Užsakomosios kelionės į Vokietiją: efektyvus ir paprastas užsakymo procesas

Vokietija jau dešimtmečiais yra viena pagrindinių Lietuvos prekybinių bei ekonominių partnerių. Kasdien tarp šalių vyksta tūkstančiai kelių – tiek verslo, tiek asmeninių. Tačiau, kai kalba eina apie grupinius pervežimus, organizuotas ekskursijas ar korporatyvines keliones, dažnai kyla klausimų dėl paslaugos kokybės, kainos ir viso proceso sudėtingumo. Esu dirbęs tarptautinių pervežimų srityje virš dvidešimties metų, ir per tą laiką matyta viską – nuo chaotiškai suplanuotų kelionių iki idealiai sulygintų logistikos grandinių.

Šiandien noriu pakalbėti apie tai, kaip užsakomosios kelionės į Vokietiją gali būti ne tik patogios, bet ir organizuojamos itin paprastu užsakymu. Moderni logistika nėra apie biurokratiją ar tūkstančius telefonų. Tai – apie procesus, kurie veikia kaip laikrodis. Šiame straipsnyje aiškiname, kaip viskas vyksta iš kliento, kuris nori nuvykti į Vokietiją, požiūrio, ir ką reikia žinoti, kad kelionė būtų sklandi.

Įvadas

Kodėl Vokietija yra taip populiari? Tai ne tik Hamburgo uostas, Miuncheno aludės ar Berlyno istoriniai muziejai. Tai ir intensyvi verslo veikla, mugės, tokios kaip Hannover Messe ar IFA, bei kasdieniniai reisai dėl darbo ar šeimos reikalų. Kai reikia pervežti grupę žmonių – tai būtų 10, 20 ar 40 žmonių – privatus automobilis nebeužtenka, o orentuotis į reguliarius autobusų maršrutus dažnai būna nepatogu ir brangu.

Štai čia į sceną žengia užsakomosios kelionės (charter). Daugelis klientų, pirmą kartą susiduria su šia paslauga, gali manyti, kad užsakytas autobusas ar mikroautobusas yra pernelyg brangu arba sudėtingas dalykas. Tačiau esant teisingai partneriui, užsakymo procesas gali būti paprastesnis nei bilieto į lėktuvą įsigijimas.

Paprastas užsakymas šiuo atveju reiškia aiškų komunikacijos kanalą, be tarpininkų ir nereikalingų laukimo procedūrų. Jums nereikia mokėti logistikos niuansų – tai mūsų, kaip profesionalių vežėjų, darbas. Jums tiesiog reikia suformuluoti užduotį: kur, kada ir kiek žmonių. Likusį – nuo optimalaus maršruto parinkimo, atsižvelgiant į Vokietijoje galiojančius apribojimus (pvz., apribojimai savaitgaliais ar tam tikrose miestų zonose), iki patogios transporto priemonės pasirinkimo – imamės mes.

Šio straipsnio tikslas – išvalyti vandenį ir parodyti, kad profesionali užsakomoji kelionė yra prieinama, saugi ir, svarbiausia, labai paprasta paslauga. Žemiau pateikiamame DUK skyriuje atsakome į dažniausiai kylančius klausimus, padedančius suprasti šios srities subtilybes.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai yra „užsakomoji kelionė“ ir kaip ji skiriasi nuo paprasto autobuso bilieto įsigijimo?

Užsakomoji kelionė (angliškai – charter) yra individuali transporto paslauga, kai transporto priemonė su vairuotoju (ar vairuotojais) nuomojama tam tikram laikotarpiui konkrečiam maršrutui atlikti. Skirtingai nei regulariuose reisuose, kur jūs turite prisitaikyti prie tvarkaraščio, kurį nustato transporto kompanija, čia tvarkaraštį ir maršrutą formuoja klientas. Jūs nusimate išvykimo vietą (pvz., jūsų įmonės kiemas Vilniuje), tikslo vietą (pvz., viešbutis Frankfurte) ir sustojimus. Tai suteikia visišką laisvę ir lankstumą – nebekeliate lagaminų autobuso stotyje, nebraukote į tarpinius miestus, kuriuose niekam nereikia užeiti, ir kelionės trukmę pritaikote savo poreikiams.

2. Kaip vyksta paprastas užsakymo procesas? Kiek laiko tai trunka?

Esame sukūrę procesą taip, kad jums užtruktų kuo mažiau laiko. Idealiu atveju, paprastas užsakymas užtrunka ne ilgiau kaip 15–30 minučių. Viskas prasideda jūsų užklausos – tai gali būti telefoninis skambutis arba el. laiškas. Mums reikia pagrindinės informacijos: kelionės data, išvykimo ir atvykimo vieta, keleivių skaičius ir bagažo kiekis. Gavę šią informaciją, mes parengiame pasiūlymą, kuriame nurodoma konkreti transporto priemonė, kaina ir sąlygos. Jei pasiūlymas tenkina, pasirašome sutartį (dažnai tai galima atlikti elektroniniu būdu) ir įmoka avansą. Viskas – užsakymas užbaigtas, o mes pasirūpiname visais techniniais ir organizaciniais reikalais.

