Reguliarus siuntos pristatymas į Angliją dokumentai kas savaitę

Įvadas

Dirbu tarptautinių perkraustymų ir siuntų srityje jau beveik 15 metų, ir galiu pasakyti vieną dalyką – žmonės, kuriems reikia reguliariai siųsti dokumentus į Angliją kas savaitę, susiduria su visai kitokiais iššūkiais nei tie, kurie siunčia vieną kartą per metus. Čia reikia sistemos, patikimo partnerio ir aiškios dokumentų tvarkos. Per tuos metus mačiau viską – nuo įmonių, kurios susidėliojo visą procesą kaip šveicariškas laikrodis, iki tokių atvejų, kai dokumentai dingdavo arba vėluodavo dėl elementarių klaidų. Šiame straipsnyje bandysiu paaiškinti, kaip viskas veikia realybėje, kokius dokumentus reikia ruošti, ir į ką verta atkreipti dėmesį, kad kiekviena savaitė būtų sklandi. Nes jei viskas veikia gerai – to net nepastebi. O jei kažkas ne taip – tada jaučiasi iškart.

DUK

Kokie dokumentai reikalingi reguliariai siunčiant į Angliją?

Reikalingi dokumentai priklauso nuo to, ką jūs siunčiate. Jei tai verslo dokumentai – sąskaitos faktūros, sutartys, prekių aprašymai – tai paprastai užtenka prekės deklaracijos ir siuntos sąrašo. Bet jei siunčiate asmeninius dokumentus, gali prireikti paso kopijos arba įgaliojimo, jei siuntėjas nėra gavėjas. Svarbiausia žinoti, kad nuo Brexit Anglija (Jungtinė Karalystė) traktuojama kaip trečioji šalis, todėl net paprasti dokumentai turi būti tinkamai apiforminti. Kartais žmonės mano, kad jei tai tik popieriai, tai nieko nereikia. Tai didžiausia klaida – dokumentai taip pat yra siunta, ir jiems taikomi tie patys muitinės reikalavimai.

Ar reikia muitinės deklaracijos siunčiant dokumentus į Angliją?

Taip, beveik visada reikia bent paprastos deklaracijos. Nuo Brexit Anglija yra už ES ribų, tad net ir siunčiant vieną lapą popieriaus reikia užpildyti tam tikras muitinės formas. Konkrečiai – jei siunčiate komercinę siuntą (pvz., sąskaitas faktūras verslo tikslais), reikia prekės deklaracijos CN22 arba CN23 formos. Asmeniniam siuntui kartais užtenka paprastesnės formos, bet čia jau reikia žiūrėti konkrečiai. Aš visada patariu klientams nepatingėti ir užpildyti viską tvarkingai – vėliau problemų bus daug mažiau.

Kiek laiko užtrunka reguliarus pristatymas į Angliją?

Paprastai 2–4 darbo dienos, bet gali būti ir ilgiau. Priklauso nuo to, kokiu būdu siunčiate. Jei naudojate greitąjį kurjerį (DHL, UPS, FedEx), dažniausiai dokumentai pasiekia Angliją per 2–3 dienas. Jei tai paprastesnis pašto tarnybos siuntimas, gali užtrukti ir iki savaitės. Čia dar reikia įskaityti muitinės patikrą, kuri kartais užtrunka dieną ar dvi. Aš pats esu matęs atvejų, kai siunta „užstrigo" muitinėje tik dėl to, kad deklaracijoje buvo nurodyta per maža vertė. Taigi visada geriau numatyti kelias dienas atsargos.

Kokia yra reguliaraus siuntimo kaina?

Kaina priklauso nuo daugelio faktorių – svorio, dydžio, greičio ir paslaugų lygio. Jei siunčiate tik dokumentus, jie sveria nedaug, tad kaina dažniausiai prasideda nuo keliolikos eurų už siuntą, jei tai paprastas paštas. Greitieji kurjeriai kainuoja brangiau – nuo 30 iki 60 eurų ir daugiau, priklausomai nuo skubumo. Bet čia yra svarbus momentas: jei siunčiate kas savaitę, verta tartis dėl nuolaidos arba sudaryti sutartį su vienu paslaugų teikėju. Aš asmeniškai mačiau, kaip įmonės sutaupo iki 30% reguliaraus siuntimo sąnaudų, kai pradėjo dirbti su vienu partneriu pagal sutartį.

