Modernus logistikos optimizavimas su tracking sistema per Vokietiją

Įvadas

Jei per pastaruosius metus bent kartą užsakėte krovinį per Vokietiją, tikriausiai pastebėjot, kad viskas pasikeitė. Nebėra tos laukimo nežinomybės – dabar galima matyti, kur tavo krovinys tiksliai yra, kada bus pakrautas, kada išvažiuos ir kada atvažiuos. Na, bent jau taip teoriškai turėtų būti. Praktiškai – kartais veikia puikiai, kartais rodo kažkokias keistas būsenas, o kartais sistema tiesiog „užšąla" ir niekas nežino, kur dingo puspriekabė. Aš dirbu šioje srityje jau aštuonerius metus ir per tą laiką mačiau viską – nuo itin sklandžių pervežimų iki visiškų katastrofų, kai klientai skambina man panikos priepuolyje. Šiame straipsnyje noriu paprastai paaiškinti, kaip veikia šiuolaikinės tracking sistemos, ką jos duoda, o ko nedduoda, ir kaip iš tikrųjų galima optimizuoti savo logistiką, jei per Vokietiją vežate dažnai. Nežadu, kad bus viskas idealu – tiesiog bus naudinga.

DUK

Kaip veikia tracking sistema?

Na, čia reikia pradėti nuo to, kad nėra vienos vieningos sistemos. Yra keletas pagrindinių žaidėjų – Transporeon, TIMOCOM, LoadRunner, ir dar keletas mažesnių platformų. Paprastai tariant, kiekvienas vežėjas naudoja kažkokią sistemą, o tu, kaip klientas, gauni prieigą prie jos per portalą arba tiesiog nuorodą, kurią galima atidaryti naršyklėje. Sistema rodo GPS koordinates, kartais – realų laiką, kartais – tik paskutinį žinomą tašką. Čia svarbu suprasti skirtumą: tikras realaus laiko tracking reikalauja, kad vairuotojas turėtų įrenginį su SIM kortele ir stabiliu internetu. Jei to nėra – gauni informaciją su vėlavimu, kartais net kelių valandų. Aš pats esu matęs atvejų, kai sistema rodė, kad vilkikas stovi Vokietijoje, o iš tikrųjų jis dar buvo Lenkijoje ties siena. Taip nutinka dėl to, kad GPS duomenys kartais neatnaujinami, jei nėra tinklo.

Ar tracking sistema tikrai padeda sutaupyti laiko?

Taip, bet ne visada taip, kaip žmonės tikisi. Jei turi didelę įmonę su keliais dešimtais pervežimų per mėnesį – žinoma, sekimas leidžia geriau planuoti iškrovimus, derinti darbus su kitais skyriais, informuoti klientus. Bet jei veži vieną krovinį per mėnesį – čia nauda gerokai mažesnė. Tada svarbiau yra tiesiog geras susitarimas su vežėju dėl komunikacijos. Dar viena detalė: daugelis mano, kad tracking pakeičia telefono skambučius. Iš tikrųjų – ne visai. Vis tiek reikia paskambinti ir pasitikslinti, ypač jei matote, kad kažkas negerai. Sistema rodo duomenis, bet ji nemoka paaiškinti, kodėl vilkikas stovi vienoje vietoje jau tris valandas. O čia jau reikia žmogaus.

Kokie yra pagrindiniai tracking sistemų tipai?

Aš asmeniškai išskirčiau tris pagrindinius tipus. Pirmas – tai integruotos sistemos, kuriose dalyvauja ir vežėjas, ir gavėjas, ir siuntėjas. Jos brangesnės, bet suteikia daugiau galimybių. Antras tipas – paprastos GPS sekimo platformos, kurias vežėjas tiesiog dalinasi su klientu. Jos paprastesnės, bet informacija kartais būna ribota. Trečias tipas – tai tiesiog SMS žinutės arba WhatsApp nuotraukos su vietove. Taip, taip taip pat yra tam tikra sekimo forma, nors ir primityvesnė. Aš pats dažnai sakau klientams: jei vežėjas siunčia jums kas dvi valandas žinutę su vieta – tai iš tikrųjų gali būti net geriau nei kokia nors brangi sistema, kuri rodo pasenusią informaciją.

