Užsakymo procesas kelionėms iš Vokietijos – paprasta ir aišku

Vokietija jau daugelį dešimtmečių išlieka viena pagrindiniu krypčių ne tik verslo, bet ir turizmo bei asmeninių kelionių srityje. Kasmet tūkstančiai keleivių keliauja tarp Lietuvos ir Vokietijos, ieškodami patogiausio ir patikimiausio būdo nukeliauti iš taško A į tašką B. Per mano dvidešimt metų patirtį tarptautinių pervežimų srityje teko matyti, kaip pasikeitė rinka – nuo paprastų telefoninių skambučių iki sudėtingų internetinių platformų. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: klientui svarbiausia yra aiškumas ir saugumas.

Dažnai žmonėms, kurie retai kelionėja dideliais atstumais arba kurie pirmą kartą naudojasi profesionaliu pervežimų paslaugomis, užsakymo procesas gali atrodyti sudėtingas ir pilnas biurokratinių kliūčių. Galvojama, jog reikės išsiųsti dešimtis el. laiškų, ilgas valandas laukti patvirtinimo ir visą laiką gyventi nežinioje, ar vairuotojas tikrai atvyks. Šiame straipsnyje aš norėčiau išsklaidyti visas abejones ir parodyti, kad šiuolaikinis užsakymo procesas kelionėms iš Vokietijos yra sukurtas taip, kad jis keltų kuo mažiau rūpesčių. Mes pažvelgsime į kiekvieną etapą atskirai, nuo pirmojo susisiekimo iki momento, kai jau patogiai sėdite transporto priemonėje ir pasileidžiate keliui.

Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jums nereikėtų būti logistikos ekspertu, kad sėkmingai planuotumėte kelionę. Visą sunkų darbą atlieka mūsų komanda, o jums liktų tik mėgautis vaizdais iš lango arba ruoštis verslo pasitikėjimams. Suprasdami procesą žingsnis po žingsnio, jausite daugiau pasitikėjimo ir kontrolės, o tai – puikus pagrindas gerai kelionei. Toliau pateikiamame išsamų DUK (Dažniausiai užduodamų klausimų) skyriuje aptarsime visas smulkmenas, kurios gali kilti dar prieš pradedant užsakyti kelionę.

DUK: Dažniausiai užduodami klausimai apie kelionių iš Vokietijos užsakymą

Šiame skyriuje sujungiau daugiau nei dvidešimt metų patirtį ir atsakau į tuousius klausimus, kuriuos dažniausiai girdimu iš klientų. Čia rasite praktinius patarimus ir aiškius paaiškinimus, padėsiančius suprasti, kaip veikia mūsų sistema ir kodėl viskas vyksta sklandžiai.

1. Kaip pradėti kelionės iš Vokietijos užsakymą? Koks pirmasis žingsnis?

Viskas prasideda nuo paprasto susisiekimo su mumis. Nereikia jaudintis dėl specialių formų ar techninės žinios. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – pateikti mums pagrindinę informaciją apie savo kelionę. Paprastai tai galima padaryti užpildžius užklausos formą mūsų svetainėje, parašius el. laišką arba tiesiog paskambinus į mūsų dispečerinę paslaugą.

Ką reikia nurodyti pirmaisiais momentais? Būtina tiksliai pasakyti išvykimo vietą (miestas, adresas Vokietijoje) ir galutinę paskirties vietą. Be to, labai svarbi data ir pageidaujamas laikas. Per savo ilgas metas privalau pabrėžti, kad kuo tiksliau nurodysite laiką, tuo efektyviau mes galėsime suplanuoti maršrutą. Jei laikas dar nėra galutinis, nurodykite apytikslį laikotarpį – pavyzdžiui, „ryte“ arba „priešpiet“. Taip pat būtina nurodyti keleivių skaičių, nes nuo to priklauso, kokio tipo transporto priemonę reikės priskirti. Po to, kai gauname šią pradinę informaciją, mūsų specialistai iš karto pradeda dirbti – tikriname vairuotojų grafikus, įvertiname kelių situaciją ir pateikiame jums pirmąjį pasiūlymą.

2. Kokius duomenis reikia pateikti apie save ir keleivių skaičių?

Norint, kad užsakymas būtų įvykdytas sklandžiai ir be nesusipratimų, mums reikalingi tikslūs duomenys. Pagrindinis dalykas – keleivių skaičius ne tik lemia automobilio pasirinkimą, bet ir vietos užsakymo specifiką. Jei keliaujate vienas, mes pasirinksime patogų sedaną. Jei keliauja šeima arba didesnė grupė, reikės erdvės miniveno arba mikroautobuso. Būtina nurodyti ir vaikus – ar jie reikės specialių kėdutės? Mūsų saugumo standartai reikalauja, kad kiekvienas vaikas būtų tvirtai pritvirtintas, todėl apie tai pranešti iš karto yra būtina.

