Biuro perkraustymas į Angliją – greitas ir efektyvus: vadovas, ką tikrai reikia žinoti

Biuro perkraustymas į Angliją – tai ne ką nors, ką darytum penktadienio vakarą po darbo, tikėdamas, kad pirmadienį viskas veiks Londone ar Birmingeme. Esą šioje srityje dirbęs beveik du dešimtmečius, mačiau viską – nuo vieno vadybiniko su lagaminu iki visų aukštų serverių išvežimo. Dažniausiai žmonės galvoja, kad užsakinėja tiesiog "kubilą" (tai toks dalykas, kai užpildoma visa mašina), o realybėje susiduriama su pilnu logistikos košmaru, dėl kurio gali sustoti verslas. Tiesą sakant, kai kalbame apie biuro perkraustymą į Angliją, greitai ir efektyviai pasiekti galima tik tada, kai viską suplanuojate kaip karo strategiją, o ne paprastą išvykimą.

Kiek viso to laiko ir kada startuoti?

Kiek laiko užtrunka biuro perkraustymas į Angliją?

Tai klausimas, kurį girdžiu kiekvieną kartą. Paprastai, jei kalbame apie fizinį kelionę laiku, sunkvežimis nuo Vilniaus iki Londono ar Mančesterio važiuoja apie 36–48 valandas, priklausomai nuo to, kiek laiko praleisiamas terminuose (Eurotunelis arba keltas). Tačiau biuro perkraustymas į Angliją reikalauja daugiau dėmesio dokumentams. Jei reikia eksporto/importo deklaracijų, gali prireikti papildomo dienos ar dviejų suruošimui, kad muitinėje neštumtumės galvos. Viskas priklauso nuo to, kaip greitai suruošiate sąskaitas ir krovos apimties.

Ar reikia rezervuoti mašiną iš anksto?

Būtina. Negalite skambinti pirmadienį ir tikėtis, kad trečiadienį jau važiuosiate. Tarptautiniai pervežimai yra intensyvūs, o vairuotojų trūkumas jaučiamas visur. Geriausia tai daryti bent 2–3 savaites prieš planuojamą datą. Kartais įvyksta netikėtumų – pvz., vairuotojas susirga arba mašina sugenda (kaip tik tas atvejis, kai senas "Volvo" variklis nusileido prie pat Karaliaučiaus), todėl rezervacija yra jūsų draugas. Biuro perkraustymas į Angliją be išankstinio užsakymo gali kainuoti dvigubai brangiau.

Ar įmanoma atvykti tiksliai į nurodytą valandą?

Mes stengiamės, bet Anglijoje yra daugybė veiksnių – "M25" žiedas aplink Londoną yra viena didžiausių košmarų vietų. Jeigu jums reikalingas biuro perkraustymas į Angliją į pačią sostinę, skirkite laiko atsargai. Vairuotojas gali užstrigti spūstyje arba ilgiau laukti muitinėjeje. Geriau pranešti savo darbuotojams, kad atvyks maždaug tarp 9:00 ir 11:00 ryto, nei žadėti tikslų laiką ir vėluoti. Taip išvengsite streso.

Ar galima organizuoti biuro perkraustymą į Angliją savaitgaliu?

Taip, tai netgi dažnai rekomenduojama, nes tuomet nereikia stabdyti verslo veiklos. Tačiau nepamirškite, kad sunkvežimiai Anglijoje turi apribojimų judėjimui savaitgaliais kai kuriose vietovėse (ypač siaurose gatvėse arba prie mokyklų). Reikia tiksliai patikrinti, ar galima atvykti prie jūsų naujojo biuro šeštadienį ar sekmadienį be baudos. Kartais tenka pasirūpinti specialia leidimu.

Kas daryti, jei vėluojame su dokumentais?