Ar galima pasitikėti GPS duomenimis 100%?

Ne. Ir čia aš noriu būti labai atviras. GPS sistema nėra tobula. Kartais ji rodo netikslią vietą dėl blogo signalo tuneliuose, miškuose ar tiesiog prietaisų trikdžių. Kartais pats vairuotojas išjungia sekimą, nes nori pertraukos arba dėl kitų priežasčių, kurias jis būna suderinęs su savo viršininku, bet ne su tavimi. Dar yra atvejų, kai naudojami seni įrenginiai, kurie tiesiog nebeatsako. Aš rekomenduoju visada turėti alternatyvų susisiekimo kanalą su vežėju – telefoną, WhatsApp, el. paštą. Kartais tai išgelbsti nervus.

Kiek kainuoja tracking sistema?

Čia labai įvairiai. Kai kurios didelės logistikos įmonės turi savo vidines sistemas, kurios įtrauktos į pervežimo kainą – tada mokėti papildomai nereikia. Kitos naudoja trečiųjų šalių platformas ir už papildomą mokestį suteikia prieigą klientams. Paprastai tai būna nuo keliolikos iki keliasdešimt eurų už pervežimą. Yra ir tokių atvejų, kai sistema yra nemokama, bet tada ji rodo labai mažai informacijos – tik pagrindinius taškus. Aš visada sakau klientams: prieš užsakydami krovinį, pasitikslinkite, ką konkrečiai rodo ta sistema ir ar verta mokėti papildomai. Kartais tas papildomas mokestis tikrai prasmingas, o kartais – tiesiog pinigų švaistymas.

Kaip sekti krovinį, jei vežėjas nenaudoja jokios sistemos?

Tada belieka senieji metodai – reguliarūs telefono skambučiai ir žinutės. Aš žinau, kad tai skamba archaiškai, bet veikia. Geras vežėjas visada atsilieps ir pasakys, kur yra. Jei neatsiliepia – jau galima spręsti, kad kažkas negerai. Dar viena išeitis – patiems naudoti nepriklausomą GPS sekiklį, kurį galima įdėti į krovinį. Tai nedidelis įrenginys, kuris siunčia duomenis tiesiai tau, nepriklausomai nuo vežėjo sistemos. Jie kainuoja nuo keliasdešimt iki kelių šimtų eurų, priklausomai nuo funkcionalumo. Jei veži brangius krovinius – tikrai verta investuoti.

Kokie yra dažniausiai problemos su tracking?

Didžiausia problema, kurią aš matau kasdien – tai informacijos atnaujinimo vėlavimas. Sistema rodo, kad krovinys buvo prieš dvi valandas Vokietijos vakaruose, o iš tikrųjų jis jau seniai Berlyne. Antra problema – tai nesuprantamos būsenos. Pavyzdžiui, sistema rodo „delayed" arba „in transit", bet nepaaiškina, kodėl. Trečia – tai techniniai gedimai. Kartais sistema tiesiog neveikia, ir niekas nežino kodėl. Dar būna atvejų, kai rodomi neteisingi duomenys dėl to, kad vilkikas pakeitė priekabą arba buvo perkeltas į kitą transporto priemonę, o sistema to neatspindi. Čia reikia būti kantriam ir tiesiog skambinti vežėjui – jis dažniausiai žinos daugiau nei bet kokia sistema.

Ar galima automatizuoti pranešimus apie krovinio būseną?

Taip, daugelis šiuolaikinių sistemų tai leidžia. Galima nustatyti, kad sistema automatiškai siųstų el. laišką ar SMS, kai krovinys pasiekia tam tikrą tašką, pvz., kerta sieną arba atvažiuoja į paskirties vietą. Tai tikrai patogu, ypač jei turi daug pervežimų ir negali pats viso sekti. Bet čia yra vienas niuansas: pranešimai gali būti siunčiami ir tada, kai dar nieko konkretaus nežinoma. Pavyzdžiui, sistema gali parašyti, kad krovinys „greitai bus pakrautas", o iš tikrųjų dar niekas nepradėjo krauti. Tai gali sukelti painiavą. Aš pats rekomenduoju pranešimus naudoti, bet visada patikrinti informaciją kitais būdais, jei ji atrodo per gera arba per bloga.

