Patikimi išvykimo laikai į Vokietiją: Kaip suplanuoti krovinių pervežimą be staigmenų

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių krovinių pervežimų srityje, daugiausia klausimų gavau ne apie kainas ir ne apie dokumentų tvarkymą, o apie vieną dalyką – laiką. Verslo atstovai, logistikos vadovai ir net individualūs siuntėjai visada nori būti tikri, kai jų krovinys išvyks ir kada jis pasieks paskirties vietą. Ypač tai aktuali kalba kalbant apie Vokietiją – vieną didžiausių ir svarbiausių Lietuvos prekybos partnerių.

Vokietija nėra paprasta rinka. Tai šalis, kurioje logistika yra beveik religija, kur funkcionavimo tikslumas matuojamas minutėmis, o ne valandomis. Tačiau, nepaisant to, kad maršrutai tarp Lietuvos ir Vokietijos yra išgręžti iki smulkmenų, dažnai kyla nesusipratimų dėl „patikimų išvykimo laikų“. Klientai dažnai svajoja apie tvirtą grafiką, panašų į traukinių ar autobusų tvarkaraštį, tačiau krovininių transporto realybė yra šiek tiek kitokia.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip iš tikrųjų formuojasi išvykimo laikai, ką jie reiškia jūsų verslui ir kaip galite pasirūpinti, kad jūsų siunta pasiekti Vokietiją ne tik saugiai, bet ir laiku. Suprasdami procesus esančius už vairuotojo vairo, galėsite lengviau planuoti savo sandėlių atsargas ir išvengti nereikalingų strešų. Mes ne tik aptarsime teorinius aspektus, bet ir panagrinėsime praktinius niuansus, kurie lemia sėkmingą vežimą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Ar egzistuoja fiksuoti išvykimo laikai (pvz., kiekvieną antradienį ir penktadienį) į Vokietiją?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klaidingų suvokimų. Nepaisant to, kad kai kurios didelės logistikos kompanijos gali siūlyti „linijinius“ pervežimus su nurodytomis dienomis, didžioji dalies krovininių pervežimų rinkoje veikia pagal „užsakymo“ principą. Tai reiškia, kad patikimas išvykimo laikas priklauso nuo to, kada surinkiamas pilnas sąstatas arba gaunamas konkretus užsakymas.

Jeigu kalbame apie dalinius krovinius (LTL – Less than Truckload), kurie yra populiarūs tarp mažesnių įmonių, tai čia dažniausiai nėra griežto tvarkaraščio, pvz., „išvykimas tik 08:00 ryte“. Transporto priemonė išvyksta tada, kai ji užpildoma (prikabinama puspriekabė) arba kada yra surinktas pakankamas kiekis krovinių vienam maršrutui. Tai gali užtrukti nuo 24 iki 48 valandų nuo patvirtinimo momento. Tačiau, jeigu užsakote pilną sunkvežimio (FTL – Full Truck Load) pajėgumą, laikas tampa daug lankstesnis – sąstatas išvyksta iš jūsų sandėlio tada, kai jums patogu, atsižvelgiant į vairuotojo poilsio laiką.

Stabiliausi išvykimo laikai būna tais atvejais, kai įmonės traukinių tipo principu organizuoja reguliarius maršrutus tarp didmiesčių (pvz., Vilnius – Berlynas ar Kaunas – Hamburgas). Tokiu atveju galite tikėtis išvykimo, pavyzdžiui, antradieniais ir penktadieniais. Tačiau verta prisiminti, kad net ir tokiu atveju, aš kaip ekspertas visada rekomenduoju tikrinti būseną savaitę prieš planuojamą siuntą, nes techniniai gedimai ar sezoniškumas gali šiuos grafikus šiek tiek stumti.

2. Kiek laiko paprastai užtrunka nuo užsakymo iki išvykimo?

Standartinis logistikos ciklas, kurį aš stebiu per savo karjerą, yra toks: idealiausiu atveju, jeigu užsakymą pateikiate ryte, sąstatas gali būti paruoštas tą pačią dieną arba vėliau tą patį vakarą (jeigu tai yra FTL). Tačiau realybėje yra svarbu atsižvelgti į vairuotojo darbo ir poilsio laiko apribojimus.

Europos Sąjungos reglamentai griežtai reguliuoja vairuotojo darbo laiką. Jeigu vairuotojas artėja prie savo 4,5 valandų vairavimo ciklo pabaigos arba jau išnaudojo savaitinę poilsio normą, net jeigu krovinys jau pakrautas, jis prival sustoti. Tai reiškia, kad „išvykimas“ gali būti atidėtas iki 4-9 valandų (vairuotojo poilsis) ar net 45 valandų (savaitinis poilsis).

Todėl, atsakydamas į klausimą, aš pasakčiau taip: nuo užsakymo momento iki fizinio išvykimo paprastai praeina nuo 12 iki 24 valandų. Tačiau tai yra labai priklausoma nuo to, kada užsakymas padaromas (pirmadienio rytas ar penktadienio vakaras) ir kurioje Vokietijos dalyje reikia pristatyti. Jeigu maršrutas ilgas, pvz., į Miuncheną, reikia planuoti išvykimą taip, kad vairuotojas nenuvažiuotų į poilsį prieš pat paskirties vietą.

