Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną? Kas vyksta iš tikrųjų

Įvadas

Dažnas klausimas: ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną? Taip, tokie darbai vyksta, tik realybėje tai nėra vien „uždėjome dėžes ant sunkvežimio ir iki rytojaus“. Reikia įvertinti baldus, IT įrangą, archyvus, Londono rajoną, liftų rezervacijas, muitinę po Brexit ir tai, kas nutiks, jei krovinys atvyks penktadienį 16:30. Per 20+ metų mačiau, kad sėkmė dažniausiai priklauso nuo smulkmenų: kas pasirašo priėmimą, kas žino Londono rajoną ir kas tikrai tikrina dėžių numerius. Kartais didžiausias galvos skausmas būna ne kelias, o tai, kad naujame biure nėra kur pastatyti stalų arba dokumentai dar guli pas buhalterę. Žemiau surašau taip, kaip paaiškinčiau klientui telefonu – be gražių reklamos žodžių, su kaina, terminais, rizikomis ir tais klausimais, kuriuos žmonės dažniausiai palieka paskutinei dienai.

DUK: ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną?

Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną iš Lietuvos?

Trumpas atsakymas į „ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną“ – taip, jei kalbame apie realų tarptautinį pervežimą, o ne tik nuomą furgonui. Vežame iš Lietuvos į Angliją, dažniausiai per Doverį arba Kalė. Reikia žinoti baldų tūrį, svorį, ar yra IT įranga, dokumentai, archyvai, ar Londono adresas turi krovimo zoną. Prieš Brexit tai buvo paprasčiau, dabar muitinės dalis viską kiek apsunkina. Bet techniškai tai daroma kas savaitę, tik reikia normalaus plano.

Ar tai tik kraustymas, ar ir tarptautinis pervežimas?

Tai visada yra abu dalykai kartu. Kraustymas biure reiškia išmontavimą, pakavimą, numeravimą, apsaugą, iškrovimą ir pastatymą naujoje vietoje. Tarptautinis pervežimas reiškia maršrutą, CMR, muitinės deklaracijas, draudimą, vairuotojų grafiką ir tai, ar sunkvežimis tilps į Londono rajoną. Jei kas nors siūlo tik „atveš dėžes“, aš visada klausiu: o kas jas išims, pažymės, apsaugos ir pastatys ten, kur reikia? Be to, kartais geriau IT įrangą vežti atskiru reisu.

Ar reikia vežti visą biurą vienu reisu?

Ne visada reikia vežti viską vienu reisu, nors klientai dažnai nori, kad būtų gražu ir paprasta. Mažam biurui užtenka vieno 18–24 m³ furgono, didesniam gali reikėti 40 pėdų konteinerio arba dviejų reisų. Jei turite serverius, brangią IT įrangą ar konfidencialius dokumentus, aš netgi rekomenduoju dalinti krovinį. Viena dalis gali važiuoti paprastu kroviniu, kita – specialiu, su priežiūra. Čia naudinga pažiūrėti ir biuro perkraustymo paslaugos Vilniuje, nes ten dažnai matosi, kaip skaičiuojamas tūris.

Ar galite perkraustyti biurą iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos?

Taip, dirbame ir su Vilniumi, ir su Kaunu, ir su Klaipėda, tik logistika šiek tiek skiriasi. Iš Klaipėdos kartais patogiau derinti krovinius prie keltų linijų, nors į Londoną dažniausiai važiuojama keliu per Doverį. Iš Vilniaus ar Kauno reikia susidėlioti pakrovimo laiką taip, kad nevėluotumėte į muitinės langą. Jei biuras uždarytas tik savaitgalį, tai reikia sakyti iš anksto, ne penktadienį vakare. Tada bent jau galima bandyti gelbėti grafiką.

Ar dirbate su biurais Canary Wharf, Shoreditch ar Croydon?

Dirbame su skirtingais Londono rajonais – Canary Wharf, Shoreditch, Croydon, Wembley, Park Royal, Heathrow pusė, Enfield, Brentford, viskas įmanoma. Tik kiekvienas rajonas turi savo „smulkmenas“, kurios kartais sugadina visą planą. Canary Wharf pastatuose reikia išankstinės liftų rezervacijos, o Shoreditch gatvėse sunku rasti vietą sunkvežimiui. Croydon gali atrodyti lengviau, bet pastato apsauga vis tiek gali paprašyti draudimo pažymos. Ir taip, Londono liftų rezervacija kartais primena teatro bilietus.

DUK: kaina, terminai ir kas slepiasi sąmatoje

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas į Londoną?

