Užsakomas pervežimas: kaip lankstūs išvykimo laikai užtikrina geriausią kainą ir efektyvumą

Tarptautinės logistika yra sudėtingas mechanizmas, kuriame kiekviena detalė turi savo reikšmę. Per dvidešimt metų, praleistų šioje srityje, mačiau, kaip pasikeitė rinka, kokia tapo svarbi technologija ir, svarbiausia, kaip pasikeitė klientų lūkesčiai. Vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, su kuriuo susiduriu bendraujant su verslo atstovais bei privačiais asmenimis, yra susijęs su optimizavimu: kaip gauti kokybišką paslaugą nepermokant? Atsakymas dažnai glūdi ne pačiame krovinio dydyje ar atstume, o laiko planavime. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip užsakomas pervežimas, kai klientas yra pasiruošęs lankstiai žiūrėti į išvykimo laikus, gali tapti raktas į itin palankią kainą ir efektyvų logistikos valdymą.

Įvadas

Kai kalbame apie užsakomąjį pervežimą (angliškai dažnai vadinamą „dedicated transport“ arba „charter“), turime omeny transporto priemonės nuomą su vairuotoju konkrečiam krovinio pristatymui. Tai reiškia, kad sunkvežimis, vilkikas ar furgonas keliauja tiesiai iš siuntėjo į gavęją be tarpinių sustojimų kitiems klientams (išskyrus techninius reikalavimus ar muitinės procedūras). Tai yra greičiausias ir saugiausias būdas perkelti prekes.

Tačiau ši paslauga dažnai asocijuojasi su aukšta kaina. Kodėl? Nes užsakant visą sunkvežimį, klientas sumoka už visą maršruto įvykdymą – degalus, vairuotojo darbo laiką, grįžimo tuščia kelią (jei toks numatytas) ir kitas išlaidas. Čia į sceną žengia lankstumas. Jei klientas gali leisti transportuotojui pasirinkti išvykimo laiką arba nėra susirūpinęs dėl pristatymo būtent „rytoj ryte“, atsiveria didžiulis galimybių langas.

Logistikos kompanijos nuolat ieško būdų optimizuoti savus maršrutus. Vilkikas, važiuojantis į Vokietiją su pilnu krovininiu konteineriu, gali grįžti tuščias, jei Lietuvoje nerastas krovinys atgal. Tokiu atveju vairuotojas ir transporto įmonė praranda pinigus. Jei tuo metu atsiranda klientas, kuris nori pervežti prekes iš Vokietijos atgal, bet nėra spaudžiamas griežtu terminu, transportuotojas gali pasiūlyti itin gerą kainą. Klientas gauna pigų pervežimą, o transportuotojas – uždarbį vietoje tuščio važiavimo. Tai yra klasikinis „win-win“ (laimės-laimės) scenarijus, kuris įmanomas tik dėka lankstumo.

Šiame straipsnyje mes gilinsimės į tai, kaip veikia ši mechanika, ką reiškia lankstūs išvykimo laikai praktiškai ir kodėl tai yra vienas efektyviausių būdų sumažinti logistikos išlaidas neprarandant kokybės.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai yra užsakomas pervežimas ir kuo jis skiriasi nuo įprasto siuntų pervežimo?

Užsakomas pervežimas, dar vadinamas išskirtinio transporto paslauga, reiškia, kad konkreti transporto priemonė (pvz., 13,6 m puspriekabė, 24 t sunkvežimis ar mažesnis furgonas) yra skirta tik vienam klientui. Visas tūris ir keliamoji galia yra jūsų disponavime. Skirtingai nei tarpinėmis stotimis (hubais) vykdomi siuntų pervežimai (konsolidacija), kur viename sunkvežimyje gali būti dešimtų skirtingų klientų siuntų, kurios iškraunamos ir pakraunamos kelis kartus, užsakomasis pervežimas užtikrina tiesioginį maršrutą. Krovinys užkraunamas vienoje vietoje ir iškraunomas paskirties vietoje. Tai minimizuoja pažeidimo riziką, trukmę ir leidžia tiksliai žinoti, kur yra jūsų prekės bet kuriuo momentu.

2. Kaip lankstūs išvykimo laikai tiesiogiai veikia pervežimo kainą?

Transporto rinka yra dinamiška, kair ir vertybinių popierių birža. Kainos svyruoja pagal pasiūlos ir paklausos santykį tam tikrose kryptyse ir tam tikromis dienomis. Jei jums reikia, kad krovinys būtų paimtas šiandien ir pristatytas rytoj, tai yra „ekspresinė“ paslauga. Tokiu atveju transportuotojas turi skirti vairuotojui viršvalandžius, pakeisti planuotus maršrutus ar net panaudoti tuščią transporto priemonę, kad atitiktų jūsų terminą. Tai kainuoja brangiai.