3. Kokio tipo transportą galite pasiūlyti kelionei į Vokietiją?

Transporto pasirinkimas priklauso nuo keleivių skaičiaus ir kelionės stiliaus. Especializuotoms kelionės į Vokietiją siūlome platų spektrą: * Mikroautobusai (8–19 vietų): Tinka mažoms grupėms, verslo delegacijoms ar šeimoms. Jie yra labai manevringi mieste, todėl lengviau įvažiuoja į senamiesčio zonas arba prie mažų viešbučių. * Turistiniai autobusai (30–60 vietų): Tinka didelėms grupėms, moksleiviams, sporto komandoms. Šiuose autobusuose yra didelis bagažo skyrius (kas svarbu, jei vykstate ilgam laikui), WC, virtuvėlė, WiFi ir įrenginiai vaizdui groti. * VIP klasės transportas: Jei reikalingas ypatingas komfortas, atliekame reisus prabangiais autobusais su atlošiamais sėdynėmis, stalais ir papildoma aptarnavimo zona.

4. Ar kaina yra fiksuota, ar ji gali pasikeisti kelionės metu?

Kai mes pateikiame pasiūlymą po jūsų užklausos, kaina yra fiksuota ir ji nebekinta, nebent klientas pats pageidauja keisti maršrutą ar pridėti papildomų sustojimų. Kainą sudaro keli pagrindiniai komponentai: transporto priemonės nuoma, vairuotojo darbo užmokestis (atsižvelgiant į darbo laiko normativas), kuras ir kelių mokesčiai. Vokietijoje, pavyzdžiui, yra mokesčiai už važiavimą greitkeliais (Maut) ir mokesčiai už įvažiavimą į miesto centro zonas arba už transporto priemonės stovėjimą (pvz., prie mugės centrų). Mes visus šiuos mokesčius apskaičiuojame iš anksto, taigi jums nereikia bijoti nemalonių staigmenų.

5. Kaip susitvarkoma su vairuotojų darbo ir poilsio laiku, jei kelionė ilga?

Tai vienas svarbiausių klausimų, skirtumų tarp „mėgėjiško“ ir profesionalaus požiūrio. Tarptautinėse kelionėse galioja griežti ES reglamentai (EOBR) dėl vairuotojų darbo laiko. Vairuotojas gali vairuoti ne ilgiau kaip 4,5 valandas be pertraukos, o per paros visumą turi atsipalaiduoti tam tikrą laiką. Jei kelionė į Vokietiją trunka, pavyzdžiui, 20 valandų, mes būtinai planuojame dviejų vairuotojų komandą. Tai užtikrina, kad kelionė nebus stabdoma dėl privalomo poilsio, o vairuotojai bus atsargesni. Jei grupė nori sustoti pietų metu, tai taip pat įtraukiama į grafiką. Mes visada deriname maršrutą su saugumo reikalavimais.

6. Ar galima užsakyti kelionę su konkrečiais sustojimais (pvz., parduotuvėse, lankytinose vietose)?

Žinoma. Tai yra viena pagrindinių užsakomosios kelionės privalumų. Jei vykstate į Vokietiją apsipirkti, mes galime sustoti prie didžiulių prekybos centrų, tokių kaip „CentrO“ Oberhausen’e ar „Designer Outlet“. Jei tai kultūrinė kelionė, maršrutą galime sudaryti per Liuterio miestą Vitenbergą, Nešvaro pilį ar kitas istorines vietas. Svarbu tik tai, kad sustojimai turi būti suplanuoti iš anksto, kad vairuotojas galėtų tinkamai apskaičiuoti laiką ir nenukryptų iš darbo grafiko. Papildomi sustojimai, kurie nėra numatyti pradiniame maršrute, gali būti įtraukti ir kelionės metu, jei leidžia laikas, tačiau apie juos reikia sutarti su vairuotoju ar dispečeriu.

