Sėkmingas vežimas Vokietijos link naudojant automatizavimą

Įvadas

Na, tai čia aš jums paaiškinsiu kaip tas automatizavimas vežime į Vokietiją veikia, nes pats jau dešimt metų tame versle sukasi ir mačiau visko – nuo visiško chaoso iki sklandžių sistemų. Pagrindinis dalykas, kurį noriu pasakyti: automatizavimas nepadaro stebuklų, bet tikrai palengvina gyvenimą, jei viską tinkamai susistatai. Šiame tekste kalbėsim apie tai, kaip sumažinti dokumentų klaidas, sekti siuntas realiu laiku ir kodėl kartais geriau pasitikėti sistema nei žmogumi. Aišku, ne visada viskas veikia kaip paveikslėlyje, bet apie tai irgi pakalbėsim.

Kasdieninė praktika

Ar tikrai automatizavimas taip pagerina vežimo procesą?

Na, čia reikia atvirai pasakyti – pagerina, bet ne visada taip, kaip tikėtumeis. Pavyzdžiui, pernai turėjome atvejį, kai sistema automatiškai sugeneravo maršrutą per Lenkiją, bet realiai buvo greičiau per Čekiją, nes lenkų keliai buvo uždaryti dėl streiko. Sistema to nežinojo, nes duomenys buvo senesni. Taigi, automatizavimas gerai veikia su standartiniais maršrutais, bet kai kas nors neplanuota – čia jau reikia žmogaus. Tai kaip su GPS – rodo, bet kartais reikia patiems galvoti.

Kaip sekti siuntą realiu laiku?

Dabar jau beveik visi turi GPS sekimo sistemas, bet čia yra niuansas – ne visos jos veikia vienodai. Mes naudojame kelis sluoksnius: pirma, vairuotojo telefonas su GPS programa, antra, atskiras sekimo įrenginys sunkvežimyje, trečia, kartais net palydovinė sistema. Kodėl tiek daug? Nes vienas gali sugesti, kitas rodo netiksliai, o trečias brangesnis, bet patikimesnis. Klientui mes duodam nuorodą, kur jis gali matyti kur mašina yra. Dažniausiai tai veikia gerai, bet kartais būna vėlavimų duomenų atnaujinime – gal 10-15 minučių, o jei sunkvežimis tunelyje, tai gali būti ir ilgiau.

Ar automatizavimas sumažina klaidas dokumentuose?

Čia tikrai taip – sumažina, bet neišnaikina. Pavyzdžiui, sistema gali automatiškai patikrinti, ar CMR važtaraštis užpildytas teisingai, ar muitinės dokumentai atitinka reikalavimus. Bet štai kur bėda – sistema nevisada supranta kontekstą. Buvo atvejis, kai sistema neleido įkelti dokumento, nes 数据 buvo kitokia, nors iš tikro viskas buvo gerai. Teko rankiniu būdu taisyti. Taigi, automatizavimas padeda su standartinėmis klaidomis, bet su specifiniais atvejais vis dar reikia žmogaus.

Ką daryti, jei sistema sugenda viduryje kelio?

Na, čia jau rimta problema, su kuria susidūriau kelis kartus. Vieną kartą mūsų sekimo sistema tiesiog išėjo iš rikiuotės dėl serverio problemų ir mes nežinojome kur mūsų sunkvežimys Vokietijoje beveik dvi valandas. Laimei, vairuotojas buvo patyręs ir žinojo ką daryti – jis tiesiog skambino ir pranešė kur yra. Iš to išmokome pamoką – visada turėkite atsarginį ryšio kanalą. Dabar naudojame ne tik sistemą, bet ir tiesioginį ryšį su vairuotoju per telefoną. Kartais senieji metodai geriausi.

Ar galima visiškai automatizuoti bendravimą su klientu?

Čia aš esu skeptiškas. Taip, galima automatiškai siųsti žinutes apie siuntos statusą, bet kai klientui reikia konkretaus atsakymo arba jis turi problemą – čia reikia žmogaus. Pavyzdžiui, kartą klientė labai pyko, kad siunta vėluoja, ir tik žmogiškas pokalbis ją nuramino. Automatinis atsakymas būtų tik padidinęs pyktį. Taigi, automatizavimas gerai informavimui, bet ne santykiams.

Techninės detalijos

Kokias programas naudojate vežimui į Vokietiją?

Na, čia jau specifika. Mes naudojame kelias sistemas: viena skirta maršrutų planavimui, kita – dokumentų valdymui, trečia – klientų valdymui. Sunku pasakyti kuri geriausia, nes visos turi savų pliusų ir minusų. Maršrutų programa gerai skaičiuoja laiką ir degalų sąnaudas, bet kartais siūlo keistus maršrutus. Dokumentų sistema patogi, bet kartais stringa. Klientų sistema pati geriausia, bet brangi. Taigi, čia kaip su auto – vienas modelis gerai vienam, kitam kitam.

