Kaip sekti krovinių išsiuntimą į Angliją realiu laiku?

Įvadas

Sveika, pasikalbėkim apie tai, kaip iš tikrųjų sekti krovinius į Angliją realiu laiku. Nes aš jau kelis metus dirbu su tarptautiniais pervežimais ir žinau, kad pagrindinis klausimas, kurį girdžiu iš klientų – kur mano siunta? Ar ji jau pakrauta? Ar vežėjas nepamiršo mano palečių? Suprantu, nes pati buvau tokioje situacijoje, kai reikėjo skambintis vežėjui kas valandą (tikriausiai jiems jau buvau tapsusi tuo „nervingu klientu"). Šiame straipsnyje papasakosiu, kaip veikia sekimo sistemos, kokius įrankius naudoti ir į ką atkreipti dėmesį, kad naktimis miegotum ramiai, kol tavo krovinys keliauja per Lamanšą.

DUK

Pagrindiniai sekimo būdai

Kaip vežėjai seko krovinius į Angliją?

Dažniausiai naudojami keli būdai. Pirma, GPS seklikai – mažos dėžutės, kurios rodo tikslą vietą žemėlapyje. Antra, tiesioginis ryšys su vairuotoju per telefoną ar radiją – taip dar dažnai veikia mažesnės įmonės. Trečia, dokumentų sekimas per sistemą – matote, kur yra waybill ar CMR dokumentas. Sakyčiau, kad patikimiausia yra kombinacija visų trijų, bet realiai daugelis vežėjų naudoja GPS ir telefono ryšį (šiek tiek patingėčiau sakyti, kad tai 80% atvejų veikia gerai).

Ar galima sekti krovinius į Angliją per bendrąsias sekimo platformas?

Taip, bet reikia žinoti, kokios jos veikia. Yra tokios platformos kaip TrackRoad, Ship24 arba kitos, kurios surenka duomenis iš įvairių vežėjų. Problema ta, kad ne visi Lietuvos vežėjai yra integruoti į tas sistemas – kartais ten tiesiog nerandi savo siuntos. Tai priklauso nuo to, kokį vežėją pasirinkai. Vienas mano draugas naudojo mažą pervežimų įmonę ir jie neturėjo jokios internetinės sistemos – tik siųsdavo žinutę „viskas gerai, jau Vokietijoje" (taip, kartais taip ir būna, nelabai profesionalu, bet veikia).

Ką reiškia realiu laiku sekimas?

Realus laikas paprastai reiškia, kad duomenys atnaujinami kas kelias minutes arba bent kas valandą. GPS seklikai dažniausiai siunčia signalą co 15-30 minučių, priklausomai nuo įrangos. Kartais būna taip, kad sistema rodo „paskutinį kartą matyta prieš 2 valandas" – tai dar nėra bėda, jei žinai, kad sunkvežimis važiuoja per atokus ruožus. Bet jei jau praėjo 4-5 valandos ir nieko – tada jau verta skambintis.

Sekimo priemonės ir technologijos

Kokius GPS seklikus naudoja pervežėjai?

Yra įvairių – nuo paprastų, kurie rodo tik vietą, iki išmaniųjų, kurie matuoja temperatūrą, drėgmę, durų atidarymą. Jei veži šaldytus produktus į Angliją, tai tikrai svarbu. Paprastai didesnės įmonės turi savo seklius, mažesnės kartais nuomoja arba naudoja vienkartinius. Kainos svyruoja nuo 20 iki 100 eurų už vienetą, priklausomai nuo funkcijų. Čia aš nelabai esu tikra dėl tikslių kainų, nes pati jų neperku – vežėjai turi savo (gal kas nors mane pataisys, jei klystu).

Ar galima patiems įsigyti GPS seklį ir pritvirtinti prie krovinio?

