Siuntos sekimo sistema – nuolat žinokite kur jūsų siunta yra

Įvadas

Dirbu tarptautinių pervežimų srityje jau beveik 15 metų ir galiu pasakyti vieną dalyką – klientai visada klausia tos pačios frazės: „O kur mano siunta dabar?" Anksčiau atsakydavau skambindamas vairuotojams, žiūrėdamas į popierinius sąrašus ir bandydamas prisiminti, kuris vilkikas važiavo į Vokietiją šeštadienį. Šiandien viskas kitaip. Siuntos sekimo sistema leidžia stebėti krovinį realiuoju laiku – nuo sandėlio iki galutinio pristatymo. Tai ne tik patogu, bet ir būtina, kai dirbi su didelėmis įmonėmis, kurioms kiekviena valanda kainuoja pinigus. Šiame straipsnyje paaiškinsiu, kaip veikia sekimo sistemos, ką jos gali, o ko – ne, ir kaip išsirinkti tinkamą sprendimą savo verslui.

Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip veikia siuntos sekimo sistema?

Siuntos sekimo sistema veikia labai paprastai – ji surenka duomenis iš įvairių šaltinių ir sujungia juos į vieną aiškų vaizdą. Pirma, GPS įrenginys vilkike arba konteineryje siunčia koordinates kas kelias minutes. Antra, vairuotojas ar sandėlio darbuotojas skanuoja brangakmenius (brangakmenis – tai toks mažas lipdukas su brūkšniniu kodu, kuris priskiriamas kiekvienai siuntai). Trečia, sistema gauna duomenis iš muitinės, uosto ar geležinkelio terminalo. Viskas susimeta į vieną žemėlapį ir sąrašą, kurį gali matyti kompiuteryje ar telefone. Kartais būna problemų – pavyzdžiui, jei vairuotojas pamiršta paspausti mygtuką arba GPS signalas dingsta tunelyje. Bet apie tai kalbėsime vėliau.

Ar sekimo sistema veikia visose šalyse?

Čia reikia būti atsargiam. Europos Sąjungoje – taip, veikia puikiai. Vokietijoje, Lenkijoje, Prancūzijoje – visur turime partnerius, kurie naudoja panašias sistemas, todėl duomenys perduodami be problemų. Bet kai siunta pasiekia, tarkim, Kazachstaną arba Uzbekistaną, čia jau prasideda tikras nuotykis. Vieną kartą turėjome siuntą į Taškentą ir tris dienas nežinojome, kur ji yra – tiesiog dingęs signalas. Pasirodo, vietos muitinėje viską daro rankiniu būdu ir duomenis į sistemą įveda tik kartą per dieną. Taigi, jei vežate į Aziją arba Afriką, geriau visada turėkite atsarginį planą ir žinokite vietos partnerio telefono numerį.

Kiek kainuoja siuntos sekimo sistema?

Čia labai priklauso nuo to, ko jums reikia. Paprasčiausi sprendimai – pvz., tik GPS sekimas – kainuoja nuo 5 iki 15 eurų už vieną transporto priemonę per mėnesį. Brangesnės sistemos, kurios apima ir sandėlio valdymą, ir muitinės dokumentų sekimą, gali kainuoti 50–100 eurų per mėnesį. Yra ir enterprise sprendimai, kurie kainuoja kelis tūkstančius per mėnesį, bet jie skirti didelėms logistikos įmonėms su šimtais vilkikų. Aš visada sakau klientams – pradėkite nuo paprasto sprendimo ir žiūrėkite, ko jums iš tikrųjų reikia. Nereikia mokėti už funkcijas, kurių niekada nenaudosite.

Ar galiu sekti siuntą iš telefono?