Kaip sutvarkyti dokumentus, kad jie nekeltų problemų muitinėje?

Pirma – aiškiai užpildykite deklaraciją. Antra – įsitikinkite, kad viskas atitinka tikrovę. Muitinė tikrina siuntas atsitiktinai, bet jei jūsų siunta patenka į tą atsitiktinumą – o tai kartais nutinka – tada viskas turi būti tvarkoje. mano patirtis rodo, kad dažniausios problemos yra: neteisinga prekių vertė, neatitikimas tarp deklaracijos ir faktinės siuntos, arba visiškai neužpildyta forma. Dar vienas patarimas – jei siunčiate daug dokumentų, darykite jų kopijas sau ir saugokite bent metus. Kartais prireikia įrodyti, kad siunta tikrai buvo išsiųsta ir ką ji turėjo.

Ar galima siųsti dokumentus į Angliją paprastu paštu?

Galima, bet reikia žinoti, ką darote. Paprastas paštas yra lėtesnis ir mažiau patikimas nei kurjerių tarnybos. Be to, jei siunta dingsta arba vėluoja, paprastu paštu ją atsekti yra žymiai sunkiau. Aš pats rekomenduoju paprastąjį paštą tik tuomet, kai dokumentai nėra skubūs ir jų vertė nėra didelė. Verslo atveju, ypač jei tai svarbūs dokumentai, geriau rinktis kurjerį su sekimo funkcija. Čia taupymas kartais gali kainuoti daugiau nei sutaupysite.

Kas yra EORI numeris ir ar jo reikia siunčiant į Angliją?

EORI numeris (Economic Operators Registration and Identification) reikalingas, jei siunčiate kaip verslo subjektas į ES ribų. Nuo Brexit Jungtinė Karalystė reikalauja EORI numerio prekių įvežimui, ir nors dokumentai nėra prekės tradicine prasme, kai kuriais atvejais muitinė gali jo paprašyti. Čia esu tikras ne 100% – kai kurie mano kolegos sako, kad dokumentams EORI nereikia, bet aš pats turėjau atvejį, kai siunta buvo sustabdyta būtent dėl šios priežasties. Geriau turėti nei neturėti, jei siunčiate reguliariai kaip įmonė.

Kaip užtikrinti, kad dokumentai būtų pristatyti laiku kiekvieną savaitę?

Čia reikia sistemos, o ne atsitiktinumo. Pirma, susitarkite su paslaugų teikėju dėl reguliaraus paėmimo laiko. Antra, turėkite aiškiai paruoštus dokumentus kiekvieną savaitę – ne laiku pradėkite ruošti, o jau būkite pasiruošę. Trečia, naudokite siuntų sekimo sistemą, kad galėtumėte matyti, kur jūsų siunta yra bet kuriuo momentu. Dar vienas dalykas – turėkite atsarginį planą. Kartais nutinka taip, kad jūsų įprastas kurjeris turi problemų (buvo atvejis, kai vienas didelis kurjeris streikavo dvi savaites), ir tada reikia greitai persijungti į kitą kanalą.

Ką daryti, jei dokumentai dingsta siunčiant į Angliją?

Pirmiausia – nesijauskite gerai, bet veikite greitai. Jei naudojate sekamą siuntą, iškart kreipkitės į paslaugų teikėją su pretenzija. Jie turi atlikti tyrimą. Tuo pačiu metu siųskite pakartotinę siuntą, jei dokumentai buvo kritiškai svarbūs. Čia svarbu žinoti, kad jei siunta dingsta dėl paslaugų teikėjo kaltės, jie dažniausiai atlygina žalą, bet tik iki tam tikros sumos. Jei siunčiate labai svarbius dokumentus, verta apsidrausti papildomai arba siųsti dviejų skirtingų tarnybų pagalba. Aš visada sakau klientams: jei dokumentas yra toks svarbus, kad jo dingimas sugriautų jūsų verslą – siųskite du kartus skirtingais būdais.

Ar galima siųsti dokumentus į Angliją elektroniniu būdu?

