Ar galite perkraustyti biurą iš Anglijos efektyviai? Tiesiog ir be gėdingų klausimų

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt trejus metus ir galiu pasakyti vieną – klausimas „ar galite perkraustyti biurą iš Anglijos efektyviai“ atsiranda kas antrą dieną. Anksčiau, prieš šį visą Brexit’ą, tai buvo paprasta: pakrovėm, išvažiavom, atvažiavom. Dabar viskas pasikeitė, ir efektyvumas nebebevertinamas pagal greitį, o pagal tai, ar krovinys neužstrigs pasienyje be teisingų dokumentų. Biuro perkėlimas iš Anglijos yra sudėtingas procesas, kuriame viena maža klaida, pvz., neteisingai parašyta data SF, gali uždelsti visą procesą dieną arba dvi. Taigi, taip, tai įmanoma padaryti efektyviai, bet tik jei nuo pradžių iki galo žinomi taisyklės ir nesusitaikome su realybe, kuri kartais būna gana rūži.

Kaip tas viskas prasideda ir baigiasi?

Ar tikrai įmanomas efektyvus biuro perkėlimas iš Anglijos dabar?

Žinoma, įmanomas, bet ne taip paprastai kaip anksčiau. Efektyvumas dabar priklauso ne nuo to, kaip greitai vairuotojas spaudys pedalą, o nuo dokumentų tvarkos. Jei visi muitinės popieriai sutvarkyti iš anksto, biuro perkėlimas iš Anglijos gali vykti netgi greičiau nei viduje Lietuvoje. Tačiau jei pradeda trūkti kokių nors importo licencijų arba kodų, tada tas efektyvumas išnyksta akimirksniu. Viskas susitraukia į dokumentų rengimą, o ne fizinį darbą.

Kiek laiko užtrunka visas procesas?

Paprastai sakau klientams, kad užtrunka nuo 3 iki 5 darbo dienų. (Čia turiu omenyje tą patį fizinį pervežimą). Bet jei reikia sudėti detales planą, gali užeiti ir savaitė. Vieną kartą turėjome klientą, kuris tikėjosi, kad atveš viską per 48 valandas, bet pamiršo paminėti, kad dalis baldų yra sandėliuoti 50 km nuo pagrindinio biuro. Tokios smulkmenos gudžiai suardo grafiką, tad geriau leiskite sau laiko atsargą.

Ar reikia dėti į dėžes viską?

Absoliučiai taip. Negalima tiesiog įmesti kompiuterių į kėbulo grindis ir sakyti „važiuok“. Tai ne tik neefektyvu, bet ir pavojinga. Viskas turi būti uždėta į stiprias dėžes, geriausia jei su burbuliukų plėvele. Vairuotojas nėra jūsų packer’is, jis tiesiog užveža. Jei dėžės suirs kelyje – tai ne mūsų kaltė. Naudokite kokybiškas medines dėžes, ypač svarbiems dokumentams ir serveriams.

Kas daryti, jei biure yra daug elektronikos?

Tai dabar dažna problema. Elektronika reikalauja ypatingo dėmesio, nes jei ją sugadinsite, bus brangu. Be to, muitinė gali domėtis serialų numeriais, jei vertė didelė. Geriausia visa tai sudėti į originalias pakuotes, jei dar jas turite. Jei ne – rinkite kuo daugiau amortizacijos. Biuro perkėlimas iš Anglijos su kompiuteriais visada yra rizikingesnis nei su paprastais stalais, tad čia reikia būti atsargiaems.

Ar galima vežti asmeninius daiktus darbuotojų?

Techniškai galima, bet aš to nepatarčiau. Jei vairuotojas sustabdžiamas ir randa kažkieno drabužių ar buities reikmenų, gali kilti problemų, nes tai tampa ne biuro, o asmeninis siuntinių pervežimas. Muitininkai to nemėgsta. Geriau pasakykite darbuotojams, kad išsiims savus daiktus atskirai, arba susitarkite dėl jų deklaravimo. Nereikia mums krauti papildomų galvos skausmų dėl to, kad Jonas nori vežti seną dviratį.

