Ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę?

Trumpas atsakymas į klausimą „Ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę?“ – taip, bet greitis čia nėra magija. Per 20+ metų pervežimuose mačiau, kaip mažas biuras iš Vilniaus atsidūrė Londone per 8 dienas, ir kaip „paprasčiausias“ perkėlimas į Mančesterį strigo dėl muitinės kodų ar neteisingo adreso. Reikia žinoti, kas važiuoja, kas lieka, kas turi EORI numerį, kas pasirašo CMR, kas išjungia serverius ir kas laukia prie rampos. Be to, kava visada užtrunka ilgiau. Dar vienas dalykas: realybėje datos keičiasi, žmonės serga, liftai užimti.

DUK

Ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę? Mano praktiškas atsakymas

Ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę, jei turime tik 10 dienų?

Dešimt dienų – įmanoma, bet tik jeigu biuras nėra didelis ir niekas nekrapšto planų paskutinę minutę. Reikia turėti inventorių, pakavimo komandą, transportą, eksporto dokumentus ir žmogų JK pusėje, kuris gali priimti krovinį. Aš mačiau, kaip 12 stalų, 20 kėdžių ir IT spinta iš Kauno nuvažiavo į Londoną per savaitę. Bet jei reikia demontuoti 60 darbo vietų, serverinę ir archyvą, tada jau nebe greitas, o nervinis.

Kiek mažiausiai laiko realiai reikia normaliam biuro perkraustymui?

Normaliam tempui aš sakyčiau 2–4 savaites nuo pirmo pokalbio iki iškraustymo. Greičiau galima, tik tada dažniausiai mokama už prioritetą, papildomus žmones ir riziką. Jei biuras 100–200 m², turi 20–40 darbuotojų, kompiuterius, spinteles ir kelis baldus, realiai reikia bent 10–15 darbo dienų. Mažam biurui, kur viskas jau susidėliota, galima per 7–10 dienų. Bet „viskas susidėliota“ klientai dažnai sako tada, kai niekas nesusidėliota.

Kodėl kartais atsakymas į klausimą „ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę“ būna „ne šiandien“?

Klausimas „ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę“ būna „ne šiandien“, kai trūksta vieno paprasto dalyko: sprendimų. Viena įmonė nori vežti baldus, kita – išsaugoti darbo dienas, trečia laukia nuomos sutarties patvirtinimo. Tada transportas gali būti laisvas, bet procesas stovi. Dar vienas dalykas – muitinė. Jei nežinoma, kas eksportuotojas, kas importuotojas ir kas atsakingas už PVM, sunkvežimis gali laukti ne jūsų biure, o eilėje prie Doverio.

Ar IT įranga, serveriai ir dokumentai sulėtina visą reikalą?

IT visada sulėtina, nes tai ne tik „dėžė kompiuterių“. Serveriai, NAS, telefono centrai, monitoriai, licencijuota įranga ir dokumentų archyvai turi būti pažymėti, apsaugoti, kartais išjungti tam tikra tvarka. Jei serverį išjungia žmogus, kuris nežino, kur jungiasi maitinimas, gali būti ilgas pirmadienio ryto pokalbis. Geriausia, kad IT vadovas sudarytų sąrašą: kas išjungiama, kas pakuojama, kas vežama atskirai. Ir taip, kartais pamirštamas vienas kabelis.

Iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną – be sustojimų?

Iš Vilniaus, Kauno ar Klaipėdos į Londoną galima važiuoti tiesiai, bet „be sustojimų“ realybėje reiškia tik be papildomo sandėliavimo. Vairuotojas vis tiek stos, keltas arba tunelis vis tiek bus, muitinės patikra irgi gali būti. Jei krovinys pilnas, dokumentai tvarkingi, o JK adresas aiškus, maršrutas per Doverį ar Folkestone’ą yra standartinis. Iš Klaipėdos iki Londono dažniausiai gaunasi ilgiau nei iš Vilniaus dėl logistikos. Bet ne dramatiškai.

Dokumentai, muitinė ir Brexit realybė

Kokių dokumentų reikia biuro kėlimui po Brexit?

Reikia bent prekybos sąskaitos arba pro forma sąskaitos, packing list, CMR, eksporto deklaracijos, EORI numerio ir tikslaus prekių aprašymo. Jei baldai seni, vis tiek reikia parašyti, kiek kėdžių, stalų, lentynų ir kompiuterių važiuoja. Po Brexit niekas nebežiūri į tai kaip į ES vidaus pervežimą. Kai kuriems daiktams reikia HS kodų, kitiems užtenka paprasto aprašymo. Dėl kai kurių HS kodų aš pats visada tikrinu su brokeriu. Aš visada prašau kliento nesiųsti sąrašo „įvairūs biuro daiktai“, nes muitinė tokių dalykų nemėgsta.