Tai įvyksta dažniau, nei norėtųsi. Jei nepateikiate visų reikiamų dokumentų laiku, krovinys gali likti sandėlyje Lietuvoje arba Lenkijoje, kol viskas neišsiaiškins. Biuro perkraustymas į Angliją nebegali būti "greitas", jei muitininkai sustabdo kelią. Tuomet reikia mokėti saugojimo mokesčius, o tai nėra pigu. Geriau duokite mums dokumentus bent savaitę prieš išvykimą.

Dokumentai ir muitinės "nugalėjimas"

Kokius dokumentus reikia paruošti?

Pagrindinis dalykas – daiktų sąrašas (inventorizacija) ir komercinė sąskaita faktūra, jeigu tai yra naujas turtas. Jei pervežate naudotus baldus iš savo biuro, reikia deklaracijos, kad tai nėra prekyba. Anglijoje dėl "Brexit" viskas tapo sudėtingiau. Biuro perkraustymas į Angliją dabar reikalauja EORI numerio, be kurio negalima pateikti jokių deklaracijų. Be to, reikia galiojančio vairuotojo dokumento.

Ar mums reikia EORI kodo?

Taip, absoliučiai. Jeigu jūsų įmonės jo neturi, gausite didžiulius nuobaudų rąstelius. Biuro perkraustymas į Angliją be EORI yra neįmanomas legaliai. Galite gauti Lietuvos kodą (pradedantis LT...) arba Jungtinės Karalystės kodą (GB...). Patariu pasidaryti abu, kad būtų mažiau galvos skausmo su muitinės tarpininkais.

Kas nutinka su serveriais ir IT įranga?

Tai yra jautriausia dalis. Serveriai turi būti išjungti ir tinkamai supakuoti. Muitinėje gali būti problemų, jei serveryje bus duomenys, kurie yra apriboti (pvz., asmeniniai duomenys), bet dažniausiai tai nekelia problemų, jei tai ne prekė. Biuro perkraustymas į Angliją su IT įranga reikalau ypatingo dėmesio – geriau tą padaryti IT specialistas, o ne krovėjas, kuris gali netyčia numesti "juodąją dėžę".

Ar mums reikia mokėti PVM (VAT)?

Jei pervežate savo naudotą biuro turtą ir tęsiate verslą Anglijoje (transfer of own goods), dažniausiai PVM mokėti nereikia. Tačiau tai turi būti aiškiai parodyta dokumentuose. Jeigu pervežate naujas prekes (pavyzdžiui, naujus kompiuterius iš sandėlio), tuomet taikomas importo PVM. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti brangus, jei klaidingai deklaruosite prekių pobūdį.

Kas daryti, jei trūksta sąskaitos faktūros?

Tai didelė bėda. Muitinė be dokumentų neleidžia praeiti. Vieną kartą turėjau klientą, kuris pamiršo paėmi sąskaitas stalui, o muitininkas norėjo priskaičiuoti didžiausią galimą mokesčį. Teko skambinti į biurą ir siųsti skenuotą kopiją el. paštu. Biuro perkraustymas į Angliją sustojo valandai. Taip pat, (pataisau) – jei prekė sena, sąskaitos gali ir nebūti, bet tada reikia raštiško patvirtinimo apie įsigijimo datą ir vertę.

Ar reikia drausti krovinių?

Stipriai rekomenduoju. Sunkvežimis gali patekti į avariją, o dėžės gali nukristi. Biuro perkraustymas į Angliją keliauja tūkstančius kilometrų. Standartinis draudimas paprastai dengia apie 10 EUR už kg, tai gerai suskaičiuokite, kiek verti jūsų serveriai. Galima įsigyti "visą riziką" draudimą, bet jis kainuoja brangiau.

Ar gali būti muitinės patikra?

Taip, ir tai nutinka visai netikėtai. Angliški muitininkai gali nuspręsti patikrinti arba fiziškai arba dokumentiškai. Jei randa trūkumų, baudos didelės. Biuro perkraustymas į Angliją gali pavėluoti dieną ar dvi, jei jūsų krovinys bus pasirinktas kontrolės. Nieko nedarysite – tik lauksite. Geriausia turėti tvarkingus popierius.

