Kur patikimai siųsti dokumentus į Angliją ir neišprotėti nuo muitinės: praktinis vadovas

Dirbu šioje srityje jau beveik dvidešimt ketverius metus ir, turiu pripažinti, kas po „Brexito“ pasikeitė labai daug. Anksčiau, kai norėdami patikimai siųsti dokumentus į Angliją, tiesiog įmesdavum enveliopę į dėžutę ir viskas, šiais laikais reikia galvoti apie deklaracijas, tarifus ir neišvengiamas muitinės procedūras. Dauguma klientų mano, kad tai paprasta kaip Pietų Lietuvoje nusipirkti duoną, bet realybėje žmonės dažnai susiduria su vėlavimais, dingo siuntomis arba keistais reikalavimais, apie kuriuos niekas nesako. Čia nebūtinai yra kurjerių kaltė – tai sistema tiesiog tapo griežtesnė. Šiame straipsnyje pasakysiu taip, kaip yra, be jokio politkorektiško „sklandumo“. Jei norite, kad jūsų popieriaus lapai pasiektų Londoną ar Mančesterį gyvi, turite žinoti kelis niuansus, kuriuos išmokau per savo patirtį su tūkstančiais krovinių.

Pasiruošimas ir pačios siuntos organizavimas

Kaip greičiausiai ir patikimai siųsti dokumentus į Angliją?

Jei jums reikalingas skubus pristatymas, t.y. rytoj jau dokumentai turi būti gavėjo rankose, vienintelis variantas yra didžiųjų tarptautinių kurjerių paslaugos. DHL, UPS arba FedEx turi tiesioginius reisus, tiekimo grandinę nutraukia labai mažai. Negalite tikėtis, kad „Lietuvos paštas“ užims 10 eurų ir pristatys per 24 valandas – to nebus. Pasirinkite „Express“ variantą, tačiau nepamirškite, kad tai kainuos dvigubai, trigubai brangiau nei standartinė siunta. Taip pat būtinai užpildykite tinkamai kvitą (etiketę), jei padarysite klaidą adrese, siunta užstrigs tarpinėje stotyje (pvz., Vokietijoje ar Lenkijoje) ir keliaus atgal.

Ar galima paprastai padėti dokumentus į pašto dėžutę ir nusiųsti Anglijon?

Techniškai – taip, galima, bet aš asmeniškai nerekomenduotų, jei ten yra svarbūs originalai ar sutartys. Paprastas paštas – tai vėluojanti loterija, kurioje trūksta stebėjimo funkcijų ir atsakomybės. Kai kurie mano klientai bandydavo taip patikimai siųsti dokumentus į Angliją, tačiau vėliau verkdavo pareiškimus dėl prarastų siuntų, o procesas trukdavo mėnesius. Nors tai brangiau, pasirašykite sutartį su logistika, kuri garantuoja pristatymą. Šiais laikais saugumas (angl. security) yra prioritetas.

Kokia kurjerių paslauga geriausia tokio tipo siuntoms?

Sunku išrinkti vieną „nugalėtoją“, nes visi turi savo trikčių. DHL labai stiprus Vokietijoje ir Jungtinėje Karalystėje, jie dažnai greičiausi muitinėje. FedEx puikus, jei jums reikalinga didelė JAV ir Anglijos jungtis. UPS? Na, jie turi geras kainas, bet kartais jų vairuotojai tiesiog palieka kvitą be pasirašymo (tai įvyko vienam mano klientui Birmingeme). Patikrinkite ne tik pavadinimą, bet ir tobulą apžvalgą, nes DHL viename rajone gali būti dieviškas, o kitame – nieko vertas.

Kiek vidutiniškai kainuoja siųsti dokumentus į Angliją?