Mažam biurui, tarkime 8–12 darbo vietų, realistiška kaina gali būti apie 1 500–3 500 eurų, jei krovinys nedidelis ir pakavimas paprastas. Vidutiniam biurui su baldais, archyvais ir IT įranga dažniau matau 4 000–9 000 eurų. Dideliam perkėlimui su išmontavimu, saugojimu ir keliais reisais gali būti 12 000 eurų ar daugiau. Kaina šokinėja ne nuo „Londono“ vieno žodžio, o nuo lifto, pakavimo, muitinės, saugojimo ir to, ar reikės laukti. Pigiausias pasiūlymas ne visada yra pigiausias, kai po to reikia mokėti už papildomas valandas.

Kodėl kaina kartais šauna aukštyn?

Kaina šauna aukštyn tada, kai pradžioje kas nors pasakė „na, čia tik keli baldai“. O po to paaiškėja, kad yra 26 dėžės dokumentų, 14 monitorių, seifas, kavos aparatas ir spintos, kurių niekas nematė. Londono pusėje gali atsirasti mokamas stovėjimas, Congestion Charge, ULEZ, papildomas rankinis nešiojimas arba saugojimas. Kartais nutinka taip, kad daiktų yra daugiau kaip mes tikimės. Todėl sąmata turi būti gyvas dokumentas, ne gražus popierėlis.

Ar Londono Congestion Charge ir ULEZ įeina į kainą?

Ne visada. Kai kurios įmonės įtraukia Londono mokesčius į bendrą sumą, kitos rašo juos atskirai. Congestion Charge dabar yra apie £15 per dieną tam tikromis valandomis ir zonomis, ULEZ – apie £12,50 per dieną, jei transportui reikia. Dar gali būti parkavimo leidimas, loading bay rezervacija arba pastato mokestis. Aš prašau, kad sąmatoje būtų parašyta, kas įeina ir kas ne, nes po to ginčai būna labai nemalonūs. Ypač kai klientas mano, jog „Londonas jau įskaičiuotas“.

Per kiek laiko galima perkraustyti biurą į Londoną?

Jei viskas paruošta, nuo pakrovimo Lietuvoje iki Londono dažniausiai praeina 3–6 darbo dienos. Bet biuro perkėlimas retai prasideda tik nuo sunkvežimio. Pirmiausia reikia apžiūros, tūrio skaičiavimo, pakavimo medžiagų, dokumentų, kartais sandėliavimo. Turėjome atvejį, kai Kauno biuras buvo paruoštas penktadienį, o Londono pastatas liftą leido tik antradienį nuo 9:00. Tada krovinys stovėjo Dartforde, ir niekas dėl to nebuvo laimingas.

Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną mažam biurui?

Taip, mažam biurui tai net dažniausiai paprasčiau, jei nėra serverių ir sudėtingų dokumentų. Galima vežti 6–10 m³ krovinį, tarkime, 20–35 dėžes, kelis stalus, kėdes ir spinteles. Reikia tik nesumažinti darbo iki „užmeskim viską į furgoną“. Dėžes numeruoti būtina, nes Londono biure kas nors vis tiek klaus, kur dingo antspaudai, adapteriai ar sutarčių segtuvas. Jei planuojate augti, geriau iškart palikti vietos naujai įrangai.

DUK: dokumentai, kai klausiama, ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną

Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną su dokumentais?

Taip, kai klausiama, ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną su dokumentais, atsakymas yra taip, bet čia reikia atskirti archyvą nuo kasdienių popierių. Konfidencialius dokumentus geriau vežti atskirose, užplombuojamose dėžėse. Jei dokumentai lieka biure iki paskutinės minutės, logistika visada nervina. Esu matęs, kaip svarbūs segtuvai „atsiranda“ tik tada, kai sunkvežimis jau išvažiavo. Todėl vienam atsakingam žmogui reikia duoti sąrašą ir teisę stabdyti pakrovimą.

Kokių dokumentų reikia po Brexit?

Po Brexit reikia komercinės sąskaitos, pakuočių sąrašo, CMR važtaraščio, gavėjo duomenų ir prekių aprašymo. Jei siunta eina kaip įmonės turtas, dažniausiai reikia nurodyti naudotų baldų, biuro įrangos ar kompiuterių kodą. Dėl mokesčių situacija skiriasi: kartais dirbama DAP, kartais DDP (tiksliau – ne visada; dažniausiai tai būna DAP). EORI numeris dažniausiai reikalingas eksportuojančiai arba importuojančiai įmonei. Čia be gero muitinės brokerio geriau neiti į lauką.

Kas yra EORI ir ar jis būtinas?