Techniškai taip, bet ne visada tai priimtina. Kai kurie dokumentai priimami elektroniniu būdu – pvz., sąskaitos faktūros dažnai siunčiamos el. paštu. Bet jei reikalingas originalus dokumentas su parašu arba antspaudu, tada reikia fizinės siuntos. Dar yra atvejų, kai Anglijos institucijos reikalauja originalo – pavyzdžiui, teisiniai dokumentai, tam tikros sutartys. mano nuomone, viskas priklauso nuo to, kam dokumentai skirti. Geriausia prieš siunčiant pasitikslinti su gavėju, ar elektroninė kopija bus priimtina.

Kaip tvarkyti dokumentų kopijas ir originalus?

Gaukite sau kopijas visada, o originalus siųskite tik tada, kai būtina. Per tuos 15 metų aš mačiau per daug atvejų, kai žmonės siunčia originalius dokumentus, nors pakaktų kopijos. Jei yra galimybė – siųskite kopiją, o originalą laikykite sau. Jei reikia originalo, naudokite dvigubą siuntimą: siųskite originalą vienu būdu, o kopiją kitu, kaip atsarginį variantą. Dar vienas patarimas – skenuokite viską prieš siųsdami. Turėdami skaitmeninę kopiją, galėsite greitai išsiųsti pakartotinę siuntą, jei kas nors nutiks.

Kokius dokumentus reikia pateikti, jei siunčiate įmonės vardu?

Čia reikia daugiau nei tik siuntos sąrašo. Jei siunčiate kaip įmonė, jums reikės: įmonės registracijos dokumento, PVM mokėtojo numerio (jei esate PVM mokėtojas), ir kartais įgaliojimo, jei siuntą tvarko ne įmonės vadovas. Dar svarbu turėti aiškią prekių aprašymą – kas tai yra, kokia vertė, kokiu tikslu. Muitinė ypač atidžiai žiūri į verslo siuntas, nes čia yra mokesčių aspektas. Aš pats visada patariu klientams turėti visus įmonės dokumentus tvarkingai susistemintus – tai pagreitina procesą ir sumažina klausimų skaičių.

Kaip elgtis, jei dokumentai stringa muitinėje?

Pirmiausia – išsiaiškinkite kodėl. Dažniausios priežastys: neužpildyta deklaracija, neteisinga informacija, arba siunta buvo atrinkta atsitiktinei patikrai. Kreipkitės į paslaugų teikėją – jie turėtų turėti informaciją, kodėl siunta laikoma. Kartais užtenka papildomo dokumento, kurį reikia pateikti. Retesniais atvejais gali prireikti tiesiogiai bendrauti su muitine, bet tai jau sudėtingiau. Vienas mano klientas turėjo atvejį, kai dokumentai buvo sustabdyti tik dėl to, kad deklaracijoje buvo nurodyta "dokumentai", o muitinė norėjo tikslesnio aprašymo – "verslo sąskaitos faktūros". Po papildomo paaiškinimo viskas išsisprendė per dieną.

Kokie yra skirtumai tarp skirtingų kurjerių tarnybų?

Kiekviena tarnyba turi savų pliusų ir minusų. DHL greitas ir patikimas, bet brangesnis. UPS panašus į DHL, kartais šiek tiek pigesnis. FedEx gerai veikia tarptautiniuose maršrutuose. Paprastesnės tarnybos (pavyzdžiui, nacionaliniai paštai) yra lėtesnės, bet pigesnės. mano patirtis rodo, kad verta išbandyti kelias tarnybas ir pažiūrėti, kuri geriausiai tinka jūsų poreikiams. Vienas dalykas, kurį pastebėjau per metus – kartais mažesnė tarnyba būna geresnė konkrečiame maršrute, nes ji turi geresnius partnerius toje šalyje.

Ar reikia drausti siuntas?

Verta apsvarstyti, ypač jei dokumentai svarbūs. Dauguma kurjerių tarnybų siūlo papildomą draudimą už papildomą mokestį. Jei siunčiate kas savaitę, šie mokesčiai gali susidėti, bet kartais verta. Aš pats visada sakau: jei dokumentų dingimas ar sugadinimas jums kainuotų daugiau nei keliasdešimt eurų – apsidrauskite. Ypač jei tai teisiniai dokumentai, sutartys arba dokumentai su ribotu galiojimu. Vienas mano klientas prarado labai svarbų dokumentą, ir nors gavo kompensaciją, ji neatiko realios žalos. Geriau apsidrausti iškart.