Kainos svyruoja kaip oras. Standartinė, lėta siunta gali kainuoti apie 15–20 eurų (jei tai tik paslėpta knygelė), tačiau „Express“ variantas, kurį aš rekomenduoju verslui, svyruoja nuo 50 iki 100 eurų priklausomai nuo svorio (tai paprastai 0.5 kg). Taip pat prisidės kurjerio išvažiavimas iš Jums namų (angl. pickup) – tai papildomai 5–10 eurų, jei neesate didelis klientas. Negalima tiksliai pasakyti be kvito, bet apytiksliai susiglobant 30–40 eurų turėtumėt pakankamai greitą sprendimą.

Ar reikia ypatingos pakuotės dokumentams?

Dokumentams būtina naudoti tvirtus, vandeniu atsparius vokus (angl. plastic wallets). Nieko niekažan, vieną kartą matytau, kad lietus privėrė standartinį popierinį voką, ir sutartis tapo neskaitoma. Patartina įdėti į „Air Bill“ voką, kad neprarastumėte etiketės. Nenaudokite senų dėžučių – muitinė gali ją atmesti kaip netinkamą. Paprasčiausias popieriaus lapas be apsaugos yra rizikingas dalykas, ypač kai jis keliauja per tris sandėlius.

Kas daryti, jei dokumentai labai svarbūs ir vertingi?

Tuomet jau nebegalvokite, kaip patikimai siųsti dokumentus į Angliją, o kaip juos apdrausti. Visada pasirinkite „Declared Value“ (deklaracinę vertę), bet suvokite, kad paprastas draudimas dažnai nedengia asmens duomenų nuotėkio ar emocinės žalos. Kai siunčiate banko garantijas ar teistumus, geriau naudoti specializuotas kurjerių paslaugas, kurios leidžia sekti kiekvieną judesį ir reikalauja gavėjo ID patvirtinimo.

Ar reikia gavėjo tel. numerio?

Absoliučiai būtina. Be telefono numerio Anglijoje (Londonas, Liverpulis ir kt.) kurjerius tiesiog neįleidžia į sandėlius ar pristatymo punktus. Jei gavėjo numeris neveikia arba jis nepasiekiamas, siunta po 3 dienų grįžta atgal į Lietuvą. Patikrinkite duomenis du kartus, o ne vieną.

Kokios yra didžiausios klaidos pakuojant?

Pagrindinė klaida – užrašyti „Dokumentai“ ant voko, bet viduje įdėti raktus ar atsarginias dalis (mikročipus). Muitinė skenuoja ir jei mato ne tai, kas parašyta (angl. discrepancy), sustabdo siuntą. Taip pat, nenaudokite per daug lipdukų – jie užgadina brūkšnelinį kodą. Vieną kartą klientas užklijavo lipduką ant brūkšninio kodo ir nebebuvo kaip nuskaityti... teko siuntą ieškoti rankomis tūkstančių krovinių sandėlyje.

Muitinės, formalumai ir „Brexit“ paslaptys

Ar reikia muitinės deklaracijos siunčiant dokumentus į Angliją?

Po 2021-ųjų sausio 1 d. TAIP. Net jei tai tik tuščias popierius ar asmeninis laiškas, reikia užpildyti elektroninę deklaraciją (CMR arba kita priemonę). Nemažai klientų mano, kad dokumentai yra „beverte“ ir todėl nereikalauja muitinės, bet anglai dabat reikalauja, kad kiekviena siunta būtų įregistruuota sistemoje (angl. safety and security declaration). Be šio numerio ant etiketės siunta neišvažiuos iš Lietuvos.

Kas yra HS kodas ir ar jis reikalingas dokumentams?

HS kodas (Harmonized System Code) – tai numeris, kuris nustato prekės tipą. Paprastiems dokumentams (spausdinti tekstai) tai dažniausiai kodas 4901. Tačiau jei tai techniniai brėžiniai, kodas gali būti kitas. Kai kurios sistemos automatiškai priskiria kodą, bet geriau jį patikrinti, kitaip muitinė gali sustabdyti dėl neaiškios prekės kategorijos.

Kas daryti, jei siunta uzblokuota muitinėje Anglijoje?