Kokia yra geriausia tracking programa?

Nėra vienos atsakymo į šį klausimą. Viskas priklauso nuo to, ko jums reikia. Jei dirbate su didelėmis tarptautinėmis įmonėmis – greičiausiai jos naudos kažkokią žinomą platformą, ir jums teks ja naudotis. Jei patys renkatės vežėją – pasiteiraukite, kokią sistemą jie siūlo. Aš asmeniškai esu matęs gerų ir blogų patirčių su beveik visomis populiariomis sistemomis. Svarbiausia yra ne pati programa, o tai, kaip vežėjas ją naudoja ir kaip greitai reaguoja į jūsų klausimus. Kartais paprastesnė sistema su geru vežėju veikia geriau nei brangi sistema su blogu.

Kaip sužinoti, ar vežėjas tikrai naudoja tracking sistemą?

Paprasčiausias būdas – paklausti. Dar prieš užsakydami pervežimą, pasiteiraukite, ar bus galima sekti krovinį ir kaip tai bus galima padaryti. Geri vežėjai iš karto atsiųs nuorodą arba paaiškins, kaip prisijungti. Jei pradeda kažką murmėti apie tai, kad „sistema šiuo metu neveikia" arba kad „tai papildomai kainuoja" – jau verta susimąstyti. Aš taip pat rekomenduoju patikrinti, ar sistema iš tikrųjų veikia. Paprašykite, kad jums parodytų demonstracinę versiją arba parodytų, kaip ji veiks jūsų konkrečiu atveju. Jei vežėjas to negali arba nenori padaryti – vėlgi, susimąstykite.

Ar galima sekti krovinį per Google Maps?

Techniškai – taip, jei turi GPS koordinates. Kai kurios tracking sistemos leidžia atsisiųsti duomenis, kuriuos galima atidaryti Google Maps. Bet čia reikia žinoti, ką darai. Paprastai tai nėra patogiausias būdas, nes reikia rankiniu būdu įvesti koordinates, o tai užima laiko. Yra paprastesnių būdų. Kita vertus, jei jau turi koordinates ir nori greitai pamatyti, kur tai yra – Google Maps tikrai gali pagelbėti. Aš pats kartais taip darau, kai noriu greitai suprasti, kur tiksliai yra tas taškas, kurį nurodo sistema.

Ką daryti, jei tracking sistema rodo klaidingą informaciją?

Pirmiausia – nepanikuoti. Antra – susisiekti su vežėju ir pasitikslinti tikrąją padėtį. Kartais sistema tiesiog atsilieka, ir viskas yra gerai. Kartais iš tikrųjų yra problemų, ir vežėjas apie jas tiesiog nežinojo, kol jūs nepaskambinote. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai sistema rodė, kad krovinys jau išvyko, o iš tikrųjų vilkikas dar buvo techninėje priežiūroje. Vežėjas tiesiog pamiršo atnaujinti informaciją. Po mano skambučio viskas išsisprendė per kelias minutes. Taigi, visada geriau pasitikslinti asmeniškai.

Ar galima naudoti tracking sistemą keliems kroviniams vienu metu?

Taip, daugelis platformų leidžia stebėti kelis pervežimus vienu metu. Tai ypač naudinga, jei turite didelę įmonę su daugybe krovinių. Paprastai yra sąrašo rodinys, kuriame matomi visi kroviniai su jų būsenomis. Galima filtruoti pagal datą, vietą, klientą ir kitus kriterijus. Bet čia vėlgi – viskas priklauso nuo sistemos. Kai kurios leidžia tai daryti labai patogiai, kitos – ne taip gerai. Jei jums tai svarbu – iš anksto pasiteiraukite, kaip bus galima sekti kelis krovinius.