Žinoma, galima. Yra nemažai pasiūlymų internete – nuo 30 iki 150 eurų. Svarbu tik žinoti, kad seklys veiktų UK tinkle, nes kai kurie pigūs modeliai skirti tik Lietuvos operatoriams. Dar viena detalė – jei seklys nėra oficialiai deklaruotas, kai kurie vežėjai gali turėti problemų su muitine (tai retai, bet pasitaiko). Aš pati rekomenduočiau pasitarti su vežėju iš anksto, nes kartais jie turi savo taisykles dėl papildomos įrangos.

Kaip veikia temperatūros sekimas šaldytiems kroviniams?

Temperatūros sekliai fiksuoja duomenus visą kelią ir dažniausiai turi alarmą – jei temperatūra pakyla aukščiau nustatytos ribos, siunčiamas pranešimas. Tai labai svarbu maisto produktams, vaistams ar kitoms jautrioms prekėms. UK muitinė taip pat gali paprašyti temperatūros žurnalo, jei veži šaldytą mėsą ar pieną. Čia tikrai rekomenduoju ne taupyti – gera sekimo sistema gali išgelbėti visą krovinį (ir nervus).

Sekimo sistemų ypatumai

Kodėl kartais sekimas rodo netikslią vietą?

Gali būti kelios priežastys. Pirma, GPS signalas kartais „šokinėja" – ypač tuneliuose, miškuose ar šalia aukštų pastatų. Antra, kai kurie senesni sekliai turi paklaidą iki kelių šimtų metrų. Trečia, sistema gali rodyti paskutinę žinomą poziciją, jei dabar nėra ryšio. Paprastai tai nėra problema, jei žinai, kad sunkvežimis juda teisinga kryptimi. Bet jei matai, kad jis staiga „atsidūrė" kitame mieste per 10 minučių – tada jau kažkas ne taip (gal seklys buvo išimtas arba problema su sistema).

Ką daryti, jei sekimas rodo, kad krovinys stovi vietoje jau kelias valandas?

Pirmiausia – nepanikuoti. Gali būti kelios priežastys: vairuotojas ilsisi (privalomas poilsis pagal taisykles), eismo spūstis, arba tiesiog sustojo degalinėje. Bet jei stovi ilgiau nei 4-6 valandas ir niekas neatsako į skambučius – tada jau verta susirūpinti. Gali būti problema su pačiu sunkvežimiu, o kartais – ir su kroviniu (mačiau atvejį, kai vairuotojas tiesiog užmigo ir niekas jam negalėjo prisiskambinti, nes telefonas buvo išsikrovęs).

Ar vežėjai leidžia klientams tiesiogiai matyti sekimo duomenis?

Dauguma didesnių pervežimų įmonių turi sistemas, kuriose gali prisijungti ir matyti savo krovinio vietą. Tai vadinama klientų portalas arba tiesioginė prieiga. Mažesnės įmonės dažniausiai siunčia atnaujinimus el. paštu ar žinute – kartais kartą per dieną, kartais dažniau. Čia jau reikia tartis iš anksto. Aš visada sakau klientams: jei norite nuolatinės prieigos, rinkitės įmonę su gera sistema, nors kartais už tai tenka šiek tiek permokėti.

Dokumentai ir jų sekimas

Kokie dokumentai reikalingi kroviniui į Angliją po Brexit?

Po Brexit situacija pasikeitė. Dabar reikalingi: EORI numeris (jei veži į JK kaip verslininkas), prekių deklaracija, CMR važtaraštis, ir priklausomai nuo prekių tipo – įvairūs sertifikatai ( svečių maisto, augalų sveikatos ir pan.). Visi šie dokumentai turi būti pateikti prieš patenkant į Angliją per ISF (Import Safety Declaration) sistemą. Čia tikrai verta pasitarti su muitinės brokeriu, nes taisykles keičiasi gana dažnai (ir aš pati kartais pasiklystu tarp visokių naujovių).

Kaip sekti dokumentų judėjimą?