Nepanikuokite (nors lengva pasakyti). Pirmiausia patikrinkite el. paštą ar gavote pranešimą. Dažniausiai trūksta „EORI“ numerio (kuris dabat reikalingas Anglijai) arba blogai nurodyta prekės vertė. DUK sistemoje rasite nuorodą į „Pay Duties“, bet dokumentams mokesčių (angl. duty) paprastai nėra, jei vertė mažesnė nei 135 svarai. tiesi gali būti PVM (VAT), bet tai reti atvejai. Jei neįsigaliojo „Brexit“ susitarimas, viskas būtų kitaip (geriau), bet dabat tekit derėtis.

Ar gavėjas turi mokėti mokesčius už dokumentus?

Jeigu tai asmeninė siunta be komercinės vertės, dažniausiai ne. Tačiau jei tai pavyzdžiui, įmonės ataskaitos ar faktūros, Anglijos muitinė gali laikyti tai importu ir reikalauti PVM (20 proc.) nuo galiosios vertės. Tai nereiškia, kad visada taip bus, bet būkite pasiruošę, kad gavėjas gaus pranešimą „Pay VAT now“.

Kas yra EORI numeris ir ar jis būtinas?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris reikalingas kiekvienam importuotojui Anglijoje. Jei gavėjas (įmonė ar asmuo) jo neturi, siunta bus sulaikyta. Asmeninis EORI gali būti išduotas per porą dienų internetu, bet dauguma apie tai nežino. Aš vieną kartą laukiau savaitę, kol klientas Londoną (geriau sakant – Džersio salą) susitarė dėl šio numerio.

Kodėl kai kurios siuntos praeina greitai, o kitos ne?

Tai vadinasi „ kontrolės riskas“ (angl. risk assessment). Muitinės sistemos renka atsitiktinius siuntimus patikrai. Jei jūsų siunta pasirodė „raudonai“ zonoje, ją laikys 48 valandas ar ilgiau. Tai neturi ryšio su tuo, kaip patikimai siųsti dokumentus į Angliją, o labiau su atsitiktinumu. Kartais pavadinimas „Contracts“ (sutartys) sukelia daugiau įdomumo nei „Personal letters“.

Ar saugu nurodyti mažesnę vertę kad nereikėtų mokėti mokesčių?

Nerekomenduoju. Tai vadinama vertybių apgaulinimu (angl. undervaluation). Jei muitinė užklausą ir nustatys, kad vertė bloga (o jie turi savo metodus), gausite didelę baudą. Be to, jei siunta dingsta arba sugadinama, draudimas sumokės tik tą 5 ar 10 eurų, kurias užrašėte. Neperviršykite, bet ir nesąžiningai sumažinkite.

Kaip užpildyti komercinę invoice (Commercial Invoice)?

Net jei tai nėra prekė, dokumentams reikia priedo. Parašykite: „Documents – no commercial value“. Nurodykite gavėjo ir siuntėjo pilnus duomenis (įskaitant adresą, telefoną). Niekada nerašykite „Gift“ (dovana), jei tai verslo dokumentai – tai keliauja įraudonąja zoną tikrinimui.

Kas nutinka, jei priduoti vėluojant pareiškimą?

Muitinės taisyklės Anglijoje griežtos – jei importo deklaracija nepateikiama laiku, gali būti paskirta delspinigių bauda (angl. late declaration penalty). Dažniausiai tai kainuoja apie 250–300 svarų, kas daryti labai nenaudinga, kai siuntos vertė 0 svarų. Geriau įsigaliojusiems brokeriams užleisti šį darbą.

Ar reikalingas „Origin“ (kilmės) dokumentas?

Daugeliui popieriaus siuntų – ne. Tik tada, jei tai yra specifiniai sertifikatai (pvz., medicininiai arba kilmės pažymos prekėms). Įprastas laiškas ar sutartis nereikalauja „Certificate of Origin“.

Kur slėpti muitinės deklaracijos numerį?

