Greitas atsakymas į užsakymo užklausas į Vokietiją

Įvadas

Dirbu tarptautinių perkraustymų srityje jau aštuonerius metus. Per tą laiką mačiau šimtus žmonių, kurie pirmiausiai klausia – ar greitai atsakysite? Suprantu, kodėl tai svarbu. Kai jums reikia perkraustyti į Vokietiją, gyvenimas dažnai jau verda – darbas pradėtas, vaikai į mokyklą reikia vesti, o namuose dėžės laukia supakuotos. Greitas atsakymas į užsakymo užklausas į Vokietiją nėra tik mandagumas – tai pirmas ženklas, kad įmonė supranta, jog laikas čia svarbiausia. Papasakosiu, kaip viskas vyksta iš mano kasdienės patirties, ir atsakysiu į klausimus, kuriuos girdžiu nuolat.

Kaip vyksta greitas atsakymas

Kiek laiko tikrai užtrunka gauti atsakymą?

Na, čia viskas priklauso nuo įmonės, bet aš visada sakau klientams – jei parašote ryte, iki vakaro turėtumėt turėti bent jau pradinį atsakymą. Mes stengiamės atsakyti per 2–4 valandas darbo metu. Kartais, jei reikia pasitikslinti detales dėl tūrio ar datos, gali užtrukti iki kitą dieną. Bet jei jums niekas neatsako per parą – jau verta susimąstyti. Aš pats per dieną gaunu gal kokias 15–20 užklausų, ir stengiuosi visoms atsakyti tą pačią dieną, net jei tik trumpai parašau „gavau, detales suderinsim rytoj".

Ar greitas atsakymas garantuoja gerą paslaugą?

Čia reikia būti atsargiam. Greitas atsakymas dar nereiškia, kad viskas bus gerai. Kartais būna taip – parašai užklausą, per 15 minučių gauni labai gražų, išsamų atsakymą su kaina, o paskui paaiškėja, kad tas žmogus išvis neperkrausto į Vokietiją, o tiesiog perpardavinėja užsakymus kitur. Taip, atsakymas buvo greitas, bet kokybės garantijos nėra. Aš visada sakau žmonėms – pasitikrinkite, ar ta įmonė tikrai veikia Lietuvoje, ar turi biurą, ar galite paskambinti. Greitis svarbus, bet ne vienintelis kriterijus.

Ką daryti, jei atsakymas ateina tik po kelių dienų?

Jei parašėte pirmadienį, o atsakymas ateina tik ketvirtadienį – jau yra problema, bent jau mano manymu. Žinoma, jei tai šventės ar savaitgalis, tada kita kalba. Bet normaliu atveju, gera įmonė turi žmones, kurie seka užklausas ir bent jau patvirtina, kad gavote žinutę. Aš pats kartais atsiunčiu trumpą žinutę „gavau jūsų užklausą, detales suderinsim rytoj" – ir klientai sako, kad jau jaučiasi ramiau, nes žino, jog jų neužmiršo.

Ar verta skambinti, jei atsakymas per ilgai?

Taip, tikrai verta. Kartais el. laiškai tiesiog pasimeta, kartais jie patenka į spamą. Aš pats esu turėjęs atvejų, kai žmogus parašė, aš atsakiau, o jam niekas neatėjo – pasirodo, jo pašto serveris kažkaip blokuodavo naujus adresus. Kai paskambina, visada galiu iškart paklausti detalių, o ne tik spėlioti iš bendro užklausos teksto. Taigi jei per dieną negauni atsakymo – skambink. Gerai įmonėje telefonas visada atsiliepia, arba bent jau perskambina per kelias valandas.

Kas įtakoja greitumą

Ar užklausos per savaitgalį greitai apdorojamos?

Čia jau priklauso nuo įmonės. Mes, pavyzdžiui, savaitgalį dirbame tik dalinai – kas nors visada tikrina žinutes, bet išsamius atsakymus su tikslia kaina dažniausiai gaunate pirmadienį. Yra įmonių, kurios turi žmones, dirbančius ir šeštadienį – bet tai retesnis atvejis. Geriausia tiesiog tikėtis, kad jums atsakys iki pirmadienio, jei rašote penktadienį vakare. O jei jums labai skubu – būtinai pažymėkite tai užklausos tekste, kad matytųsi, jog reikia greičiau.

Ar turiu pateikti daug informacijos, kad gautų greitą atsakymą?

