Ar teikiate biuro persikraustymo paslaugas iš Anglijos verslui?

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau virš 20 metų, todėl puikiai žinau, kad biuro persikėlimas nėra tik dėžės ir furgonas. Kai klausiama, ar teikiate biuro persikraustymo paslaugas iš Anglijos verslui? – atsakau taip, bet visada iš karto įspėju: reikia žiūrėti į baldus, IT įrangą, leidimus, liftus, muitinės popierius ir tai, kas realiai nutinka penktadienį 16:30. Gali būti tvarkinga. Gali būti chaotiška. Svarbu, kad planas turėtų atsarginį kelią.

DUK

Biuro persikraustymo paslaugos iš Anglijos verslui – pirmas skambutis

Ar teikiate biuro persikraustymo paslaugas iš Anglijos verslui, kai biuras nedidelis?

Taip, imame ir nedidelius biurus – penkis darbo stalus, dešimt kėdžių, spinteles, porą monitorių. Bet „mažas“ nereiškia „lengvas“, nes dažnai būna serverio lentyna, archyvas ar brangus fotelis, kurio niekas nenori palikti. Jei maršrutas Londonas–Vilnius, dažniausiai žiūrime į liftą, parkavimą, pakavimo laiką ir ar reikia surinkimo. Mažam biurui realistiška suma būna apie £1 600–£3 200 plius PVM. Kartais pigiau imti dalinį krovinį, bet verslui aš dažniau siūlyčiau atskirą automobilį.

O jeigu reikia perkelti tik archyvą ir kelis stalus?

Tikrai galima, tik tada reikia aiškiai atskirti, kas važiuoja, kas lieka ir kas išmetama. Archyvui dėčiau numeruotas dėžes, sąrašą popieriuje ir dar vieną sąrašą failo pavidalu, nes popierius mėgsta pasimesti. Jei dokumentai konfidencialūs, nereikia jų maišyti su kėdėmis ir kavos aparatu – geriau uždara transporto priemonė arba atskira partija. Tokiam darbui kaina gali būti nuo £450 iki £1 200. Jeigu terminas ne spaudžia, galima derinti su kitu kroviniais (pataisau: su kita siunta, ne „kroviniais“ kaip maišu).

Ką reiškia, kai prašote atsiųsti nuotraukas?

Pirmas pokalbis nėra dėl įdomumo. Man reikia suprasti, ar vežame standartinius stalus, stiklines pertvaras, IT spintą, seifą ar seną spaudą, kurią visi myli, bet niekas nežino, kiek ji sveria. Nuotraukos iš Londono, Birmingamo ar Mančesterio labai padeda, o vaizdo skambutis dar geriau. Jei nuotrauka neryški, mes vis tiek skaičiuosime, tik paliksime rizikos ribą. Tai ne šiaip atsargumas – kartais vienas neteisingas matmuo sugadina visą dieną.

Ar galite tik paimti baldus Anglijoje ir pristatyti į Lietuvą?

Taip, galime tik paimti Anglijoje ir pristatyti į naują biurą Lietuvoje, Latvijoje, Lenkijoje ar kitoje vietoje. Tik sąžiningai: „paimti ir pristatyti“ nereiškia, kad vairuotojas pats viską išmontuos, pakels per penktą aukštą ir sujungs spausdintuvus. Tie darbai turi būti sąmatoje. Jei reikia tik transporto, tarptautiniai perkraustymai tinka, bet pilnam biurui geriau imti paslaugą su pakavimu ir montavimu.

Kodėl pasiūlyta kaina vėliau išbrango?

Kainos šoka tada, kai pasiūlymas buvo gražus, bet paviršutiniškas. Pavyzdžiui, Londono centre reikia leidimo furgonui, liftas mokamas, vairuotojas laukia dvi valandas, o klientas pamiršo pasakyti apie 30 dėžių archyvo. Tada sąskaita nebėra ta, kurią matėte pirmame el. laiške. Geros įmonės iškart sako, kas įskaičiuota ir kas ne. Blogos tiesiog parašo „nuo“, o paskui stebisi, kodėl klientas pyksta.

