Skaitmeninė logistikos platforma su Vokietija: atsekamumo sistemos

Įvadas

Dirbu tarptautinių perkraustymų srityje jau beveik dešimt metų, ir galiu pasakyti vieną dalyką – klientai visada klausia vienų ir tų pačių dalykų: „Kur mano daiktai? Kada jie atvažiuos? Ar tikrai viskas gerai?" Anksčiau atsakymas būdavo: „Palaukite, paskambinsime." Dabar viskas pasikeitę. Skaitmeninės platformos su Vokietija tapo standartu, o atsekamumo sistemos – tai jau ne prabanga, o būtinybė. Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip tai veikia realybėje, kokios sistemos naudojamos, ir ko iš tikrųjų galima tikėtis. Nes kartais viskas vyksta sklandžiai, o kartais... Na, pasakysiu kaip yra.

Kaip veikia skaitmeninės platformos?

Ar tikrai galiu matyti savo krovinio vietą realiu laiku?

Taip, dauguma šiuolaikinių sistemų siūlo realaus laiko sekimą. Bet čia yra niuansas – „realaus laiko" kartais reiškia kas penkias minutes, o kartais – kas valandą. Priklauso nuo to, kokį transporterį pasirinkai. Aš pats dirbu su keliomis Vokietijos kryptimis ir matau, kad didesnės įmonės naudoja GPS sekimo įrenginius, kurie duoda koordinates kas keliolika minučių. Mažesni pervežėjai kartais atnaujina duomenis tik kelis kartus per dieną. Tai nėra blogai – tiesiog reikia žinoti ko tikėtis.

Vienas mano klientų prieš porą metų labai pyko, nes sistema rodė, kad jo baldai stovi Vokietijoje jau tris dienas. Paskui paaiškėjo, kad tai buvo sandėlys, o ne galutinis punktas. Taip kad – platforma rodo duomenis, bet kontekstą kartais reikia aiškintis atskirai.

Kas tas tas „atsekamumo kodas" ir ar jis visada veikia?

Atsekamumo kodas – tai unikalus numeris, kuris priskiriamas tavo kroviniui. Įsivaizduok, kad tai kaip skrydžio numeris, tik kroviniui. Įvedi jį į platformą ir matai kur tavo daiktai.

Dauguma sistemų veikia gerai. Bet būna atvejų, kai kodas neatpažįstamas – pvz., jei pervežėjas naudoja senesnę sistemą arba jei duomenys dar nebuvo suvesti. Vieną kartą turėjau situaciją, kai kliento kodas veikė tik Vokietijos pusėje, o Lietuvoje sistema jo neatpažino. Pasirodo, skirtingi operatoriai naudoja skirtingas platformas ir ne visada jos „bendrauja" tarpusavyje. Tai nėra dažnas atvejis, bet pasitaiko.

Ar galiu gauti pranešimus, kai kas nors keičiasi?

Taip, tai vienas didžiausių privalumų. Dauguma platformų siunčia SMS arba el. laiškus, kai krovinys pereina naują etapą. Pvz., kai pakraunama, kai išvykstama, kai pradedama iškrauti.

Bet čia reikia būti atsargiam – kai kurios įmonės siunčia pranešimus tik tada, kai patys nori, o ne kada iš tikrųjų kažkas įvyksta. Aš visada rekomenduoju klientams pasitikrinti, ar jie tikrai gavo pranešimą po kiekvieno etapo. Kartais geriau paskambinti ir paklausti, nei laukti žinutės, kuri gali ir neateiti.

Ką konkrečiai galima sekti?

Ar matau tik vietą, ar ir kitą informaciją?

Čia priklauso nuo platformos. Paprastesnės sistemos rodo tik žemėlapį su tašku. Sudėtingesnės – rodo greitį, sustojimus, net oro temperatūrą krovinio skyriuje (jei vežama jautrių prekių).

Aš dirbu su viena platforma, kuri rodo net tai, ar sunkvežimis važiuoja pagal tvarkaraštį ar vėluoja. Jei planavo būti Berlyne 14:00, bet sistema rodo, kad bus 16:00, matai tai iškart. Tai labai naudinga, ypač jei planuoji priėmimą kitame gale.

Ar galima matyti dokumentus per platformą?

Kai kurios platformos turi skaitmeninę dokumentų saugyklą. Gali matyti CMR važtaraštį, sąskaitą, draudimo polisą. Bet ne visos tai siūlo. Kai kurios tik rodo, kur transportas, o dokumentus reikia prašyti atskirai.

Man asmeniškai patinka sistemos, kur viskas viename – ir sekimas, ir dokumentai. Bet jei renkiesi pigesnį variantą, gali būti, kad teks naudotis keliomis skirtingomis priemonėmis.

