Užsakomųjų kelionių į Vokietiją organizavimas profesionaliai: Pilnas vadovas

Vokietija jau daugelį dešimtmečių išlieka viena populiariausių kryptų ne tik turistams, bet ir verslo atstovams, studentų grupėms bei various organizacijoms. Šalis, pasižyminti gilia kultūra, moderniais miestais bei ekonominiu stabilumu, tempia savo patrauklumu. Tačiau, kai kalbame apie grupinių kelionių organizavimą, viskas tampa daug sudėtingiau nei paprastas bilieto į lėktuvą įsigijimas. Čia įsivažiuoja logistika, komfortas, saugumas ir tikslaus plano reikalingumas.

Dirbdamas tarptautinių keleivių pervežimų srityje beveik dvidešimt metų, esu matęs viską – nuo puikių, idealiai suderintų ekspedicijų iki mažiau sėkmingų bandymų sutaupyti kainų sąskaita patogumo. Profesionalus užsakomųjų kelionių organizavimas į Vokietiją tai ne tik vairuotojo ir autobuso pasirinkimas. Tai kompleksinis procesas, kuris prasideda dar prieš keliones datą ir baigiasi tik tada, kai paskutnis keleivis saugiai grįžta namo.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo žiniomis ir patirtimi, padėdamas suprasti, kaip turi vykti kokybiškas procesas, ką reikia žinoti užsakovams ir kodėl verta pasitikėti tik patikimais partneriais. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad kelionė ne tik būtų saugi, bet ir paliktų geriausius įspūdžius.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Žemiau pateikiu atsakymus į dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos dažniausiai užduoda klientai planuodami keliones į Vokietiją.

1. Kodėl verta rinktis autobusą, o ne lėktuvą arba traukinį kelionėms į Vokietiją?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, ypač kai planuojamos kelionės didelėms grupėms. Nors lėktuvas atrodo greičiausiu sprendimu, suskaičiuojant visą logistikos grandinę, autobusas dažnai tampa ne tik ekonomiškesniu, bet ir patogesniu sprendimu.

Pirmiausia, kalbant apie laiką. Nors skrydis truko mažiau, reikia atsižvelgti į laiką, skirtą nukeliavimui į oro uostą, registracijai, saugos patikrai, bagažui ir tą patį kelionės metu Vokietijos pusėje. Autobusu keliaujama „nuo durų iki durų“. Mes paimame keleivius iš jų pageidaujamos vietos Lietuvoje ir vežame tiesiai iki reikiamo viešbučio ar konferencijos centro Miunchene, Berlyne ar Hamburge. Nereikia perkelti bagažo, keisti transporto priemonių ar priklausyti nuo vietinių transporto tvarkaraščių.

Antra, komfortas ir bendravimas. Autobuse – tai judantis biuras ar poilsio zona. Grupė gali aptarti verslo strategijas, paprašyti vairuotojo sustoti norimoje vietoje, pailsėti kiek reikia, o ne kai tai leidžia „įssegus diržą“. Be to, šiuolaikiniai turistiniai autobusai yra prilygstantys verslo klasės salėms: ergonomiškos sėdynės, kondicionieriai, WC, Wi-Fi ir virtuvėlė.

Trečia, ekologija ir kaina. Didelėms grupėms vieno autobuso išlaisvinamas anglies dioksido kiekis yra gerokai mažesnis nei 30–40 automobilių ar keleivinių lėktuvų. O piniginėje aspektu, įskaičiuojami bilietai į oro uostą, registruotas bagažas ir vietinis transportas Vokietijoje, autobusas dažnai išeiga gerokai pigiau vienam asmeniui.

2. Kaip anksti reikia užsakyti autobusą kelionei į Vokietiją?

Profesionaliame pervežimų versne yra geras posakis: „Geriau užsakyti per anksti nei rasti, kad laisvų vietų jau nėra“. Idealus laikas užsakyti autobusą kelionei į Vokietiją – mažiausiai 2–3 mėnesius iki išvykimo.

Kodėl taip ilgainiui? Vokietija yra labai populiari kryptis. Ypatingai pavasario ir rudens mėnesiais vyksta daugybė parodų (pvz., „Hannover Messe“, „IAA“ Frankfurte, „Bauma“ Miunchene), kurių metu visi kokybiški autobusai Europoje yra užimti. Jei planuojate kelionę šventinės laikotarpiu (Kalėdos, Naujieji metai, Velykos) ar per populiarius festivalius (pvz., Oktoberfest), reikia skubėti dar labiau – net 4–6 mėnesius iš anksto.