Kas dėl dokumentų ir to Brexit?

Ar tikrai reikia muitinės deklaracijų?

Be jokios abejonės. Nuo 2021 metų Anglija yra trečioji šalis, todėl net ir jei tai tik perkėlimas tarp jūsų padalinių, tai laikoma importu ir eksportu. Reikės eksporto deklaracijos iš UK pusės ir importo – Lietuvos. Be to, reikės EORI numerio. Jei jo neturite, efektyvus biuro perkėlimas iš Anglijos taps neįmanomas, nes tiesiog neišleis krovinio iš uosto.

Kas tas EORI numeris ir kaip jį gauti?

Tai tokis unikalus kodas, kuris leidžia jums prekiauti (ar čia – perkelti daiktus) su ES šalimis. Jį gauti nėra labai sudėtinga, reikia užpildyti formą PVM mokėtojo portale. Bet... užtrunka šiek tiek laiko, kol ją patvirtins. Geriau tai padaryti iš anksto, o ne tada, kai sunkvežimis jau stovi prie jūsų biuro durų. Vieną kartą teko laukti tris dienas tik dėl to, kad klientas pamiršo šį numerį.

Ar mokėti PVM? Ką daryti su mokesčiais?

Čia viskas priklauso nuo to, ką tiksliai pervežate. Jei tai turtas, kuris buvo nusipirktas ir dabar perkeliamas, gali tekti mokėti importo PVM (jei vertė viršija 150 eurų). Tačiau dažniausiai biuro perkėlimas iš Anglijos yra laikomas turtu perkėlimu ir gali būti taikoma išlyga – t.y., mokesčių nemokama, jei daiktai buvo naudojami ir bus toliau naudojami. Bet reikia pateikti tvarkingą inventoriaus sąrašą, kitaip mokesčius teks mokėti.

Kas daryti, jei trūksta kokių nors dokumentų?

Tada prasideda naktys be miego. Jei trūksta SF arba jos neteisingai suformuotos, muitinė gali uždelsti siuntą. Kartais galima susitarti dėl vėlesnio pateikimo, bet tai kainuoja. Esu matęs atvejų, kai kompanijos dėl to prarado svarbius kontraktus, nes technika neatvyko laiku. Geriau dukart patikrinti visus popierius prieš išvykstant.

Ar sunku gauti importo leidimus?

Priklausys nuo to, ką pervežate. Jei tai standartinis biuro turtas – stalai, kėdės, kompiuteriai – paprastai jokių specialių leidimų nereikia. Bet jei pervežate kažką specifinio, pvz., specialią serverinę įrangą arba cheminius reagentus (jei tai laboratorija), tada gali prireikti papildomų sertifikatų. Geriau iš anksto pasakykite mums, kas tiksliai keliauja, nebijokite, kad mes nustebime.

Kainos, mokesčiai ir pinigai

Kiek kainuoja toks reikalas?

Kainos šiuo metu labai šokinėja. Už mažą biurą (pvz., 10-15 kubinių metrų) gali tekti sumokėti nuo 1,5 iki 2 tūkstančių eurų. Dideliems biurams – skaičiuokite po 80-100 eurų už kubą. Bet tai labai apytiksliai. Ar galite perkraustyti biurą iš Anglijos efektyviai už mažiau? Galbūt, jei sutinkate laukti, kol mes surasime krovinį į kitą pusę (backload), bet tada nėra jokios garantijos, kad atvyks būtent tada, kai jums reikia.

Ar kainuoja daugiau, jei reikia išmontuoti baldus?

Taip, tai papildomas darbas. Mūsų komanda Anglijoje gali atvykti ir išmontuoti viską, uždėti į dėžes, už tai reikia sumokėti darbo valandas. Kartais klientai sako, „mes patys išmontuosime“, bet tada vairuotojas atvyksta ir mata, kad visas biuras dar stovi. Tokiu atveju – laikas eina, o laikas yra pinigai. Geriau užsakyti pilną paslaugą ir būti ramiam.