Ar reikalingas internetas sunkvežimyje?

Čia priklauso nuo to, ko jums reikia. Jei norite realaus sekimo – taip, reikalingas. Bet čia yra įdomi situacija: ne visi vairuotojai nori nuolatinio interneto sunkvežimyje, nes bijo, kad bus per daug kontroliuojami. Mes turime kompromisą – internetas yra, bet vairuotojas pats nusprendžia kada jungti. Žinoma, tai sukuria problemų su sekimu, bet žmogiškesnis požiūris. Gal tai neefektyvu verslo požiūriu, bet žmonės dirba geriau kai jaučiasi pasitikėjimą.

Kaip veikia automatizuota muitinės deklaracija?

Vokietijos muitinėje dabar daug kas automatizuota, bet čia reikia labai tiksliai su dokumentais. Sistema gali automatiškai pateikti deklaraciją, jei visi duomenys teisingi. Bet jei yra klaida – visa automatizacija sustoja. Pavyzdžiui, jei prekių kodas neteisingas arba vertė nesutampa – reikia žmogaus įsikišimo. Ir čia dažnai iškyla problemų, nes sistemos skirtingose šalyse kalba skirtingai. Vieną kartą turėjome atvejį, kai Lietuvos sistema rodė vieną prekių kodą, o Vokietijos sistema reikalavo kito. Teko ilgai aiškintis.

Ar galima naudoti dirbtinį intelektą maršrutų planavimui?

Mes bandėme, bet kol kas rezultatai mišrūs. AI gerai numato standartines situacijas, bet su nenumatytais atvejais sunkiai susitvarko. Pavyzdžiui, AI numatė, kad kelias bus laisvas, bet nežinojo, kad tą dieną buvo masinis renginys ir eismas stovėjo. Taigi, kol kas naudojame AI kaip pagalbinę priemonę, bet galutinį sprendimą priima žmogus. Manau, per artimus metus situacija pagerės, bet dabar dar ankstoka pasikliauti tik AI.

Kokia programa geriausia mažoms įmonėms?

Čia aš pats neesu 100% tikras, bet iš to, ką mačiau pas kitus – pradedančioms įmonėms nereikia brangių sistemų. Pakanka paprastos Excel lentelės arba nemokamos programos pradžiai. Mes patys pradėjome nuo paprasto failo, kurioje žymėjome maršrutus. Vėliau perėjome prie profesionalios sistemos, kai jau buvo pakankamai klientų. Taigi, pradėkite nuo paprasto, o vėliau investuokite į sudėtingesnes sistemas, kai bus poreikis.

Kainos ir dokumentai

Kiek kainuoja automatizavimo sistemos?

Čia labai įvairiai. Yra nemokamų sistemų, kurios atlieka pagrindines funkcijas, o yra tokių, kurios kainuoja kelis tūkstančius eurų per mėnesį. Mes mokame apie 800 eurų per mėnesį už visas sistemas kartu sudėjus. Ar verta? Taip, manau, kad taip, nes sutaupome daug laiko dokumentų tvarkymui. Bet jei jūs tik pradedate, nereikia iš karto investuoti į brangiausią sistemą. Pradėkite nuo paprastesnių sprendimų.

Ar automatizavimas padeda sutaupyti pinigų?

Ilgalaikėje perspektyvoje – taip, trumpalaikėje – ne visada. Pirma, pačios sistemos kainuoja. Antra, reikia laiko jas nustatyti ir išmokti naudotis. Bet po kelių mėnesių matosi sutaupymas: mažiau klaidų, greitesnis dokumentų tvarkymas, geresnis maršrutų planavimas. Pavyzdžiui, mes sutaupome apie 15% degalų dėl geresnio maršrutų planavimo. Tai nėra mažai, per metus susidaro solidi suma.

Kokius dokumentus reikia vežant į Vokietiją?

Pagrindiniai dokumentai: CMR važtaraštis, komercinė sąskaita, prekių sąrašas, kilmės sertifikatas (jei reikia). Viskas tai galima tvarkyti automatizuotai, bet reikia teisingai suvesti duomenis. Čia dažniausiai ir kyla problemų – žmonės padaro klaidų įvesdami duomenis. Sistema negali patikrinti ar prekės tikrai tai, kas parašyta, jei žmogus klaidingai įvedė. Taigi, automatizavimas padeda, bet pradžioje reikia tikslių duomenų.

Ar reikalingas EORI numeris vežant į Vokietiją?