Dažniausiai dokumentai keliauja kartu su kroviniu fiziniu pavidalu, bet vis dažniau naudojami elektroniniai dokumentai. Yra sistemos kaip DocShipper ar panašios, kur galima matyti, ar dokumentai jau pateikti muitinei. Svarbu žinoti, kad jei dokumentai nėra tvarkingi, krovinys gali būti sulaikytas muitinėje – o tai jau rimta problema, nes kiekviena diena muitinėje kainuoja. Kartais geriau sumokėti šiek tiek daugiau už kokybišką dokumentų tvarkymą, nei vėliau spręsti problemas.

Kas atsitinka, jei dokumentai ne pilni ar klaidingi?

Krovinys gali būti sulaikytas muitinėje, kol bus ištaisyta. Kartais skiriama bauda, kartais tiesiog grąžinamas atgal. Yra buvę atvejų, kai dėl vienos klaidos dokumentuose visas krovinys buvo sulaikytas 3 dienas – o tai kainavo tūkstančius eurų. Rekomenduoju visada du kartus patikrinti visus dokumentus prieš išsiunčiant, o jei nesate tikri – geriau pasikonsultuoti su specialistu.

Problemos ir jų sprendimas

Ką daryti, jei krovinys vėluoja?

Pirmiausia susisiekite su vežėju ir sužinokite priežastį. Jei tai dėl objektyvių aplinkybių (eismo, oro sąlygų, streiko), dažniausiai belieka laukti. Bet jei vėluoja dėl vežėjo kaltės – galima reikalauti kompensacijos, nors tai priklauso nuo sutarties sąlygų. Čia būna įvairiai: kartais vežėjai siūlo nuolaidą kitam pervežimui, kartais tiesiog atsiprašo ir tiek. Svarbu viską fiksuoti raštu, jei vėliau prireiks įrodymų.

Kaip elgtis, jei krovinys dingęs?

Jei sekimas rodo, kad krovinys dingo, pirmiausiai reikia susisiekti su vežėju ir policja. Taip pat reikia informuoti draudimo kompaniją, jei krovinys buvo apdraustas. Pagal tarptautines taisykles, vežėjas atsako už krovinį nuo priėmimo iki pristatymo, bet įrodinėjimas gali būti sudėtingas. Buvo atvejų, kai kroviniai tiesiog „dingdavo" iš vilkiko aikštelėse – todėl visada verta naudoti saugumo antspaudus ir GPS seklius.

Ką daryti, jei krovinys sugadintas ar dalis prekių trūksta?

Reikia nedelsiant fiksuoti žalą – fotografuoti, rašyti aktą su vairuotoju, rinkti įrodymus. Jei pastebėsite tik Anglijoje, reikės tai daryti su gavėju. Vėliau reikės pateikti pretenziją vežėjui ir/ar draudimo kompanijai. Čia labai svarbu turėti visus dokumentus tvarkingai – pradinį krovinio aprašymą, svorį, būklę. Kartais vežėjai bando išvengti atsakomybės, sakydami, kad taip buvo nuo pradžių – todėl dokumentai yra kritiškai svarbūs.

Kainos ir paslaugų kokybė

Kiek kainuoja kokybiška krovinių sekimo sistema?

Priklauso nuo to, ko reikia. Paprastas GPS seklys su pagrindinėmis funkcijomis – nuo 30 iki 80 eurų. Išmanesni modeliai su temperatūros kontrole – nuo 100 iki 250 eurų. Jei norite visos sistemos su klientų portalu ir realiuoju laiku – tai jau vežėjo paslaugų dalis, dažniausiai įskaičiuota į pervežimo kainą. Bet jei norite savo nepriklausomos sistemos – reikia skaičiuoti ir nemažai investuoti. Aš pati visada sakau klientams: geriau rinktis patikimą vežėją su gera sistema, nei investuoti į savo ir po to vis tiek priklausyti nuo jų.

Ar brangesni vežėjai turi geresnes sekimo sistemas?

