Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu: visas tiesumas ir žemiau esantis chaosas

Dirbu šitoje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus, per kuriuos matau viską – nuo idealiai suplanuotų projektų iki tokio chaoso, kad net aš susigriebiu galvos. Kai kalbame apie biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu, tai nėra tiesiog "įkrauname ir važiuojam", ypač dabar, kai tarp ES ir JK nėra jokio paprasto taško. Dauguma klientų mano, kad viskas vyks taip pat, kaip važiuojant į Lenkiją, bet čia visai kitas lygmuo. Reikia galvoti apie dokumentus, verytą techniką ir tas baises, kurios užkyla ant sienos netikėtai, todėl geriau būti pasiruošusiam blogiausiam, o ne tik svajoti apie sklandų procesą.

Pasiruošimas ir dokumentai (arba popieriaus karuselė)

Ar sudėtingas biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu dabar?

Skiriasi tuo, kad ypač IT technika yra jautri muitinei. Esant paprastems baldams, viskas aišku, o kai kalbame apie serverius ar brangius monitorius, Anglijos muitinė dažnai sustabdo krovinius patikrinimui. Būna, kad laukimas trunka dieną, o būna ir tris. Reikia turėti tvarkingą sąrašą su serijiniais numeriais, kitaip bus nuplėšta galva ir gali tekti mokėti baudas už neteisingą deklaravimą.

Kokius dokumentus būtinai reikia paruošti?

Būtinai reikia pakavimo sąrašo (packing list), kuris turi būti kuo detaliau suplanuotas, ir komercinio SF. Jei naudojate nuomos kelią, tai viskas turi būti aišku. Be to, reikės EORI numerio, jei jo dar neturite – gausite bėdų sienoje. Nereikėtų užmiršti ir draudimo poliso, kadangi krovinys keliauja per jūrą ar kelią, visada gali įvykti nelaimė.

Ar sunku gauti EORI numerį?

Iš tikrųjų nieko sudėtingo, tai paprasta registracija internete, bet ji užtrunka. Vakar kalbinau vieną klientą, kuris manyjo, kad tai gaunami per penkias minutes, bet realiai gali praeiti diena ar dvi. Geriau tai padaryti savaitę prieš kelionę, o ne tada, kai vairuotojas jau stovi prie sienos ir verčia uodus. Nebūkite toks klientas, kuris viską palima paskutinę minutę.

Kas dėl muito ir PVM Anglijoje?

Čia dažniausiai kyla daugiausia klausimų. Jei įranga jau buvo naudojama Jūsų įmonės Lietuvoje ir perkeliate ją į Anglijos filialą, dažnai galima taikyti nulinį PVM tarifą, tačiau reikia įrodyti, kad tai ne nauja prekė. Reikės pateikti dokumentus, kad tai yra perkėlimas, ne pirkimas-pardavimas. Jei bandysite "praslysti" naują techniką kaip naudotą, muitininkai tai pastebės ir baudos bus didelės.

Ką daryti, jei dokumentuose klaida?

Tada prasideda „nuobodūs“ pokalbiai su muitininkais. Vieną kartą buvo atvejis, klientas rašė "stalai", o omenyje turėjo specialias darbo stotis su integruota IT įranga. Muitinė laikė tai kaip bandymą apsukti. Reikėjo siųst naujus dokumentus ir mokėti brangią išlaidą už korekciją ant sienos. Patikrinkite viską tris kartus (geriaus penkis), neišvažiuokite, kol neįsitikinote.

IT įranga: kaip neprarasti duomenų ir protų

Kaip tinkamai supakuoti serverius?

Serveriai reikalauja specialio dėmesio, negalima juos tiesiog mesti į dėžę su popieriumi. Turi būti naudojamos anti-statinės medžiagos ir tvirtos dėžės, geriausiai originalios, jei dar liko. Kai kurie žmonės bando taupyti ant dėžių, bet paskui gauname skambutį, kad serveris nebejungiasi. Pasakyk tiesiog, kad biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu reikalauja investicijų į pakavimą, kitaip taps brangiau.

Ar saugu vežti duomenis?

Mums logistikoje duomenys nerūpi, mes vežame geležį, bet Jums turėtų. Visada rekomenduoju prieš išjungiant daryti atsarginę kopiją (backup). Vieną kartą buvo atvejis, kad klientas manė, jog "nieko nepasiks", o kelyje įvyko smūgis ir disko galva nusileido. Nors krovinys buvo apdraustas, duomenų neįmanoma atstatyti pinigais. Geriau saugok save iš anksto.