Taip, žinoma. Šiuolaikinės siuntos sekimo sistemos turi programas tiek „Android", tiek „iOS" operacinėms sistemoms. Programėlės veikia gana gerai – galite matyti žemėlapį, gauti pranešimus, kai siunta pereina tam tikrą tašką, ir net bendrauti su vairuotoju per pokalbių funkciją. Vienas dalykas – jei naudojate seną telefoną arba lėtą interneto ryšį, programa gali strigti. Kartą turėjau klientą, kuris skundėsi, kad programa rodo, jog jo siunta yra Paryžiuje, nors jis pats buvo Vilniuje. Pasirodo, jis žiūrėjo į seną atvaizdą, kuris nebuvo atnaujintas. Išmokome pamoką – visada pasitikrinkite, ar turite naujausią programos versiją.

Kokie yra pagrindiniai sekimo sistemos privalumai?

Na, pradėkime nuo akivaizdžių dalykų. Pirma, jūs žinote, kur yra jūsų siunta. Tai atrodo paprasta, bet tikrai palengvina gyvenimą. Antra, galite planuoti pristatymus tiksliau – jei žinote, kad vilkikas stringa eisme priešais Milaną, galite iš karto pranešti klientui, kad pristatymas vėluos valandą. Trečia, sumažėja ginčų dėl prarastų ar sugadintų siuntų – nes turite įrodymų, kur ir kada siunta buvo. Ketvirta, galite stebėti vairuotojų elgesį – ar laikosi greičio ribojimų, ar daro pertraukas, kada reikia. Žinoma, čia jau kitas klausimas dėl privatumo, bet apie tai kalbėsime atskirai.

Ar sekimo sistema padeda sumažinti išlaidas?

Čia tikrai padeda, bet ne visada taip, kaip žmonės tikisi. Taip, sutaupote laiko – nereikia skambinėti ir klausti, kur siunta. Taip, išvenigate baudų už vėlavimus, nes galite juos numatyti iš anksto. Bet čia yra vienas niuansas – pati sistema kainuoja pinigus, ir jei jūsų verslas mažas, galbūt neverta mokėti už brangų sprendimą. Aš turėjau klientą, kuris vežiojo prekes tik tarp Lietuvos ir Latvijos, ir jam paprasčiausiai užteko vairuotojo telefono skambučių. Kiekvienas atvejis skirtingas.

Ką daryti, jei sekimo sistema rodo neteisingus duomenis?

Pirma, nepankite panikos. Kartais sistema rodo senus duomenis – tai vadinama „atnaujinimo vėlavimu". Jei matote, kad siunta stovi vienoje vietoje jau tris valandas, o jūs žinote, kad ji turėjo judėti, geriausia paskambinkite vairuotojui. GPS kartais praleidžia signalą, ypač jei vilkikas važiuoja po žeme arba per mišką. Vieną kartą turėjome situaciją, kai sistema rodė, kad vilkikas yra Vokietijoje, o iš tikrųjų jis dar buvo Lenkijoje – pasirodo, buvo problema su GPS davikliu ir jį teko pakeisti. Taigi, jei kas nors neaišku – skambinkite žmogui, o ne tikrinkite ekraną.

Ar galima sekti kelias siuntas vienu metu?

Taip, žinoma. Siuntos sekimo sistema leidžia matyti visą jūsų transporto parką viename lange. Galite filtruoti pagal šalį, pagal klientą, pagal datą. Pvz., jei turite 20 siuntų į Vokietiją ir norite greitai pamatyti, kurios jau pasiekė tikslą, o kurios dar kelyje – tiesiog paspauskite filtrą ir viskas bus aišku. Tai labai patogu, kai dirbate su dideliais klientais, kuriems reikia pateikti ataskaitą iki tam tikros valandos.

Kaip sekimo sistema padeda su muitinės dokumentais?