Kainos, pinigai ir nemalonios staigmenys

Kiek vidutiniškai kainuoja biuro perkraustymas į Angliją?

Žinoma, klausiate apie kainą. Tai priklauso nuo tūrio. Už 2–3 europalette (tai toks standartinis skyrius) turėtumėte mokėti apie 1200–1500 eurų. Jei reikia pilno sunkvežimio (apie 33 europalečių), kaina svyruoja nuo 2500 iki 3500 eurų. Biuro perkraustymas į Angliją taip pat priklauso nuo degalų kainos, kios, deja, nekrenta. Ir žinoma, kainuoja Kelio mokesčiai (Eurotunelis) – tai apie 200-300 eurų vienam keliui.

Ar kainuoja papildomai pakavimo medžiagos?

Taip, dėžės, burbuliukai, lipdukai – viskas kainuoja. Kai kurios kompanijos tai įtraukia į kainą, kitos – ne. Paprastai dėžė kainuoja apie 2–3 eurus. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja stiprių dėžių, nes knygos ir dokumentai yra sunkūs. Negerai, kai dėžė suyra po keliasdešimt kilogramų svorio.

Kas yra "ilgalaikis krovinys" (LTL)?

Tai kai jums nereikia visos mašinos, o tik dalies, pvz., 5 vietų iš 20. Biuro perkraustymas į Angliją mažoms įmonėms dažnai būna būtent toks. Tai pigiau, bet ilgiau – reikia laukti, kol surinksime kitus krovinius tame pačiame sunkvežimyje, kuris važiuoja toliau. Gali užtrukti savaitę-dvi, kol jis išvažiuoja.

Ar reikia mokėti už iškrovą Anglijoje?

Tai priklauso nuo pasiūlymo. Dažniausiai kaina "nuo durų iki durų" jau apima iškrovą. Tačiau jeigu jūsų biuras yra 3 aukšte be lifto, o vairuotojas vienas, gali tekti mokėti už papildomus krovėjus vietiniame mieste. Anglijoje darbas brangus. Biuro perkraustymas į Angliją gali padidėti, jei reikia specialios technikos (keltuvas).

Ar galima mokėti kortele?

Dauguma logistikos kompanijų nori pavedimo iš sąskaitos, nes grynaisiais ar kortele vairuotojai nebedirba – yra vagysčių rizika. Biuro perkraustymas į Angliją apmokamas dažniausiai išanksto (50 proc.) arba prieš išvykimą. Reikia būti pasiruošusiam pervesti pinigus.

Kodėl kaina skiriasi skirtingoms savaitėms?

Paklausimas, į kurį dažnai neturiu atsakymo. Kartais yra daug laisvų mašinų, kartai – visos užimtos. Atostogų metu (Kalėdos, Naujieji) kaina šuoliais aukštyn. Biuro perkraustymas į Angliją pavasario pabaigoje taip pat gali būti brangesnis dėl didelio prekių srauto. Stengiuosi pasakyti realią kainą, kai žinau tikslias datas.

Ar yra slepiamų mokesčių?

Turiu būti sąžiningas – kai kuriems tarpininkams "taip". Gali būti mokesčiai už "standą" (laukimą terminaluose), už dokumentų tvarkymą, už kurą į miesto centrą. Visada klauskite, ar kaina yra galutinė. Biuro perkraustymas į Angliją gali atrodyti pigu, bet paskui gaunate sąskaitą už 200 eurų "admininstravimą".

Logistikos smulkmenos ir kas dar gali nušipti

Ar galima suvežti asmeninius daiktus?