Jis turi būti ant kurjerinio kvito (angl. waybill). Dažnai sistemos jį priskiria automatiškai, kai užpildote elektronines formitas. Pasitikrinkite, kad ant lipduko matytųsi „GB“ kodas (Anglija) ir deklaracijos numeris, priešingu atveju kurjeris tiesiog nepriims siuntos.

Skubos, problemų sprendimas ir neidealios situacijos

DHL ar FedEx – kas geriau skubiam siuntimui į Londoną?

Kiekvienas turi savo fanų, bet mano praktika rodo, kad DHL dažniau pasiekia Londono centrą kitą dieną ryte. FedEx yra puikus „Next Flight“ paslaugoms (t.y. skrenda tuo pačiu lėktuvu), tačiau jie daugiau orientuoti į JAV rinką. Jei skubate iki 12 valandų ryto, DHL „Express 9:00“ yra auksinis standartas, kai kalbame apie tai, kaip patikimai siųsti dokumentus į Angliją.

Kiek laiko trunka standartinė siunta ne skubiai?

Standartinė „Road“ (keliu) siunta gali trukti 3–5 darbo dienas. Tačiau dėl „Brexito“ pasienio kontrolės (pvz., Folkestone arba Dover) gali užstringti. Nesusirūpinkite, jei stebėjimo sistemoje matote „In customs“ porą dienų – dabar tai norma. (Nors tikrai erzinantis dalykas, kai žmogui reikalingas pasas).

Ar galima sekti siuntą realiu laiku?

Visi didieji kurjeriai siūlo „Tracking“ funkciją. Nors ji realiame laike (kaip GPS) tikrai neveikia 100 proc., galite matyti, kur yra siunta – ar jau išvyko iš Lietuvos, ar buvo įsisavinta Anglijos sandėlyje. Jei sistema neatsinaujina 24 valandas, skambinkite pagalbai. Vieną kartą sistema rodė, kad siunta Vilniuje, nors ji buvo Coventry jau savaitę.

Kas daryti, jei siunta nukeliavo į Londoną, bet ne į tą adresą?

Tai gali įvykti, jei blogai įrašytas indeksas (angl. postcode). Anglijoje indeksai labai tiksliai nurodo vietą, pvz., „SW1A 1AA“. Jei suklydote vieną raidę, siunta gali patekti į gatvę greta. Tokiu atveju kreipkitės į kurjerio pagalbos centrą ir prašykite „address correction“. Tai paprastai kainuoja, bet išgelbsti situaciją.

Ar galima siųsti dokumentus į Škotiją ar Velsą taip pat?

Taip, procesas toks pats, tik atsižvelkite, kad į toliau esančias vietas (pvz., Edinburgą) kelia truputį ilgiau (1 diena). Siuntant į Šiaurės Airiją situacija dar labiau komplikuojama dėl jūros pervežimo ir taisyklių su Airija – ten reikalinga kita rūšies deklaracija.

Kodėl kurjeriai klausia apie gavėjo amžių ar tipą?

Nes kai kurios siuntos (nors tai dokumentai) gali turėti ribojimų ar reikalauti asmens tapatybės patvirtinimo. Taip pat, jei siunčiate oficialius įstatymus ar teismus, gavėjas turi būti suaugęs (tai gali būti įrašyta konvencijoje). Nerašykite „To Santa Claus“, nes sistema to nepriims.

Ar kurjeris atvyks pas mane namo įsigijęs paslaugą?

Taip, jei pasirinksite „Pick up“. Tačiau nepamirškite, kad vairuotojai turi griežtus grafikus. Jei jūsų nėra namie, jis neužlaužs durų ir neišlauks 20 minučių. Būkite pasiruošę. Kartais jie atvyksta anksti ryte (pvz., 8:00 val.), tad nustatykite pažymą, kad būtina paskambinti prieš atvykiant.

Kas daryti, jei dokumentai sugadinti gavėjui?

Reikia iš karto susisiekti su kurjeriu ir padaryti nuotraukas sugadintos siuntos bei paketo. Užpildykite „Claim“ formą (prašymą atlyginimo). Jeigu paketas buvo drėgnas, o jūs naudojote vokišką kokybišką voką, didelėtikimybė, kad kompensuos. Tačiau jei naudojote seną, skylėtą dėžutę, gali atmesti.