7. Kas nutinka, jei grupė vėluoja arba keičia planus?

Praktikoje tai pasitaiko dažniau, nei norėtų. Žmonėms užtrunka ilgiau susirinkti, pasibaigia verslo susirinkimas vėliau nei planuota, arba atsiranda techninių kliūčių. Mes esame lankstūs. Jei grupė vėluoja išvykti, mes laukiame (tam tikras reasonable laiko tarpas). Jei planai keičiasi Vokietijoje (pvz., reikia išvykti iš viešbučio vėliau), reikia kuo greičiau informuoti vairuotoją. Jei dėl šių pakeitimų viršijamas leistinas vairuotojo darbo laikas arba kiltų papildomų išlaidų (pvz., ilgesnė automobilio stovėjimo aikštelės mokėjimas), apie tai informuojame iš karto. Svarbiausia – komunikacija. Mes stengiamės būti ne tiek pervežėjai, kiek jūsų kelionės partneriai, todėl padedame išspręsti problemas, o ne sukuriamas naujas.

8. Kaip apsisprendžiant dėl transporto klasės, jei norima sutaupyti?

Biudžetas visada svarbus, tačiau pervežimų srityje pigiau nebūtinai reiškia geriau. Jei norite sutaupyti, rekomenduojame rinktis standartinę klasę, tačiau tiksliai įvertinti keleivių skaičių. Dažna klaida – užsakyti per didelę transporto priemonę (pvz., 50 vietų autobusą 20 žmonių grupei). Tokiu atveju mokate už tuščias vietas ir daugiau kuro. Taip pat galima spręsti dėl sezoniškumo – savaitgaliais ar šventėmis kaina gali būti aukštesnė. Tačiau niekada nereikėtų taupyti ant vairuotojo kvalifikacijos ar techninės būklės. Vokietijoje griežtai tikrinami transporto priemonių emisijos (Euro 5, Euro 6 standartai), todėl senas autobusas tiesiog gali neįvažiuoti į tam tikras miesto zonas. Mes visuomet pasiūlome optimalų variantą, kuris derina kainą ir patikimumą.

9. Kokios apsaugos garantijos turi keleiviai?

Dirbdami daugiau nei 20 metų šioje srityje, suprantame, kad saugumas yra prioritetas Nr. 1. Visi mūsų transporto priemonės yra apdraustos pagal privalomąją transporto priemonių civilinės atsakomybės draudimą. Be to, turime papildomą keleivių draudimą nuo nelaimingų atsitikimų. Mūsų vairuotojai yra reguliariai tikrinami, turi reikiamas kategorijas ir sveikatos pažymėjimus. Prieš kiekvieną ilgesnį reisą atliekamas techninis automobilio patikrinimas. Taip pat, vykstant į Vokietiją, visada turime su savimi visus reikalingus dokumentus (CMR konosamentas, vairuotojo kortelės, techninės apžiūros aktai), kad sulaikymo metu kelionė nebtų stabdoma.

10. Ar galima užsakyti kelionę trumpu išanksto įspėjimu (pvz., po 1 dienos)?

Teoriškai – taip, jei turime laisvų transporto priemonių ir vairuotojų. Tačiau praktiškai rekomenduojame kreiptis kuo anksčiau. Optimalus laikas – 2–4 savaitės iki kelionės. Leidžiantis į „paskutinę minutę“ (pvz., 24–48 val.), rizikuojate gauti brangesnį pasiūlymą, nes gali tekti permokėti už skubą arba gauti ne idealiai pagal jūsų pageidavimus pritaikytą autobusą. Be to, Vokietijoje didelėse mugėse ar įvykiuose viešbučiai ir stovėjimo aikštelės turi būti rezervuojamos iš anksto. Tačiau suprantame, kad verslo pasaulyje kartais sprendimai priimami momentiniu greičiu, todėl visada stengiamės padėti ir tokiose situacijose – tikriname savo resursus ir, jei įmanoma, vykdome užsakymą net ir tą pačią dieną.

Išvada

Užsakomosios kelionės į Vokietiją su paprastu užsakymu – tai realybė, kurią siūlome šiandien. Ilgametė patirtis mokėjo mus vieno: klientui nereikia žinoti, kaip veikia tachografas ar kaip apskaičiuojamas Maut mokestis Vokietijos greitkeliuose. Jam reikia tik vieno – pasitikėjimo, kad jis ir jo grupė saugiai ir laiku pasieks tikslą.

Mes sukūrėme sistemą, kurioje „paprastas užsakymas“ nereiškia „žemos kokybės“. Tai reiškia, kad mes pasiėmę ant savęs visą sudėtingumo dalį – nuo dokumentų tvarkymo iki maršruto logistikos. Jums lieka tik mėgautis kelione, dirbti ar poilsiauti, o mes rūpinsimės keliu.

Nepaisant to, ar tai verslo kelionė į Frankfurto mugę, moksleivių ekskursija į Bavariją ar šeimos reisas prieš Kalėdas, profesionalus požiūris ir individualus aptarnavimas garantuoja, kad kelionė į Vokietiją taps ne prievole, o maloniu patyrimu. Pasitikėkite mūsų patirtimi – mes žinome kiekvieną kilometrą tarp Lietuvos ir Vokietijos.