Čia yra vienas iš didžiausių privalumų. Šiuolaikinės sistemos gali sekti ne tik fizinę siuntos vietą, bet ir dokumentų būklę. Pvz., jei siunta eina per Vokietijos muitinę, sistema parodo, ar dokumentai jau pateikti, ar jie patvirtinti, ar reikia papildomos informacijos. Tai labai svarbu, nes muitinėje kartais užstringama būtent dėl dokumentų – pvz., trūksta vieno parašo arba neteisingai nurodyta prekės vertė. Vieną kartą turėjome siuntą, kuri stringo muitinėje jau dvi dienas, ir tik per sekimo sistemą sužinojome, kad trūksta vieno sertifikato. Iš karto susisiekėme su klientu, jis atsiuntė dokumentą, ir siunta pajudėjo. Be sistemos būtume sužinoję tik po savaitės.

Ar sekimo sistema veikia su jūrų konteineriais?

Taip, bet čia yra tam tikrų ypatumų. Jūrų konteineriai sekami šiek tiek kitaip nei vilkikai. Naudojami specialūs GPS įrenginiai, kurie veikia per palydovinį ryšį – jie brangesni, bet veikia visame pasaulyje, net viduryje vandenyno. Be to, konteineriai dažnai keliauja per uostus, kur duomenys atnaujinami rankiniu būdu. Pvz., jei konteineris yra Roterdamo uoste, sistema gali rodyti tik tai, kad jis yra uoste, bet ne konkrečioje vietoje. Čia reikia suprasti, kad jūrų pervežimai yra lėtesni ir mažiau „matomi" nei kelių transportas. Bet vis tiek geriau turėti bent kokį sekimą nei neturėti nieko.

Kokie yra sekimo sistemos trūkumai?

Na, pradėkime nuo to, kad sistema nėra tobula. Kartais duomenys vėluoja, kartais GPS rodo netikslią vietą, kartais sistema tiesiog sugenda. Vieną kartą turėjome atvejį, kai sekimo sistema rodė, kad vilkikas važiuoja į vieną pusę, o iš tikrųjų vairuotojas jau buvo pasukęs į kitą – pasirodo, buvo seno tipo GPS įrenginys, kuris atnaujindavo duomenis tik kas 15 minučių. Kitas trūkumas – priklausomybė nuo interneto ryšio. Jei vairuotojas yra vietovėje, kur nėra mobiliojo ryšio, sistema tiesiog negauna duomenų. Dar viena problema – per daug informacijos. Kartais sistema rodo tiek daug duomenų, kad sunku suprasti, kas svarbu. Čia reikia išmokti naudotis filtrais ir nustatymais.

Ar galima nustatyti pranešimus apie vėlavimus?

Taip, ir tai yra viena iš naudingiausių funkcijų. Galite nustatyti, kad sistema jums praneštų, jei siunta vėluoja daugiau nei tam tikrą laiką, arba jei ji nepasiekė numatyto taško iki tam tikros valandos. Pvz., jei siunta turėjo būti Barselonoje iki 18:00, bet sistema rodo, kad ji dar yra prieš Paryžių, gausite pranešimą ir galėsite iš karto susisiekti su klientu. Tai labai padeda išvenigti nemalonių pokalbių ir skundų. Vienas mano klientas net nustatė, kad jam pranešama SMS žinute, jei siunta stringa daugiau nei valandai – taip jis visada žino, kas vyksta.

Kaip pasirinkti tinkamą sekimo sistemą?

Pirma, pagalvokite, ko jums iš tikrųjų reikia. Ar jums reikia tik paprasto GPS sekimo, ar norite ir sandėlio valdymo, ir dokumentų sekimo? Antra, pasidomėkite, ar sistema veikia tose šalyse, į kurias dažniausiai vežate. Trečia, pasitikrinkite, ar sistema lengva naudoti – juk ją naudos ne tik jūs, bet ir jūsų vairuotojai bei klientai. Ketvirta, palyginkite kainas. Aš visada rekomenduoju pradėti nuo nemokamo bandymo periodo – dauguma įmonių siūlo 14 dienų arba mėnesio bandomąją versiją. Taip galėsite suprasti, ar sistema jums tinka, prieš mokėdami pinigus.

