Užsakykite pervežimą į Vokietiją telefonu arba internetu: Visiškas vadovas

Vokietija jau dešimtmečiais yra pagrindinė Lietuvos prekybos partnerė. Statistika nepalieka abejonių: didžioji dalis mūsų šalies eksporto ir importo vyksta būtent su šia šalimi. Esu dirbęs tarptautinių pervežimų srityje virš dvidešimties metų ir per tą laiką mačiau, kaip pasikeitė logistikos pasaulis – nuo popierinių užsakymų ir faksų iki išmaniųjų programėlių. Vienas dalykas visada išlieka nepakitęs: klientui svarbiausia yra aiškumas, greitis ir saugumas.

Šiandien, kai techninės galimybės leidžia susisiekti su bet kurio pasaulio šalių atstovu vos per kelias sekundes, kyla natūralus klausimas: kas geriau – senas geras telefono skambutis ar modernus užsakymas internetu? Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip efektyviausiai užsakyti krovinių pervežimą į Vokietiją, kad ir Jūsų verslas veiktų be trikdžių.

Nors aš nebekstuojiu savo ilgametės patirties kiekvienoje sakinyje (kaip kas dažnai daro socialiniuose tinkluose), mano tikslas – suteikti Jums praktių, techniškai pagrįstą informaciją, padėsiančią išvengti dažniausių klaidų. Suprasdami procesą, Jūs galėsite sutaupyti ne tik pinigų, bet ir – kas dar svarbiau – savo nervų.

Įvadas: Kodėl užsakymo metodas svarbiau nei atrodo

Dažnai klientai mano, kad pervežimo užsakymas – tai paprasta forma: "turiu krovinių, reikia vežti į Berlyną". Tačiau iš logistiko akiračio tai tik viršutinis ledkalnis. Užsakymo būdas – telefonu ar elektroniniu būdu – lemia tai, kaip greitai ir kiek tiksliai bus suformuota kainos pasiūlymas, bei kaip greitai vairuotojas atvyks į pakrovimo vietą.

Vokietija yra specifinė rinka. Čia griežtai laikomasi terminų, o vokiškas kruopštumas reikalauja, kad visi dokumentai būtų užpildyti be klaidų, o krovinys paruoštas pagal visus standartus. Jei užsakymo metu nebus perduota visa reikalinga informacija, gali kilti nesklandumų pasienio punktuose arba paskirstymo centruose (DC).

Šiuo metu logistikos kompanijos siūlo dvi pagrindines užsakymo kelią: telefoninį konsultavimą ir automatizuotą užsakymą internetu. Abu metodai turi savus privalumus, tačiau jie tinkami skirtingoms situacijoms. Suprasdami jų niuansus, Jūs galėsite pasirinkti optimalų sprendimą savo būklei.

Telefoninis užsakymas suteikia galimybę akimirksniu gauti atsakymą į neįprastus klausimus, o internetinis užsakymas leidžia viską padaryti bet kuriuo paros metu, net tada, kai logistiko darbo laikas jau baigėsi. Žemiau išsamiai aptarsime abu variantus ir atsakysime į daugiausiai kylančius klausimus.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau 10 klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš savo klientų per šiuos dvidešimt metų. Atsakymai į juos padės Jums suprasti, kaip veikia sistema ir ką tikėtis užsakančiant pervežimą.

1. Kas greičiau: užsakyti pervežimą telefonu arba užpildyti užsakymo formą internetu?

Viskas priklauso nuo situacijos kompleksiškumo. Jei Jums reikia pervežti standartinį krovinių (pvz., 4 europalletes į Miuncheną) ir Jūs tiksliai žinote svorį bei matmenis, internetinė forma gali būti efektyvesnė. Sistema automatiškai gauna duomenis ir juos perduoda manageriui. Tačiau jei krovinių yra neįprastos formos (pvz., ilgos trinkelės, sunki technika), reikalinga papildoma įranga (liftas, "tent" kėlimui) arba yra specifiniai terminai, telefonu skambinant pasiekiate rezultatą greičiau. Gyvas pokalbis leidžia iškart paaiškinti niuansus, kurius informacinėje lauke sunku aprašyti. Mano patirtis rodo, kad sudėtingiems projektams telefonas visada laimi dėl galimybės operatyviai diskutuoti.

2. Kokia informacija būtina nurodyti užsakant pervežimą internetu?

Norint, kad kaina būtų tiksliai, o pervežimas vyktų sklandžiai, reikia nurodyti "penkis aukso elementus": 1. Krovinių vietos adresas (ir pašto kodas – Vokietijoje tai labai svarbu navigacijai). 2. Iškrovimosi vieta (pilnas adresas, kontaktinis asmuo ir jo telefonas). 3. Kiekis (pvz., kiek palečių, pakuočių ar krovinių vietų). 4. Svoris ir tūris (netikslus svoris gali lemti tai, kad atvyks per mažas sunkvežimis). 5. Krovinio pobūdis (ar jis kruopščiamas, ar padėtas ant paletės, ar reikia įrenginių).

