Tarptautinis produktų transportavimas iš Vokietijos su WMS

Sveiki, tai Jonas. Dirbu tarptautinių perkraustymų ir gabenimo srityje jau aštuntus metus. Dažniausiai bendrauju su žmonėmis, kurie nori perkelti verslą ar prekes iš Vokietijos į Lietuvą ar kitas šalis, ir turiu pripažinti – WMS (sandėlio valdymo sistema) tapo vienu svarbiausių įrankių, kurį naudojame kasdien. Jei jums reikia suprasti, kaip viskas veikia ir kokie gali būti iššūkiai – pasistengsiu paaiškinti kuo paprasčiau. Kartais nukrypsiu nuo temos, kartais kažką pakartosiu, bet taip jau būna gyvame pokalbyje, tiesa?

Įvadas

Tarptautinis produktų transportavimas iš Vokietijos su WMS – tai procesas, kuris skamba sudėtingai, bet iš tikrųjų yra gerai suvaldomas, kai turi tinkamą sistemą ir patirtį. WMS (sandėlio valdymo sistema) padeda sekti prekes realiuoju laiku, tvarkyti inventorų ir užtikrinti, kad gabenimas vyktų sklandžiai. Per pastaruosius metus dirbau su dešimtimis įmonių, kurios perkelia prekes iš Vokietijos sandėlių į Lietuvą, ir galiu pasakyti – tinkamai pasirinkta WMS gali sutaupyti daug laiko ir pinigų. Žinoma, ne visada viskas einasi kaip per sviestą, bet apie tai ir kalbėsime.

FAQ

Ką tiksliai reiškia WMS?

WMS – tai sandėlio valdymo sistema, kuri padeda sekti prekes sandėlyje. Ji fiksuoja, kur prekės yra, kiek jų yra, kada jos buvo priimtos ir kada išsiųstos. Iš esmės tai tokia skaitmeninė knyga, kuri niekada nemiega ir nepadaro klaidų dėl žmogiško faktoriaus (na, bent jau turėtų taip būti, bet apie išimtis pakalbėsim vėliau).

Kodėl Vokietija taip populiari gabenimui?

Vokietija yra Europos logistikos centras. Čia didžiuliai sandėliai, puikiai išvystyta infrastruktūra ir daug gamintojų. Be to, vokiečiai labai mėgsta tvarką, tad jų sandėliuose dažniausiai viskas susisteminta iki smulkmenų. Bet čia irgi yra savo minusų – kartais taip viskas sureguliuota, kad bet koks pokytis užtrunka ilgiau nei tikėtasi.

Ar man tikrai reikia WMS?

Jei gabenate keliasdešimt prekių per mėnesį – tikriausiai galite apsieiti su Exceliu ar paprasta programa. Bet jei per mėnesį pereina šimtai ar tūkstančiai prekių, WMS tampa būtinybe. Be jos labai lengva prarasti prekes, supainioti siuntas ar tiesiog nežinoti, kur dingo konkreti partija.

Kokie pagrindiniai WMS privalumai?

Realus prekių sekimas – visada žinote, kur jūsų prekės. Automatinis inventorius – nereikia ranka skaičiuoti. Greitesnis priėmimas ir išsiuntimas – sistema rodo, kur prekės sudėtos. Klaidų mažinimas – nors kartais ir pati sistema gali turėti bugų, bet žmonių klaidų tikrai mažiau.

Kokie yra dažniausiai pasitaikantys iššūkiai?

Pagrindiniai – tai integracija su kitomis sistemomis (ERP, buhalterija), kalbos barjeras su Vokietijos tiekėjais, skirtingi sandėlių standartai ir, žinoma, logistika pačiame gabenime. Kartais prekės sandėlyje yra, bet sistema rodo, kad jų nėra. Arba atvirkščiai – sistema rodo, kad prekės yra, bet fiziškai jos dingusios.

Kaip pasirinkti tinkamą WMS?

Reikia žiūrėti į savo poreikius. Mažoms įmonėms tiks paprastesnės sistemos, didesnėms reikės sudėtingesnių funkcijų. Svarbu žiūrėti, ar sistema lengvai integruojasi su kitomis jūsų naudojamomis programomis. Ir dar – ar ji turi lietuvių kalbą, nes jei ne, teks mokytis vokiečių arba samdyti vertėją.