Ar yra kažkokių paslėptų mokesčių?

Mėgstu būti sąžiningas, todėl sakysiu – gali būti. Pavyzdžiui, jei reikia samdyti keltą arba pramogą Anglijoje, kuri neįeina į standartinę kainą. Arba jei vairuotojui tenka laukti ilgiau nei numatyta dėl jūsų kaltės (pvz., nebaigta pakavimo). Taip pat, Londono zonoje užvažiavimas gali kainuoti brangiau dėl ULEZ mokesčių. Visada geriau aptarti šiuos dalykus iš anksto, kad pabaigoje nereiktų ginčytis dėl 50 svarų priemokes.

Ar galima apmokėti atskirai?

Daugelis mūsų klientų mėgsta padalinti mokėjimą – dalį sumoka Anglijos padalinys, dalį – Lietuvos. Tai nėra problema, mes išrašome sąskaitas atskirai. svarbu tik, kad prieš išvykstant būtų apmokėta bent dalis sumos arba pateiktas garantinis raštas. Negalime tiesiog važiuoti tik su žodžiu, nes tai verslas, ne labdaros akcija.

Kas atsitinka, jei klientas negali sumokėti iš karto?

Tuomet viskas sustoja. Krovinius laikyti sandėlyje reikia mokėti. Biuro perkėlimas iš Anglijos nėra tas dalykas, kurį galima atidėti „rytoj“. Sunkvežimiai turi savo grafikus, muitinės – terminus. Jei mokėjimas uždelstas, gali tekti mokėti baudas už sandėliavimą Anglijoje, o ten vietos kainos... oho, jos nėra mažos.

Baldai, technika ir keistos vietos

Ar įmanoma pervežti didelius safus?

Įmanoma, bet tai sudėtinga. Turiu omenyje tuos sunkius, metalinius seifus. Reikia specialios technikos (krautuvo) ir abiejose pusėse turi būti prieiga. Jei safas stovi antrame auke be lifto – tai bus problema. Kartais neteks išmontuoti grindų dalį. Jei planuojate tokius dalykus vežti, privalote nufotografuoti aplinką ir atsiųsti mums, kitaip vairuotojas atvyks ir tiesiog nusivers rankas.

Kaip elgtis su serveriais?

Serveriai – tai širdis. Jų negalima mesti į dėžę kaip knygų. Reikia specialių dėžių, kurios laiko fiksavimo vietas. Be to, svarbu duomenys. Prieš išjungiant, viskas turi būti normaliai shutdown’inta. Esu girdėjęs istorijų, kai išjungia tiesiog iš lizdo, o vėliau duomenų atstatymas kainavo daugiau nei patys perkėlimo darbai. Biuro perkėlimas iš Anglijos su IT infrastruktūra turi būti planuojamas kartu su jūsų IT specialistu.

Ar pervežiate augalus?

Galime, bet ne geriausia idėja. Anglijoje ir Lietuvoje gali būti skirtingi karantininiai reikalavimai dėl žemės. Jei augalą iškasite su žeme, gali būti problema. Be to, sunkvežimyje šalta arba karšta, augalai gali numirti. Geriau juos palikti kolegoms dovanai arba vežti savo automobiliu, jei jų nedaug. Nėra verta rizikuoti dėl kiekvieno fikuso.

Ką daryti su atliekomis?

Kartai sakau klientams: „nevežkite šiukšlių“. Anglijoje atliekų išvežimas brangu, o čia taip pat. Dažnai pasitaiko, kad biure susikaupia seni spausdintuvai, sugedę monitoriai, kuriuos niekas nenumatė išmesti. Tuos dalykus reikia išmesti prieš mūsų atvykimą. Mums neįdoma vežti metalo laužo, už kurį dar reikia mokėtiutilizavimo mokesčius.

Ar saugu palikti daiktus koridoriuje?