Ką daryti su monitoriais ir ekranais?

Monitorius labai lengva sulaužyti, jei jų nepadėsite ant kraštų. Geriausiai juos stumti vertikaliai, tarp dėžių dedant stiklo vata arba pūslės. Kartais klientai bando vieną į kitą įkišti be jokios apsaugos – tai blogiausia, ką galima padaryti. Anglijoje išsikraunant vairuotojai neturės laiko kiekvieną monitorį gaubti šilku, tai turi būti padaryta čia.

Ar galima vežti naudotus kompiuterius be mokesčių?

Taip, jei tai tikrai jūsų įmonės turtas ir jis buvo naudojamas ne trumpiau kaip 6 mėnesius. Muitinė gali klausti pirkimo kvitų, tad juos turėkite pasiruošę nufotografuotus. Jei pirkote kompiuterius prieš mėnesį ir bandote juos "perkraustyti" be muito, tai laikoma prekyba. Būkite sąžiningi, nes Anglijos sistemos labai gerai "susijungusios" su mūsų.

Ar reikia išjungti įrangą prieš vežiant?

Būtinai. Ne tik dėl gaisro saugumo (nors ir tai svarbu), bet ir dėl to, kad kelyje būna vibracijos. Jei diskas sukasi ir užsidega bumpas, gali nuliūžti galva. Visada įsitikinkite, kad viskas išjungta ir atjungta nuo sienos. Vienas klientas palijo įjungtą spausdintuvą – pasirodo, jis visą laiką kaitino dėžę ir plastikai susiformavo ne taip.

Kas su tinklo įranga (routers, switches)?

Šie daiktai dažnai nyksta, nes yra maži ir patenka į pačias dėžių dugnus. Juos reikia pažymėti kaip "svarbią įrangą" ir gerai supakuoti. Be to, Anglijoje gali skirti įėjimai ar laidas (RJ45 yra standartiniai, bet galbūt reikės kitokių ilgių). Gerai patikrinkite, ar jūsų switch'ai suinteresuoti 230V, ar reikės adapterių, nors dažniausiai viskas universalu.

Ar reikia specialios priežiūros kelyje?

Paprastai ne, jei viskas užkonservuota. Bet jei turite ypotingai jautrų laboratorinį įrenginį, galima reikalauti termometro arba stabdžio stabdymo (kur toliau važiuoja, stabdo dažniau). Tokios paslaugos kainuoja brangiau, bet kartais verta. Paprastam biuro perkėlimui į Angliją su IT įrangos perkėlimu standartinis kelys tinka, nebent klientas labai paranojiškas.

Organizacija ir procesas vietoje

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Planavimas gali užtrukti savaitę, o pati kelionė – 2-4 dienas priklausomai nuo to, kur Anglijoje važiuojate. Į Londoną patekti sunkiau dėl ULEZ zonos ir spūsčių, tad pridėkite dar dieną. Geriausia planuoti, kad technika pasieks biurą pirmadienį, o galite keltis penktadienį, taip turėsite rezervą nenumatytiems atvejams, kurie visada įvyksta.

Kas dėl darbuotojų asmeninių daiktų?

Jeigu darbuotojai veža savo nešiojamuosius kompiuterius, tai jų asmeniniai daiktai, bet jei tai įmonės turtas, vėl gi reikia deklaruoti. Dažnai būna painiava, kai vadovas sako "tai jų", o buhalterija pareiškia "tai mūsų". Geriausiai tai išsiaiškinti iš anksto, kad muitinėje neištiktų krizės prieš vairuotojo akis, nes jis negalės nieko padaryti.

Ar galima sujungti biuro perkėlimą su asmeniniu daiktų pervežimu?

Galima, bet aš to nerekomenduoju. Geriau skirstyti krovinius, nes muitinės režimai skirtingi. Jei vienoje dėžėje bus stiklinės vazylos ir serveris, gali būti problemų. Atskirkite verslą nuo asmeninio, taip bus visiems ramiau ir greičiau praeisite patikrinimą be nereikalingų klausimų apie vazo.

Ką daryti su senais spausdintuvais?