Atsižvelgiant į asmeninius duomenis, pagrindinis dalykas – tai teisingas telefono numeris ir el. pašto adresas. Telefonas yra kritiniu svarbus dieną, kai vyksta kelionė. Vairuotojas gali prireikti susisiekti su jumis, jei negalės tiksliai surasti išvykimo vietos arba jei atsiras staigių eismo trikdžių. Taip pat el. paštu išsiųsime visus dokumentus, bilietus ir sutartis, todėl būtina, kad adresas būtų tikslus. Jei kelionę užsako ne keleivis pats, o pvz., jo pažįstamas ar įmonės atstovas, būtina nurodyti ir tą asmenį, kuris fiziškai važiuos, jo kontaktinį numerį vietiniu Vokietijos numeriu (jei tokią turi), kas gerina ryšio kokybę.

3. Kokiais būdais galima užsakyti kelionę ir kuris greičiausias?

Šiuolaikinėje logistikoje mes siūlome kelis bendravimo kanalus, kad kiekvienas klientas galėtų pasirinkti sau patogiausią. Populiariausias ir vis dažniau naudojamas būdas – užpildyti užklausos formą interneto svetainėje. Tai yra patogu tuo, kad sistema automatiškai užfiksuoja visus duomenis, o jums nereikia laukti operatoriaus atsakymo tiesioginėje linijoje. Šis būdas ypač tinka tuo atveju, jei planuojate kelionę iš anksto, pvz., savaitę ar dvi iki išvykimo.

Antrasis, labai patikimas būdas – telefoninis skambutis. Jei reikalas esąs skubus, pvz., reikia išvykti jau rytoj ar net šiandien, skambutis yra geriausias sprendimas. Telefonu galime operatyviai suderinti visas detales per keletą minučių. Trečiasis būdas – el. paštas. Jis tinkamas tada, kai užsakymas yra sudėtingesnis, reikalauja daugiau techninių priedų (pavyzdžiui, reikia pervežti didelį kiekį bagažo, specifinę įrangą) arba kai norite iš karto gauti rašytinį pasiūlymą savo buhalterijai. Greičiausiu atveju laikome telefoninį skambutį, tačiau el. pašto ar internetinės formos užklausos paprastai apdorojamos per 1–2 valandas darbo laiku.

4. Kaip susiformuoja kaina ir ar ji yra galutinė?

Kainos formavimas – tai vienas sudėtingiausių logistikos elementų, tačiau stengiamės, kad jis būtų kuo skaidresnis klientui. Kaina priklauso nuo keleivių skaičiaus, atstumo, išvykimo ir atvykimo vietų specifikos (miestas arba kaimas), taip pat nuo dienos ir laiko. Naktinės kelionės arba kelionės švenčių dienomis gali kiek brangniau kainuoti dėl vairuotojų darbo apmokėjimo ypatumų. Taip pat į kainą įeina kuro priemokos (jei kuro kaina rinkoje staiga šuoliuoja) ir kelių mokesčiai Vokietijoje ir kitose šalyse.

Kai pateikiame jums kainos pasiūlymą, mes stengiamės, kad ji būtų kuo galutinės. Tai reiškia, kad jei jūs nekeičiate užsakymo sąlygų (nepridedate naujų keleivių, nekeičiate maršruto ar papildomai nekeliate laiko待), kaina lieka tokia pati. Mūsų patirtis rodo, kad klientų labiausiai erzina staigūs kainos padidėjimai, todėl mes dirbame pagal principą „nėra staigmenų“. Visada prieš patvirtindami užsakymą, dar kartą perskaitykite sąlygas ir klauskite, ar į kainą įskaičiuoti visi mokesčiai, tokiu būdu išvengsite nesusipratimų vėliau.

5. Kokius mokėjimo būdus priimate ir kada reikia sumokėti?

Mums svarbu, kad mokėjimas būtų ne tik saugus, bet ir patogus. Priimame įvairius mokėjimo būdus: populiariausias yra banko pavedimas. Šiuo atveju, kai gavote sąskaitą-faktūrą, tiesiog atliekate pavedimą. Taip pat galima mokėti banko kortele per mūsų saugią mokėjimo sistemą internetu, kas ypač patogu, jei esate užsienyje ir neturite prieigos prie Lietuvos banko sistemos.

Kada reikia apmokėti kelionę? Paprastai taikome dviejų etapų sistemą. Užsakant kelionę, reikia sumokėti avansą (dažniausiai tai 10–30 proc. nuo galutinės sumos). Tai užtikrina, kad užsakymas bus fiksuotas ir mes priskirsime jums konkretų vairuotoją bei automobilį. Likusią sumą reikia apmokėti prieš išvykstant arba atvykus į paskirties vietą (grynaisiais arba kortele vairuotojui, jei tai suderinta). Jei tai įmonės, kurios dirba su parduotų paslaugų apskaita, galime suderinti atidėtą mokėjimą arba mokėjimą pagal sąskaitą-faktūrą po paslaugos atlikimo su ilgesne apmokėjimo delayja.