Ankstyvas užsakymas užtikrina ne tai, kad gausite autobusą, bet ir kad gausite kokybišką autobusą. Likus porai savaičių iki kelionės, rinktis tenka iš to, kas liko, o tai gali būti senesnis transportas ar brangesnis pasiūlymas dėl paklausos. Be to, ankstyvas rezravimas leidžia užsakovui patogiau susitarti dėl sąskaitų apmokėjimo grafiko.

3. Kokius autobusus naudojate tolimoms kelionėms į Vokietiją ir kokius jie turi privalumus?

Nesvarbu, ar kelionė trunka 10 valandų į Berlyną, ar 20 valandų į Miuncheną, transporto priemonės kokybė lemia visos kelionės sėkmę. Profesionalios kompanijos tokiose kelionėse naudoja tik 4-ių ir daugiau žvaigždučių turistinius autobusus.

Standartinis mūsų flotės autobusas, važiuojantis į Vokietiją, turi būti ne senesnis kaip 5–7 metai (kartais ir naujesnis). Svarbiausi bruožai, į kuriuos aš kaip ekspertas atkreipiu dėmesį, yra šie: * Ergonomika: Sėdynės turi būti reguliuojamos, su galvos atramomis, pakojais ir dažniausiai – su lentynėlėmis gėrimams ar nešiojamiems kompiuteriams. * Klimato kontrolė: Autobuse turi būti efektyvus kondicionierius ir šildymas, kadangi orai Vokietijoje gali būti labai įvairūs – nuo karščios vasaros iki minusų žiemą. * Techninė įranga: Pagal ES reikalavimus, visi tolimiems maršrutams skirti autobusai turi būti aprūpinti EC 120 (tachografo) įranga, ribojančia vairuotojo darbo valandas, ir greičio ribojimais. * Papildomi patogumai: WC, mikrobangų krosnelė ar nedidelė virtuvėlė, DVD grotuvas ar individualių ekranų sistema kiekvienai sėdynei. Taip pat būtinas USB jungtinių ir WiFi pasiekiamumas, kad keleiviai galėtų likti susisiekti.

Dėmesys! Labai svarbu, kad autobusas atitiktų „Euro 6“ ar aukštesnį aplinkos apsaugos standartą. Be to, į Vokietijos miestus, kuriose yra „Žaliosios zonos“ (Umweltzone), leidžiama važiuoti tik su specialiais žaliais lipdukais (Plakette). Mūsų autobusai visada yra tikrinami ir aprūpinti šiais reikalingais dokumentais.

4. Kaip reglamentuojami vairuotojų darbo laikas ir poilsis tolimose kelionėse?

Tai vienas svarbiausių saugumo aspektų, apie kurį dažnai pamiršta ne profesionalai, o klientai, kuriems svarbiausia – kuo greičiau nuvažiuoti tašką A į tašką B. Europos Sąjungos reglamentai (EG) Nr. 561/2006 yra griežti ir neišimtiniai.

Vairuotojas gali vairuoti ne daugiau kaip 4,5 valandas be pertraukos. Po to privaloma padaryti bent 45 minučių pertrauką (kurią galima padalinti į 15 minučių + 30 minučių). Per paros vairuotojas gali vairuoti ne daugiau kaip 9 valandas, o per savaitę – ne daugiau kaip 56 valandas (per dvi savaites – ne daugiau kaip 90).

Ką tai reiškia klientui? Jei kelionė į Vokietiją trunka, tarkime, 18 valandų, mes negalime nuvažiuoti viena diena be sustojimų. Būtinos sustojtos pertraukos, o dažnai ir būtinas dviejų vairuotojų keitimas. Jei grupė nori išvykti ryte ir tą pačią dieną dalyvauti vakare renginyje, reikia tikrinti, ar vairuotojas spės atvykti neviršydamas darbo laiko.

Profesionalus organizatorius visada įtraukia poilsio laiką į grafiką. Jei reikia, mes organizuojame vairuotojų keitimą vietoje arba planuojame nakvyne tarpinėse vietose (pvz., Lenkijoje), kad vairuotojas atgautų jėgas. Niekada nenaudosime „lentų“ ar kitų nelegalių priemonių, nes tai tiesiogiai kelią keleivių gyvybei. Saugumas yra aukščiau už bet kokius terminus.