Kaip tracking sistema padeda planuoti iškrovimą?

Čia yra vienas didžiausių pranašumų. Kai žinai, kada krovinys tiksliai atvažiuos, gali geriau suplanuoti iškrovimo laiką, paskirstyti darbus darbuotojams, informuoti kitus skyrius. Pavyzdžiui, jei žinai, kad vilkikas bus iki pietų, gali rytą nieko neplanuoti ir susitelkti į kitus darbus. Jei matai, kad bus vėluojama – gali iš karto informuoti klientą ir suderinti naują laiką. Aš pats esu matęs, kaip dėl gerų tracking sistemų įmonės sutaupė daug laiko ir pinigų, nes nebereikėjo laukti nežinioje. Bet čia vėlgi – reikia, kad sistema rodytų tikslius duomenis, o ne tik apytiksliai.

Ar galima sekti krovinį iš telefono?

Taip, daugelis šiuolaikinių sistemų turi mobiliąsias programas arba yra pritaikytos mobiliesiems naršyklėms. Tai labai patogu, nes gali sekti krovinį bet kur – biure, namuose, kelyje. Bet čia reikia atkreipti dėmesį į tai, kad ne visos sistemos vienodai gerai veikia telefone. Kai kurios yra labiau pritaikytos kompiuteriui ir telefone rodo tik dalį informacijos. Kitos – atvirkščiai. Dar viena detalė: jei naudojate mobiliąją programą, įsitikinkite, kad turite gerą interneto ryšį. Kartais programme rodomi pasenę duomenys tiesiog dėl to, kad telefonas prarado ryšį su serveriu.

Kokie yra tracking sistemų privalumai?

Pagrindinis privalumas – žinai, kur tavo krovinys. Nežinomybė yra viena didžiausių problemų logistikoje, ir tracking sistemos ją bent iš dalies išsprendžia. Antras privalumas – galima geriau planuoti savo darbą. Trečias – lengviau bendrauti su klientais ir tiekėjais, nes gali jiems pasakyti tikslų laiką. Ketvirtas – mažiau reikia skambinti ir rašyti žinutes vežėjui, nes daug informacijos gauni automatiškai. Penktas – kartais galima pastebėti problemas anksčiau, nei jos tampa rimtos. Pavyzdžiui, jei matai, kad krovinys stovi vienoje vietoje per ilgai – gali iš karto domėtis, kas nutiko.

Kokie yra tracking sistemų trūkumai?

Na, pradėkime nuo to, kad jos nėra tobulos. Duomenys gali būti pasenę, netikslūs arba visiškai neteisingi. Antra – jos kartais sukuria melagingą saugumo jausmą. Žmonės mano, kad jei sistema rodo, jog viskas gerai, tai viskas iš tikrųjų gerai. Bet taip būna ne visada. Trečia – ne visi vežėjai nori naudoti šias sistemas arba naudoja prastas versijas. Ketvirta – kartais informacijos per daug. Jei turi daug krovinių, gali tiesiog pasimesti duomenų sraute. Penkta – priklausomybė nuo technologijų. Jei sistema neveikia – esi kaip ir aklųjų karalystėje. Aš pats esu patyręs visus šiuos trūkumus, todėl visada sakau klientams: tracking sistema – tai pagalbinis įrankis, bet ne panacėja.

Kaip pagerinti savo logistikos procesus naudojant tracking?

Pirma – naudok sistemą reguliariai, o ne tik tada, kai reikia. Peržiūrėk duomenis kasdien, net jei viskas gerai. Antra – analizuok istoriją. Daugelis sistemų saugo senus duomenis, ir juos galima peržiūrėti. Tai padeda suprasti, kur dažniausiai kyla problemų. Trečia – derink tracking su kitais procesais. Pavyzdžiui, su automatizuotais pranešimais klientams, su sąskaitų faktūrų generavimu ir pan. Ketvirta – mokyk savo darbuotojus naudotis sistema. Jei jie nemoka arba nenaudoja – naudos bus mažai. Penkta – rink duomenis ir naudojasi jais priimant sprendimus. Pavyzdžiui, jei matai, kad tam tikras maršrutas nuolat vėluoja – galbūt verta rinktis kitą vežėją arba kitą laiką.

