Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota: praktinis vadovas verslui

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt penkerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų perkėlimų, kurie vyko taip lygiai, tarsi filmuojami, iki tokių katastrofų, kai serverius tekdami ieškoti sniege Lietuvoje, o klientai Londone šaukdavosi pagalbos. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota – tai ne tiesiog gražios frazės, o būtinybė, jei nenorite, kad jūsų verslas stovėtų savaitę dėl to, kad vairuotojas pamiršo imti savo pasą arba krovinys užstrigo tame be galo ilgoje eilėje prieš Doverį. Rašau šią tiesą be jokių uždažų, kaip papraščiau draugo kavos puodelį, kad jūs žinotumės, į ką įsijungiate ir kaip išvengti tų pačių klaidų, kurias kartojama metai iš metų.

Pagrindiniai dokumentai ir muitinės reikalavimai Anglijoje

Kas dėl tų visur dokumentų, ar daug jų dabar reikia po Brexito?

Dokumentų reikia tikrai nemažai, ir tai tas dalykas, kurį dažniausiai nusimano paskutinę minutę. Jums būtinos prekių apyvatos sąskaitos (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašas (Packing List). Be šių dviejų dalykų per sieną neišvažiuosite, net jei gabenate tik senas kėdes. Sąskaitoje turi būti nurodyta tiksli daiktų vertė, o ne „maždaug“, nes muitinės taisyklės dabar yra griežtos. Jei kas nors trūksta, vairuotojas gali būti uždarytas pasienio punkte irgi ilgai.

Ar reikia mums EORI numerio biuro daiktams?

Taip, be EORI numerio (Economic Operators Registration and Identification) nebus galima pateikti muitinės deklaracijos. Jis privalomas visiems, kurie vykdo prekybą su Jungtine Karalyste (arba ES, jei esate iš Londono). Gauti jį dabar gana paprasta elektroniniu būdu, tai trunka vos kelias dienas (kartais ir minutes, jei sistema nenukrito). Geriau tai padaryti iš anksto, o ne laukti, kol krovinys stovi ant britų pusės ir kaupiasi delspinigiai už sandėliavimą.

Muitinės deklaracija – tai mūsų ar pervežėjo galvos skausmas?

Techniškai tai galima padaryti patys, bet tikrai nerekomenduoju, jei neturite patirties. Muitinės kodai yra sudėtingi, ir viena neteisinga skaitmenė gali pakeisti muito tarifą nuo 0 % iki 10 % ar daugiau. Paprastai biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota įtraukia ir šią paslaugą, t.y. pervežėjas turi savo partnerį muitininką. Pasidomėkite, ar kaina jau įskaito deklaravimą, ar tai bus „papildomai vietos“.

Ką daryti, jei anglų muitininkas sustabdys mūsų furgoną?

Pirmiausia – nepanikuoti, tai nutinka dažniau, nei galite įsivaizduoti, ypač jei vairuotojas važiuoja pirmą kartą arba krovinys atrodo įtartai. Gali būti tik paprasta patikra, arba reikės papildomų dokumentų. Svarbiausia turėti kontaktą, kuris kalba angliškai ir gali aiškinti situaciją. Kartais reikia sumokėti garantinį mokestį, kurį vėliau gražina, kai pateikiami įrodymai, kad daiktai yra naudoti biuro reikmenys, o ne prekės pardavimui.

Ar verta rizikuoti ir nebraižyti kai kurių dalykų sąraše?

Niekada nerašykite „asmeniniai daiktai“ ar „biuro įranga“ be išsamios informacijos. Matėme atvejus, kai bandyta sutaupyti muito deklaruojant naujus kompiuterius kaip „naudotus technikos atliekas“, o tai baigėsi konfiskavimu ir baudomis. Muitininkai turi akis kaip sakalai, jei matai, kad pakuotė atrodo nauja. Geriau deklaruoti viską kaip yra, mokėti PVM (jei taikoma) ir miegoti ramiai.

Ar reikia draudimo, kai keliaujama per jūrą?

Žinoma, jūrų pervežimas (net ir tuneliu) turi savo rizikas – nuo drėgmės iki furgono nukritimo laivo (retkas, bet įvykis). Standartinis draudimas paprastai dengia apie 10 tūkst. eurų, bet patikrinkite sutartį. Jei vežate brangią serverių įrangą ar dizainerio stalus už tūkstančius, reikės nurodyti tikrąją vertę (sum assured). Neklauskite, kodėl tai svarbu, pamatysite tik tada, kai atsiras draudimo atvejis.