5. Kokios yra kainos sudėties dalies ir nuo ko priklauso galutinė suma?

Klientams dažnai kyla klausimas, kodėl viena kompanija siūlo kainą X, o kita – Y. Atsakymas slypi paslėptose išlaidose ir kokybėje. Kaina nėra tik degalų kiekis, padalytas iš keleivių skaičiaus.

Profesionalios užsakomosios kelionės kainą sudaro: 1. Nuomos kaina (paprastai už dieną ar km): Tai pagrindinė dalis, apimanti autobuso amortizaciją, priežiūrą ir pelną. 2. Degalai: Jų kaina svyruoja, todėl kai kurie pasiūlymai gali būti su degalų priedėliu, jei kaina pakils virš nustatyto ribinio. 3. Kelių mokesčiai (Maut): Vokietijoje didžiulę dalį kelių (autobanų) naudojimo sudaro mokesčiai sunkvežimiams ir autobusams. Tai nėra pigu, ir tai įskaičiuojama į kainą. 4. Vairuotojo dienos normas: Užsienio reisuose vairuotojas gauna dienpinigius (dienos norma), kurie taip pat įeina į sąskaitą. 5. Nakvyinės ir maitinimas: Jei reikalaujamas dviejų vairuotojų keitimas ar ilga pertrauka, reikia apmokėti jų viešbutį ir maistą. 6. Papildomi mokesčiai: Užvažiavimai į miesto centrus (pvz., Miuncheno centrinę aikštę Marienplatz), stovėjimas vietose, kur tai mokama (pvz., prie oro uostų ar parodų centrų), ir vietiniai gidai.

Būkite atidi – jei kaina atrodo per žema compared to rinka, greičiausiai kažkas trūksta: gali būti senas autobusas, nelegalus vairavimo režimas arba paslėpti papildomi mokesčiai, kurie bus pareikalauoti vėliau. Aš visada rekomenduoju klausti „ar kaina yra galutinė?“.

6. Kaip tvarkomas maršrutas ir ar galima keisti planus kelionės metu?

Maršruto planavimas yra pusė sėkmės. Esu matęs, kaip blogai suplanuotas maršras verčia grupę laukti spūstyse ar vengti miestų centrų. Planuodami kelionę į Vokietiją, mes atsižvelgiame į eismo intensyvumą (Rush hours) Vokietijos didmiesčiuose, įgaliojimus (pvz., kai kurie autobusai negali važiuoti per tam tikrus tiltus ar gatves) ir optimalų sustojimų skaičių.

Tačiau gyvenimas yra neprognozuojamas. Profesionalumas pasireiškia tuo, kaip mes elgiames, kai keičiasi planai. Jei grupė pageidauja sustoti prie papildomo parduotuvės, užtrunka ilgiau muziejuje arba atsiranda techninė problema, mūsų dispečerinė paslauga veikia 24/7. Mes esame susisiekę su vairuotoju ir galime operatyviai pakeisti maršrutą, pridėti sustojimą arba paskaičiuoti naują atvykimo laiką.

Svarbu: jei planuojate daugybę sustojų Vokietijos miestuose („Hop-on Hop-off“ tipo kelionė), tai reikia numatyti iš anksto, nes tai didina transporto nuomos trukmę. Bet lankstumas – tai mūsų privalumas prieš geležinkelį ar lėktuvą.

7. Kokios yke vietinės taisyklės Vokietijoje, apie kurias turi žinoti keleiviai?

Vokietija – šalis, kurioje paisoma taisyklių, ir tai taip pat pasireiškia keleivinių transporto srityje.

Vienas svarbiausių dalykų – alkoholis vairuotojui. Vokietijoje (kaip ir visoje ES) vairuotojo kraujyje gali būti tik 0,0 promilės alkoholio. Tai absoliuti nulis. Mūsų vairuotojai yra supažindinami su šia taisykle ir ją laikosi be išimčių. Keleiviai gali vartoti alkoholį autobuse (jei tai nekelia nepageidaujamo triukšmo), tačiau turi atsižvelgti į kitus keleivius.