Taip, jei vežate prekes į Vokietiją iš Lietuvos ir tai verslo tikslais, jums reikia EORI numerio. Tai Europos Sąjungos vieningas registravimosi ir identifikavimo numeris. Sistemą galima užregistruoti automatizuotai per muitinės sistemą, bet procesas nėra toks paprastas, kaip gali pasirodyti. Reikia pateikti daug dokumentų ir laukti patvirtinimo. Mes turėjome atvejį, kai registracija užtruko du mėnesius, nes kažkoks dokumentas buvo ne tas. Taigi, pradėkite iš anksto.

Kaip tvarkyti PVM dokumentus?

Čia jau sudėtingesnė tema. Vokietijoje PVM tvarkymas kitoks nei Lietuvoje, ir sistema turi būti sukonfigūruota teisingai. Mes naudojame specializuotą programą, kuri automatiškai skaičiuoja PVM pagal abiejų šalių taisykles. Bet čia yra niuansas – taisykles keičiasi, ir sistema ne visada spėja atnaujinti. Vieną kartą turėjome problemų dėl naujos PVM taisyklės, kurią sistema dar nežinojo. Teko rankiniu būdu taisyti. Taigi, visada patikrinkite ar sistema naudoja naujausius duomenis.

Problemos ir sprendimai

Ką daryti jei sistema rodo vieną, o realybė kitą?

Tai nutinka dažniau nei norėtųsi. Sistema gali rodyti, kad sunkvežimis yra vienoje vietoje, bet realiai jis jau kitur, arba atvirkščiai. Pagrindinė priežastis – duomenų vėlavimas. GPS duomenys perduodami su tam tikru intervalu, ir jei per tą laiką kas nors pasikeitė, sistema rodo pasenusią informaciją. Sprendimas – visada turėkite tiesioginį ryšį su vairuotoju ir nepasikliaukite vien sistema. Mes dabar taip ir darome, nors anksčiau bandėme viską automatizuoti.

Kaip elgtis su vėlavimais dėl automatizavimo problemų?

Vėlavimai dėl sistemų gedimų yra labai nemalonūs, bet jie nutinka. Svarbiausia – greitai reaguoti ir informuoti klientą. Mes turime paruoštą procedūrą: jei sistema rodo problemą, iš karto skambiname vairuotojui, o klientui siunčiame žinutę su paaiškinimu. Kartais tai neišvengiama, bet klientai vertina sąžiningumą. Buvo atvejis, kai dėl sistemos gedimo pristatymas vėlavo 4 valandas, bet klientui viską paaiškinome iš karto ir jis suprato. Svarbu ne slėpti problemų.

Kaip spręsti konfliktus dėl dokumentų klaidų?

Čia reikia labai atsargiai elgtis. Jei dėl dokumentų klaidos kyla problema su muitine ar klientu, pirmiausia reikia nustatyti kas kaltas. Dažniausiai tai žmogaus klaida, bet kartais ir sistemos. Mes turime sistemą, kuri žymi kas įvedė duomenis, bet tai ne visada padeda, nes problema gali būti ir pačioje sistemoje. Geriausia – visada dvigubai tikrinti svarbius dokumentus, net jei sistema sako, kad viskas gerai. Aš pats kartais randu klaidas, kurios sistema praleido.

Ar galima apsidrausti nuo automatizavimo problemų?

Čia įdomus klausimas. Mes bandėme įvairias draudimo rūšis, bet tikrai nėra draudimo, kuris apsaugotų nuo visų problemų. Geriausia apsauga – turėti atsarginį planą. Pavyzdžiui, jei pagrindinė sistema neveikia, mes naudojame antrinę. Jei ir ji neveikia – grįžtame prie popierinių dokumentų ir telefonų. Žinoma, tai lėtesnis procesas, bet veikia. Svarbu turėti planą B, C ir net D.

Ką daryti jei vairuotojas nemoka dirbti su sistema?

Tai gana dažna problema, ypač su vyresniais vairuotojais. Mes organizuojame mokymus, bet ne visi nori mokytis. Vienas mūsų vairuotojas iki šiol naudoja popierinius žemėlapius ir sako, kad jam taip geriau. Mes su juo susitarėme – jis naudoja sistemą ten, kur būtina, o kitur daro pagal save. Ar tai efektyvu? Ne visada, bet žmogiškas požiūris kartais svariau nei 100% automatizacija. Be to, jis dirba su mumis 15 metų ir niekada nepadarė rimtos klaidos.

Patarimai

Ką patartumėte pradedantiesiems?