Kuo daugiau informacijos pateiksite iš karto, tuo greičiau gausite tikslesnį atsakymą. Jei parašysite tik „perkraustymas į Vokietiją, kiek kainuoja?" – aš turėsiu klausti: kada, kiek daiktų, iš kur į kur, ar reikia pakavimo, ar turite savo dėžes. O jei iš karto parašysite: „3 kambarių butas Kaune, norime perkraustyti į Berliną, galimas laikas – birželio 15–20, reikėtų supakuoti viską, kiek maždaug kainuotų?" – tada aš galiu per valandą duoti bent preliminarų skaičių. Taigi taip – informacija pagreitina procesą, bet jei ko nors trūksta, paprasčiausiai paklausiu, ir tai neužtrunka.

Ar tam tikros detalės sulaukia greitesnio atsakymo?

Na, jei matome, kad žmogus jau turi aiškią datą ir žino, ko nori – taip, tokioms užklausoms dažniausiai skiriame pirmenybę. Nes tai realūs klientai, o ne tik smalsūs. Bet čia nėra jokios taisyklės – aš stengiuosi visus atsakymus rašyti greitai. Tiesiog kartais, kai reikia pasikonsultuoti su vadybininku dėl konkretaus maršruto, užtrunka. Bet jei jūsų užklausa paprasta – pavyzdžiui, tik persikraustymas su savais daiktais, be pakavimo – tada atsakymas gali būti labai greitas, net per valandą.

Kodėl kai kurios įmonės atsako iškart, o kitos – labai lėtai?

Yra keletas priežasčių. Pirma – įmonės dydis. Mažos įmonės dažnai atsako greičiau, nes ten vienas žmogus dirba ir su klientais, ir su pačiu perkraustymu. Didelės įmonės turi atskirus žmones už klientų aptarnavimą, bet kartais tarp jų informacija perduodama lėčiau. Antra – sezoniškumas. Prieš vasarą ir rugsėjį užklausų būna daugiau, ir atsakymai gali užtrukti. Trečia – kai kurios įmonės tiesiog tingi, ir čia jau jų problema, ne jūsų. Aš visada sakau – jei per 2 darbo dienas negaunate atsakymo, ieškokite kitos įmonės.

Kaip parašyti gerą užklausą

Ką būtinai parašyti užklausos laiške?

Svarbiausia – žinoti bent jau apytiksliai, ką norite perkraustyti. Ar tai butas, ar namas, kiek kambarių? Ar turite baldų, buitinės technikos, ar tai tik kelios dėžės? Taip pat svarbu žinoti – iš kur ir į kur konkrečiai Vokietijoje? Nes Kaunas į Miuncheną ir Kaunas į Tiubingeną – tai labai skirtingi atstumai ir kainos. Dar parašykite, ar turite numatytą datą, ar lankstus. Ir jei jums svarbu, kad būtų greitas atsakymas – parašykite tai! Aš asmeniškai greičiau atsakau tiems, kurie sako „reikia greito atsakymo, nes sprendimą priimsime šią savaitę".

Ar verta rašyti kelioms įmonėms iš karto?

Taip, tai netgi protinga. Bet čia yra vienas niuansas – jei jau susitarėte su viena įmone, būkite mandagūs ir praneškite kitoms, kad jums jau nebereikia. Aš pats esu matęs atvejų, kai žmogus parašo dešimčiai įmonių, gautų dešimt pasiūlymų, ir tada dingsta. Tai nėra labai gražu, bet suprantu, kad žmonės ieško geriausios kainos. Tiesiog būkite sąžiningi – jei jau pasirinkote, pasakykite. O jei dar tik renkate informaciją, tai normalu.

Ar galiu gauti greitą atsakymą be tikslios datos?

Taip, bet tada atsakymas bus labiau apytikslis. Pavyzdžiui, jei parašysite „planuojame perkraustymą į Vokietiją kitų metų pradžioje, kol kas tik renkamės informaciją" – aš galiu pasakyti, kiek maždaug kainuotų, kokios yra galimybės, bet tikslios kainos su konkrečia data irgi reikės derinti vėliau. Tai nėra blogai – kartais žmonės tiesiog nori žinoti, ar jiems tai apskritai į rankas, ar ne. Aš visada stengiuosi atsakyti net ir į tokius „žvalgybinius" klausimus, nes suprantu, kad sprendimas priimamas palaipsniui.

Ar užklausa telefonu greitesnė nei el. paštu?

Čia priklauso. Jei skambinate ir iš karto gaunate atsakymą – taip, greičiau. Bet jei jums sako „palaukite, perkelsiu pas vadybininką" ir palieka laukti penkias minutes, tai kartais ilgiau nei parašyti el. laišką. Aš pats rekomenduoju – jei jau žinote, ko norite, ir turite kelis klausimus, skambinkite. O jei norite tiesiog gauti preliminarų pasiūlymą, el. laiškas gali būti patogesnis, nes galėsite išsaugoti visą informaciją. Be to, kai kurios įmonės telefonu net nedetalizuoja – sako, kad reikia atsiųsti užklausą el. paštu. Tai jau jų vidaus tvarka.