Kiek kainuoja WMS?

Kainos labai skiriasi. Yra nemokamų atviro kodo sprendimų, kurie tiks mažiausiems, bet joms reikia daugiau IT žinių. Mokamos sistemos kainuoja nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų per mėnesį, priklausomai nuo funkcijų ir naudotojų skaičiaus. Čia tikrai verta pasikonsultuoti su specialistu, nes kartais brangesnė sistema iš tikrųjų atsiperka greičiau.

Kaip vyksta pats gabenimas iš Vokietijos?

Paprastai taip: užsakymas patenka į WMS, sistema paruošia prekes sandėlyje, jas pakrauna į sunkvežimį, gabena per sieną, ir pristato į jūsų sandėlį Lietuvoje ar kitur. Viskas skamba paprastai, bet kiekviename žingsnyje gali būti problemų – nuo交通 iki muitinės (jei gabenate ne ES šalis).

Kiek laiko trunka gabenimas?

Iš Vokietijos į Lietuvą paprastai 1-2 dienos, jei viskas tvarkoje. Bet jei yra problemų su dokumentais arba prekės nebuvo tinkamai paruoštos sandėlyje, gali užtrukti ir savaitę. Vieną kartą turėjau atvejį, kai prekės "buvo" sandėlyje pagal sistemą, bet jas teko ieškoti tris dienas – pasirodo, buvo perkelta į kitą sekciją ir niekas neįvedė duomenų.

Kas yra muitinė ir ar jos reikia?

Jei gabenate iš Vokietijos į Lietuvą abi šalys yra ES, tai muitinės paprastai nereikia. Bet jei gabenate į ne ES šalys (pvz. Rusiją, Baltarusiją, Ukraina), tada reikia muitinės dokumentų. Čia jau reikalingi specialūs brokeriai, ir čia WMS tikrai padeda tvarkyti dokumentaciją.

Ar galima gabenti prekes dalimis?

Taip, žinoma. Dažnai taip ir daroma – užsakote didelę partiją, bet jums reikia tik dalies iš karto. Sandėlys gali dalinti siuntas pagal jūsų poreikį. WMS čia labai padeda, nes seka, kiek konkrečiai prekių buvo išsiųsta ir kiek dar liko.

Kas atsitinka, jei prekės dingsta gabenimo metu?

Čia priklauso nuo sutarties su transporto įmone. Paprastai atsako transporto įmonė, bet jei prekės dingsta dėl sandėlio klaidos (pvz. buvo neteisingai paženklintos), atsako sandėlys. WMS čia labai svarbu – jei sistema rodo, kad prekės buvo pakrautos, bet jos nepristatytos, lengviau nustatyti, kas kaltas.

Kaip užtikrinti saugumą gabenimo metu?

Svarbu tinkamai supakuoti prekes, naudoti sekimo sistemas (GPS), ir aiškiai ženklinti siuntas. WMS dažnai turi funkciją, kuri generuoja unikalius brūkšninius kodus ar QR kodus kiekvienai siuntai. Vieną kartą turėjau atvejį, kai dėl netinkamo ženklinimo prekės nuvyko į visiškai kitą šalį – po dviejų savaičių jas suradome Prancūzijoje.

Kokie dokumentai reikalingi?

Pagrindiniai – tai prekių sąrašas (invoice), packing list, CMR važtaraštis, ir jei reikia – muitinės dokumentai. WMS dažnai gali generuoti dalį šių dokumentų automatiškai, bet vis tiek reikia žmogiškos kontrolės.

Ar galima sekti siuntą realiuoju laiku?

Dauguma šiuolaikinių WMS ir transporto sistemų turi GPS sekimą. Jūs galite matyti, kur sunkvežimis yra bet kuriuo momentu. Bet čia reikia žinoti – ne visi sandėliai ar transporto įmonės suteikia prieigą prie šių duomenų, kartais reikia tiesiog pasitikėti.

Ką daryti, jei WMS rodo klaidingus duomenis?

Pirma – patikrinti, ar teisingai įvesti duomenys. Dažniausiai problema yra žmogiška klaida, ne sistemos. Bet jei sistema tikrai rodo ne tai, kas yra realybėje, reikia kreiptis į WMS tiekėją. Kartais tai būna techninės problemos, kurias reikia spręsti profesionaliai.