Kainos ir biudžeto planavimas: kiek kainuoja perkelti verslą?

Kiek tai viskas apytiksliai kainuoja?

Kainos svyruoja kaip orai. Už kubinį metrą paprastai reikia sumokėti nuo 60 iki 120 eurų, priklausomai nuo to, ar tai tik vienas furgonas, ar reikalinga visa logistika. Taip pat įtakos turi vietovė – važiuoti į Londoną ar Mančesterį ne tas pats, kaip į kaimo vietovę Škotijoje, kur reikia daugiau laiko. Reikia įskaičiuoti ir darbo rankas Lietuvoje bei Anglijoje, jei reikia iškrauti ne tiesiai ant žemės.

Kodėl kaina kiekvienoje firmoje skiriasi du kartus?

Nes kaina priklauso nuo to, ką ji įtraukia. Viena firma gali duoti kainą tik už važiavimą, kita – už pilną aptarnavimą su pakavimu, dėžėmis, draudimu ir muitine. Kartos pigiau, jei sutinkate laukti savaitę, kol jie surinks krovinią (groupage), bet tada rizikuojate gauti daiktus vėliau. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota reiškia aiškiai sužinoti, kas įeina į tą skaičių, kad nebūtų staigmenų.

Ar galima sutaupyti, jei važiuojame ne „pietų“ laiku?

Taip, jei galite pasirinkti datas, venkite švenčių ir savaitgalių. Taip pat kaina gali būti mažesnė, jei leidžiate vairuotojui įvežti kroviniį anksčiau ryte ar vėliau vakare, kai eismas Londone ne toks intensyvus. Tačiau nepamirškite, kad jei reikia įvežti į pastatą su apsauga, jie gali neprileisti vairuotojo naktį. Geriau derinti laiką su abiejų pusių (jūsų ir gavėjo) darbo laiku.

Kas būna, jei atėjo laikas mokėti, o biudžetas pasikeitė?

Tai blogiausia situacija, kurią gali padaryti klientui. Jei negalite sumokėti iš karto, krovinys gali būti „sulaikytas“, o kasdienio sandėlio mokestis JK yra labai aukštas. Geriau iš anksto pasikalbėti dėl atidėjimo arba mokėjimo etapais. Neklauskite manęs, kodėl anglai taip griežti, tiesiog jų taisyklės tokios – pinigai pirmiau, prekės vėliau.

Ar mokesčiai už tiltą ar tunelį įeina į kainą?

Paprastai ne, tai visada yra papildomi išlaidos, kurias apmoka klientas pagal realias sąskaitas. Eurotunelio pervažiavimas arba keltų bilietai (Dover-Kalė) gali kainuoti nuo 200 iki 500 eurų priklausomai nuo sezono. Klauskite apie tai iš karto, kad nereikėtų vėliau girdėti, kad „o mes neturėjome omenyje“. Geriau būti kišeniokas ir žinoti šias smulkmenas.

Ar galima atsisakyti paslaugos be baudos?

Viskas priklauso nuo to, kada tai padarysite. Jei atšaukiate savaitę prieš važiavimą, gali tekti sumokėti baudą už užrezervuotą furgoną ir darbo laiką. Logistikoje laikas – tai pinigai, jei vairuotojas jau atvyko į jūsų biurą pakrauti, tai jau 100 % mokėjimas, net jei nusprendžiate niekas nevežti. Sutarčioje tai visada būna pažymėta, taip skubėkite tai perskaityti.

Gamybos ir techninės įrangos pervežimo niuansai

Kaip saugiai pervežti serverius ir IT įrangą?

Tai yra pati jautriausia dalis. Serverius negalima tiesiog mesti ant grindų furgone, jie turi būti tvirtai prifixuoti prie sienų arba specialių stendų. Rekomenduoju išjungti ir pažymėti kabelius, kad nebežiūrėtumėte į tą „kažką“ (kaip vadinasi tas triukas su laidais, aš visai užmiršau). Kartais reikia IT specialisto, kuris jums visą tai išmontuoti čia ir vėl surinkti ten, kitaip rizikuojate likti be interneto mėnesį.

O dideli stalai, spintos – ar juos reikia išmontuoti?

Didžiąją dalį baldų, ypač jei jie neįeina į liftą ar duris, reikia išmontuoti. Mūsų komanda dažnai tai daro, bet patikrinkite, ar jie turi įrankių. Kartos klientai sako, kad „viskas lengvai išsirenka“, o pasirodo, varžtai suviršinta, arba naudojami specifikaciniai raktai, kurių nėra. Geriau leisti profesonaliams tai padaryti, nei trankyti stalus su peiliu.