Kas vyksta po greito atsakymo

Ką daryti gavus greitą atsakymą su kaina?

Pirmiausia perskaitykite viską atidžiai. Gerame atsakyme turėtų būti: preliminar kaina, kas į ją įeina, kokios papildomos paslaugos galimos, kaip bus organizuojamas pats perkraustymas. Jei kažkas neaišku – klauskite. Aš visada sakau klientams: geriau paklausti dabar nei po to pyktis, kad kažkas buvo nepasakyta. Jei kaina atrodo per didelė – derėkit. Jei ji per maža – taip pat klauskite, kodėl taip pigiai, ar tikrai viskas įskaičiuota. Kartais pasitaiko, kad nurodo labai žemą kainą, o po to ima papildomus mokesčius už kiekvieną smulkmeną.

Ar greitas atsakymas reiškia, kad jau galiu pasirašyti sutartį?

Ne, tikrai ne. Greitas atsakymas yra tik pirmas žingsnis. Po to seka detalesnės konsultacijos, kartais apžiūra vietoje (arba bent jau video skambutis, jei negalite susitikkti fiziškai), tikslinė kaina, sutarties sąlygos. Aš pats visada sakau – neskubėkite. Jei jums siūlo labai gerą kainą ir spaudžia greitai pasirašyti, tai kartais yra raudonas vėliavėlės. Geriems specialistams nereikia skubinti žmonių – jie žino, kad gerai padarytas darbas kalba pats už save. Taigi gavę greitą atsakymą, pasidarykite laiko apsispręsti, palyginkite su kitais pasiūlymais.

Ką daryti, jei po greito atsakymo nieko nevyksta?

Kartais būna taip – gauni gražų atsakymą, viskas atrodo puiku, o paskui žmogus dingsta. Neatsako į kitus laiškus, nekelia telefono. Čia jau blogas ženklas. Aš pats esu tokių atvejų matęs – kartais tai tiesiog pervargęs vadybininkas, kuris užmiršo, o kartais tai sąmoningas apgaulės bandymas. Jei per kelias dienas nieko nevyksta – skambinkite. Jei ir toliau niekas neatsako – ieškokite kitos įmonės. Geriau laiku sustoti nei vėliau galvoti, kur dingo mano daiktai.

Ar galima gauti greitą atsakymą ir dėl mažo perkraustymo?

Taip, žinoma. Kartais žmonės mano, kad jei turi tik kelias dėžes ar nedidelį kiekį daiktų, tai jų užklausa nėra svarbi. Ne – kiekvienas klientas svarbus. Mes dirbame ir su dideliais namais, ir su mažais butais, ir tiesiog su keliais lagaminais. Tiesiog kartais mažesniam užsakymui reikia mažiau laiko derinti, ir atsakymas gali būti dar greitesnis. O kartais mažas užsakymas gali būti sudėtingas logistiškai, jei reikia derinti su kitais pervežimais. Bet kokiu atveju – rašykite, nesuabejosiu, atsakysiu.

Dažniausios problemos

Kodėl kartais atsakymas būna tik bendras, be konkrečios kainos?

Nes tikrai tiksliai kainos neįmanoma pasakyti be detalesnės informacijos. Jei parašysite „noriu perkraustyti į Vokietiją" be jokių detalių, aš galiu tik apytiksliai pasakyti – nuo tiek iki tiek. Bet tai nėra labai naudinga, nes skirtumas gali būti didelis. Geriau yra paklausti papildomų detalių ir gauti tikslesnį skaičių, nei gauti labai platų intervalą. Aš pats stengiuosi visada duoti bent jau preliminarų skaičių, net jei jis bus „kiek maždaug", bet su paaiškinimu, kas įtakoja kainą.

Ar galiu pasitikėti labai žema kaina iš greito atsakymo?

Čia reikia būti labai atsargiam. Kartais būna taip – gauni pasiūlymą, kuris gerokai mažesnis nei kiti, ir iš karto nori sutikti. Bet po to paaiškėja, kad tas pervežėjas neturi licencijos, arba jo automobilis bus pilnas kitų užsakymų, o tavo daiktai stovės sandėlyje mėnesį. Aš visada sakau – jei kaina per daug skiriasi nuo rinkos, klauskite, kodėl. Geri pervežėjai turi ką pasakyti, kodėl jie brangesni arba pigesni. O jei nieko konkretaus nepaaiškina – tai jau įtartina.

Ką daryti, jei manęs nesuprato teisingai?