Nebūtinai. Kartais mažesnė įmonė turi puikią sistemą, o didelė – pasenusią. Čia reikia tiesiog klausti ir pasitikrinti prieš užsakant. Aš pati esu mačiusi visko: ir brangų vežėją su GPS sistema, kuri atsinaujindavo kartą per dieną, ir pigų vežėją su puikia realaus laiko programa. Mano patarimas – prašykite demonstracijos arba paprašykite, kad jums parodytų, kaip atrodys sekimas jūsų konkrečiu atveju.

Kaip žinoti, ar vežėjas patikimas?

Yra keletas būdų patikrinti. Pirma, žiūrėkite atsiliepimus internete – bet čia būkite kritiški, nes geri atsiliepimai kartais būna užsakyti. Antra, paklauskite kitų verslininkų, kurie naudoja tuos pačius pervežėjus. Trečia, pradėkite nuo mažesnio krovinio ir patikrinkite, kaip viskas veikia. Ketvirta, pasidomėkite, ar įmonė turi licencijas ir draudimą. Penkta, pasikalbėkite su jais asmeniškai – per pokalbį daug ko galima sužinoti (jei jie nervinasi arba nesugeba aiškiai atsakyti į klausimus, tai jau ženklas).

Praktiniai patarimai

Kaip dažnai tikrinti krovinio vietą?

Nereikia tikrinti kas valandą – tai tikriausiai tik padidins jūsų stresą. Aš rekomenduoju tikrinti 2-3 kartus per dieną, jei krovinys kelyje. Svarbiausia žinoti pagrindinius etapus: išvyko iš Lietuvos, atvyko į Vokietiją/Pranciūziją, pakilo į keltą ar tunelį, atvyko į Angliją. Jei viskas tvarkingai – nėra ko jaudintis. Bet jei pastebite kažką neįprasto – tada jau reikia domėtis.

Ką daryti prieš patvirtinant pervežimą?

Prieš užsakydami krovinį, aiškiai susitarkite dėl sekimo būdo. Paklauskite: ar turėsite prieigą prie sekimo sistemos? Kaip dažnai gausite atnaujinimus? Kas bus, jei sistema neveiks? Kas bus ryšio kontaktas? Kokios yra avarinio ryšio procedūros? Geriau viską susitarti raštu, kad vėliau nekiltų nesusipratimų. Kartais žmonės mano, kad „žinoma, turėsite sekimą", o pasirodo, kad tai kainuoja papildomai arba visai nėra numatyta.

Kaip elgtis su vežėju, jei sekimas rodo problemą?

Svarbu išlaikyti ramybę ir nebūti agresyviam. Dažniausiai vežėjai nori išspręsti problemą, nes jiems tai taip pat nepelninga. Parašykite aiškų, trumpą pranešimą su faktais: ką matote, ko tikėjotės, ką siūlote. Venkite kaltinimų, kol nežinote tikros situacijos. Kartais pasirodo, kad problema buvo dėl jūsų pačių klaidos (pvz., neteisingas adresas), o ne vežėjo kaltė. Taip, man pačiai yra taip nutikę – tekdavo atsiprašinėti.

Specifinės situacijos

Kaip sekti krovinius, vežamus per Lamanšo tunelį?

Per tunelį signalas paprastai dingsta, nes po vandeniu nėra GSM ryšio. Bet prieš ir po tunelio sekimas veikia gerai. Kai kurie vežėjai turi sistemas, kurios rodo, kada sunkvežimis įvažiavo į tunelį ir kada išvažiavo. Jei tunelis yra jūsų kelio dalis, būkite pasiruošę, kad 30-40 minučių sekimas gali rodyti „nežinoma" arba paskutinę žinomą poziciją. Tai normalu, o ne problema.

Ką daryti, jei krovinys turi būti pristatytas konkrečiu laiku?