Ar vairuotojas moks surinkti biurą Anglijoje?

Dauguma vairuotojų yra daugiau fizinio darbo žmonės, o ne meistrailiai. Jie gali atnešti dėžes ir pastatyti jas vietoje, bet ne tikėkitės, kad surinks sudėtingą sisteminį kabinetą per valandą. Jei reikia tikslaus surinkimo, geriau pasamdyti vietinę meistrą Anglijoje arba sutarti, kad mūsų komanda važiuoja su montuotoju. Tai papildoma kaina, bet verta dėl jūsų nervų.

Kas su paštomis ir smulkmenomis – kaip jas neprarasti?

Smulkmenos – tai blogiausia dalyka. Kaižymai, popieriai, spaudiniai – viskas tai dažnai dingsta dėl to, kad niekas nesuskaičiuoja. Patariu viską susidėti į pažymėtas dėžes ir padaryti nuotraukas prieš išvežant. Vieną kartą (tai buvo prieš daug metų) mes netgi radome kliento svarbius dokumentus furgono gale po senais apdangalais, taip kad tikrinkite viską.

Kas dėl draudimo, jei vairuotojas užkabina kabelį?

Jei tai padaryta dėl neatsargumo, draudimo gali neišmokėti, ypač jei tai nebuvo numatyta rizika. Geriau užtikrinti, kad kabeliai būtų ištraukti ir uždaryti, o ne palikti vietoj. Jei vairuotojas sugadina jūsų įrangą įveždamas ją į patalpas, tuomet kalbame apie civilinę atsakomybę. Visada turėkite omenyje, kad „biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota“ apima ir techninį saugumą, ne tik fizinį.

Ar galima pervežti chemikalus (pavyzdžiui, valymo priemones)?

Taip, bet turi būti pateiktasMSDS (Material Safety Data Sheet) lapas. Negalima tiesiog mesti butelių su balikliu į furgoną tarp baldų. Muitinė ir saugumo tarnybos gali sustabdyti tokią siuntą. Chemikalus reikia pakuočiant atskirai, hermetiškai, ir pranešti apie juos iš anksto. Nerekomenduoju vežti skysčių, kurie gali išsilieti, tikrai nereikia jums to streso.

Kelionės detalės: kaip viskas vyksta kelyje?

Kiek laiko užtrunka nuvažiuoti iki Londono?

Pačiam važiavimui užeina maždaug 24–30 valandų, jei važiuojate be sustojimų ir neįstrigsite eilėse. Tačiau realiai tai trunka ilgiau, nes reikia laikytis poilsio režimo (tachografas). Taip pat reikės laukti keltų arba tunelio. Planuokite, kad nuo išvežimo iki pristatymo gali praeiti 3–4 dienos, ypač jei reikia derinti laiką su anglų puse. Neskubėkite skambinti po 10 valandų, klausiant „kur jūs“, jie tik važiuoja.

Ar reikia, kad kas nors iš mūsų lydėtų mašiną?

Nebūtinai, bet tai padeda, jei įvyksta nesklandumų muitinėje arba su adresu. Anglijoje adresai kartais būna keisti – „pirmas pastatas už šuns bokšto“ (juokinga, bet kartais taip atrodo). Jei turite kontaktinį asmenį vietoje, kuris gali susisiekti su vairuotoju, tai idealus variantas. Taip pat vairuotojai dažnai mėgsta, kai juos pamaitina (tai joks pokštas).

O jei reikia padaryti sustojimą kelyje, pavyzdžiui, paimti daiktų?

Galima, bet tai kainuos. Kiekvienas sustojimas (krovimo/iškrovimo punktas) yra papildoma mokestis. Be to, reikės pakeisti dokumentus (pridėti naują punktą į CMR). Jei sustojimas užtrunkia ilgiau nei planuota (pavyzdžiui, laukiate, kol išsiruošiate), gali būti taikomas mokestis už vairuotojo laukimą. Geriau viską susidėti vienoje vietoje.

Ar galima važiuoti per savaitgalį?

Fiziniai pervežimai vyksta ir savaitgaliais, bet pristatymai į biurus Anglijoje dažniausiai įmanomi tik darbo dienomis. Jei atvykstate šeštadienį, krovinys gali likti furgone iki pirmadienio. Jei jums skubu, reikės iš anksto suderinti su gavėju, kad kas nors atidarytų duris. Anglai yra labai griežti dėl darbo laiko, nerašykite man vėliau, kad „nepasakėte“.

