Ar galite pervežti biuro įrangą į Jungtinę Karalystę?

Sutrumpinai: taip, galime, tai ne jokia didelė magija. Bet, jei kas tikisi, kad tai atrodys taip pat paprastai, kaip važiavimas į Lenkiją prieš Breksitą, tai labai klysta. Aš šioje srityje dirbu beveik dviem dešimtmečiais ir mačiau viską – nuo pasimestų dokumentų iki vairuotojų, stovinčių pasienyje tris dienas dėl vienos neteisingai parašytos skaičiaus eilutės. Pervežti biuro įrangą į Jungtinę Karalystę dabar reiškia ne tik užkrauti dėžes į furgoną ir važiuoti, bet ir išsitiesti su celniais, EORI kodais ir milžinišku biurokratiniu ratu. Žemiau išdėliosiu realią padėtį be jokių gražių reklamų, kaip tai vyksta iš vidaus.

Kas per šūsnis su šiais dokumentais ir celniais?

Ar tikrai reikia celnio, jei tai tik paprasta perkraustymas?

Žinoma, reikia, net jei tai jums atrodo keista. Nuo 2021-ųjų metų Jungtinė Karalystė nebėra ES narė, todėl kiekviena siunta, netgi seni kompiuteriai ar kėdės, turi būti deklaruojamos. Daugelis klientų man klausia: „Ar ne tiesiog galima važiuoti?“ Negalima. Jei bandysite pravažiuoti „žalia“, gausite didelę baudą, o krovinys gali būti konfiskuotas arba sugrąžintas atgal jūsų sąskaita. Tai nėra verta rizikuoti, tikėkitės.

Kas tas EORI numeris ir kur jį gauti?

EORI numeris – tai tai, kas leidžia jums prekiauti su JK. Be jo negalite pateikti jokios importo ar eksporto deklaracijos. Jį gaunate per VMI puslapį, ir, tiesą sakant, tai vienas paprasčiausių dalykų visame šiame procese. Užpildote paraišką, ir per porą valandų (arba dienų, jei sistema užstrigs) jį gaunate. Be šio kodo mūsų celnininkas negalės užregistruoti jūsų siuntos, ir furgonas stovės pasienyje.

Kas vyksta Doverio uoste arba Eurotunelyje?

Čia dažniausiai įvyksta stresai. Vairuotojas turi pateikti „Exit Summary Declaration“ (EXS) prieš atvykdamas į uostą. Jei duomenys nesutampa arba celnininkas vėluoja su deklaracija, vairuotojas negali įvažiuoti į keltą arba traukinį. Esu matęs situaciją, kai dėl vienos klaidos kodų sistemoje visa kompanija prarado vietą kelte, ir mes turėjome laukti 12 valandų kitos reiso. Dabar stengiamės viską padaryti iš anksto.

Ar galima pervežti techniką su baterijomis?

Taip, bet čia yra pavojingų krovinių (ADR) zona. Jei pervežate daug nešiojamųjų kompiuterių ar didelių UPS sistemų su ličio baterijomis, privalome tai nurodyti dokumentuose. Negalima jų tiesiog mesti į krūvą su stalais ir kėdėmis. Kartais klientai paslepia tuos dalykus, kad nereikėtų mokėti papildomai, bet jei uoste užkabins inspekcija, baudos yra astronomiškos. Geriau pasakyti iš karto.

Kas atsitinka, jei trūksta dokumentų?

Tada prasideda vėlavimai. Pavyzdžiui, jeigu pamiršote pridėti pirkimo-s pardavimo sutartį arba sąskaitą faktūrą, Jungtinės Karalystės celniai gali uždelsti siuntą tol, kol parodysite jos vertę. Jie turi žinoti, kiek tas daiktas kainavo, kad nustatytų mokesčius. Vieną kartą teko laukti penkias dienas, kol klientas surado seną sąskaitą už serverius, kuriuos pervežėme.

Ar mums reikia brokuotojo JK pusėje?