Jei turite griežtą terminą (pvz., prekės turi būti parduotuvėje iki tam tikros dienos), būtinai iš anksto susitarkite su vežėju ir gaukite patvirtinimą raštu. Kartais verta sumokėti papildomai už garantuotą pristatymo laiką – tai vadinama „time definite" arba „express" paslauga. Brangiau, bet patikimiau. Aš visada sakau: jei jums tikrai svarbu laikas, nesigriebkite pigiausio varianto, nes vėliau gali kainuoti daugiau.

Kaip sekti dalinius krovinius (LTL) į Angliją?

Dalinių krovinių sekimas gali būti sudėtingesnis, nes krovinys gali būti perkraunamas kelis kartus. Svarbu žinoti, kurioje sunkvežimio dalyje yra jūsų prekės. Dažniausiai vežėjas suteiks jums bendrą sekimo kodą, bet jei norite detalesnės informacijos – gali tekti papildomai mokėti. Čia kartais būna painiavos, ypač jei krovinys keliauja per kelis pervežėjus (vienas veža iki sandėlio, kitas – iš sandėlio į Angliją).

Papildomi aspektai

Ar galima sekti krovinius naudojant tik mobiliąją programėlę?

Taip, dauguma šiuolaikinių sistemų turi programas tiek iOS, tiek Android. Programos paprastai leidžia matyti vietą žemėlapyje, gauti pranešimus apie svarbius įvykius (pvz., krovinys atvyko į kitą šalį), kartais net bendrauti su vairuotoju. Bet programos kartais būna ribotos – gali rodyti tik pagrindinę informaciją, o detalesniems duomenims reikia naudotis internetine versija. Dar viena detalė – programos kartais praneša vėliau nei realus įvykis, nes duomenys keliauja per serverius.

Kaip apsaugoti savo krovinį nuo vagystės sekimo pagalba?

GPS seklys yra vienas iš būdų, bet tai nėra 100% apsauga. Svarbu naudoti ir fizines priemones: saugumo antspaudus, spynas, kartais net alarmus. Taip pat verta žinoti, kad kroviniai dažniausiai vagiami, kai stovi nesaugomose aikštelėse – todėl rinkitės vežėjus, kurie naudoja saugomas stovėjimo aikšteles. O jei vežate labai vertingas prekes – galbūt verta samdyti ir saugos tarnybą, nors tai jau brangu.

Ką daryti, jei vežėjas neatsako į skambučius?

Pirma, bandykite skambinti skirtingu metu – gal vairuotojas būna ilsio metu (o tai būna dažnai). Antra, susisiekite su įmone per kitus kanalus – el. paštą, kitus telefonų numerius. Trečia, jei vis tiek niekas neatsako – galbūt tai jau rimta problema su pačia įmone. Aš pati turėjau atvejį, kai įmonė tiesiog nebeatsakė į skambučius, o pasirodo, kad jie bankrutavo (tai buvo nemalonu ir mums, ir klientams). Todėl visada turėkite atsarginį planą.

Kaip sužinoti, ar krovinys jau pristatytas?

Dažniausiai gausite pranešimą iš vežėjo – žinutę ar el. laišką su patvirtinimu. Bet jei turite prieigą prie sekimo sistemos, pamatysite, kad vieta sustojo gavimo adresu. Kartais gera idėja paprašyti gavėjo patvirtinimo – kad jis tikrai gavo prekes ir kad viskas tvarkingai. Yra buvę atvejų, kai sekimas rodė „pristatyta", o pasirodo, kad prekės tik iškeltos iš sunkvežimio, bet dar nepriimtos oficialiai.

Išvada

Na, štai ir viskas, ką norėjau papasakoti apie krovinių sekimą į Angliją realiu laiku. Svarbiausia, ką turėtumėte prisiminti: rinkitės patikimą vežėją su gera sekimo sistema, viską susitarkite iš anksto ir nesijaudinkite per daug – dažniausiai viskas vyksta gerai. O jei kažkas ne taip – turėkite planą B ir dokumentus tvarkingai. Jei turite dar kokių nors klausimų – rašykite, stengsiuosi atsakyti (nors kartais ir pati ne viską žinau, čia jau reikia pripažinti).