Kartais būna, kad parašai vienką, o supranta kitaip. Pavyzdžiui, sakei „3 kambarių butas", o jie suprato, kad tai namas su trimis kambariais. Arba nurodei vieną miestą Vokietijoje, o jie perskaitė kitaip. Jei matote, kad atsakymas neatitinka jūsų poreikių – tiesiog pakartokite, patikslinkite. Geri specialistai mielai ištaisys nesusipratimą. O jei jie pradeda pykti arba aiškinti, kad jūs blogai parašėte – tai jau jų problema, ne jūsų. Jūs esate klientai, ir jūsų poreikiai svarbiausi.

Ar galima gauti greitą atsakymą, jei rašau naktį?

Techniškai taip – jei įmonė turi automatizuotą sistemą, galite gauti greitą atsakymą naktį. Bet tai dažniausiai būna tik patvirtinimas, kad gauta žinutė, o ne išsamus atsakymas. Jei rašote naktį Lietuvos laiku, tai dienos metu Vokietijoje, ir atsakymas gali ateiti ryte. Bet jei jums labai skubu, geriau parašyti ryte, kad iki vakaro jau turėtumėte atsakymą. Aš pats kartais atsakinėju ir vėlai vakare, jei turiu laiko, bet tai nėra taisyklė.

Kaip atskirti gerą įmonę

Ką rodo greitas ir kokybiškas atsakymas?

Gerame atsakyme matosi, kad žmogus tikrai skaitė jūsų užklausą, o ne tiesiog atsiuntė šabloninį tekstą. Jei atsakyme minimi konkretūs dalykai, kuriuos jūs parašėte – pavyzdžiui, jūsų miestas, jūsų numatoma data – vadinasi, buvo skirta dėmesio. Taip pat gerame atsakyje būna aišku, kas toliau – kada susitiksime, ką daryti toliau, kaip susisiekti. O jei gaunate tik bendrą „mes dirbame visoje Europoje, rašykite, jei domina" – tai jau neatsakymas, o tiesiog automatinis atsakymas.

Ar greitas atsakymas per socialinius tinklus patikimas?

Taip ir taip. Kai kurios įmonės labai aktyviai atsako per Facebook ar Instagram, ir tai gali būti greičiau nei el. paštas. Bet čia svarbu patikrinti, ar tas žmogus tikrai dirba toje įmonėje, ar tai nėra tiesiog marketingo komanda. Aš pats asmeniškai per Facebook atsakinėju į paprastesnius klausimus, bet jei reikia detalesnės informacijos, visada kviečiu rašyti el. paštu arba skambinti. Taigi socialiniai tinklai gali būti greitas būdas susisiekti, bet sprendimus priimkite tik gavę visą informaciją.

Kaip greitas atsakymas susijęs su pačiu perkraustymu?

Iš mano patirties – labai tiesiogiai. Jei įmonė greitai atsako į jūsų žinutes prieš perkraustymą, greičiausiai greitai atsakos ir po to, jei kils klausimų. O jei jau pradžioje stringa komunikacija, tai po to gali būti dar blogiau. Aš visada sakau klientams – stebėkite, kaip su jumis bendrauja iš pradžių. Jei viskas sklandu, greičiausiai ir pats perkraustymas bus gerai organizuotas. O jei jau dabar sunku susisiekti, tai įsivaizduokite, kas bus, kai jūsų daiktai bus kelyje.

Ar galima tikėtis greito atsakymo iš mažų įmonių?

Taip, ir čia gali būti net greičiau nei iš didelių. Mažose įmonėse dažnai vienas žmogus priima sprendimus, jam nereikia nieko derinti su viršininku, jis tiesiog atsako. Aš pats dirbu mažoje įmonėje, ir mes tikrai stengiamės atsakyti greitai. Bet čia yra ir minusas – jei tas vienas žmogus serga arba atostogauja, tai gali niekas neatsakyti. Didelės įmonės turi atsarginius žmones, bet jų atsakymai kartais būna mažiau asmeniški. Abu variantai turi pliusų ir minusų.

Išvada

Greitas atsakymas į užsakymo užklausas į Vokietiją tikrai svarbus – tai rodo, kad įmonė vertina jūsų laiką ir nori padėti. Bet nepamirškite, kad greitis nėra vienintelis dalykas, į kurį reikia atkreipti dėmesį. Visada patikrinkite, ar atsakymas yra išsamus, ar jums atsako konkrečiai, ar matosi, kad žmogus suprato jūsų poreikius. O jei per kelias dienas nieko negaunate – tiesiog ieškokite toliau, nes gerų įmonių tikrai yra. Sėkmės renkantis!