EORI yra įmonės identifikatorius muitinėje, be jo deklaracijos gali tiesiog strigti. Jei esate Lietuvos įmonė ir perkeliate savo turtą į savo Londono filialą, vis tiek reikės tvarkingai aprašyti, kas važiuoja. Kai kurie klientai mano, kad „tai mūsų sena įranga, nieko nereikia“. Reikia, nes muitinei „seni baldai“ nėra pakankamas aprašymas. Geresnis variantas: naudoti biuro stalai, 12 vnt.; kėdės, 24 vnt.; kompiuteriai, 8 vnt.

Ar biuro baldai, kompiuteriai ir dokumentai muitinėje atrodo vienodai?

Ne visada 100% galiu pasakyti, kaip muitinė reaguos į konkretų sąrašą, nes priklauso nuo deklaruotojo, krovinių pobūdžio ir to, ar viskas sutampa. Biuro baldai, kompiuteriai ir dokumentai nėra tas pats. Baldams reikia aprašymo ir vertės, kompiuteriams – serijinių numerių, jei draudimas jų prašo, dokumentams – atsakomybės tvarkos. Jei sąraše yra tonerių, baterijų ar įmontuotų akumuliatorių, apie tai reikia sakyti iš anksto. Kartais smulkmena sustabdo visą siuntą.

Kas nutinka, jei sąraše yra „įvairūs daiktai“?

„Įvairūs daiktai“ muitinėje yra beveik raudona vėliava. Vienas sąrašas, kurį mačiau, turėjo eilutę „biuro reikmenys, 3 paletės“ ir po to prasidėjo klausimai, kas tiksliai ten yra. Geriau parašyti konkrečiai: dėžės su segtuvais, kavos aparatas, popierius A4, valymo priemonės, rezervinės kėdės. Jei nežinote, kas dėžėje, ją reikia atidaryti, ne spėlioti. Taip, tai erzina, bet erzina mažiau nei krovinys, kuris stovės terminal.

DUK: pakavimas, apsauga, IT ir saugumas

Ar pakuojate stalus, kėdes, spintas ir darbo stotis?

Taip, pakuoju ir prašau, kad būtų pakuojama: stalai išmontuojami, kojelės surišamos, stalčiai fiksuojami, stiklai dengiami. Kėdės dažniausiai keliauja sukrautos ant padėklų arba specialiuose maišuose. Spintos turi būti tuščios, nes pilna spinta tarptautiniame pervežime yra tiesiog problema su kojomis. Darbo stotis geriau pažymėti numeriais, nes Londono biure niekas nenorės atrakinti galvosūkio. Jei stalas brangus arba jautrus, sakau nedaryti eksperimentų su plėvele per plona.

Ar galima vežti serverius ir IT įrangą?

Serverius ir IT įrangą galima vežti, bet aš visada klausiu, ar tai tik kompiuteriai, ar tikrai serverių spintos. Kompiuterius galima supakuoti į dėžes su antistatine apsauga. Serverius, NAS sistemas ir tinklo įrangą dažniausiai vežame atskiru reisu, su žemesne rizika ir aiškiu grafiku. Jei duomenų centras negali stovėti, reikia planuoti atsarginę kopiją ir perkėlimo langą naktį. Ne visos kraustymo įmonės tai supranta, o kai nesupranta, pasekmės būna labai brangios.

Ar dokumentus geriau vežti atskirai?

Dokumentus geriau vežti atskirai, ypač jei jie yra konfidencialūs arba reikalingi pirmą darbo dieną. Galima naudoti užplombuojamas dėžes, numeruoti jas nuo 1 iki paskutinės ir perduoti pagal parašą. Jei dokumentai važiuoja kartu su baldais, jie vis tiek turi būti atskirame sąraše. Esu matęs, kaip dokumentų dėžė buvo iškrauta į bendrą kambarį, o po to pusė dienos vyko paieškos. Tai nėra tragiška, kol nieko svarbaus nepasimeta, bet geriau netikrinti likimo.

Ar teikiate laikino saugojimo paslaugą prieš Londoną?

Taip, teikiame ir laikino saugojimo variantą, kai Londono biuras dar nepriima krovinio arba reikia laukti leidimų. Saugojimas gali būti Lietuvoje, tranzito šalyje arba prie Londono, pavyzdžiui, Dartforde, Enfield ar Park Royal pusėje. Kaina dažniausiai skaičiuojama už paletes arba kubatūrą, orientaciškai £35–£80 už paletę per savaitę, priklausomai nuo vietos. Svarbu žinoti, ar saugojimas apdraustas ir ar galima greitai atsiimti krovinį. Kartais viena savaitė sandėlyje sutaupo daug nervų.

Kaip apsaugote baldus nuo drėgmės ir įbrėžimų?