Kaip sumažinti siuntimo išlaidas, jei siunčiate kas savaitę?

Derėkitės ir sudarykite sutartį. Dauguma kurjerių tarnybų siūlo nuolaidas reguliariems klientams. Jei siunčiate kas savaitę, jūs esate patrauklus klientas, ir tai jums naudinga. dar vienas būdas – siųsti didesnes siuntas rečiau, jei įmanoma. Pavyzdžiui, jei per savaitę susikaupia keletas dokumentų, galite siųsti vieną didesnę siuntą vietoj kelių mažų. Svarbu žinoti, kad kai kurios tarnybos taiko didesnius mokesčius už mažas siuntas, nes jų tvarkymas kainuoja panašiai kaip ir didelių.

Ką dėti į siuntos aprašymą, kad išvengti problemų?

Būkite tikslūs, bet paprasti. Venkite per bendrų aprašymų kaip "dokumentai" arba "popieriai". Geriau nurodykite konkretų: "verslo sąskaitos faktūros", "teisinė dokumentacija", "sandorio sutartis". Taip pat nurodykite tikrąją vertę – jei dokumentai yra komercinės vertės, nurodykite ją. Muitinė labiau pasitiki siuntomis, kuriose informacija aiški ir tiksli. Aš pats visada rekomenduoju parašyti kelis sakinius apie siuntos turinį – tai kartais padeda išvengti papildomų klausimų.

Kaip sekti siuntą į Angliją?

Naudokite sekimo numerį, kurį gaunate iš paslaugų teikėjo. Beveik visos tarnybos dabar siūlo internetinę sekimo sistemą, kurioje matote, kur jūsų siunta yra bet kuriuo metu. Svarbu žinoti, kad sekimas nėra visada realaus laiko – kartais informacija atnaujinama su vėlavimu. Bet jei siunta stringa, sekimas paprastai parodo, kuriame etape ji yra. Vienas patarimas – išsaugokite sekimo numerį kartu su siuntos informacija. Jei reikės kreiptis dėl problemų, tai bus pirmas dalykas, kurio paprašys.

Ar galima siųsti dokumentus į Angliją savaitgalľ?

Dažniausiai taip, bet tai kainuoja brangiau. Dauguma kurjerių tarnybų siūlo savaitgalio pristatymą kaip papildomą paslaugą. Bet čia yra keletas niuansų: pirma, ne visos tarnybas veikia savaitgalį; antra, jei veikia, tai paprastai brangesnis; trečia, Anglijos muitinė taip pat dirba ribotu režimu savaitgaliais. mano nuomone, jei įmanoma, geriau planuoti siuntimus darbo dienomis. Jei tikrai reikia savaitgalio – iš anksto susitarkite su paslaugų teikėju ir patikrinkite, ar tai įmanoma konkrečiu atveju.

Kokie yra dažniausi klaidos siunčiant dokumentus į Angliją?

Dažniausios klaidos, kurias matau, yra šios: neužpildyta arba netinkamai užpildyta deklaracija, per maža informacija apie siuntos turinį, neteisinga vertė, siuntimas kaip "dovana" kai tai yra komercinė siunta (ir atvirkščiai). dar viena dažna klaida – žmonės pamiršta, kad Anglija jau nėra ES, ir taiko senas taisykles. Taip pat kartais siunčiama per daug dokumentų vienoje siuntoje be tinkamo suskirstymo. mano patarimas – prieš siųsdami pirmą kartą, pasitikrinkite viską su paslaugų teikėju. Geriau skirti papildomą laiką ruošimui nei po to spręsti problemas.

Kaip elgtis su skubiais dokumentais?