Ar verta investuoti į savo tracking sistemą?

Jei turite didelę įmonę su daugybe pervežimų – taip, greičiausiai verta. Bet jei vežate retai – greičiausiai ne. Čia reikia paskaičiuoti, ar sąnaudos atsipirks. Dar vienas aspektas: jei investuojate į savo sistemą, ji turi būti suderinama su vežėjų sistemomis. O tai kartais būna sudėtinga, nes skirtingi vežėjai naudoja skirtingas platformas. Aš pats esu matęs įmonių, kurios investavo didelius pinigus į savo sistemas, o po to vis tiek naudojosi vežėjų sistemomis, nes savojos niekas nemokėjo arba nenorėjo naudoti. Taigi, čia reikia gerai pagalvoti prieš investuojant.

Kaip elgtis, jei vežėjas atsisako naudoti tracking sistemą?

Čia yra keletas variantų. Pirmas – bandyti derėtis. Paaiškinkite, kad jums svarbu sekti krovinį, ir kad galbūt galite už tai mokėti papildomai. Antras – ieškoti kito vežėjo. Jei jis atsisako naudoti sistemą dabar, greičiausiai atsisakys ir ateityje, o jums to reikia. Trečias – naudoti savo nepriklausomą sekiklį. Kaip jau minėjau anksčiau, tai nedidelis įrenginys, kurį galima įdėti į krovinį. Ketvirta – tiesiog priimti situaciją ir pasitikėti vežėju. Bet čia jau rizikinga, ypač jei vežate brangius krovinius arba turite griežtus terminus.

Kokie yra ateities trendai tracking srityje?

Aš matau keletą aiškių krypčių. Pirma – vis didesnis automatizavimas. Sistemos taps protingesnės ir galės pačios numatyti problemas, o ne tik rodyti duomenis. Antra – integracija su kitais procesais. Pavyzdžiui, su automatiniu dokumentų generavimu, su klientų valdymo sistemomis ir pan. Trečia – dirbtinis intelektas. Jau dabar kai kurios sistemos naudoja AI, kad analizuotų duomenis ir teiktų rekomendacijas. Ketvirta – didesnis dėmesys į tvarumą. Bus galima sekti ne tik krovinio vietą, bet ir jo anglies pėdsaką, degalų sąnaudas ir pan. Penkta – paprastesnis naudojimas. Sistemos taps intuityvesnės ir lengvesnės naudoti paprastiems žmonėms.

Ar galima naudoti tracking duomenis ginčuose su vežėjais?

Taip, bet čia reikia būti atsargiam. Duomenys iš tracking sistemos gali būti naudojami kaip įrodymas, kad krovinys buvo vėluojamas arba kad jis buvo netinkamai tvarkomas. Bet čia svarbu turėti omenyje, kad ne visada duomenys yra tikslūs. Be to, kartais vežėjas gali pateikti savo duomenis, kurie skiriasi nuo tavo. Geriausia būtų turėti nepriklausomą šaltinį – pavyzdžiui, savo GPS sekiklį. Aš pats esu matęs ginčų, kuriuos išsprendė būtent nepriklausomi duomenys. Taigi, jei jums svarbu turėti įrodymų – galbūt verta investuoti į savo sekiklį.

Kaip dažnai reikia tikrinti tracking informaciją?

Viskas priklauso nuo situacijos. Jei krovinys yra kelyje ir viskas vyksta pagal planą – pakanka tikrinti kelis kartus per dieną arba net kartą. Jei yra problemų arba vėlavimų – reikia tikrinti dažniau, gal kas valandą. Aš pats rekomenduoju nustatyti sau priminimus arba naudoti automatinius pranešimus, kad nereikėtų patiems visą laiką tikrinti. Dar viena išeitis – paprašyti vežėjo, kad jis pats informuotų apie svarbius pokyčius. Tai atlaisvina jūsų laiką ir sumažina stresą.