Kainos: biuro persikraustymo paslaugos iš Anglijos verslui

Kiek kainuoja biuro persikraustymas iš Anglijos į Lietuvą?

Mažam biurui iš Anglijos į Lietuvą dažniausiai matydavau apie £1 800–£4 500. Vidutiniam biurui su 20–40 darbo vietų jau kalbame apie £5 000–£12 000. Dideliam perkėlimui, kur reikia kelių automobilių, sandėliavimo ir IT logistikos, suma gali lengvai šokti į £15 000–£30 000. Tai ne magiški skaičiai, o realūs kaštai: darbas, medžiagos, draudimas, kelionė, muitinės formalumai. Galutinę kainą visada rodo inventorius ir prieigos sąlygos.

Kodėl biuro persikraustymo paslaugos iš Anglijos verslui kartais brangsta?

Šios biuro persikraustymo paslaugos iš Anglijos verslui kartais brangsta dėl dalykų, kurių klientas nemato. Kuro kaina, keltų arba tunelio eilės, vairuotojo darbo valandos, saugyklos dienos, valiutų skirtumai – viskas susideda į sąskaitą. Dar blogiau, kai planas keičiamas paskutinę dieną: „o gal dar pristatykite į kitą adresą“. Todėl geriau iškart turėti rezervinę datą ir rezervinį biudžetą. Ne visada brangsta todėl, kad kažkas nori „prisiplėšti“.

Kiek laiko reikia planavimui? Savaitės užtenka?

Jei viskas ramu, 3–6 savaitės yra sveikas laikas. Mažam biurui kartais užtenka 10–14 dienų, bet tada reikia greitai patvirtinti inventorių, prieigos leidimus ir muitinės duomenis. Dideliuose miestuose, ypač Londone, pastatų administracijos ne visada šoka pagal mūsų grafiką. Turėjau situaciją Birmingame, kai be įkrovimo zonos leidimo vairuotojas laukė keturias valandas. Tai kasdienybė.

Kas būna, jei naujas biuras dar neparengtas?

Taip, galima laikyti baldus saugykloje, tik ne visur vienodai. Dėžes ir kėdes dažniausiai dedame ant padėklų, stalus demontuojame, IT įrangą saugome atskirai. Saugyklos kaina gali būti apie £35–£75 už padėklą per savaitę arba £60–£120 už kubinį metrą per savaitę, priklausomai nuo miesto ir apsaugos. Jei naujas biuras dar be elektros ar oro kondicionieriaus, geriau neprašyti pristatyti anksčiau. Vėliau visi bus laimingi.

Ar galima persikraustyti penktadienį ir dirbti pirmadienį?

Galima, bet aš tokių planų nemėgstu be rezervinės dienos. Penktadienį baldai atvyksta, montuotojai surenka, IT žmonės tikrina serverius, o pirmadienį 8:30 visi nori prisijungti. Jei spausdintuvas „nebeklauso“, niekas nesakys: „nieko tokio, pervežimas praėjo gerai“. Reikia palikti bent pusdienį testavimui. Geriausias variantas – penktadienis perkraustymui, sekmadienis arba pirmadienio rytas IT pagalbai.

Dokumentai ir muitinė – biuro persikraustymo paslaugos iš Anglijos verslui

Kokių dokumentų reikia po Brexit?

Paprastai reikia komercinės sąskaitos arba pro forma invoice, pakuočių sąrašo, inventoriaus, CMR ir muitinės deklaracijos. Reikia žinoti, kas yra siuntėjas, kas gavėjas, kas importuotojas ir ar turtas parduodamas, ar tik perkeliamas. Po Brexit Anglija nėra ES dalis, todėl formalumų daugiau nei anksčiau. Aš ne esu muitinės brokeris, todėl tokiais klausimais dirbame su brokeriu. Muitinės dokumentai čia nėra smulkmena.

Ar kompiuteriai ir serveriai turi HS kodus?

Taip, kompiuteriai, monitoriai, serveriai, maršrutizatoriai ir net kai kurie laidai turi savo kodus. Klientas dažnai sako „IT įranga“, o muitinei to neužtenka. Gerai, kai turime modelius, serijinius numerius, kiekį ir vertę. Jei serverio spinta sena, bet brangi dėl duomenų, tai irgi reikia pasakyti. Be popieriaus viskas gali stovėti terminalo aikštelėje ir laukti atsakymų.