Ar kompiuteriai, monitoriai ir kėdės yra „prekės“ muitinei?

Taip, muitinei tai prekės, net jei jos nėra skirtos parduoti. Kompiuteriai, monitoriai, kėdės, spintelės, kavos aparatai – viskas turi vertę, kiekį ir paskirtį. Klaida manyti, kad „naudojami baldai“ niekam nerūpi. Rūpi, nes gali būti muito, PVM, kontrolės ar apribojimų klausimų. Ypač jei dalis įrangos yra IT, baterijų turi arba atrodo kaip nauja. Geriau per daug aprašyti nei parašyti vieną žodį ir tada aiškintis.

Kas yra EORI, packing list ir kodėl jų niekas nenori skaityti?

EORI yra įmonės numeris, be kurio eksportas ir importas strigs. Packing list yra daiktų sąrašas, o CMR – transporto dokumentas. Žinau, kad niekas jų nemėgsta skaityti, kol viskas tvarkoje. Bet kai krovinys stovi muitinėje, tie popieriai tampa svarbesni už kavos aparatą biure. Jei sąraše rašoma „25 dėžės“, o realiai važiuoja 37, prasideda žaidimas „kas čia dedasi“. Todėl numeruokite dėžes ir turėkite vieną atsakingą žmogų.

Ar galima greitai išspręsti muitinės problemas Doverio uoste?

Greitai išspręsti galima, bet ne visada. Jei trūksta vieno kodo ar adresas neatitinka, kartais užtenka pataisyto dokumento ir skambučio brokeriui. Jei muitinė prašo papildomos informacijos apie prekių kilmę ar vertę, tada laukimas gali tapti dienos ar dviejų reikalas. Doveris nėra vieta improvizacijai. Ten visi atrodo ramūs, bet kiekvienas nori, kad jūsų sunkvežimis pravažiuotų pro jį, ne dėl jo. Todėl dokumentus tikrinti reikia prieš išvykstant.

Ką daryti, jei dalis įrangos nuoma, dalis lizingas, o dalis sena?

Čia reikia atskirti, kas jūsų, kas nuomos davėjo, kas banko ar lizingo kompanijos. Nuomojamų kompiuterių negalima tiesiog išvežti į JK, jei sutartis sako, kad jie lieka Lietuvoje. Lizingo įrangai gali prireikti leidimo arba bent sutarties punkto patikrinimo. Sena įranga kartais atrodo bevertė, bet vis tiek turi būti sąraše. Esu matęs, kaip vienas senas serveris sustabdė visą siuntą, nes niekas nežinojo, kam jis priklauso. Skamba kvailai, bet nutinka.

Kainos: ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę be staigmenų?

Kiek apytiksliai kainuoja greitas biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę?

Mažam biurui realiai galima matyti 2 500–6 000 £, vidutiniam – 6 000–15 000 £, o didesniam su IT, pakavimu ir montavimu – gerokai daugiau. Kaina priklauso nuo tūrio, aukšto, lifto, pakavimo medžiagų, draudimo, muitinės ir to, ar reikia dirbti vakare. Jei reikia dviejų komandų Lietuvoje ir JK, sąmata auga. Jei tik vienas sunkvežimis ir viskas paruošta, galima suspausti. Bet „greitai“ dažniausiai reiškia ne pigiau.

Ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę pigiau, jei dalį daiktų vežame patys?

Jei svarstote, ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę pigiau, dalinį darbą daryti patiems galima. Pavyzdžiui, darbuotojai gali susipakuoti asmeninius daiktus, pažymėti dėžes, išvalyti stalčius. Bet IT, brangią techniką, stiklą ir dokumentus geriau palikti profesionalams. Kartais klientas sutaupo 300 £, o paskui sugadina monitorių už 1 200 £. Dar blogiau – neteisingai supakuota dėžė prasiveria kelyje. Tad taip, pigiau galima, tik ne ant tų dalykų, kurie skaudžiausiai kandžioja.

Kodėl pigiausias pasiūlymas kartais išeina brangiausias?

Pigiausias pasiūlymas dažnai būna be to, kas vėliau kainuoja: pakavimo, draudimo, lifto rezervacijos, dokumentų tikrinimo, montavimo. Prieš renkantis biuro perkraustymo paslaugas, verta pažiūrėti, kas tikrai įeina į kainą. Tada sąmata atrodo graži, kol aikštelėje paaiškėja, kad reikia papildomų dėžių, antklodžių ir žmonių. Aš mačiau įmonių, kurios pasirašė su „labai gerais berniukais“, o po to mokėjo dvigubai už taisymą. Pervežimuose pigu dažnai yra tik pirmas sakinys. Antras sakinys prasideda „dar reikės...“

Ar draudimas tikrai reikalingas, jei vežame tik baldus?