Jei jie seni ir be vertės, geriau juos išmesti čia, nevežti. Anglijoje atliekų tvarkymas yra griežtas ir brangus, o už seną "plastiką" gali tekti sumokėti mokestį už išvežimą. Nenešk šiukšlių į naują biurą, tik prastumėte vietą. Naujas pradžimas turi būti švara, o ne senų dalykų vilkimas.

Ar padėsite išmontuoti ir sumontuoti stalus?

Taip, mes tai darome, bet tai reikalauja laiko. Jei turite itin sudėtingas sistemas, gal reikės specialistų. Pasakykite iš anksto, kad atsiųstume daugiau žmonių, nes vienas vairuotojas su vadybininku nesuims 50 stalų per valandą. Montavimas Anglijoje taip pat kainuoja, nes tai laikomas užsienio darbu, todėl žmonės dirba ilgiau.

Rizikos, kainos ir baisios istorijos

Kas daryti, jei įranga sugenda kelyje?

Turi būti draudimas. Be draudimo mes neprisiimsime atsakomybės, jei kelyje užlenda sunkvežimis į duobę. Bet jei dėl blogo pakavimo sugenda monitorius, draudimas negalės padėti. Visada patikrinkite, ar vairuotojas užkrovė tvirtai, o ne "kaip nors". Stenkis būti įsileidime, kai krauname, tikrai verta to laiko.

Kas, jei Anglijos muitinė uždaro krovinią?

Tuomet reikia mokėti sandėliavimo mokestį, kol išsiaiškinsite dokumentus. Jis didelis, ten laikoma po valanda. Geriausia turėti gero agentą Anglijoje, kuris gali eiti į muitinę vietoje jūsų. Be to, gali tekti mokėt baudą už klaidą. Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu be klaidų yra tik svajonė, bet stengiamės sumažinti rizikas.

Ar yra kokių nors nepasakytaisių mokesčių?

Anglijoje viskas brangiau. Įkėlimas iš sunkvežimio gali kainuoti dvigubai daugiau nei Lietuvoje. Už galiojantį LEI numerį, už konsultacijas. Patikrinkite sutartį, ar nėra "fuel surcharge", kur gali būti 20-30%. Kainos, kurios sakome, dažnai būna be šių priedų, tad klauskite "galutinės kainos", kad neštumėtės už galvą.

Kaip pasirinkti patikimą pervežėją?

Nežiūrėkite tik į kainą. Pigiausi dažnai tampa brangiausiais. Pažiūrėkite, ar jie turi realių atsiliepimų, ar ne tik "pirktų". Paklauskite, ką darys, jei... o, tarkim, sugers sunkvežimis. Jei jie pradeda vengti atsakymo, bėkite. Patirtis čia svarbiausia už bet kokią reklamą ar gražią svetainę.

Ką daryti, jei vairuotojas neatsiranda laiku?

Skambink mums. Kartais atsitiko, kad sunkvežimis genda ant kelio. Mes tada turime kvieti kitą. Jei planavote susitikti Anglijoje 9 valandą ryto, o vairuotojas bus 12, tai jūsų darbuotojai lauks. Anglijoje greičio ribos griežtos, tad delsimai dėl to. Kantrybė – pusė sėkmės šiame versle.

Ar reikia grotuvų (pallets)?

Labai rekomenduoju. Krovinius ant grotuvų lengviau krauti ir nešti, o muitinėje jie mažiau "kabančios". Jeigu viskas supakuota į dėžes ant grindų, vairuotojas gali atmesti kraujimą, jei nėra lifto. Užsisakykite grotuvus iš anksto, tai nedidelė investicija, bet taip išvengsite nelošto laiko ir nervų.

Kas dėl draudimo?

Jis privalomas. Jei neturite savo, mes galime pasiūlyti mūsų. Tik patikrinkite, ar draudžiamos "delicate electronics" (subtilioji elektronika), nes ne visi draudimai tai apima. Standartinis draudimas gali dengti tik stalo kojas, o ne serverius už 10 tūkst. eurų. Skaitykite smulkų spausdinimą, arba klauskite tiesiogiai.

Galima pasiderėti dėl kainos?