Anglijoje dažnai biurai yra pastatuose su bendra įėjimu. Jei paliksite dėžes koridoriuje prieš išvykstant naktį, gali dingsi. Viskas turi būti pakuojama tada, kai jau atvyksta komanda. Nėra tokios draugystės su kaimynais, kad jie saugotų jūsų senas kėdes. Efektyvus biuro perkėlimas iš Anglijos taip pat reiškia ir saugumą – užrakinkite duris arba pasamdykite sargą, jei reikia.

Problemos ir nesklandumai (kai kažkas nueina ne taip)

Kas daryti, jei vairuotojas užstringa Dover’iuje?

Tai, deja, dabar įvyksta dažnai. Brexit’as sukūrė didžiules eiles. Jei vairuotojas užstringa, mes informuojame jūsų. Galima tik laukti. Kartais padeda, jei dokumentai yra labai tvarkingi ir skenuoti iš anksto („pre-lodged“), bet kartais eilės tiesiog nepajudinamos. Tuo atveju efektyvumas sumažėja, bet mes padarome viską, kas priklauso, kad greičiau praeitume.

Ar buvo atvejų, kai dingo daiktų?

Per savo 23 metus buvo vienas ar du epizodai. Ne dingo mums, bet... tarkime, buvo įtariama. Paprastai tai nutikdavo tada, kai klientas pats nesuskaičiavo daiktų arba kai dėžės buvo nepažymėtos. Mes visada rekomenduojame turėti sąrašą „pakavimo sąrašas“ (packing list), kur pažymėta, kas kurioje dėžėje jei dėžė dingsta, žinome, kas joje buvo. Be to, visi mūsų transportai yra apdrausti.

Kas nutinka, jei sulūžina kažką brangaus?

Turiu draudimą. Jei įvyko nelaimė, reikia užpildyti pranešimą apie žalą (damage report) tiesiog vietoje, kartu su vairuotoju. Negalima tą daryti po savaitės, sakydami „važ, čia buvo įbrėžimas“. Draudimo kompanijos to nepriims. Žinoma, stengiamės nieko ne sudaužyti, bet biuro perkėlimas iš Anglijos yra judesys, o judesyje visada yra rizika.

Ar klientas gali važiuoti kartu su vairuotoju?

Techniškai ne. Mūsų draudimas neleidžia vežti keleivių kroviniuose sunkvežimiuose. Tai yra griežtas taisyklės pažeidimas. Jei norite vykti savo automobiliu, galite susitikti prieš uostą arba Lietuvoje. Bet ne sėdėti šone kelyje per 10 valandų. Tai nelegalu ir pavojinga.

Ar galima pasitikėti visomis firmomis?

Negalima. Rinkoje yra daug „dviračių“ firmų, kurios pasako, kad gali perkraustyti, bet neturi nei savo technikos, nei patirties. Jie tiesiog perparduoda užsakymus kitiems. Tada prasideda vaidinai – niekas neabejoja, kas atsakingas. Jei klausiate, ar galite perkraustyti biurą iš Anglijos efektyviai, patikrinkite, ar firma turi realų transportą ir ar nešioja savo krovinius.

Ką daryti, jei Anglijoje lietūs?

Anglijoje visada lyja. (Šipokai). Viskas turi būti uždengtas plevele arba uždėta į liftovaną sunkvežimį. Jei dėžės yra pašios savyje stiprios, lietus neturėtų pakenkti, bet geriau nelikti pavojui. Vairuotojai dažniausiai turi popieriaus arba audeklo, bet geriau, jei biuras turi išėjimą po stogu.

Ar galima nustatyti tikslią atvykimo valandą?

Galima bandyti, bet garantijų neduodu. Eismas Anglijoje, ypač aplink Londoną ar Birmingham’ą, yra neprognozuojamas. Vieną kartą važiavome 3 valandas, kitą – 8. Mes pranešame, kai vairuotojas artėja, bet negaliu pasakyti „būtinai bus 14:00“. Turite būti lankstūs.