Jeigu viename iš laukų rašote "vėliau pranešiu" arba "apie 2 tonos", tai didina riziką, kad galutinė kaina keis arba vairuotojas atvyks ir negalės pakrauti dėl techninių apribojimų. Vokietijoje dauguma paskirstymo centrų turi griežtas priėjimo taisykles, todėl tikslūs duomenys iš pradžių – tai pusė sėkmės.

3. Ar užsakant telefonu kaina gali būti mažesnė nei internetu?

Tai mitas, kad vienas ar kitas metodas suteikia automatiškai žemesnę kainą. Kaina formuojasi pagal rinkos situaciją, kuro kainas, užimtumą ir atstumą. Tačiau telefonu kalbėdamas su ekspertu, Jūs galite aptarti alternatyvius sprendimus, kurie gali sumažinti išlaidas. Pavyzdžiui, galbūt Jums nereikia skubaus pervežimo "Express" režimu, ir jei Jūs užpildysite formą internete, sistema automatiškai paskaičiuos standartinę kainą, o telefonu galėsite pasirinkti lankstesnį pristatymo laiką (pvz., 3-4 dienas vietoj 24 valandų) ir taip sutaupyti. Taigi, mažesnė kaina gaunasi ne dėl kanalo, o dėl detalesnės informacijos apie Jūsų galimybes.

4. Kaip užtikrinti, kad krovinys Vokietijoje bus priimtas be problemų?

Vokietija yra žinoma savo griežtais priėmimo protokolais. Vienas svarbiausių dalykų, kurį reikia patikrinti dar prieš užsakydamas – tai pakavimo kokybė. Jei krovinys yra padėtas ant Europos paletės (120x80 cm), jis privalo būti tvirtai suvyniotas plėvele ir, jei reikia, fiksuotas juostomis. Užsakant telefonu, aš visuomet patariu klientams papildomai užtikrinti, kad etiketės su adresa būtų pritvirtintos iš visų trijų pusių. Internetinėje formoje tokių patarimų nėra, todėl čia reikia pasikliauti savo žiniomis arba gauti patvirtinimą el. paštu. Blogai supakuotas krovinys gali būti atmestas paskirstymo centre, o tai kelia papildomų išlaidų.

5. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku, jei užsakiau telefonu?

Absoliučiai. Šiuolaikinės logistikos sistemos yra integruotos. Nors Jūs užsakėte telefonu, manageris suveda duomenis į tą pačią Transporto valdymo sistemą (TMS), kaip ir tai padarytumėte internetu. Jūs gausite sekimo numerį ir nuorodą, kurioje galėsite matyti savo sunkvežimio vietą. Skirtumas tas, kad užsakius telefonu, Jūs turite asmenį, kuris gali Jums paskambinti ir paaiškinti, kodėl vairuotojas sustojo (pvz., buvo priverstinė 45 minučių poilsio pertrauka) arba kodėl atsirado nedidelis vėlavimas, o ne tik matyti raudoną tašką žemėlapyje be jokio paaiškinimo.

6. Kas dėl dokumentų? Ar juos reikia siųsti faksiškai ar užtenka el. pašto?

Dvidešimt metų atgal faksai buvo kasdienybė. Šiandien Vokietijoje vis dažniau reikalaujama elektroninių dokumentų (e-CMR), tačiau vis dar yra daug vietų, kur reikalingi popieriniai originalai. Užsakant telefonu, manageris paklaus, kokius dokumentus reikalauja gavėjas, ir informuos vairuotoją, ką jam reikia paruošti. Jei užsakote internetu, būtinai "Pastabose" nurodykite, ar reikalinga CMR sąskaita-faktūra originalu, ar pakanka skenuoto kopijos el. paštu. Neteisingai suprastas dokumentų reikalavimas gali sustabdyti krovinį pasienyje arba sandėlyje.

7. Kas atsitinka, jei vairuotojas atvyks, o krovinio nėra arba jis nėra paruoštas?

Tai vienas dažniausių ir nemaloniausių scenarijų. Logistikoje tai vadinama "Dummy" arba tuščiu važiavimu. Jei Jūs užsakėte telefonu ir supratote, kad krovinio nebus laiku, turite šansą skambinti manageriui ir atšaukti arba perkelti užsakymą prieš vairuotojui išvykstant iš bazės. Tai gali sumažinus baudas. Užsakius internetu, informacija galiausiai vėluoti pasiekti vairuotoją, kuris jau gali būti kelyje. Tokiu atveju, Jums greičiausiai teks mokėti kompensaciją už laiko praradimą (stand-off time) ir tuščią važiavimą. Asmeninis kontaktas telefonu suteikia didesnį lankstumą neplanuotomis situacijoms.