Be abejo. Mes turime savo partnerius, kurie atlieka importo formalumus Anglijoje. Lietuvoje mes atliekame eksporto formalumus, o kai krovinys atvyksta į JK, vietinis brokeris turi „priimti“ jį į šalį. Be to, jūsų įmonė gali turėti mokesčių atstovą (Fiscal Representative), kuris padeda su PVM mokėjimais, jei nesate užsiregistravęs JK.

Ką daryti su PVM?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų. Paprastai taikoma „0%“ importo PVM tarifą, jei naudojate savo PVM mokėtojo numerį ir atliekate „acquisition“ procedūrą savo apskaitoje. Bet jei nesate tikri, geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš asmeniškai klystu tais skaičiais kas kartą. Mes tiesiog užtikriname, kad dokumentai būtų teisingi, o mokesčių mokėjimas – jūsų (arba jūsų buhalterio) galvos reikalas.

Ar reikia vertimo į anglų kalbą?

Dokumentai turi būti suprantami anglų kalbos celnininkams. Lietuviškos sąskaitos faktūros dažnai turi būti verčiamos arba turi būti angliškas antraštinis puslapis. Jei celnininkas nemato aiškios prekės pavadinimo angliškai, jis gali sustabdyti siuntą patikrinimui. Mes tai padarome savo pusėje, jei klientas pateikia duomenis laiku.

Kas dėl draudimo?

Draudimas privalomas, ypač kai kalbame apie brangią biuro techniką. Standartinis krovinių draudimas dažnai nedengia visų rizikų, jei prekės yra nekokybiškai supakuotos. Aš visada pasakau: jei supaksite monitorius į dėžę be putų, ir jis sulūžs – draudimas neišmokės. Tiesiog ne. Pakavimas turi atitikti standartus.

Ar galima pervežti asmeninius daiktus?

Jei tai yra įmonės krovinys, tai ne. Asmeninius daiktus reikia deklaruoti kaip „Transfer of Residence“ (persikėlimą), taisyklės kitos. Kartais klientai bando įpynėti savo asmeninį dviratį ar seną sofą į biuro siuntą, kad nereikėtų mokėti. Tai nelegalu ir gali sukelti didelių problemų pasienyje.

Kiek tai viskas kainuoja ir kiek laiko užtrunka?

Kodėl kaina aukštesnė nei važiavimas į Vokietiją?

Nes papildomai mokame už celnininkus abiejose pusėse, už uosto mokesčius (angliškai „port charges“), kurie po Breksito išaugo kaip grybais po lietaus, ir už papildomus administracinius darbus. Be to, kuro kainos ir kelių mokesčiai Anglijoje ne iš pigių. Taip pat, jei reikia skubios išvykos, mokame už vairuotojo laukimą.

Kiek laiko trunka standartinis pervežimas?

Įprastai tai trunka 3-5 dienas nuo to momento, kai turime visus dokumentus. Bet jei dokumentai ateina vėlai arba yra klaidų, gali užtrukti ir savaitę. Reikia suprasti, kad furgonas tiesiog nevažiuoja – jis turi praeiti per kontrolę. Vieną kartą vairuotojas praleido penkias valandas Doverio uoste tik tam, kad patikrintų, ar jame nėra narkotikų (kas yra įprasta praktika dabar).

Ar galima užsisakyti skubų pervežimą?

Galima, bet tai kainuos dvigubai ar net trigubai. Skubus pervežimas reiškia, kad mes turime rasti vairuotoją, kuris yra laisvas, ir jis turi važiuoti be sustojimų. Be to, celniai už skubą taip pat ima papildomus mokestis. Jei jums tikrai reikia, kad serveriai būtų Londone rytoj, mes tai padarysime, bet pasiruoškite sąskaitai.

Ar kaina priklauso nuo krovinio svorio ar tūrio?

Paprastai nuo abiejų. Biuro įranga dažnai yra „pavėsinė“ – t.y., užima daug vietos, bet sverbia mažai (pvz., kėdės, foteliai). Tuomet mokesčiai skaičiuojami pagal tūrį (m3). Jei tai serverių spinta, tai svoris lemia. Visada geriau nusiųsti sąrašą su matmenimis ir svoriais, kad galėtume tiksliai paskaičiuoti.