Jei tikrai skubu – naudokite greitąjį pristatymą ir informuokite paslaugėją. Dauguma tarnybų siūlo skubų pristatymą tą pačią dieną arba kitą dieną, bet tai kainuoja žymiai brangiau. Jei siuntimas labai skubus, paskambinkite tiesiogiai į tarnybą – kartais jie gali rasti sprendimą, kurio nėra jų standartinėse pasiūlose. dar vienas dalykas – jei įmanoma, siųskite dokumentus elektroniniu būdu kaip atsarginį variantą, o fizinę siuntą – kaip "backup". Aš pats turėjau atvejį, kai kliento dokumentai buvo reikalingi kitą dieną, mes išsiuntėme per naktinį tarnybą, ir viskas pavyko. Bet tam reikėjo gerai suplanuoti.

Ką reikia žinoti apie dokumentų pristatymą į Škotiją ar Šiaurės Airiją?

Šiek tiek skiriasi nuo pagrindinės Anglijos. Škotija ir Šiaurės Airija yra Jungtinės Karalystės dalis, bet pristatymas gali užtrukti šiek tiek ilgiau, ypač jei naudojate paprastesnes tarnybas. Be to, Šiaurės Airija turi tam tikrų specifinių taisyklių dėl prekių judėjimo, nors dokumentams tai mažiau aktualu. Aš pats visada patariu klientams, jei siunčiate į Škotiją ar Šiaurės Airiją, numatyti papildomą dieną ar dvi pristatymo laiko. Kartais tarnybos nurodo "JK" kaip vieną zoną, bet realybėje kai kurios vietos yra sunkiau pasiekiamos.

Kaip tvarkyti grįžtančius dokumentus?

Jei dokumentai grįžta iš Anglijos, taikomos tos pačios taisyklės. Anglija dabar yra trečioji šalis, tad grįžtantys dokumentai taip pat turi būti deklaruojami. Jei tai jūsų paties dokumentai, kuriuos siuntėte ir jie grįžta (pvz., nepristatyti), gali prireikti papildomų veiksmų. Vienas dalykas, kurį verta žinoti – jei dokumentai grįžta dėl to, kad gavėjas jų nepriėmė, dažniausiai teks sumokėti už grąžinimą. Aš visada patariu prieš siunčiant įsitikinti, kad gavėjo adresas yra teisingas ir jis žino apie siuntą.

Ar galima naudoti automatizuotus sprendimus reguliariam siuntimui?

Taip, ir tai gali žymiai palengvinti gyvenimą. Yra įmonių, kurios siūlo automatizuotus siuntų valdymo sistemus – jūs tik įkeliate dokumentus, o sistema pati užpildo deklaracijas, pasirenka tarnybą ir seka siuntą. Tai ypač naudinga, jei siunčiate daug ir reguliariai. Bet čia reikia žinoti, kad automatizacija ne visada padengia visus atvejus – kartais vis tiek reikia žmogaus patikrinimo. mano nuomone, jei siunčiate kas savaitę, verta investuoti į kokį nors sprendimą, bet visada turėti galimybę viską patikrinti rankiniu būdu.

Ką daryti, jei gavėjas dokumentų nepriima?

Pirmiausia sužinokite kodėl. Gavėjas gali atsisakyti priimti dokumentus dėl įvairių priežasčių: neteisingas adresas, dokumentai neatitinka lūkesčių, arba jis tiesiog nėra namuose. Jei siunta grįžta, jums teks spręsti, ką daryti toliau – siųsti pakartotinai, taisyti adresą arba kažkaip kitaip išspręsti situaciją. Aš pats turėjau atvejį, kai gavėjas atsisakė priimti dokumentus, nes jie buvo skirti kitam asmeniui – teko aiškintis su siuntėju ir taisyti situaciją. Geriausia prieš siunčiant viską suderinti su gavėju.

Išvada

Reguliarus siuntų pristatymas į Angliją nėra sudėtingas, jei turite aiškią sistemą ir patikimą partnerį. Svarbiausia – neužmirškite, kad Anglija jau nėra ES dalis, tad dokumentai visada turi būti tinkamai deklaruoti. Ruoškite viską iš anksto, naudokite sekimą ir turėkite atsarginį planą, jei kas nors nutinka. Jei siunčiate kas savaitę, apsidrauskite ir derėkitės dėl geresnių sąlygų – tai tikrai atsiperka. Ir atminkite: geriausia sistema yra ta, kuri veikia taip, kad jūs net nepastebite, kad ji veikia. Kartais tiesiog reikia rasti žmogų ar įmonę, kurie žino, ką daro, ir jiems pasitikėti.