Kas dėl to, kad Anglijoje važiuojama kairėja pusė?

Tai keičia daugiau nei tik kelio vaizdą. Furgonai dažniausiai turi vairuotojo vietą kairėje, bet kai kurie specialūs sunkvežimiai gali būti ir su vairu dešinėje. Vairuotojai įpręę, bet judėjimasi mieste, ypač Londono „žiede“, gali būti stresantis. Užsukimas į siauras gatves gali būti sudėtingas, todėl kartais reikia leisti vairuotojui pasitikti su „palydovu“ automobiliu, kad nukreiptų jį į tinkamą įvažiavimą.

Problemos ir „nepatogios“ tiesos, apie kurias tylima

Kas daryti, jei firma atšaukia važiavimą paskutinę minutę?

Jei tai daroma dėl jų kaltės (pvz., furgonas sugedo), jie turi rasti alternatyvą, bet tai gali užtrukti. Jei atšaukiate jūs, baudos tikrai bus. Yra blogų įmonių, kurios tiesiog „dingsta“ ir neatsiliepia į telefonus prieš kelias dienas. Todėl pasirinkite patikimą partnerį su įvertinimais, o ne tą, kuris pasiūlė pusę kainos be sutarties. Pasitikėjumas srityje yra brangiausia valiuta.

Ar dažnai dingsta daiktai?

Sąžiningai sakant – ne, dažniau jie sulūžta arba apibrėža. Dingimas įvyksta tik tada, jei krovinys nėra užrakintas arba jei paliekate brangius daiktus neapsaugotose vietose (pvz., viešame koridoriore išsikraunant). Naudokite užraktus ant furgono durų ir, jei įmanoma, seklizavimo įrenginius. Geriau būti paranojikas, nei gailėtis prarasto kompiuterio.

Kodėl kai kurie vairuotojai yra... šiek tiek keisti?

Dirbti vairuotoju – tai sunkus ir vieniškas darbas. Jie dažnai pavargę, mieguisti, ir kartais gali būti šiek tiek „nepaklusnūs“. Tačiau jie žino savo darbą. Jei matote, kad vairuotojas elgiasi agresyviai, nedarykite konflikto vietoje, skambinkite mums, dispečeriui. Mes su jais susitvarkome pačiu. (Aš kartą pačiam teko girtą vairuotoją iškrauti, tai buva... įdomu).

Ar saugu duoti raktus nuo naujo biuro pažindamui vairuotojui?

Geriau duoti atsakingam asmeniui iš jūsų komandos, kuris lydės vairuotoją. Negalite pasitikėti visiškai pažįstamam žmogui su raktais nuo viso pastato. Nors dauguma vairuotojų sąžiningi, visada yra išimčių. Saugumas – tai jūsų atsakomybė, ne mūsų. Nekurkite situacijų, kur galimas nepavykęs įvykis.

Kaip susitarti su anglų kalba nesimokiusiam?

Visi geri logistikos brokeriai kalba angliškai, taigi jums tai nereikės. Tačiau vietiniai sandėlininkai ar apsauginiai gali kalbėti tik su stipru akcentu. Jei jūsų komandoje nėra angliškai kalbančio, prašykite, kad mūsų vairuotojas arba dispečeris su jumis susisiektų telefonu. Nenaudokite „Google Translate“ sudėtingoms situacijoms, tai tik sugadina dalykus.

O jei mes nusprendžime, kad biuro perkėlimas į JK viskas apgalvota, bet mes to nepadarėme?

Tada gausite daug streso. Pasiruoškite, kad kai kurios dėžės atkeliaus vėliau, o kai kurios gali būti pažeistos. Be plano, viskas tampa chaosu. Rekomenduoju pasidaryti check-listą (sąrašą) ir tikrinti kiekvieną punktą. Nuo to, kaip paruošiate dokumentus, priklauso, ar jūsų naujasis biuras Londonas atsidarys laiku, ar jūsų darbuotojai dirbs iš kavinių.

Išvada

Galiausiai, noriu pasakyti, kad nors atrodo sudėtinga, viskas įmanoma su gera komanda. Biuro perkėlimas į Jungtinę Karalystę viskas apgalvota pasirodo esąs raktas į sėkmę, todėl nebandykite taupyti ant planavimo. Pasitikėkite patirtimi, bet ir nedarykite visiškai aklai, klauskite ir domėkitės, kur jūsų daiktai yra. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, kad jūsų serveriai niekada nenuskris.