Kai suteikiate lankstumą (pvz., „galiu pamesti krovinią šią savaitę, bet svarbiausia, kad jis būtų prieš savaitgalį“), logistikos vadybininkas gali ieškoti galimybių sujungti jūsų krovinį su kitais arba rasti vairuotoją, kuris jau yra toje zonoje ir grįžta atgal. Tokiu būdu išvengiama „tuščio važiavimo“ (deadhead) išlaidų, kurias transportuotojas paprastai įtraukia į kainą. Be lankstumo, šios taupymo galimybės tiesiog neegzistuoja.

3. Ar lankstūs išvykimo laikai reiškia, kad mano krovinys gali atvykti vėlai?

Ne būtinai. „Vėlai“ yra subjektyvus apibrėžimas. Profesionaliame logistikos pasaulyje lankstumas dažniausiai reiškia galimybę pakrauti krovinį ne būtent antradienį 08:00 ryte, o, pavyzdžiui, antradienio vakare ar trečiadienio ryte. Pristatymo terminas vis tiek gali būti nustatytas griežtai, pvz., iki penktadienio 12:00. Lankstumas dažniausiai taikomas išvykimui (pakrovimui), o ne pristatymo galutiniam terminui, jei šis yra kritiškas. Be to, kai krovinys yra vežamas užsakomuoju būdu, jis nėra stabdomas tarpinėse stotyse, todėl net jei išvykimas šiek tiek pavėluoja, dėl tiesioginio maršruto pristatymas dažnai vis tiek būna greitesnis nei konsoliduotų siuntų atveju.

4. Kokius krovinius labiausiai apsimoka vežti pasinaudojus lankstumo galimybe?

Lankstumo privalumus geriausiai įvertina tiems, kurie perveža didelius tūrius, sunkius krovinius arba nestandartines siuntas (pvz., statybines medžiagas, mašinas, įrangą). Taip pat tai puikiai turi prekėms, kurios nėra „just-in-time“ (tik laiku) gamybai, t.y., kai sandėlyje yra atsargų zonos. Taip pat lankstumas svarbu perkant naudotas transporto priemones iš užsienio aukcionų – juos dažnai reikia parsivežti tam tikru laikotarpiu, bet ne būtinai per 24 valandas. Mažmeninės prekybos grandinės, kurios užpildo sandėlius prieš šventes, taip pat gali sutaupyti didžiules sumas, jei leidžia logistikos partneriams planuoti išvykimus savaitėmis iš anksto.

5. Kokie yra pagrindiniai veiksniai, lemiantys kainą be išvykimo laiko?

Nors lankstumas yra galingas įrankis, kainą lemia ir kiti techniniai parametrai. Pirmiausia – atstumas. Kuo toliau reikia važiuoti, tuo daugiau kainuoja degalai ir vairuotojo darbo laikas. Antra – krovinio svoris ir tūris. Jei krovinys yra labai sunkus (pvz., metalo laužas), reikalingas specialus technika arba dėl svorio ribojimų negalima vežti pilno kiekio kitų prekių. Trečia – specialūs reikalavimai: šaldymo režimas (šaldytuvas), ADR (pavojingos medžiagos), vertės pristatymas (grynaisiais pinigais ar brangūs daiktai) arba fiskalinės paslaugos. Visi šie papildomi reikalavimai didina bazinę kainą, tačiau net ir su jomis lankstumas gali padėti sumažinti galutinę sumą.

6. Kaip veikia „tuščio važiavimo“ (backhaul) principas ir kodėl jis naudingas klientui?

„Backhaul“ – tai terminas, apibūdinantis grįžimo maršrutą. Tarkime, lietuvis vairuotojas vežė baldus į Jungtinę Karalystę. Po iškrovimosi jis turi grįžti į Lietuvą. Jei jis grįžtų tuščias, įmonė patirtų didžiulius nuostolius (degalai, mokesčiai, algos, be pajamų). Todėl įmonė yra pasirengusi parduoti tą grįžimo maršrutą už žymiai mažesnę kainą, tiesiog kad padengtų išlaidas. Jei jūsų krovinys yra iš JK į LT ir jūs galite laukti, kol vairuotojas ten atvyks su savo pirminiu krovininiu, jūsų kaina gali būti 30–50 % mažesnė nei įprasta. Lankstumas čia būtinas, nes vairuotojo atvykimo laikas gali šiek tiek keistis priklausomai nuo to, kaip sekėsi pirmajam maršrutui.