Ar galima sekti krovinį per kelias šalis naudojant vieną sistemą?

Dažniausiai taip, bet ne visada. Jei vežėjas naudoja sistemą, kuri veikia keliose šalyse – tada galima sekti visą kelią. Bet jei vežėjas keičiasi kiekvienoje šalyje (pavyzdžiui, Lietuva – Lenkija – Vokietija), tada gali reikėti kelių sistemų. Čia vėlgi reikia iš anksto pasitikslinti su vežėju. Dar būna atvejų, kai sistema veikia tik tam tikrose šalyse. Pavyzdžiui, Vokietijoje gali veikti puikiai, bet Lenkijoje – blogai arba visai neveikti. Tai priklauso nuo to, kokius tinklus naudoja įrenginiai.

Ką daryti, jei sistema rodo, kad krovinys jau atvyko, bet jo nėra?

Pirmiausia – nepanikuoti ir nedaryti skubotų išvadų. Kartais sistema rodo, kad krovinys atvyko, bet iš tikrųjų jis dar pakeliui, tiesiog duomenys atnaujinti per vėlai. Antra – susisiekti su vežėju ir pasitikslinti. Trečia – patikrinti, ar tikrai teisingas adresas, ar nėra kokios nors klaidos. Ketvirta – jei krovinys tikrai dingęs – pradėti paieškas. Čia gali padėti ir tracking duomenys, jei jie rodo paskutinę žinomą vietą. Penkta – jei nieko nerandate – kreiptis į policiją ir draudimo kompaniją. Aš pats esu matęs kelis tokius atvejus, ir dažniausiai krovinys atsirasdavo dėl kokios nors paprastos klaidos – neteisingo adreso, nesupratingo darbuotojo ir pan.

Ar galima naudoti tracking sistemą norint pagerinti santykius su klientais?

Žinoma. Jei jūsų klientai mato, kad jūs žinote, kur yra jų krovinys ir galite jiems tiksliai pasakyti, kada jis bus – tai sukuria pasitikėjimą. Jie jaučiasi saugiau ir žino, kad jums rūpi jų krovinys. Dar daugiau – galite perduoti jiems prieigą prie tracking sistemos, kad jie patys galėtų sekti. Tai ypač naudinga, jei turite daug klientų ir negalite patys atsakinėti į visus jų klausimus. Bet čia vėlgi – reikia, kad sistema veiktų patikimai. Jei ji rodo klaidingą informaciją – gali būti blogiau nei visai neturėti sistemos.

Kaip sužinoti, ar mano vežėjas naudoja patikimą tracking sistemą?

Yra keletas būdų tai išsiaiškinti. Pirma – paklauskite jo tiesiogiai. Kokius įrenginius naudoja? Kaip dažnai atnaujinami duomenys? Ar sistema veikia visose šalyse, kur vežate? Antra – pasiskaitykite atsiliepimus internete. Kiti klientai dažnai rašo, ar sistema veikė gerai, ar buvo problemų. Trečia – patys išbandykite. Paprašykite, kad jums parodytų, kaip sistema veikia, jūsų konkrečiu atveju. Ketvirta – pasiklauskitę kitų žmonių, kurie naudojo tą patį vežėją. Jei dauguma sako, kad sistema veikia gerai – greičiausiai taip ir yra. Jei dauguma skundžiasi – verta susimąstyti.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau jums papasakoti apie modernų logistikos optimizavimą su tracking sistema per Vokietiją. Svarbiausia, ką norėčiau, kad prisimintumėte: tracking sistema yra puikus įrankis, bet ji nėra visagalis. Ji padeda sekti krovinį, geriau planuoti darbus ir mažina nežinomybę, bet ji neatstoja gerų santykių su vežėju ir nuolatinės komunikacijos. Jei turite galimybę naudoti tokią sistemą – naudokite, bet visada turėkite planą B, jei ji neveiktų. O jei vežėjas nesiūlo jokios sistemos – galbūt verta pasidomėti, kodėl taip yra, ir ar tikrai norite su juo dirbti. Linkiu jums sklandžių pervežimų ir kuo mažiau streso!