Kas dėl užstato (security deposit) Anglijoje?

Kai kurios brokerio firmos reikalauja užstato, kad padengtų galimus mokesčius, ypač jei jūs esate naujas klientas ir neturite istorijos. Tai įprasta praktika. Užstatas grąžinamas, kai visi mokesčiai apmokėti. Kartą turėjome klientą, kuris nepadėjo užstato, ir jo siunta stovėjo sandėlyje mėnesį, kol jis viską išsprendė.

Ar yra kokių nors paslėptų mokesčių?

Stengiamės viską parašyti sąskaitoje iš karto. Bet yra dalykų, kurių mes negalime tiksliai prognozuoti – pvz., britų inspekcijos (Defra) arba karantino mokesčiai, jei staiga nustatytų kokią nors ligą (nors su biuro įranga tai retai, bet su mediniais baldais gali būti). Taip pat, jei vairuotojas užstrigs spūstyse ir viršys savo darbo valandas, gali kilti papildomų išlaidų.

Ar pigiau važiuoti savo furgonu?

Teoriškai taip, nes nereikia mokėti pervežėjo maržos. Bet praktiškai? Jūs turite turėti savo licenciją, celnininką, draudimą, o ir anglų kelių mokesčiai bei įmonės atsakomybė gali atsišeiti brangiau. Be to, jei nėrate patyręs vairuotojas, Anglijos kairysis eismas ir siauri keliai gali būti tikras košmaras, ypač su dideliu furgonu.

Kaip mokėti už paslaugas?

Įprastai reikalaujame išankstinio mokėjimo arba dalies mokėjimo prieš išvykstant. Tai mūsų apsauga, nes išvežę krovinią į užsienį, mes beveik nieko negalime padaryti, jei klientas sumokėti. Esu matęs atvejus, kai mažos firmos tiesiog „nyksta“ po to, kai gavo prekes.

O kas su pačia technika – kaip ją paruošti?

Kaip supakuoti kompiuterius?

Kiekvieną kompiuterį reikia įpakuoti į individualią dėžę su putomis. Negalima dėti vieno ant kito be apsaugos. Monitoriai yra labai trapūs – jų stiklas lengvai sutrinka nuo smūgio. Jei neturite originalių dėžių, reikia rasti specializuotų pakavimo medžiagų. Vienas klientas buvo supakavęs serverius į paprastas kartonines dėžes su senais laikraščiais... naturally, viskas atvyko sulūžę.

Ar reikia išjungti techniką?

Būtina. Ne tik išjungti, bet ir atjungti visus laidus. Tai padeda išvengti trumpojo jungimo ir mechaninių pažeidimų transportavimo metu. Taip pat rekomenduoju uždaryti juos į polietileninius maišus, kad nėktų drėgmė, jei furgone bus šalta arba bus drėgna (kas Anglijoje yra dažnai).

Kas dėl duomenų saugumo?

Mes neatsakingi už duomenis, tik už fizinę technikos apsaugą. Todėl prieš važiuojant privalote padaryti atsarginę kopiją (backup). Aš asmeniškai niekada neleisčiau, kad mano verslo duomenys važiuotų be kopijos, nes niekada nežinai, kas gali nutikti kelyje – avarija, gaisras arba vogimas.

Ar galima pervežti serverius su jau įrengtais duomenimis?

Taip, bet tada įranga turi būti very carefully supakuota ir uždaryta, kad niekas negalėtų lengvai ją atidaryti. Be to, verta paminėti celnininkui, kad tai yra jautri informacija, kad jie nedarytų papildomo fizinio patikrinimo, nebent būtina. (Nors, jei jie nori patikrinti, jie patikrins, nepriklausomai nuo to, ką jūs sakysit).

Kaip pažymėti dėžes?