Kaip WMS padeda planuoti atsargas?

WMS gali rodyti, kiek prekių turite, kiek buvo užsakyta, ir kada tikėtinas naujas papildymas. Tai padeda išvengti situacijų, kai prekių trūksta arba atvirkščiai – jų per daug ir jos užima vietą sandėlyje. Bet čia reikia suprasti, kad WMS tik padeda, o sprendimus vis tiek priimate jūs.

Ar galima naudoti WMS su keliais sandėliais?

Taip, daugelis sistemų leidžia valdyti kelis sandėlius vienu metu. Galite matyti visų sandėlių atsargas vienoje vietoje, planuoti perkėlimus tarp sandėlių, ir pan. Bet čia jau reikalingos sudėtingesnės sistemos ir geresnis IT palaikymas.

Kokie yra dažniausiai WMS operatorių daromi nusikaltimai?

Na, čia reikia būti atsargiam. Kartais sandėlio darbuotojai gali "pamiršti" įvesti prekių išvežimą, arba priešingai – įvesti prekes, kurių nėra. Dėl to kartais atsiranda neatitikimai tarp realybės ir sistemos. Gera WMS turi funkcijas, kurios padeda pastebėti tokias anomalijas, bet vis tiek reikia fizinės kontrolės.

Kaip apmokyti darbuotojus naudotis WMS?

Dažniausiai WMS tiekėjai suteikia mokymus. Bet svarbiausia – sistema turi bti intuityvi. Jei darbuotojai negali greitai išmokti naudotis sistema, tikriausiai ji per sudėtinga arba blogai pritaikyta jūsų poreikiams. Vieną kartą dirbau su įmone, kurioje darbuotojai atsisakė naudoti sistemą ir viską darė ranka – po trijų mėnesių vis tiek teko grįžti prie sistemos, nes rankinis darbas tapo nebeįmanomas.

Ką daryti, jei sandėlys Vokietijoje neturi WMS?

Tada jums reikia rasti kitą sandėlį arba dirbti su tarpininku, kuris turi savo sistemą. Kartais mažesni sandėliai Vokietijoje vis dar naudoja popierinius įrašus arba labai paprastas sistemas. Čia gali būti iššūkis integruoti duomenis, bet įmanoma.

Kaip WMS padeda sumažinti išlaidas?

Automatinizuodamas procesus, mažindamas klaidas, ir padėdamas geriau planuoti atsargas. Bet čia reikia suprasti – WMS pati savaime neišgelbės blogo proceso. Jei jūsų verslas netvarkingas, sistema tik padarys tą netvarkingą skaitmeninį.

Kokie ateities trendai WMS srityje?

Dirbtinis intelektas, automatizavimas, robotai sandėliuose. Jau dabar kai kurie sandėliai Vokietijoje naudoja automatines sistemas, kurios prekes renka be žmonių pagalbos. Bet tai kol kas brangu ir tinka tik dideliems sandėliams.

Ar verta samdyti konsultantą?

Jei neturite patirties su WMS – taip, tikrai verta. Konsultantas padės išsirinkti tinkamą sistemą, nustatys procesus, ir apmokys darbuotojus. Žinoma, tai papildomos išlaidos, bet ilgalaikėje perspektyvoje dažniausiai atsiperka.

Kaip pradėti naudoti WMS gabenimui iš Vokietijos?

Pirma – įvertinkite savo poreikius. Antra – išsirinkite sistemą arba pasikonsultuokite su tiekėjais. Trečia – susitarkite su savo Vokietijos tiekėju dėl duomenų mainų. Ir ketvirta – pradėkite mažais žingsniais, testuokite, kol viskas veiks sklandžiai.

Išvada

Tarptautinis produktų transportavimas iš Vokietijos su WMS – tai šiuolaikiškas būdas valdyti savo prekių srautą efektyviai ir saugiai. WMS tikrai nėra stebuklas, bet tinkamai naudojama sistema gali ženkliai palengvinti darbą, sumažinti klaidas ir padėti geriau planuoti verslą. Svarbiausia – rinktis sistemą, kuri tinka jūsų poreikiams, ir nepamiršti, kad bet kokia sistema yra tik įrankis, o sėkla priklauso nuo žmonių, kurie ja naudojasi. Jei turite konkrečių klausimų – kreipkitės, visada stengiuosi padėti, kai galiu.