Ar galima keisti pristatymo adresą, kai jau siunta keliauja?

Galima, bet tai brangu. „Address redirection“ Anglijoje kainuoja apie 15–20 svarų, be to, gali prailginti pristatymą 1–2 dienas. Geriau iš karto duoti tikslų adresą, nei po to žaisti su sistema.

Kiek laiko galima saugoti siuntą Anglijos sandėlyje?

Paprastai 5–7 dienas. Jei gavėjas neišsiima siuntos, ji būna siunčiama atgal (angl. return to sender). Atgalinio siuntimo išsiuntimo mokesčias padengia siuntėjas, ir jis būna dvigubai brangesnis nei įprastas. Taigi, įsitikinkite, kad gavėjas tikrai laukia tos siuntos.

Ar verta naudotis brokerio paslaugomis mažiems siuntimams?

Jei tai vienkartinė siunta, ne. Kurjerių kompanijos turi savo vidinius brokerius (angl. in-house brokers), kurie aptarnauja standartines siuntas. Tik tada, kai siunčiate labai sudėtingus ar didelius dokumentų rinkinius (pvz., architektūros brėžinius, svarbus statyboms), verta pasamdyti išorinį ekspertą.

Ar pasienio tarnybos tikrina dokumentų turinį?

Juridiškai – negali atidaryti privačių laiškų be teismo leidimo, bet muitinės turi teisę atidaryti siuntą, jei abejoja turiniu (pvz., jei kyla įtarimas dėl pinigų plovimo arba narkotikų). Todėl nesiųskite to, ko negalėtumėte parodyti viešai.

Kokios yra alternatyvos kurjeriams?

Galima siųsti per keleivius (pvz., „BlaBlaCar“ draugus), bet tai saugumo atžvilgiu tikrai ne „patikimai siųsti dokumentus į Angliją“ metodas. Nėra jokios garantijos, kad žmogus neapsimes. Šiuolaikiniame pasaulyje pasitikėjimas yra svarbiausia, o didelės kompanijos, nors ir brangios, užtikrina saugumą.

Ar ypač svarbu tikrinti gavėjo vardą ir pavardę?

Taip, ypatingai esant įmonėms. Anglijoje daug įmonių panašaus pavadinimo (pvz., „London Logistics Ltd“ ir „London Logistic Ltd“). Siuntą atsiims tas, kas nurodyta kvite, ir jei pavardė bloga, teisinių ginčų išvengti sunku.

Ką daryti, jei neteko siuntimos numerio (Tracking Number)?

Skambinkite siuntėjui (arba brokeriui). Jis gali jums jo išsiųsti iš sistemos. Be šio numerio kurjerais tarnybos nieko negalės padaryti – jis tarsi asmens kodas siuntai.

Ar galima siųsti dokumentus į Angliją su „Cash on Delivery“ (mokėjimas pristatant)?

Labai retai. Kurjeriai to beveik nedirba su dokumentais, tik su prekėmis. Geriau iš anksto susitarė dėl mokėjimo banku.

Išvada

Galiausiai, visas šis procesas atrodo sudėtingas tik tuo metu, kai pirmą kartą bandote patikimai siųsti dokumentus į Angliją. Kai suprantate mechanizmą – H1 formos, EORI numeriai ir tinkamos deklaracijos – viskas tampa rutina. Svarbiausia yra ne pasitikėti kokiais neaiškiais pašto dėžutėmis, o pasirinkti patikimą partnerį, kuris žino Anglijos taisykles. Nėra nieko blogiau nei laukti svarbios sutartis ir sužinoti, kad ji užstrigo „Customs Hold“ dėl blogai užpildyto laukelio. Sekite taisykles, tikrinkite duomenis ir viskas turėtų pavykti. Geriau praleisti penkias minutes ruošdamasis nei penkias dienas stresuodamas vėliau.