Ar sekimo sistema padeda su draudimu?

Čia reikia būti atsargiam. Taip, jei turite įrodymų, kur buvo siunta ir kas jai nutiko, draudimo kompanija gali greičiau išmokėti kompensaciją. Bet čia yra vienas svarbus dalykas – daugelis draudimo kompanijų vis tiek reikalauja oficialaus įvykio raporto, nuotraukų ir kitų dokumentų. Sistema gali padėti įrodyti, kad siunta buvo tam tikroje vietoje tam tikru metu, bet ji negali įrodyti, kas konkrečiai nutiko. Pvz., jei siunta buvo pavogta, sistema gali parodyti, kad ji buvo tam tikroje vietoje, bet ne tai, kas konkrečiai įvyko. Taigi, sistema – tai pagalbinis įrankis, bet ne garantija.

Kokie yra populiariausi sekimo sistemų tiekėjai?

Yra daug įmonių, kurios siūlo sekimo sistemas. Tarp žinomiausių – Transporeon, LoadRunner, FourKites, project44. Kiekviena turi savo privalumų ir trūkumų. Transporeon labiau orientuota į Europos rinką, FourKites – į JAV. project44 gerai integruojasi su kitomis sistemomis, bet kainuoja brangiau. Yra ir mažesnių vietinių tiekėjų, kurie siūlo paprastesnius sprendimus už mažesnę kainą. Aš pats dirbu su keliomis sistemom priklausomai nuo kliento poreikių – nėra vieno universalaus sprendimo, kuris tinka visiems.

Ar galima integruoti sekimo sistemą su mano verslo sistema?

Dauguma šiuolaikinių sistemų siūlo API – tai yra būdas sujungti jas su jūsų turima programa arba svetaine. Pvz., jei turite internetinę parduotuvę, galite rodyti klientams siuntos būklę tiesiai jūsų puslapyje. Bet čia reikia techninės pagalbos – jei nesate programuotojas, greičiausiai prireiks specialisto pagalbos. Vienas mano klientas norėjo, kad jo puslapyje rodytųsi siuntos būklė, ir mes samdėme programuotoją, kuris viską sujungė. Dabar klientai gali patys matyti, kur yra jų siunta, ir nereikia mums skambinti. Tai labai pagerino klientų aptarnavimą.

Ką daryti, jei vairuotojas nesutinka būti sekamas?

Čia yra jautri tema. Iš vienos pusės, jūs esate verslo savininkas ir turite teisę žinoti, kur yra jūsų transportas. Iš kitos pusės, vairuotojai jaučiasi prižiūrimi ir kartais tai sukelia konfliktus. Aš visada sakau – geriausia kalbėtis atvirai. Paaiškinkite vairuotojui, kodėl sekimas yra svarbus – ne tam, kad jį kontroliuotumėte, o tam, kad galėtumėte greičiau reaguoti, jei kas nors nutiks. Be to, priminkite, kad sekimas padeda ir jam – jei įvyksta avarija arba problema, sistema gali padėti įrodyti, kad jis nebuvo kaltas. Žinoma, jei vairuotojas vis tiek nesutinka, čia jau kitas pokalbis su teisininku.

Ar sekimo sistema padeda su CO2 emisijų sekimu?

Taip, ir tai tampa vis svarbiau. Daugelis sistemų jau turi funkciją, kuri skaičiuoja CO2 emisijas pagal nuvažiuotą atstumą, kuro sąnaudas ir kitus duomenis. Tai naudinga, jei jūsų įmonė turi pateikti ataskaitas apie aplinkosaugos rodiklius, arba jei jūsų klientai reikalauja žaliojo logistiko sprendimo. Vienas mano klientas net naudoja šiuos duomenis kaip konkurencinį pranašumą – jis rodo savo klientams, kad jo pervežimai yra „žalesni" nei konkurentų. Ar tai tikrai veikia – sunku pasakyti, bet klientams patinka.