6. Kokį patvirtinimą gausiu po užsakymo ir ką jame reikėtų patikrinti?

Atlikę užsakymą ir gavę avansą, jūsų el. paštu arba SMS žinute atsiunčiame oficialų užsakymo patvirtinimą (voucherį). Tai ne tik paprastas el. laiškas, tai jūsų garantija, kad kelionė įvyks. Patvirtinime nurodomi visi svarbiausi duomenys: jūsų pavardė, telefono numeris, išvykimo data ir laikas, adresas Vokietijoje, paskirties vieta, automobilio markė ir modelis (jei jau žinomas), taip pat vairuotojo kontaktas (prieš pat išvykimą).

Labai svarbu, kai gausite šį dokumentą, iš karto jį perskaityti ir patikrinti, ar visi duomenys teisingi. Per savo metus esu matęs situacijų, kai klientas nurodo blogą adresą arba klaidingą laiką, o tuomet, kai vairuotojas atvyksta, kyla nesusipratimų. Jei pastebite klaidą – nedelsdami susisiekite su mumis. Pataisyti duomenis užtrunka minutes, tačiau tai gali išgelbėti daug nervų vėliau. Patvirtinime taip pat dažnai būna nuoroda į mūsų pagalbos liniją, kurią galite skambinti bet kuriuo paros metu.

7. Kaip vyksta atvykimas į vietą ir kas daroma, jei vairuotojas vėluoja?

Vienas dažniausiai bijomų dalykų – vairuotojo vėlavimas. Profesionalioje logistikoje mes stengiamės, kad vairuotojas atvyktų 10–15 minučių anksčiau, kad galėtų pasiruošti ir padėti bagažą. Tačiau gyvenime yra įvairių situacijų – staigios eismo spūstys, blogi oro sąlygos ar net techniniai gedimai. Jei vairuotojas supranta, kad vėluos, jis privalo iš karto informuoti dispečerinę centrą, o dispečeris – skambinti jums ir pranešti apie naująjį atvykimo laiką.

Jums nereikia nerimauti stovint gatvėje. Mes stebime visus mūsų automobilius realiu laiku GPS sistema. Jei mataime, kad automobilis užstrigo spūstyje, iš karto skambiname klientui. Taigi, jei vairuotojas nedirbtu laiku neatvyksta, prašome nedelsiant skambinti mums – mes tikrai žinome, kur jis yra, ir pateiksime tikslią informaciją. Mūsų prioritetas yra jūsų ramybė, todėl visada stengiamės iš anksto įspėti apie galimus keitimus. Paprastai vėlavimai virš 15–20 minučių yra retenybė, tačiau jei jie įvyksta, mes visada pasiūlome kompensaciją arba alternatyvų sprendimą, jei situacija to reikalauja.

8. Kaip tvarkomas bagažas? Kokias apribojimus turiu žinoti?

Bagažo klausimas visada kelia daugiausia klausimų. Standartinis keleivio bilietas įtraukia vieną didelį bagažą (pvz., lagaminą) ir vieną rankinės bagažą. Tai yra tas standartas, kurį mes laikomės. Tačiau jei keliaujate su daugiau daiktų – pavyzdžiui, grįžtate iš Vokietijos su perkamųjų prekių krūva, sporto inventoriumi (dviračiais, slidėmis) arba didelėmis dėžėmis – būtina apie tai pranešti užsakymo metu.

Kodėl tai taip svarbu? Todėl, kad kiekvienas automobilis turi tam tikrą bagažo skyriaus talpą. Jei mes žinome, kad bus daug daiktų, galime priskirti didesnį automobilį (pavyzdžiui, vietą atskirame bagažui automobilio priekyje arba naudojame bagažinę ant stogo). Jei šios informacijos negauname, vairuotojas gali atvykti su mažesniu automobiliu ir tuomet nebegalės visko susikrauti. Taip pat svarbu prisiminti, kad transporto priemonėje negalima vežti pavojingų medžiagų (degtukų, benzinino kanistro ir pan.) ir gyvūnų be specialios transporto dėžės (išskyrus šunis vadovaujamus, tai turi būti suderinta iš anksto).

9. Ką daryti, jei reikia atšaukti arba pakeisti kelionės planus?

Žinome, kad gyvenimas yra neprognozuojamas. Planai gali keistis dėl ligų, verslo pokyčių ar kitų aplinkybių. Jei reikia atšaukti arba pakeisti užsakymą, svarbiausia yra tai padaryti kuo anksčiau.