Baldus dengiame plėvele, kampais, kartonu, veltiniu arba oro pagalvėmis, priklausomai nuo paviršiaus. Blizgūs stalai ir stiklinės pertvaros yra labiau kaprizingi, nei atrodo biuro nuotraukoje. Jei baldas jau subraižytas, tai geriau nufotografuoti prieš pakavimą, kitaip po to prasideda „kas čia padarė“. Drėgmės rizika mažinama plėvele, bet visiško stebuklo nėra, ypač kai kelionė ilga. Aš visada prašau brangių daiktų sąrašo prieš pakrovimą.

DUK: nepatogūs klausimai, kuriuos klientai užduoda vėlai

Ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną, jei biuras dar neįrengtas?

Taip, teikiame biuro perkraustymo paslaugas į Londoną ir tada, kai biuras dar neįrengtas, tik planas turi būti dar griežtesnis. Jei naujose patalpose nėra stalų, kėdžių vietų ar bent numeracijos, krovinys greitai virsta kalnu koridoriuje. Geriausia prieš vežant turėti paprastą išdėstymo schemą: kambarys, zona, stalas, dėžės numeriai. Jei visko nėra, bent žymėkite dėžes pagal skyrius. Be schemos žmonės Londono biure pradės statyti ten, kur yra laisva vieta, o ne ten, kur reikia.

Ką daryti, jei Londono pastate nėra lifto arba liftas užimtas?

Jei lifto nėra arba jis užimtas, pradeda kristi visi gražūs terminai. Croydon pastate buvo atvejis, kai liftas buvo rezervuotas 9:00–11:00, bet apsauga jį atidavė statybininkams. Mūsų vairuotojas laukė, o klientas mokėjo už laukimo laiką, nes tokia tvarka buvo sutartyje. Todėl reikia turėti raštišką liftų rezervaciją, kontaktinį asmenį ir planą B. Kartais planas B yra saugojimas, kartais – antras iškrovimo langas.

Ar galima rinktis pigiausią pasiūlymą?

Pigiausią pasiūlymą galima rinktis, bet tik tada, kai aišku, kas jame neįeina. Jei kažkas siūlo pilną biurą iš Vilniaus į Londoną už neįtikėtinai mažą sumą, klauskite apie pakavimą, muitinę, iškrovimą, liftą ir draudimą. Blogos įmonės dažnai laimi pirmą etapą kaina, o tada pradeda „aiškintis“ vietoje. Geros įmonės ne visada būna pigesnės, bet bent jau atsako į nemalonius klausimus prieš sutartį. Aš labiau pasitikiu sąmata, kurioje matyti rizikos.

Kas vyksta, jei prekės pasimeta arba vėluoja?

Jei prekės vėluoja, pirmiausia žiūrime, kur jos yra fiziškai: kelyje, muitinėje, sandėlyje ar Londono rajone. CMR draudimas nėra pilnas krovinio draudimas, jis dengia ribotą atsakomybę, apie 8,33 SDR už kilogramą. Todėl brangi IT įranga turi būti apdrausta atskirai, kitaip kompensacija gali būti skaudi. Jei krovinys pasimeta, pradedame nuo CMR, vairuotojo ryšio, terminalo duomenų ir draudimo pranešimo. Tai nėra maloni dalis, bet čia matyti, ar įmonė moka dirbti, ar tik moka parduoti.

Kaip pasiruošti, kad viskas nepradėtų griūti paskutinę dieną?

Pasiruošimas prasideda ne dėžėmis, o žmogumi, kuris priima sprendimus. Reikia sąrašo, kas važiuoja, kas išmetama, kas lieka Lietuvoje, kas yra konfidencialu ir kas turi būti pirmiausia iškrauta. Bent vieną dieną prieš pakrovimą reikia sustabdyti chaosą ir patikrinti realybę. Jei visi sako „viskas bus ryte“, ryte dažniausiai būna problema. Geriausias perkėlimas į Londoną yra nuobodus: viskas pažymėta, viskas suskaičiuota, niekas nepasimeta.

Išvada

Jei vis dar klausiate, ar teikiate biuro perkraustymo paslaugas į Londoną, atsakymas paprastas: taip, tik reikia žiūrėti į visą grandinę, ne tik į sunkvežimį. Biuro baldai, dokumentai, IT įranga, muitinė po Brexit, Londono liftai, ULEZ ir saugojimas – viskas turi tilpti į vieną planą. Geriausia pradėti nuo sąrašo, tūrio ir datos, tada jau galima kalbėti apie kainą. Be to, nebijokite klausti nepatogių klausimų. Jei įmonė nuo jų bėga, tai jau atsakymas.