Kas dar svarbu, ko nežinojote

Ar reikia išvalyti biurą prieš išvykstant?

Būtų labai mandagu. Anglijai turtų nuomotojai dažnai reikalauja „brolow clean“ būklės. Mes ne valytojai, mes pervežėjai. Jei paliksite dulkių ir senų kavos puodelių, nuomotojas gali reikalauti pinigų iš jūsų užstatą. Geriau samdyti vietinę valymo komandą.

Kaip susitarti dėl vietos Lietuvoje?

Jūsų atsakomybė užtikrinti, kad sunkvežimis gali priartėti prie įėjimo. Vilniaus senamiestyje arba mažuose miesteliuose gatvės siauros. Jei sunkvežimis negali įvažiuoti, reikės perkrauti į mažesnį sunkvežimį (pervarka), o tai papildomos išlaidos. Pasakykite mums iš anksto apie prieigos ribojimus.

Ar pervežiate cheminius medžiagas?

Jei tai tik valymo priemonės (plovikliai), tai paprastai ne problema. Bet jei tai kažkas pavojingesnio, reikia MSDS dokumentų. Be to, tokius dalykus draudžiama vežti kai kuriais keliais arba tuneliais. Geriau išmesti tuos chemijos buteliukus, kurių nenaudojate jau 5 metus, nei rizikuoti.

Kas daryti su archyvu?

Seni dokumentai sunkūs. Juos reikia dėti į mažas, stiprias dėžes, kad neplėštųsi. Negalima dėti į didelias dėžes, nes ne vienas vyras pakels tokią svorį. Biuro perkėlimas iš Anglijos dažnai būna susijęs būtent su tais begaliaisiais archyvais, kurių niekas neskaito, bet visi laiko.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Labai rekomenduoju. Parašykite „Kuhny“, „Prieškambaris“, „Jonas“. Tai taupo laiką unpackinant. Jei visos dėžės vienodos, tai tampa galvos skausmu. Paprasti lipdukai spėja nemažai laiko ir nervų.

Ar turiu būti vietoje, kai atvyksta?

Anglijoje – taip, privalai būti arba kažkas, kas atstovauja. Vairuotojas negali laukti valandą, kol ieškote rakto. Lietuvoje taip pat geriau būti, kad parodytumėte, kur ką statyti. Nors jei pasitikite savo komanda, galite ir nebūti, bet visada geriau pasitikrinti.

Kas atsitinka su baldais, kurie netilps į duris?

Tada juos tenka išmontuoti. Kartais netgi ne išmontuoti, o... kažkaip prasiveržti. (Negerai). Jei žinote, kad sofos neįmanoma išnešti pro duris, išmontuokite ją anksčiau. Nereikia laukti, kol vairuotojas pradės spausti sofos rankenas, kaip buvo vienoje situacijoje Londone.

Galutiniai patarimai

Kodėl verta rinktis profesionalus?

Nes jie žino, ką daryti, kai kažkas nueina ne taip. Mums nebešokia akys, kai pamatome sudėtingą inventoriaus sąrašą arba keistą adresą. Mums svarbu, kad efektyvus biuro perkėlimas iš Anglijos būtų įvykdytas be jūsų streso. Jūs mokate ne tik už kelią, bet už mūsų žinias ir patirtį.

Ar verta taupyti ant dokumentų?

Niekada. Blogai parengti dokumentai kainuoja daugiau nei geras brokeris. Pasirūpinkite muitinės agentu iš anksto. Tai yra pagrindas, ant kurio viskas stovi.

Ką daryti, jei viskas baigta?

Pamirškite ir mėgaukitės nauju biuru. O mums palikite atsiliepimą, jei viskas gerai. (O jei blogai – skambinkite, išspręsim).

Trumpai tariant, biuro perkėlimas iš Anglijos yra įmanomas ir gali būti net sklandus, jei pasiruošiate. Nereikia bijoti klausti kvailų klausimų, nes geriau paklausti dabar nei verkti vėliau. Pasitikėkite patirtimi ir viskas bus gerai.