7. Ar saugu pasitikėti kaina, kuri yra gerokai žemesnė nei rinkos vidurkis?

Tai yra labai svarbus klausimas, ypatinga kalbant apie ekspertinę patirtį. Žema kaina, pasiekita dėl maršruto optimizavimo (backhaul), yra saugi ir normali. Tačiau jei kaina atrodo per daug gera, kad būtų tiesa, reikia būti atsargiam. Gali būti, kad transportuotojas taupo vairuotojo poilsio laiką (kas yra nelegalu ir pavojinga), naudoja techniškai netinkamą transportą arba neturi tinkamos draudimo apsaugos. Visada tikrinkite, ar transporto įmonė turi licenciją, ar CMR draudimas yra galiojantis ir ar transporto priemonė atitinka jūsų krovinio reikalavimus. Patikimas brokeras ar ekspertas visada sugebės atskirti „gerą sandorį“ nuo „pavojingo pasiūlymo“.

8. Kokius dokumentus reikia paruošti užsakant lankstų pervežimą?

Dokumentacija yra mūsų srityje raktas sėkmei. Nors išvykimo laikas gali būti lankstus, dokumentai turi būti tvarkingi. Būtina turėti prekių sandėravimo lapą (packing list), komercinę sąskaitą-faktūrą (invoice), o tarptautiniams pervežimams – jei reikia, eksporto deklaracijas (EX), TIR knygeles ar kitus muitinės dokumentus. Jei krovinys yra nestandartinis, reikalingi specialūs leidimai (pvz., didelių gabaritų kroviniams). Jei dokumentai bus paruošti iš anksto, vairuotojas galės pradėti važiuoti iš karto po pakrovimo, nelaukiant biurokratinių procedūrų, o tai dar labiau pagerins paslaugos kokybę.

9. Kaip technologijos padeda optimizuoti lankstų pervežimų procesą?

Šiuolaikinė logistika be technologijų neįsivaizduojama. Naudojant pažangias transporto valdymo sistemas (TMS), mes matome tūkstančius vairuotojų, jų vietovę realiu laiku, pasiekiamą keliamąją galią ir planuojamus maršrutus. Kai klientas pateikia užklausą su lankstiu laiku, sistema per sekundę gali susieti jo krovinį su vairuotoju, kuris yra netoliese ir baigia kitą užsakymą. Tai leidžia mums pasiūlyti klientui konkretų išvykimo laiką, kuris yra optimalus, ir užtikrinti, kad krovinys nebus „užstrigęs“ sandėlyje. GPS stebėjimas taip pat leidžia klientui matyti, kur jo krovinys yra, suteikiant ramybės net jei išvykimas buvo šiek tiek atidėlotas.

10. Kokia geriausia strategija klientui, norinčiam maksimaliai sumažinti išlaidas?

Geriausia strategija yra ankstyvas planavimas ir atvirumas. Jei žinote, kad reikės pervežti prekes po mėnesio ar dviejų, praneškite transportuotojui kuo anksčiau. Anksčiau pateiktos užklausos leidžia surasti geriausius „backhaul“ arba konsolidacijos variantus. Jei įmanoma, nenurodykite griežtų „iki“ terminų, jei jie nėra būtini. Pavyzdžiui, vietoj „pristatyti iki antradienio“, nurodykite „pristatyti antradienį – ketvirtadienį“. Toks laiko langas (time window) yra auksinis kasyklas logistikoje. Taip pat verta pasitikėti vienu patikimu partneriu ar brokeriu, kuris žino jūsų verslo specifiką – ilgamečiai santykiai dažnai atveria papildomas nuolaidas ir prioritetinius pasiūlymus.

Išvada

Apibendrinant, užsakomas pervežimas yra ne tik pasiluxpaslauga, didžiausioms įmonėms, bet ir protingas sprendimas tiems, kurie sugeba planuoti. Lankstūs išvykimo laikai nėra apie tai, kad jūsų prekės keliauja lėčiau ar yra mažiau svarbios. Tai yra apie logistinos efektyvumą. Suteikdami transportuotojui laisvę pasirinkti optimalų laiką, jūs padedate sumažinti „tuščio važiavimo“ kilometrų skaičių, mažinate CO2 emisijas ir, svarbiausia, sutaupote pinigus.

Mano daugiametė patirtis rodo, kad geriausiai susiformavę logistikos ryšiai tarp kliento ir pervežėjo grindžiami būtent šiuo abipusiu supratimu. Klientas gauna patikimą, saugų ir tiesioginį pervežimą už konkurencingą kainą, o pervežėjas gaina galimybę efektyviai užpildyti savus grafikus. Sekantis kartą, kai planuosite krovinių pervežimą, nesibaiminkite klausti: „Ką galiu padaryti kitaip, kad sumažinčiau kainą?“ Dažnai atsakymas yra paprastas – suteikite šiek tiek daugiau laiko.