Kitas dalykas – įlipimas ir išlipimas. Vokietijoje griežtai reglamentuota, kur galima ir kur negalima sustoti. Mūsų vairuotojai žino legalias stovėjimo vietas (Bus stops), tačiau jei grupė nori sustoti nelegalioje vietoje (pvz., tiesiog prie baro centro gatvėje), vairuotojas turi teisę atsisakyti, kad išvengtų baudų, kurios Vokietijoje gali būti labai didelės.

Taip pat verta paminėti eismo taisykles pervažiuojant per „zebra“ (perėjas). Vokietijoje pėstieji turi absoliučią pirmenybę, jei jau yra perėjoje (nepaisant šviesoforo spalvos). Tai gali sukelti staigius stabdymus, todėl keleiviai turi būti pasiruošę.

8. Kaip užtikrinamas keleivių ir bagažo saugumas?

Saugumas yra prioritetas Nr. 1. Autobusai, kuriuos naudojame, kasmet praeina griežtas technines apžiūras (TO), be to, prieš kiekvieną tolimą reisą atliekamas papildomas techninis patikrinimas: padangų būklė, stabdžių sistema, šviesos, variklio dujų nutekėjimas.

Visi keleiviai yra apdrausti pagal privalomąją keleivių transporto draudimą. Tačiau, kaip patirtis rodo, verta pasidomėti ir papildomu draudimu, ypač jei kelionėje dalyvauja brangios įrangos (pvz., muzikos instrumentų, sporto inventorius) grupės.

Dėl bagažo: kiekvienas keleivis turi teisę į standartinį bagažą (pvz., vieną didelį krepšį, iki 20 kg) ir rankinį bagažą. Bagažas vežamas autobuso dugne, kuris yra uždaromas ir užraknomas. Tačiau aš visada patariu keleiviams neitišti į bagažą brangių daiktų (pinigų, dokumentų, vaistų, nešiojamųjų kompiuterių), juos geriau laikyti su savimi salone. Nors vagystės yra retos, atsakomybė už brangius daiktus, paliktus neapsaugotame bagažo skyriuje, gali būti neaiški.

9. Ar galima organizuoti kelionę su specifiniais reikalavimais (pvz., verslo renginiai, vestuvės, sporto varžybos)?

Žinoma. Užsakomosios kelionės (Charter) savyje turi tai, kad ji pritaikoma individualiems poreikiams. Turime patirties vežant įvairias grupes: nuo mokinių, keliaujančių į futbolo rungtynes Dortmunde, iki korporatyvinių grupių, važiuojančių į verslo konferenciją Štutgarte.

Jei tai verslo kelionė, mes galime užtikrinti, kad autobuse būtų reikalinga technika ( mikrofonai, projektoriai, jei reikia pristatyti informaciją kelyje). Jei tai vestuvės ar šventė, galimas dekoravimas ar specialus vairuotojo etiketas.

Sporto varžyboms svarbu ypač tikslumas – grupė turi atvykti laiku, bet ne per anksti, kad neperkastruotų aikštėje. Mes stebiame eismo situaciją realiu laiku ir pranešame grupės vadovui apie galutinį atvykimo laiką. Taip pat galime organizuoti pervežimus tarp viešbučio, varžybų arenos ir restoranų.

10. Kas nutinka, jei autobusui sugenda įvykus avarijai kelionės metu?

Tai yra blogiausias scenarijus, bet apie jį reikia galvoti iš anksto. Esu dirbęs srityje 20 metų ir galiu pasakyti: technika yra technika, net naujausiems autobusams gali nutikti gedimas.

Profesionalios kompanijos turi veiksmų planą avarinėje situacijoje. Pirmiausia, vairuotojas nedelsdamas praneša dispečeriui. Dispečeris nedelsdamas pradeda ieškoti artimiausio pagalbos punkto arba, jei gedimas nėra kritiškas ir gali būti pašalintas vietoje, siunčia meistrą.

Jei autobusas negali tęsti kelionės, mes organizuojame pakeitimą – atsiunčiame rezervinį autobusą iš artimiausios bazės (pavyzdžiui, iš Vokietijos ar Lenkijos). Tai gali šiek tiek užtrukti, tačiau mūsų užduotis – užtikrinti, kad keleiviai nebūtų palikti pačiame kelio vidury be priemonės. Mes visada stengiamės rasti pakeitimą kuo greičiau, net jei tai reiškia papildomų išlaidų mums (klientui to dažniausiai tenka nemokėti, jei gedimas nėra susijęs su keleivių elgesiu).