Draudimas reikalingas ne tik brangiems baldams. Net paprastas stalas gali būti brangesnis, kai jį reikia pakeisti iki pirmadienio ryto. Standartinis krovininis draudimas dažnai dengia pagal CMR ribas, o jos nėra tokios didelės, kaip žmonės galvoja. Todėl verta pasakyti vertę: kompiuteriai, serveriai, dizainerių kėdės, meno kūriniai ant sienų. Jei draudimas atrodo per brangus, bent jau atskirkite, kas keliauja kartu su vairuotoju ir kas vertingiausia. Nes „nieko ten neatsitiks“ nėra planas.

Kas gali staiga pakelti sąskaitą per pusę?

Sąskaitą gali pakelti parkavimo leidimas, naktinis darbas, papildomas sandėliavimas, muitinės vėlavimas ar tai, kad biuras „tik truputį didesnis“. Londono centre viena papildoma diena su ekipažu gali kainuoti 500–1 000 £. Jei krovinys negali įvažiuoti į aikštelę, sunkvežimis laukia, o laikas eina. Jei reikia keisti datą, irgi kainuoja. Todėl prieš pasirašant reikia žinoti, kas įeina į kainą ir kas ne. Šitas punktas dažnai būna parašytas smulkiu šriftu.

Pakavimas, saugumas ir kas vyksta vietoje

Kas turi pakuoti kompiuterius ir stalčius?

Pakuoti stalčius turėtų tie, kas žino, kas ten yra. Darbuotojai geriausiai žino savo dokumentus, bet profesionalai žino, kaip dėžė neturi subyrėti kelyje. Geriausias variantas – darbuotojas susitvarko, o perkraustymo komanda dėlioja, numeruoja ir veža. Jei stalčiuje yra kietieji diskai, pasai, sutartys ar pinigai, jų ten būti neturėtų. Skamba akivaizdu, bet stalčiuose važiuoja visko. Net kartą mačiau kavos puodelį, dar neplautą. Štai kodėl reikia taisyklių.

Kaip apsaugoti stiklinius stalus, serverius ir brangius monitorius?

Stiklinius stalus reikia išardyti, apsaugoti kampus, įvynioti į plėvelę ir vežti vertikaliai arba ant specialaus pagrindo. Serverius geriau vežti atskirai, ne po 20 dėžių baldų. Monitoriams – originalios dėžės arba tvirtos perkraustymo dėžės su kampine apsauga. Jei monitoriai dideli, nereikia jų spausti tarp spintelių. Taisyklė paprasta: kas brangu ir trapi, tas keliauja taip, lyg jį vežtų jūsų piktiausias buhalteris. Be jokio „kaip nors tilps“.

Ar darbuotojai gali patys išjungti techniką?

Dalinį išjungimą darbuotojai gali daryti, jei tai paprasti kompiuteriai, monitoriai ir telefonai. Bet serverinę, tinklo spintą, VoIP, apsaugos sistemą ir specialią įrangą turėtų liesti IT žmonės. Jei kas nors ištraukia ne tą kabelį, pirmadienį nebebus nei spausdintuvo, nei durų kortelių. Todėl prieš dieną reikia pažymėti laidus ir padaryti nuotraukų. Tai atrodo vaikiškai, kol sėdi su IT specialistu telefone iš Birmingamo. Ir taip, nuotraukos išgelbėja.

Kiek žmonių reikia, kad biuras išvažiuotų per dieną?

Mažam biurui užtenka 2–4 žmonių, vidutiniam – 5–8, dideliam – daugiau arba dvi pamainos. Jei reikia išvežti 30 darbo vietų per vieną dieną, vienam sunkvežimiui ir dviem vyrukams bus sunku, ypač su liftu. Greitai dirbti reiškia ne bėgioti, o turėti ritmą: vieni griebia, kiti dėlioja, kiti numeruoja. Jei visi kalba vienu metu, chaosas ateina pats. Be to, reikia vieno žmogaus, kuris tikrai sprendžia, o ne klausia kiekvieno atskirai.

Ar reikia rezervuoti liftą ir parkavimo leidimą Londone?