Kiekviena dėžė turi turėti numerį, kuris atitinka jūsų pakavimo sąrašą (packing list). Taip pat, jei dėžėje yra trapūs daiktai, reikia užklijuoti lipdukus „Fragile“. Be šio ženklo vairuotojas gali mesti dėžę viršum kitos, ypač jei skuba.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį baldų (stalus, spinteles) reikia išmontuoti. Tai taupo vietą ir sumažina pažeidimo riziką. Jei bandysite pervežti surinktą didelę conferencijos stalą, jis neįlįs į liftą Anglijoje arba tiesiog sulūš per rėžius. Mūsų komanda gali tai padaryti, jei sutartame iš anksto.

Kas dėl smulkių reikmenų (plunksnai, popierius)?

Smulkmenas reikia dėti į dėžes. Negalima jų mesti „ant viršaus“ pilname furgone – viskas iškris. Labai patogu naudoti mažas dėžutes ir jas po to įdėti į didesnes dėžes („dėžė dėžėje“ metodas). Taip niekas nedingsta ir nesutrinaš.

Ar pervežiate augalus į biurui?

Su augalais dabar yra didelės problemos dėl fitosanitarinių kontrolių. Be specialios licencijos ir sertifikatų (fytosanitary certificate) augalus į JK vežti draudžiama arba labai sudėtinga. Geriau juos nusipirkti Anglijoje. Nėra verta taip stresuoti dėl kelių fikusų.

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Negalima vežti savo šiukšlių į Angliją. Tai yra nelegalu ir gali būti klasifikuojama kaip atliekų eksportas, už ką gresia didžiulės baudos. Visas senius daiktus, kuriuos norite išmesti, išmeskite čia, Lietuvoje, prieš kraunant furgoną.

Nerealios situacijos ir patarimai iš vidaus

Ar buvote atvejų, kai dingo krovinys?

Mums asmeniškai – nė vieno (pasitrenkime ant medinio), bet pažaiščiu, kad tai nutinka. Dažniausiai dingsta ne visi furgonai, o atskiros dėžės neapsaugotuose sandėliuose arba per perkrovą. Todėl tiek svarbus draudimas ir nuotraukos. Ir nenaudokite „gatvės“ sandėlių, kurie nieko negali garantuoti.

Kas daryti, jei vairuotojas užstrigs Anglijoje?

Mes turime pagalbos tarnybą. Bet jei tai techninė gedulo problema, gali užtrukti, kol atvyks mechanikas. Anglijoje tai gali būti brangu. Vieną kartą mūsų vairuotojui sugedo stabdžiai šiaurės Anglijoje, ir mes praradome dieną laiko, laukdami detalių iš Londono.

Ar klientai visada pasako tiesą apie turinį?

Deja, ne visada. Kartais bando savaime suprasti, kad jei parašys „biuro įranga“, tai galima veži bet ką. Vienas kartą klientas bandė įslėpti alkoholio dėžę tarp dokumentų. Celniai tai pamatė skeneriu, ir viskas baigėsi bauda ir konfiskavimu. Nebandykite apgaudinėti sistemą, ji dabar labai moderni.

Ar verta rūpintis taršos apskaita?

Jei esate didelė įmonė, taip, Anglijoje tai labai griežtai stebima (Scope 3 emissions). Bet mažiems pervežimams tai dar nėra kritiška, nors ateityje tikrai bus. Mes stengiamės naudoti naujesnius mašinas, kurios teršia mažiau, bent jau dėl kuro sąnaudų.

Kokios yra dažniausios klaidos?

Daugiausia klaidų dėl dokumentų – neteisingi HS kodai (prekių kodai). Kiekviena prekė turi savo kodą, ir jei jį nurodote neteisingai, mokesčiai gali būti skaičiuojami neteisingai (paprastai didesni). Prieš siunčiant dokumentus, patikrinkite juos su savo buhalteriu arba mūsų logistiku.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Dauguma mūsų furgonų turi GPS sekimo sistemas. Galite matyti, kur mašina yra bet kuriuo metu. Tačiau ne visada tikslu – kai vairuotojas yra uoste arba tunelyje, signalas dingsta. Taip pat, vairuotojams reikia poilsio, taigi jei mašina stovi 4 valandas, gali būti, kad jis tiesiog miega.