Kas atsako, jei muitinė sustabdo krovinį?

Jeigu krovinys sustabdytas dėl neteisingų kliento duomenų, pvz., vertės, savininko ar prekių aprašymo, tai dažniausiai krenta ant kliento. Jeigu mes pamiršome užsakyti transportą, neatvykome į langą ar sugadinome dokumentų rinkinį, tada tai jau mūsų galvos skausmas. Sąžiningame darbe atsakomybės turi būti parašytos prieš vežimą. Ne po to, kai visi šaukia telefone. Tai nemalonu, bet taip veikia logistika.

Ar reikia EORI numerio Lietuvos įmonei?

Dažniausiai taip, jei Lietuvos įmonė bus importuotojas arba prekių gavėjas. Bet kai turtas lieka tos pačios grupės įmonės nuosavybe, schema gali skirtis. Nesu 100% tikras dėl kiekvieno atvejo be brokerio žvilgsnio, nes čia įsikiša PVM, nuosavybės perdavimas ir įmonių kodai. EORI numerį geriau pasitikrinti prieš savaites. Vėlavimas čia brangesnis nei pats numeris.

O jei dokumenta ne visai tvarkingi?

Ne, taip geriau nedaryti. Netvarkingi dokumenta kartais atrodo kaip smulkmena, kol krovinys stovi pasienyje ir niekas nežino, ar baldai parduoti, ar perkeliami. Mes galime padėti sutvarkyti sąrašus, vertes ir paaiškinimus. Bet meluoti muitinei apie vertę ar paskirtį – ne mūsų stilius. Jei labai skuba, kritinę IT įrangą kartais siunčiame oro transportu, o baldus vežame keliu.

Planavimas, pakavimas ir sandėlis

Kaip pažymėti dėžes, kad niekas nesimaišytų?

Žymėjimas turi būti kvailai paprastas, nes biure visi skuba. Ant kiekvienos dėžės: miestas, aukštas, kambarys, darbuotojo vardas ir prioritetas. Pavyzdžiui: „Vilnius-2F-214-Jonas-IT-pirmas“. Archyvui daryčiau numeraciją nuo 1 iki 120 ir atskirą lapą, kas yra viduje. Jei kiekvienas rašo savaip, sandėlyje prasideda cirko dalis. Tai viena tų smulkmenų, kuri sutaupo daug nervų.

Ar reikia išmontuoti baldus prieš atvykstant?

Kartais klientai nori viską išmontuoti patys, ir tai gali būti gerai, jei tai paprasti stalai. Bet jei yra modulinės sistemos, stiklas, kabelių kanalai ar sunkios spintos, geriau leisti žmonėms, kurie mato varžtus kasdien. Yra buvę, kad klientas išardė, o tada ieškojo specialių ekscentrikų ant grindų. Laikas virsta pinigais. Todėl išmontavimą geriau įtraukti į pasiūlymą, nebent tikrai žinote, ką darote.

Ką daryti su kavos aparatu ir mikrobangėmis?

Kavos aparatus, mikrobanges ir virtuvės daiktus reikia išvalyti, ištuštinti nuo vandens ir supakuoti taip, kad niekas netekėtų. Seną mikrobangę kartais pigiau palikti nei vežti per pusę Europos. Kavos aparatui po perkraustymo gali prireikti serviso, ypač jei viduje liko kalkių. Mes galime jį perkelti, bet negarantuojame, kad jis staiga taps naujas. Patogus, bet nepatogus klausimas: ar tikrai norite vežti 2007 metų virdulį?

Ar saugu vežti serverių spintas be paruošimo?

Serverių spintos be paruošimo yra bloga idėja. Prieš vežimą IT komanda turi padaryti atsargines kopijas, sustabdyti sistemas tvarkingai ir nuspręsti, ar vežame diskus atskirai. Pati spinta gali sverti tiek, kad reikės liftuko, diržų ir specialaus iškrovimo plano. Draudimas dažnai neapsaugo nuo duomenų praradimo dėl neteisingo išjungimo. Čia rizikos valdymo klausimas.