Kartais taip, jei krovinys didelis ar datos lanksčios. Bet neprašykite nuolaidos dėl to, kad "esate senas klientas", jei mums reikia važiuoti tuščiom atgal. Anglija nėra maršrutas, kur dažnai gauname grįžtamus krovinius, tad ten kainos yra kietesnės. Tiesiog supraskite, kad mums reikia užsidengti degalus.

Smulkmenos ir praktiniai patarimai

O dėl to, kad Anglijoje vairuojama kita kryptimi?

Tai mūsų problema, ne jūsų. Mūsų vairuotojai yra pripratę prie to, tačiau išsikrovimo metu reikia atsižvelgti, kur stovi sunkvežimis. Jei biuras vienoje gatvės pusėje, o sunkvežimis negali užsukti, reikės pernešti per gatvę. Pasitikrinkite išsikrovimo vietą iš anksto Google Street View, kad nustebtumėte.

Ar atvežate ir pakuojam (supakuojame)?

Taip, turime komandą, kuri gali atvykti ir sudėti viską į dėžes. Tai papildoma paslauga, bet dauguma klientų renkasi ją, kadangi taupau laiką. Ypač IT įranga, reikia žinoti, ką kaip suvynioti. Geriau mokėti už mūsų vyrus, nei pačiams susirgti nugarą vyniojant monitorius.

Ką daryti, jei biure dar dirbama, kol vyksta perkėlimas?

Chaosas. Geriausia viską daryti savaitgalį arba naktį. Jei reikia dirbti, sudarykite grafiką, kurie stalai iškeliami pirmiau. Negalima kad vairuotojas lauktų, kol jūsų programuotojas baigs susirinkimo. Planas yra viskas. Be plano biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu tiesiog taps košmaru, kurį prisiminsite ilgai.

Ar reikia mokėti už laukimą Anglijoje?

Taip, jei išsikrovimas užtrunka ilgiau nei numatyta prieš tai (pavyzdžiui, 2 valandos). Anglijoje laikas pinigas. Jei jūsų liftas neveikia ar darbuotojai nepasiruošę, laikmatis eina. Uždukite savo komandą, kad nebūtų dvigubos kainos – vairuotojui už laiką ir jums už prastovą.

Ką daryti su baldais, kurie netilps į duris?

Išmontuoti. Vienas klientas bandė priversti sofą pro langą... (žinote, kaip baigėsi). Mes turime įrankius, bet jei tai sudėtinga, geriau susitarti dėl išmontavimo iš anksto. Angliški biurai dažnai turi siaurus koridorius, tai būtina apgalvoti, kad nešiotumės baldus užpakaliu.

Galite padėti su išmėtymu (surinkimu) vietose?

Taip, tai darome. Galime padėti pastatyti stalus vietoje, netgi prijungti kompiuterius jei sutarta, bet mes ne IT specialistai. Mes nesuprantame, ką reiškia "DHCP serveris", tai tokius dalykus palikite jūsų IT žmonėms. Mes stumdžiame baldus, jie jungia laidus, taip yra geriau visiems.

Ar tenka mokėti už užterštą zoną Anglijoje (ULEZ)?

Jei važiuojame į Londoną, taip. Tas mokesčias didelis, jį reikia įskaityti į kainą. Jei nesuomenės, mums teks jį mokėti ir paskui reikalauti iš jūsų. Geriau sužinoti iš anksto, ar jūsų naujas biuras yra šioje zonoje. Tiesiog įveskite adresą į TFL svetainę ir tikrai išvengsite nemalonumo.

Ar galima sekti kur eina krovinys?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS, tačiau kartais signalas dingsta tuneliuose ar kažkur dykumoje. Mes stengiamės duoti atnaujinimus, bet vairuotojas negali skambinti kiekvieną valandą, jei vairuoja. Pasitikėkite procesu, o ne sekite kiekvieną metrą. Jei pavėluoja, mes jums pranešime, nebūkite nerami.

Išvados

Viskas galima suorganizuoti gerai, jei nenukreipiate į tą pusę, kur viskas atliekama "kolkas". Biuro perkėlimas į Angliją su IT įrangos perkėlimu nėra taip baisu, kaip gali pasirodyti iš pradžių, jei turite patikimą partnerį ir neapsimeskite. Pasirūpinkite dokumentais, draudimu ir pasitikėkite savo komanda, o mylėtųjų serverių duomenys atkeliaus saugiai. Sėkmės naujame biure Anglijoje, ten tikrai įdomu gyventi ir dirbti.