Kas dėl vairuotojų kalbų žinojimo?

Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai bent baziniu lygmeniu, kad galėtų susitarti su uosto darbuotojais arba klientu vietoje. Bet ne tikėkitės, kad jie kalbės apie verslo strategijas arba sudarys sutartis. Jų darbas – važiuoti saugiai. Jei reikia sudėtingesnio bendravimo, geriau, kad būtų kas nors iš jūsų pusės.

Ką daryti, jei atvyksta sugadinta prekė?

Skubiai susifotografuokite pažeidimą iš visų pusių. Neišpakavokite to daugiau, negu reikia. Parašykite pažeidimo protokolą (vairuotojas jį turi tur�ti). Be šių žingsnių draudimas atmoks pretenziją. Esu matęs, kaip klientai išmeta visą pakavimą ir paskui stebisi, kodėl negali gauti pinigų atgal.

Ar verta rinktis didelę ar mažą pervežimo firmą?

Didelės firmos turi resursų, bet dažnai yra biurokratiškos. Mažos firmos (kaip mūsų) yra lankstesnės, bet gali turėti mažiau mašinų avariniais atvejais. Pasirinkimas priklauso nuo to, kas jums svarbiau – asmeninis dėmesys ar garantuotas mašinos pasiekiamumas.

Kaip elgtis su klientu Anglijoje, kuris nepasiruošęs priimti prekę?

Tai košmaras. Vieną kartą teko laukti prie sandėlio 6 valandas, nes sandėininkas „užmiršo“ raktus. Tokiu atveju mes imame mokestį už laukimą (waiting time). Pasirūpinkite, kad žmogus kitame gale būtų informuotas apie atvykimo laiką ir turėtų galimybę priimti krovinią.

Ar yra kokių nors „baltųjų dėžių“ procedūrų?

Yra toks dalykas kaip „Simplified Customs Procedure“, bet tai veikia tik tada, kai esate užsiregistravęs ir turite gerą istoriją. Naujiems klientams visada tenka eiti pilną kelią su pilnomis deklaracijomis. Tai nėra taip sudėtinga kaip skamba, tiesiog reikia kantrybės.

Ar galima pervežti į šiaurės Airiją per JK?

Čia yra labai pavojinga zona dėl „Windsoro framework“. Jei pervežate per JK į Šiaurės Airiją, gali būti taikomi kiti reikalavimai, net jei tai tas pats JK. Geriau šiuo atveju konsultuotis su ekspertais, nes klaidos gali baigtis prekių uždraudimu.

Ką dar reikia žinoti, ko neparašėte instrukcijose?

Kad Anglijoje daugelyje vietų negalima stovėti furgonuose be specialių leidimų, ypač Londone. Jei vairuotojas nuspręs „užsukti“ į centrą be išankstinio pranešimo (Congestion Charge), gausite baudą, kurią teks mokėti jums. Patikrinkite iš anksto, ar galima privažiuoti prie jūsų naujojo biuro dideliu transportu.

Galutinis patarimas iš „veterano“.

Nepanikuokite. Sistema atrodo sudėtinga, bet jei turite gerą partnerį, viskas įvyksta. Svarbiausia – neslėpkite faktų ir turėkite kantrybės. Tarptautiniai pervežimai ne visada vyksta pagal grafiką, ir tai yra normalu.

Išvada

Taigi, ar galime pervežti biuro įrangą į Jungtinę Karalystę? Absoliučiai taip, mes darome tai kasdien. Bet būkite pasiruošę tai, kad tai nebe paprasta kelionė, o sudėtingas logistinis procesas, reikalaujantis tikslumo ir kantrybės. Jei pasirūpinsite dokumentais ir pakavimu iš anksto, viskas vyks sklandžiai, o jūsų komanda Londone ar Mančesteryje galės dirbti jau po kelių dienų. Pagrindas – nebijoti klausti ir pasitikėti savo pervežėju.