Kas nutinka, jei pastatas neduoda leidimo įvažiuoti?

Jei pastato administratorius neduoda leidimo, vairuotojas negalės pasakyti: „bet mes labai stengiamės“. Reikia iš anksto turėti įvažiavimo leidimą, draudimo pažymėjimą, kartais metodinį aprašymą ir rizikų vertinimą. Londonas, Mančesteris ir Bristolis šituose dalykuose gali būti griežti. Jei leidimo nėra, mokate laukimo laiką arba perkeliame darbą kitai dienai. Todėl prieigos dokumentus tvarkykite prieš užsakant automobilį.

Montavimas, IT, draudimas ir blogi scenarijai

Ar atvykę darbuotojai viską pastatys naujame biure?

Taip, jei tai įtraukta į darbų sąrašą. Mes galime pastatyti stalus pagal planą, surinkti kėdes, stalčius, lentynas ir pažymėti zonas. Bet reikia turėti naujo biuro išdėstymą, kitaip montuotojai sprendžia kaip moka. Kai kambaryje telpa 18 stalų tik ant popieriaus, realybėje prasideda geometrijos pamoka. Geriau vieną kartą nupiešti planą nei ginčytis aikštelėje.

Ar galite sujungti kompiuterius ir paleisti spausdintuvus?

Pagrindinį prijungimą galime padaryti: monitorius į vietą, klaviatūra, pelė, laidai pagal etiketes. Bet serverių konfigūracija, domenai, VPN, spausdintuvų tvarkyklės ir Wi-Fi – tai jau IT darbas. Mes nesisukinėjame ten, kur galime sugadinti daugiau nei sutvarkyti. Jei klientas nori, galime dirbti kartu su jo IT tiekėju. Tai saugiau visiems.

Koks draudimas taikomas tarptautiniam biuro perkraustymui?

Standartinė tarptautinė atsakomybė pagal CMR nėra tas pats, kas pilnas draudimas. Ji ribota pagal svorį, o biuro kėdė gali būti lengva, bet brangi. Todėl vertė turi būti deklaruota aiškiai, su nuotraukomis ir inventoriaus sąrašu. Galima pirkti papildomą krovinio draudimą, bet reikia skaityti išimtis. Jei baldai seni, bet emociškai neįkainojami, popieriuje vis tiek reikia realios vertės.

Ką daryti, jei atvykus dalis kėdžių įbrėžta?

Pirma, fiksuoti, ne aiškintis balsu koridoriuje. Nuotraukos, pastaba priėmimo dokumente, dėžės numeris, inventoriaus eilutė. Jei įbrėžimas matomas tik išpakavus, pranešti per 24–48 valandas, nes vėliau sunkiau įrodyti. Mes tvarkome pretenziją su draudimu, bet stebuklų nėra. Jei priimant pasirašysite „viskas tvarkinga“, o tada skambinsite po savaitės, bus daug sunkiau.

Ar verta rinktis pigiausią pasiūlymą?

Kartais verta, jei perkraustote tik kelias dėžes ir rizika maža. Biurui, kur yra baldai, IT įranga, darbuotojų grafikai ir klientų aptarnavimas, pigiausias pasiūlymas dažnai tampa brangiausias. Reikia klausti, kas įskaičiuota: pakavimas, išmontavimas, draudimas, muitinės dokumentai, laukimas, sandėliavimas. Blogos įmonės gražiai kalba iki depozito. Po to prasideda „ai, to mes nesakėme“.

Išvada

Jei galvojate apie biuro persikraustymo paslaugas iš Anglijos verslui, pradėkite ne nuo furgono, o nuo sąrašo: kas važiuoja, kas lieka, kas brangu, kas konfidencialu ir kas negali sustoti pirmadienį. Geras persikraustymas nėra be klaidų, bet jis turi žmonių, kurie mato problemas anksčiau. Susirinkite inventorių, prieigos leidimus, IT planą ir dokumentus. Tada galima kalbėti apie datą, kainą ir tai, kaip niekas nepraleis darbo dienos.