Taip, Londone, Mančesteryje, Birmingame ar Bristolio centre be parkavimo leidimo ir lifto rezervacijos galite tiesiog stovėti ir žiūrėti į dangų. Kai kurios pastatų administracijos reikalauja RAMS, method statement, draudimo kopijos ir darbo laiko patvirtinimo. Jei sunkvežimis atvyksta 7:00, o leidimas galioja nuo 9:00, niekas jums neatidarys durų. Kartais reikia rezervuoti keltuvą visai dienai. Tai nuobodu, bet be šito greitas perkraustymas virsta laukimu aikštelėje.

Rizikos, sandėliavimas ir galutinis planas

Ką daryti, jei naujas biuras Mančesteryje dar nėra paruoštas?

Jei naujas biuras dar nėra paruoštas, reikia sandėliavimo arba laikino iškrovimo plano. Negalima tiesiog atvežti baldų į Leeds ir laukti, kol dažai išdžius. Tai kainuoja ir rizikinga. Geriau iš anksto sutarti su sandėliu, pažymėti dėžes prioritetu ir žinoti, kurios pirmos išvažiuos į naują vietą. Kartais dalis baldų važiuoja tiesiai, dalis į saugyklą. Toks planas nėra gražus, bet jis veikia. Ir jis gelbsti, kai rangovai vėluoja.

Ar galima laikinai palikti baldus sandėlyje Birmingame ar Liverpulyje?

Taip, galima laikinai palikti baldus sandėlyje Birmingame, Liverpulyje, Mančesteryje ar netoli Londono. Svarbu, kad sandėlis būtų saugus, apšildytas tiek, kiek reikia, ir turėtų sistemingą priėmimą. Jei planuojate laikiną saugyklą, sandėliavimas Jungtinėje Karalystėje turi būti sutartas anksčiau, ne po to, kai sunkvežimis jau stovi. Dėžės turi būti numeruotos, nes „tos dvi prie sienos“ niekada nėra tos dvi. (Pataisau: ne tik verta, o būtina.)

Kaip sudėlioti grafiką, kad nenukentėtų klientų aptarnavimas?

Grafiką dėliokite nuo darbo dienų, ne nuo sunkvežimio. Pirmiausia nuspręskite, kuri diena biuras nedirba arba dirba nuotoliniu būdu. Tada suplanuokite IT išjungimą, pakavimą, transportą, muitinę ir montavimą. Palikite buferį bent vienai dienai, nes JK pusėje visada atsiranda koks nors „mažas“ nesusipratimas. Darbuotojams reikia žinoti, ką dėti į dėžes ir ko ne. Jei grafikas laikosi tik galvoje, jis nėra grafikas. Geriau turėti vieną lapą, kurį supranta visi.

Koks blogiausias scenarijus, kurį esu matęs?

Blogiausias scenarijus, kurį esu matęs: biuras išsikraustė penktadienį, o pirmadienį paaiškėjo, kad dalis dokumentų liko Vilniuje, serveris neįsijungia, o JK adrese niekas nežino, kas turi raktus. Štai taip. Ne sunkvežimis buvo problema, o koordinacija. Kitas nemalonus atvejis – įmonė deklaravo „naudotus baldus“, o tarp jų važiavo nauja IT įranga be normalių dokumentu. Tai jau nebe greitis, o rimtas galvos skausmas. Tokių istorijų būna, kai kas nors meluoja arba tiesiog tingi tikrinti.

Tai verta rizikuoti dėl greičio, ar geriau daryti lėčiau?

Jei greitis reiškia tik ankstesnę datą, bet procesas lieka tvarkingas, rizikuoti galima. Jei greitis reiškia „popieriai vėliau“, „pakuosime kaip nors“ ir „draudimo nereikia“, aš tokio plano nerašyčiau net ant servetėlės. Biuro perkraustymas į Jungtinę Karalystę nėra tik krovinys nuo A iki B. Tai žmonės, kompiuteriai, klientų aptarnavimas, sutartys ir pinigai. Geriau daryti 12 dienų normaliai negu 5 dienas ir paskui mėnesį gesinti gaisrus. Greitis yra gerai, kai už jo stovi sistema.

Išvada

Taigi, atsakymas į klausimą ar galima greitai perkraustyti biurą į Jungtinę Karalystę yra: galima, jei laikas, dokumentai, pakavimas ir žmonės vietoje sutvarkyti prieš sunkvežimiui paliekant Lietuvą. Jei biuras mažas, sąrašai aiškūs, IT paruoštas, o JK adresas realiai priima krovinį, 7–14 dienų scenarijus nėra fantazija. Jei viskas laikosi ant „pamatysim“, bus brangu, nervu ir galbūt vėlu. Mano patarimas paprastas: greičio norėkite, bet ne jo kaina.