Taip, bet tai turi būti aiškiai atskirta. Negalima maišyti biuro kompiuterių su vadybininko drabužiais ar keptuvėmis (kaip buvo vienoje atvejy). Muitinė gali tai laikyti kontrabanda arba nelegalaus importo bandymu. Biuro perkraustymas į Angliją turi būti tik verslo turtas, jeigu deklaracija taip nurodo.

Kas daryti su pavojingomis atliekomis?

Tuščias toneriai, senos baterijos – tai pavojingos atliekos. Negalima jų tiesiog mesti į sunkvežimį. Turi būti atskiri sertifikatai. Biuro perkraustymas į Angliją neleidžia vežti tokių dalykų be specialaus leidimo, nes anglai labai griežtai žiūri į aplinkosaugą. Geriau juos išmesti čia, Lietuvoje.

Ar reikia išmontuoti baldus?

Didžiąją dalį taip. Stalus, spinteles, sekcijas reikia išardyti, kad tilptų daugiau ir nebreakytųsi. Vairuotojas nėra meistras staliarbas, jis gali atsukti kojas, bet ne išmontuoti sudėtingos sistemos. Biuro perkraustymas į Angliją reikalauja, kad jūsų komanda arba mūsų montuotojai pasirūpintų tuo prieš krovą.

Kaip apsaugoti grindis ir liftus?

Anglijoje dažnai reikalauja, kad būtų uždengtos grindės ir liftų sienos, nes jie gali būti labai brangūs (pvz., prestižiniuose pastatuose). Jei vairuotojas to nepadaręs, gausite baudą iš pastato valdytojų. Biuro perkraustymas į Angliją turi apimti ir apsauginę plokštę (kartoną ar plastiką).

Kas nutinka, jei sugenda sunkvežimis?

Tai retas atvejis, bet įvyksta. Tada mes siunčiame kitą mašiną, jei galime, arba perkrauname. Gali pavėluoti, bet mes stengiamės pranešti. Biuro perkraustymas į Angliją yra užtikrintas tik tuo, kad mes darysime viską, kad atvežtume. Gamta ar mechanikos nenumatytumai – ne mūsų rankose.

Ar reikia žinoti tikslų adresą iš anksto?

Labai reikia. Anglija turi sudėtingą pašto kodų sistemą. Jei nurodysite tik "London, High Street", vairuotojas nieko neras. Biuro perkraustymas į Angliją sėkmingai pasibaigia tik tada, kai GPS suvežia į patį kiemą, o ne į gatvės galą. Patikrinkite adresą du kartus.

Ar galima sekti krovinią realiu laiku?

Dauguma modernių sunkvežimių turi GPS sekimą. Galiu jums atsiųsti nuorodą, kur matysite, kur mašina yra (arba stovi prie kažkieno kavinių). Tai padeda suplanuoti darbuotojus. Biuro perkraustymas į Angliją tampa mažiau stresingu, kai matai, kad jau peržengėte Lamanšą.

Ką daryti su dėžėmis, kai viskas iškrauta?

Anglijoje dėžių perdirbimas taip pat yra organizuotas, bet reikia klausti vietinio personalo. Kartos mes jas surenka ir vežame atgal (retai), bet dažniau jas paliekate jums arba išmetate vietinėse konteineriuose. Biuro perkraustymas į Angliją taip apima ir "šuklių" išvežimą.

Galutiniai patarimai ir išvados

Biuro perkraustymas į Angliją – tai procesas, kurio geriau nebandyti daryti aklai. Esu matęs įmonių vadovus, kurie norėjo taupyti ant dėžių ir vėliau gaudavo sulaužytus kompiuterius. Neskubėkite su dokumentais, nes dėl vieno trūkstamo parašo gali sustoti visas procesas pasienyje. Pasitarkite su logistika iš anksto, o ne tada, kai jau dėžės laukia lauke po lietumi. Biuro perkraustymas į Angliją gali būti sklandus, jei viską padarysite protingai. Sėkmės naujoje vietoje, ir tikiuosi, jūsų kava ten bus skanesnė.