Kiek tiksliai sistema rodo vietą?

Paprastai GPS tikslumas yra nuo 5 iki 15 metrų – tai gana tikslu. Bet čia yra kelios išimtys. Pirma, miestuose su aukštais pastatais GPS gali būti mažiau tikslus dėl signalo atspindžių. Antra, jei naudojamas senas GPS įrenginys, tikslumas gali būti blogesnis. Trečia, kai vilkikas yra uždaroje patalpoje – pvz., sandėlyje arba garaže – GPS gali rodyti netikslią vietą. Vieną kartą turėjome atvejį, kai sistema rodė, kad vilkikas yra vidury ežero – pasirodo, jis buvo sandėlyje šalia ežero, ir GPS tiesiog „suklydo". Taigi, visada verta patikrinti informaciją kitais būdais.

Ar galima sekti siuntą be GPS?

Taip, yra ir kitų būdų. Pirma, galima naudoti brangakmenų (brangakmenis – brūkšninis kodas) skaitytuvus sandėliuose ir terminaluose – kiekvieną kartą, kai siunta perėja per tam tikrą tašką, ji „skenuojama" ir sistema gauna žinutę. Antra, galima naudoti RFID žymes – jos veikia panašiai kaip brangakmenys, bet nereikia tiesioginio kontakto. Trečia, galima tiesiog sekti dokumentus – pvz., jei žinote, kad siunta buvo išsiųsta tam tikru laiku ir žinote numatomą pristatymo laiką, galite patys apskaičiuoti, kur ji gali būti. Bet šie būdai yra mažiau tikslūs nei GPS.

Kokie yra ateities trendai sekimo sistemose?

Čia galiu tik spėlioti, bet manau, kad bus vis daugiau dirbtinio intelekto. Jau dabar kai kurios sistemos naudoja AI, kad numatytų vėlavimus ir siūlytų alternatyvius maršrutus. Ateityje tikriausiai bus dar protingesni – pvz., sistema galės automatiškai perskaičiuoti pristatymo laiką, jei mato, kad eisme yra problemų, arba siūlys kitą vairuotoją, jei mato, kad dabartinis vairuotojas pavargęs. Dar vienas trendas – didesnis dėmesys tvarumui. Jau dabar kai kurios sistemos siūlo „žaliuosius" maršrutus, kurie naudoja mažiau kuro. Manau, kad ateityje tai taps standartu.

Ar sekimo sistema padeda su darbuotojų mokymu?

Netiesiogiai – taip. Jei turite duomenų apie tai, kaip vairuotojai elgiasi kelyje, galite naudoti šią informaciją mokymams. Pvz., jei matote, kad tam tikras vairuotojas dažnai viršija greitį arba staigiai stabdo, galite su juo pasikalbėti ir paaiškinti, kodėl tai pavojinga. Žinoma, čia reikia elgtis atsargiai – vairuotojai gali jaustis prižiūrimi ir tai gali sukelti nepasitikėjimą. Aš visada rekomenduoju naudoti šiuos duomenis konstruktyviai, o ne baudžiamuoju būdu.

Ką daryti, jei sistema rodo, kad siunta prarasta?

Pirma, nepanikuokite. Kartais sistema rodo, kad siunta prarasta, nors iš tikrųjų ji tiesiog stringa kažkur tarpiniame taške. Paskambinkite vairuotojui ir paklauskite, kas vyksta. Jei vairuotojas neatsako, paskambinkite į sandėlį arba terminalą, kur paskutinį kartą buvo matyta siunta. Jei tikrai pasirodo, kad siunta prarasta, pradėkite standartinę procedūrą – praneškite draudimo kompanijai, pradėkite tyrimą, susisiekite su klientu. Čia sekimo sistema gali padėti parodyti paskutinę žinomą siuntos vietą, bet tolesni veiksmai jau priklauso nuo konkrečios situacijos.

Ar galima naudoti sekimo sistemą su geležinkelio transportu?