Ar galima sekti kelis krovinius vienu metu?

Taip, jei platforma tai leidžia. Dauguma profesionalių sistemų turi funkciją, kur gali pridėti kelis kodus ir matyti visus krovinius viename lange. Naudinga, jei perveži visą namų ūkį keliais automobiliais arba jei tai įmonės perkraustymas su daugiau nei vienu sunkvežimiu.

Kokios platformos naudojamos Vokietijos kryptimi?

Ar yra vieninga sistema, ar kiekvienas naudoja savo?

Čia yra įdomu. Nėra vieningos visuotinės sistemos, kurią naudotų absoliučiai visi. Yra kelios didelės tarptautinės platformos, pvz., Transporeon, TIMOCOM, LoadRunner. Jos naudoja daugelis didelių pervežėjų. Bet mažesnės įmonės dažnai turi savo sistemas arba naudoja paprastesnius sprendimus.

Vokietijos rinkoje yra tam tikras standartas – daugelis vokiečių logistikos įmonių naudoja sistemas, kurios integruojasi su Lietuvos platformomis. Bet čia būna įvairių niuansų. Kartais reikia naudoti vieną sistemą Lietuvoje, kitą – Vokietijoje. Tai nėra idealu, bet taip yra.

Kuo skiriasi brangesnės ir pigesnės platformos?

Brangesnės platformos paprastai siūlo daugiau funkcijų – detalesnį sekimą, dokumentų valdymą, automatinį pranešimų siuntimą, integraciją su kitomis sistemomis. Jos dažniau veikia sklandžiai ir turi geresnę klientų palaikymo komandą.

Pigesnės ar nemokamos versijos gali rodyti tik pagrindinę informaciją. Kartais jos būna lėtos arba duomenys atnaujinami retai. Bet jei tau reikia tik pamatyti, kur transportas – gali užtekti ir paprastesnės versijos.

Aš visada sakau klientams: jei pervežimas kainuoja kelis tūkstančius, verta investuoti į geresnę platformą. Jei tai mažas pervežimas, gali ir paprasčiau.

Kaip pasirinkti tinkamą sistemą?

Į ką pirmiausia atkreipti dėmesį?

Pirma – ar sistema veikia abiem kryptimis. Nes kai kurios rodo tik vienos šalies duomenis. Antra – ar ji lengva naudotis. Jei reikia penkių puslapių instrukcijos, kad suprastum kaip sekti krovinį – tikriausiai tai ne geriausias variantas.

Trečia – ar yra palaikymas lietuvių kalba. Nors daugelis sistemų yra anglų ar vokiečių kalba, kai kurios turi lietuvišką sąsają. Tai nėra būtina, bet tikrai patogu.

Ar galiu naudotis platforma iš telefono?

Dauguma šiuolaikinių sistemų turi mobiliąją versiją arba programėlę. Bet čia vėlgi – priklauso nuo konkrečios platformos. Kai kurios yra labai gerai pritaikytos telefonui, kitos geriau veikia kompiuteryje.

Aš pats visada rekomenduoju parsisiųsti programėlę, jei ji yra. Nes dažniausiai tikrini krovinį būdamas ne namuose – darbe, kelionėje, kur nors kitur. Telefonas patogesnis.

Ką daryti, jei platforma rodo klaidingus duomenis?

Pirmiausia – nepanikuoti. Kartais sistemos rodo pasenusią informaciją, ypač jei duomenys perduodami iš vienos sistemos į kitą su tam tikru vėlavimu. Geriausia tiesiog paskambinti pervežėjui ir paklausti, kas vyksta iš tikrųjų.

Jei matai, kad transportas stovi vienoje vietoje per ilgai – gali būti, kad tai techninė problema, eismo spūstis, arba tiesiog sustojimas pagal tvarkaraštį. Visada geriau patikrinti asmeniškai.

Kokie yra dažniausi problemų šaltiniai?

Kodėl kartais sistema rodo, kad krovinys jau čia, o jo nėra?

Tai viena dažniausių problemų, su kuria susiduriu. Sistema gali rodėti, kad krovinys „pristatytas", bet iš tikrųjų jis dar sandėlyje arba pakeliui. Dažniausiai taip nutinka dėl to, kad duomenys buvo įvesti per anksti arba sistema neatnaujino informacijos po paskutinio etapo.

Vieną kartą turėjau atvejį, kai kliento baldai buvo rodomi kaip „pristatyti" tris dienas, o iš tikrųjų jie dar buvo kelyje. Pasirodo, pervežėjas naudojo seną sistemą, kuri automatiškai pažymėdavo pristatymą pagal numatytą datą, o ne realų laiką. Tai buvo nemalonu, bet išmokome.

Ar gali būti taip, kad platforma neveikia visai?