8. Kaip apmokėti už pervežimą? Ar galima atsiskaityti kortele internetu?

Dauguma dideliųjų logistikos kompanijų dirba pagal sutartis (paskolos sąskaitos-faktūros su atidėtą apmokėjimu). Jei esate naujas klientas ir užsakote internetu, dažnai sistema siūlo mokėjimą banko kortele arba per mokėjimo sistemas (pvz., PayPal, Swedbank, Paysera) iš karto. Tai patogu vienkartiniams siuntimams. Jei skambinate telefonu, galima susitarti dėl sąskaitos-faktūros išrašymo ir apmokėjimo per banką per 3 ar 30 dienų, priklausomai nuo Jūsų įmonės kreditinės istorijos. Telefonu lengviau derėtis apie mokėjimo sąlygas.

9. Ar turiu rūpintis draudimu, ar jis įeina į kainą?

Pagal tarptautinių vežimų konvenciją (CMR), vežėjas yra atsakingas už krovinį nuo momento, kai jį priima, iki momento, kai jį išduoda. Tačiau standartinė atsakomybė yra ribota (pagal SDR – specialias ištraukimo teises, tai paprastai apie 8,33 SDR už kilogramą). Jei vežate brangius elektroninius komponentus arba farmacines prekes, ši suma gali neužtekėti. Užsakant telefonu, aš visuomet rekomenduoju pasitikrinti, ar nereikalingas papildomas krovinių draudimas (All Risk). Užsakymo formoje internetu dažnai yra varnelė "Papildomas draudimas", kurią klientai dažnai praleidžia nepastebėję. Asmeninis pokalbis leidžia įvertinti rizikas ir pasiūlyti geriausią sprendimą.

10. Kokios yra pagrindinės klaidos, kurias klientai daro užsakydami pervežimą?

Per savo karjerą mačiau tą patį: klientai bando sutaupyti laiko ir nurodo netikslų svorį. Vokietijoje, jei atvyksta 3,5 tonų sunkvežimis (kai reikėjo 7,5 t arba 16 t), jis ne tik negali pakrauti, bet ir gali būti baudžiamas už netinkamą transporto priemonę naudojimą. Kita klaida – nepateikti gavėjo telefono numerio. Vokietijoje sandėliai didžiuliai, ir be kontakto vairuotojas gali praleisti valandas ieškodamas vietos, kas sukuria "demurrage" (uždelstimo) išlaidas. Užsakydami, būkite kruopštūs – tai Jūsų investicija į ramybę.

Išvada

Sumažėjus, pervežimo užsakymas į Vokietiją – tai nebe tik paprasta operacija, o strateginis sprendimas, kuris gali paveikti Jūsų verslo efektyvumą. Nors technologijos leidžia viską padaryti vienu paspaudimu mygtuko, mano dviejų dešimtmečių patirtis rodo, kad žmogiškasis faktorius vis dar yra neįkainojamas.

Užsakymas internetu yra puikus sprendimas tiems, kurie turi standartinius, rutininius siuntimus, gerai išmano savo krovinio parametrus ir vertina laiką (galbūt skambina iš Lietuvos 3 valandą ryto, kai Vokietijoje dar neprasidėjo darbo diena). Tai greitas, efektyvus ir modernus būdas.

Tačiau telefoninis skambutis yra tas "auksinis vidurkis", kai reikia ekspertinės nuomonės, sprendimų priėmimo neįprastose situacijose arba norint užtikrinti, kad visi niuansai būtų įvertinti. Nenuostabu, kad didžiausių Lietuvos eksporto įmonių logistikos vadovai vis dar renkasi asmeninį ryšį – tai suteikia saugumo jausmą ir užtikrina, kad bet kokia nesklanduma bus išspręsta akimirksniu.

Nepaisant to, kokį būdą pasirinksite – telefoną ar naršyklę – svarbiausia yra tikslumas ir atvirumas. Pateikite kuo išsamesnę informaciją apie savo krovinius, klauskite apie draudimą ir nesidėkite su dokumentais. Vokietijos rinka myli kruopštumą, o logistika yra tą verslo dalis, kurioje kruopštumas apmokamas dvigubai – greičiu ir patikimumu.

Pasiruošę pervežimui? Galite pasirinkti patogiausią būdą dabar, o mes pasirūpinsime, kad Jūsų krovinys Vokietijoje pasiektų tikslą laiku ir saugiai.