinkimą į mažas dėžutes su etiketėmis. Negalima mesti visko į vieną didelį maišą – tai būna chaosas. Pasirašykite ant dėžės „Pavardės pavardė – stalas Nr. 5“. Taip sutaupysite nervų, kai atvyksite į naują biurą ir reikės pradėti dirbti iškart.

Ar verta pasamdyti IT įrangos pakavimo specialistą?

Jei turite daug serverių, taip. Paprastų dėžių pakavimo pakalikai nesupranta, kas yra „RAID“ masyvas. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais tampa daug saugesnis, jei tą darbą atlieka žmonės, kurie supranta, ką vežia. Jie žino, kur reikia padėti „Do not stack“ lipdukus. Kainos gal ir šokiruos, bet tai pigiau negu naujo serverio pirkimas.

Londonas: miestas, kuriuo sunku važiuoti

Ar sunku įvažiuoti į Londono centrą sunkvežimiu?

Labai sunku. Daugelė gatvių turi aukščio apribojimus arba draudžius sunkvežimiams. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais reikalauja labai gero išankstinio planavimo maršruto. Vairuotojas turi žinoi, kur gali važiuoti, o kur gaus baudą. Londonas nėra vieta, kur galima pasiklysti ir „pasukti kairėn“, jei matat navigaciją. Geriausia pasirūpinti vietinio dispečerio pagalba, kuris žina tų gatvių niuansus.

Kas yra ULEZ zona ir ar mums reikia mokėti?

ULEZ (Ultra Low Emission Zone) dabar apima beveik visą Londoną. Jei jūsų sunkvežimis neatitinka standartų (Euro 6 ar naujesnis), teks mokėti didelę dienos mokestį. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais gali nukristi dėl to, kad pasamdytas mašina yra sena. Patikrinkite savo pervežėjo transportą – jei tai „senas variklis“, jums gali tekti sumokėti £100 už kiekvieną dieną. Nenuostabu, kad ten oras geresnis, už tai mokesčiai.

Kur statyti mašiną iškraunant?

Tai didžiausias stresas. Londone vietos stoka didelė. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dažnai reiškia, kad mašina turi būti statoma ant „double yellow lines“ (geltonos linijos) su įjungta „avarine“ (hazard lights). Reikia gauti leidimą iš vietos savivaldybės (suspension of parking bay) arba rasti privažiavimą. Jei tiesiog sustosite, greitai atvyks „clamping“ automobilis ir uždarys ratus. Baudos ten nuo 130 svarų.

Ar galima užsibrėžti tikslų atvykimo laiką?

Galima bandyti, bet... Londono spūstys yra neprognozuojamos. Galite įsivažiuoti ryte 8:00 ir užstrigti spūstyje, o atvykti 11:30. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais turėtų turėti laiko atsargą. Nerašykite klientui „mes būsim 10:00“, rašykite „10:00 – 12:00“. Niekada nepamiršiu vieno vairuotojo, kuris prisiekė, kad atvyks ryte, o atvažiavo vakare, nes užstrigo M25 žiede dėl avarijos.

Ar reikia leidimo iš pastato administracijos?

Būtinai. Be to, jums gali reikėti specialiojo lifto rezervacijos arba apsaugos, kad įrangą nebūtų pavogta. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dideliame biure gali būti atmestas, jei neinformuosite apie tai „facilities manager“ iš anksto. Jie gali uždrausti įvažiavimą krovininiam transportui tam tikru paros metu. Geriau susitarti dviem savaitėm anksčiau.

Kainos, paslėpti mokesčiai ir pinigai

Kiek maždaug kainuoja toks pervežimas?

Klausimas yra kaip „kiek kainuoja automobilis?“. Priklauso nuo tūrio. Maždaug biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais (vidutinis biuras 10-15 žmonių) gali kainuoti nuo 2500 iki 4000 eurų. Tai įskaitant keltą (arba tunelį), degalus, vairuotojo darbą. Jei reikalinga pakavimo paslauga, pridėkite dar 500-1000. Kainos šokiruoja, ypač degalų kainos dabar.

Ar kaina įskaitia iškrovimą?

Paprastai ne. Standartinė kaina yra „iki durų“. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais dažnai reikalauja, kad vairuotojas padėtų, bet jis turi teisę atsisakyti, jei reikia nešti daugiau nei 50 metrų arba keltis aukštyn be lifto. Jei norite pilno iškrovimo, reikia samdyti „men“ komandą Londone, o tai kainuoja brangiau (anglų valandos tarifai nėra mūsiški).

Kas dėl paslėptų mokesčių?

Jų visada būna. Mokestis už keltą (Dover-Calais arba Eurotunnelas) gali svyruoti priklausomai nuo dienos ir laiko. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais gali pasitaikyti ir „cleaning fee“, jei po jūsų dėžių likdo dulkes (kažką tokį girdėjau vienoje firmoje). Taip pat žiūrėkite, ar įskaičiuotas PVM – dauguma lietuviškų firmų rodo kainas be PVM, o tai +21 % viršuje.

Ar galima sumokėti atvykus?

Nerekomenduoja. Geriau sumokėti avansu, kad įsitikintumėte, jog mašina išvažiuos. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais yra toks paslaugos tipas, kur dispečerius gali „nuskusti“ ir nebeatsiliepti, jei jaučia, kad klientas nėra patikimas. Avansas 30-50 % yra standartinis dalykas. Taip pat užtikrina, kad vairuotojas turės pinigų degalams atgal.

Kas daro įtaką galutinei kainai?

Savaitės diena. Jei važiuojate penktadienį, kaina gali būti aukštesnė dėl vairuotojo poilsio režimo. Biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais taip pat brangsta, jei reikia skubos pervežimo (pvz., atvykti rytoj). Ir žinoma, kuro kaina – jei degalai pakils 10 centų, pervežėjai padidina kainas beveik iš karto. Be to, Londono koncentracijos mokestis (Congestion Charge) – dar 15 svarų dienai, jei važiuojate centrą.

Išvada

Galiausiai, biuro perkėlimas į Londoną su IT specialistais nėra neįmanomas dalykas, jei pasiruošiate. Tai tikrai kainuoja nervų ir pinigų, bet su tinkama komanda viskas gali vykti sklandžiai. Pagrindas yra dokumentai ir supratimas, kad Londonas nėra Vilnius – taisyklės čia griežtesnės, o baudos didesnės. Nesitikėkite idealumo, kas nors tikrai nenukurs (bus pavogta viena pelė arba bus sugadintas vienas kabelis), bet jei svarbiausia įranga atvyks sauga, laimėsite. Pasitikėkite patirtimi, o ne pigiausia kaina, ir viskas bus gerai.