Gali, bet retai. Kartais būna techninių trikdžių – serverio problemų, interneto sutrikimų, GPS įrenginio gedimo. Jei platforma rodo „nėra duomenų" arba tiesiog neužsikrauna – geriausia skambinti telefonu.

Aš visada turiu alternatyvų būdą susisiekti su vairuotoju arba dispečerine. Nes technika kartais sugenda, o klientui reikia žinoti, kas vyksta.

Kas nutinka, jei pervežėjas naudoja seną sistemą?

Tada gali būti įvairių problemų – duomenys atnaujinami retai, sekimas nėra tikslus, gali nebūti jokių pranešimų. Senesnės sistemos dažnai veikia tik tam tikromis valandomis arba reikalauja rankinio duomenų įvedimo.

Jei renkiesi pervežėją, verta paklausti, kokią sistemą jie naudoja. Jei girdi pavadinimą, kurio nepažįsti – pasidomėk, nes tai gali būti svarbu.

Ką dar reikia žinoti apie atsekamumo sistemas?

Ar visada reikia mokėti už platformą?

Čia įvairiai. Kai kurios pervežimo įmonės siūlo platformą nemokamai kaip savo paslaugos dalį. Kitos ima papildomą mokestį – paprastai nuo 5 iki 20 eurų už visą pervežimą. Yra ir tokių, kurios turi premium funkcijas už papildomą kainą.

Aš visada aiškinu klientams iš anksto, ko tikėtis. Kartais verta sumokėti šiek tiek daugiau, jei tai reiškia geresnį sekimą ir ramybę.

Ar galima pasidalinti sekti su šeimos nariais ar kolegomis?

Dauguma platformų leidžia pridėti kelis naudotojus prie vieno krovinio. Tai naudinga, jei, pvz., žmona namie nori matyti, kada atvažiuos baldai, o tu esi darbe. Arba jei pervežimas įmonės vardu – gali matyti ir sandėlio vadovas, ir buhalteris.

Bet čia vėlgi – priklauso nuo sistemos. Kai kurios leidžia neribotą naudotojų skaičių, kitos – tik vieną ar du.

Kiek ilgai duomenys išsaugomi?

Paprastai nuo kelių mėnesių iki metų. Bet jei tau reikia senesnės informacijos – gali tekti prašyti atskirai. Aš pats rekomenduoju pasidaryti ekrano kopijas svarbiausių momentų, jei manai, kad gali prireikti vėliau.

Praktiniai patarimai

Ką daryti prieš pervežimą, kad sekimas veiktų gerai?

Pirma – tiksliai žinok savo atsekamumo kodą. Užsirašyk jį keliuose vietuose. Antra – įsitikink, kad turi prieigą prie platformos dar prieš pervežimą. Registruokis, išbandyk, ar veikia prisijungimas.

Trečia – susitark su pervežėju dėl to, kaip gausi pranešimus. SMS, el. paštas, programėlė – pasirink tai, kas tau patogiausia. Ir galiausiai – turėk alternatyvų susisiekimo būdą, jei kas nors nepasisektų su sistema.

Kaip dažnai tikrinti sekimą?

Čia priklauso nuo tavo poreikių. Vieni klientai tikrina kas valandą, kiti – kartą per dieną. Aš patarčiau pasitikrinti ryte ir vakare, o jei yra svarbus etapas (pvz., pervažiuoja sieną) – tada dažniau.

Bet nereikia persistengti. Jei sistema rodo, kad viskas gerai – tikriausiai taip ir yra. Nuolatinis tikrinimas tik didina stresą.

Ką daryti, jei kyla problemų su sistema?

Pirmiausia – susisiek su pervežėju telefonu. Jie turi matyti tuos pačius duomenis arba net daugiau. Jei problema su pačia platforma (neužsikrauna, rodo klaidas) – gali būti, kad tai techninis gedimas, kuris bus ištaisytas.

Jei jauti, kad pervežėjas nesuteikia pakankamai informacijos – reikalauk. Jie turi tau pasakyti, kas vyksta su tavo kroviniu. Tai jų pareiga.

Išvada

Skaitmeninės platformos ir atsekamumo sistemos tikrai palengvino mūsų darbą ir sumažino klientų stresą. Bet svarbu suprasti, kad tai tik įrankis – jis gerai veikia, bet nėra tobulas. Kartais reikia papildomo skambučio, kartais – tiesiog kantrybės. Svarbiausia – išsirinkti patikimą pervežėją, kuris naudoja šiuolaikinę sistemą, ir žinoti, kad jei kas nors neaišku, visada galima paskambinti ir paklausti. Nes galiausiai žmogiškas kontaktas vis dar svarbiausias. O platforma – tik pagalbininkas.