Taip, bet čia yra tam tikrų ypatumų. Geležinkelio transportas sekamas šiek tiek kitaip nei kelių transportas. Naudojami specialūs vagonsų identifikavimo numeriai, kurie registruojami geležinkelio sistemoje. Duomenys dažnai atnaujinami tik tada, kai vagonas atvyksta į stotį arba išvyksta iš jos. Taigi, negalima matyti tikslios vagono vietos kelyje – galima matyti tik tai, kur jis buvo paskutinį kartą užfiksuotas. Be to, ne visos geležinkelio bendrovės dalijasi duomenimis su išorinėmis sistemomis. Čia reikia tiesiogiai bendradarbiauti su geležinkelio operatoriumi.

Kiek laiko reikia, kad išmoktum naudotis sekimo sistema?

Dauguma sistemų yra gana paprastos ir išmokstama per kelias dienas. Bet čia priklauso nuo to, kiek funkcijų naudosite. Jei naudosite tik paprastą sekimą – žemėlapį ir pranešimus – išmoksite per valandą ar dvi. Jei norėsite naudotis visomis funkcijomis – sandėlio valdymas, dokumentų sekimas, ataskaitų generavimas – gali prireikti kelių dienų ar net savaičių. Aš visada rekomenduoju pasinaudoti mokymais, kuriuos siūlo sistemos tiekėjai – dauguma jų turi video pamokas arba asmeninį mokymą.

Ar sekimo sistema veikia su šaldytuvais?

Taip, ir tai labai svarbu, jei vežate maisto produktus arba vaistus. Yra specialios sekimo sistemos, kurios stebi ne tik vietą, bet ir temperatūrą šaldytuve. Jei temperatūra pakyla aukščiau leistinos ribos, sistema iš karto siunčia perspėjimą. Tai labai svarbu, nes sugadintas krovinys gali kainuoti labai brangiai. Vieną kartą turėjome atvejį, kai šaldytuvas sugedo kelyje į Italiją, ir sistema iš karto mus perspėjo. Mes spėjome sustabdyti vilkiką ir iškviesti mechaniką, kol prekės dar nebuvo sugadintos. Be sistemos būtume sužinoję tik tada, kai klientas atidarė šaldytuvą ir pamatė, kad viskas sugedę.

Ką daryti, jei klientai skundžiasi, kad sistema rodo neteisingą informaciją?

Pirma, išklausykite klientą ir neapsiginkite. Kartais sistema tikrai rodo neteisingą informaciją, ir klientui tai sukelia problemų. Antra, patikrinkite duomenis patys – galbūt yra klaida sistemoje, o galbūt klientas tiesiog nesupranta, ką mato. Trečia, jei problema yra sistemoje, susisiekite su tiekėju ir paprašykite ištaisyti. Ketvirta, visada pasiūlykite alternatyvų būdą gauti informaciją – pvz., galite patys paskambinti vairuotojui ir perduoti žinutę klientui. Svarbiausia – nepalikti kliento su problema ir visada būti pasiekiamiems.

Išvada

Siuntos sekimo sistema – tai ne prabanga, o būtinybė šiuolaikinėje logistikoje. Ji leidžia žinoti, kur yra jūsų siunta, greičiau reaguoti į problemas, gerinti klientų aptarnavimą ir net sutaupyti pinigų. Žinoma, sistema nėra tobula – kartais duomenys vėluoja, kartais GPS rodo netikslią vietą, kartais kyla problemų su privatumu. Bet bendras paveikslas yra aiškus: jei norite dirbti rimtai ir patikimai, sekimo sistema yra būtinas įrankis. Išsirinkite tinkamą sprendimą savo verslui, išmokite juo naudotis ir stebėkite, kaip keičiasi jūsų darbas. Pirmą kartą gali būti sunku, bet po kelių savaičių jūs jau neįsivaizduosite, kaip galėjote dirbti be jos.