Pradėkite nuo mažo. Nereikia iš karto investuoti į brangias sistemas. Pirma, susitvarkykite pagrindinius procesus: dokumentus, maršrutus, bendravimą su klientais. Vėliau, kai jau matysite kur stringa procesai, tada ieškokite automatizavimo sprendimų. Mes pradėjome nuo paprasto Excel failo ir tik po poros metų perėjome prie profesionalios sistemos. Ir dar vienas patarimas – nepasikliaukite vien sistema. Visada turėkite žmogų, kuris gali patikrinti ir priimti sprendimus, jei kas nors ne taip.

Kaip išsirinkti tinkamą sistemą?

Čia nėra vieno atsakymo. Pirma, nuspręskite ko jums reikia: gal tik sekimo, gal pilnos sistemos su dokumentų valdymu. Antra, pasidomėkite kitų įmonių patirtimi – mes daug ko išmokome bendraudami su kolegomis. Trečia, išbandykite sistemą prieš perkant – dauguma siūlo bandomąjį laikotarpį. Na, ir dar svarbu – žiūrėkite ar sistema turi palaikymą lietuvių kalba, nes ne visos turi. Mes rinkomės sistemą, kuri turėjo lietuvišką palaikymą, ir tai labai padėjo pradžioje.

Kaip derinti automatizavimą su žmogišku darbu?

Čia reikia rasti balansą. Automatizavimas gerai veikia su standartinėmis, pasikartojančiomis užduotimis: dokumentų generavimas, sekimas, priminimai. Žmogiškas darbas reikalingas ten, kur reikia spręsti problemas, bendrauti su klientais, priimti sprendimus. Geriausiai veikia hibridinis modelis: система atlieka pagrindinį darbą, o žmogus prižiūri ir taiso klaidas. Mes taip dirbame ir kol kas veikia gerai.

Kada verta investuoti į brangesnes sistemas?

Investuokite tada, kai jau turite pakankamai klientų ir procesų, kurie kartojasi. Jei vežate tik kelis kartus per mėnesį, brangi sistema bus per didelė investicija. Bet kai jau turite pastovius maršrutus ir klientus, sistema atsiperka greičiau. Mes investavome į brangesnę sistemą kai pradėjome vežti reguliariai į Vokietiją kas savaitę. Iki tol naudojome paprastesnius sprendimus. Taigi, žiūrėkite į savo poreikius, o ne į tai, kas brangiausia.

Ar verta naudoti kelias sistemas kartu?

Mes naudojame kelias sistemas ir tai veikia, bet reikia jas sujungti. Problema ta, kad skirtingos sistemos dažnai nekalba tarpusavyje. Pavyzdžiui, mūsų sekimo sistema ir dokumentų sistema yra skirtingos, ir duomenis reikia vesti rankiniu būdu. Tai laiko reikalauja, bet kol kas geresnio sprendimo neradome. Yra sistemų, kurios apjungia viską, bet jos brangesnės. Taigi, čia jau kiekvieno įmonės sprendimas – ar investuoti į vieną brangią sistemą, ar naudoti kelias pigesnių.

Kaip išmokyti komandą dirbti su nauja sistema?

Mokymas yra kritinis. Mes visada skiriame laiko mokymams, kai diegiame naują sistemą. Bet ne visi mokosi vienodai greitai. Vieni perima per dieną, kitiems reikia savaitės. Svarbu būti kantriems ir nestumti per daug. Mes turėjome atvejį, kai vienas darbuotojas atsisako mokytis naujos sistemos, ir mes su juo išsiskyrame, nors buvo geras darbuotojas. Tai nemalonu, bet kartais būtina. Geriau turėti komandą, kuri moka dirbti su sistemomis, nei viena gerą specialistą, kuris nenaudoja technologijų.

Kokie ateities planai automatizavimo srityje?

Manau, artimiausiu metu daugiau bus naudojama dirbtinis intelektas maršrutų planavime ir problemų numatyme. Taip pat tikėtina, kad bus daugiau automatizacijos muitinės dokumentuose – jau dabar kai kurios šalys bando pilnai automatizuotą muitinės procesą. Mes planuojame išbandyti naujas sistemas kitais metais, bet dar nežinome kokias būtent. Gyvename greitai besikeičiančiame pasaulyje ir reikia nuolat prisitaikyti.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums pasakyti apie automatizavimą vežant į Vokietiją. Svarbiausia, ką išmokau per tuos metus – automatizavimas yra puikus įrankis, bet jis nepakeičia žmogiško darbo ir sprendimų. Sistema gali padėti, bet kai viskas eina ne pagal planą, vis dar reikia žmogaus, kuris žino ką daryti. Nenuvertinkite nei vieno, nei kito. Ir dar – nebiokite naujovių, bet ir nepersistenkite su jomis. Raskite savo balansą ir dirbkite.