3. Kokius veiksnius labiausiai veikia išvykimo laiko patikimumą?

Per 20 metų aš išmokiau, kad logistika – tai ne tik matematika, bet ir psichologija bei orų prognozė. Pagrindiniai veiksniai, kurie gali suardyti net geriausiai suplanuotą išvykimo laiką, yra šie:

1. Krovimo proceso organizacija: Dažniausia delsima atsiranda ne dėl vairuotojo, o dėl siuntėjo. Jeigu sandėlyje nėra keltuvo, krovinys nesurušiuotas ar dokumentai paruošti su vėlavimu, vairuotojas privalo laukti. Tai vėluoja išvykimą.
2. Dokumentų tvarka: Nors Vokietija yra ES šalis, ir muitinės kontrolės dažniausiai nėra, kai kuriems kroviniams (pvz., tabakui, alkoholiui, paštu arba ypatingoms medžiagoms) gali reikėti papildomų leidimų. Jų trūkumas sustabdys sąstatą.
3. Techninė būklė: Net geriausiai prižiūrimas sunkvežimis gali sugesti. Pneumatinės sistemos variklio gedimas ar padangų plyšimas – tai realybė, kurią reikia įvertinti kaip tikimybę, o ne kaip išimtį.
4. Oro sąlygos: Žiemos metu, kai Lietuvoje ar Lenkijoje vyksta stiprūs sniego audros, kelių padėtis gali priversti atidėti išvykimą saugumo sumetimais. Patikimas ekspertas niekada neleis vairuotojui važiuoti, jeigu keliai yra nepereinami.

Verta paminėti ir „žmogiškąjį faktorių“. Vairuotojai – tai irgi žmonės, ir nors jie yra profesionalai, ligos, asmeninės aplinkybės arba net paprasta nuovargis gali įtakoti tai, kai sąstatas pajudės iš vietos.

4. Kaip Vokietijos keliai eismo intensyvumas („stau“) veikia planuojamą išvykimą iš Lietuvos?

Svarbu suvokti skirtumą tarp išvykimo iš Lietuvos ir atvykimo į Vokietiją. Eismo kamščiai Vokietijoje (ypač ant „Autobahn“ ties Miunchenu, Štutgartu arba Frankfurto ruožu) retai kada tiesiogiai įtakoja tai, kada sunkvežimis išvyksta iš Kauno ar Vilniaus. Jie daugiausia veikia atvykimo laiką.

Tačiau yra vienas svarbus niuansas. Jeigu mūsų vairuotojas turi būti konkrečiu laiku prie kliento Vokietijoje (pvz., pristatymas laikomas nuo 08:00 ryto iki 10:00 ryto), jis gali pasirinkti išvykti iš Lietuvos ne tuomet, kai jam patogu, o paskaičiavęs maršrutą taip, kad išvengtų rytinių spūsčių Vokietijoje. Pavyzdžiui, jeigu atvykti reikia anksti ryte, vairuotojas gali nuspręsti išvykti diena anksčiau ir pamiegoti mažame miestelyje prieš paskirties vietą, kad ryte rytą būtų tikslai laiku.

Taigi, eismo intensyvumas Vokietijoje gali keisti planuojamą išvykimo laiką, kadangi mūsų komanda visada stengiasi optimizuoti maršrutą taip, kad vairuotojas nepraleistų pristatymo lango (time window). Tai reiškia, kad kartais išvykimas gali būti paslinktas pirmyn ar atgal, ne dėl kliūčių Lietuvoje, o dėl ateities prognozės Vokietijos keliuose.

5. Ar savaitgaliai ir šventės veikia išvykimo grafikus?

Tai yra kritiškai svarbus klausimas, ypač kalbant apie Vokietiją. Vokietija turi vienas griežčiausių transporto apribojimų sekmadieniais ir švenčių dienomis (vokiškai vadinamas „Sonn- und Feiertagsfahrverbot“). Krovinių transportas (su tam tikromis išimtimis, pvz., šaldytuvais ar kai kais pervežamais krovinais) negali važiuoti Vokietijos keliais sekmadieniais ir didžiąsiose šventėse.

Ką tai reiškia išvykimo laikui? Jeigu jūsų krovinys turi važiuoti apie 1000 km ir jo trukmė yra apie 18-20 valandų, o jums reikia, kad jis būtų Vokietijoje pirmadienio ryte, mes negalime išvykti sekmadienio vakare. Mes turime išvykti arba šeštadienį (kad vairuotojas spėtų atvykti prieš šventę ir užsidaryti į poilsio zoną), arba paskaičiuoti maršrutą taip, kad paskutinė Vokietijos kelio dalis būtų nubaigta pirmadienį ryte (kas beveik neįmanoma tokiame atstume).

Todėl, patikimi išvykimo laikai prieš šventes ar savaitgalius visada yra paslinkti į priekį. Aš visada patariu klientams planuoti siuntas į Vokietiją taip, kad jos išvyktų bent 2-3 dienas prieš sekmadienį ar šventę. Tai užtikrina, kad krovinys nebus „užstrigęs“ sienos kirtimo punkte ar poilsio zonoje laukdamas leidimo važiuoti.

6. Kuo skiriasi dalinių krovinių (LTL) ir pilnų sąstatų (FTL) išvykimo laikų planavimas?

Šis skirtumas yra fundamentalus. Daliniai kroviniai (LTL) yra kaip autobusas – jis turi maršrutą, kur sustoja keliose vietose (klientų sandėliuose), pakrauna ir iškrauna. Čia išvykimo laikas priklauso nuo lėčiausio grandinės narį. Jeigu vienas klientas vėluoja paruošti dokumentus ar krovinį, visa eilė vėluoja. Tokiu atveju „patikimas išvykimo laikas“ yra labiau apytikslis (pvz., „išvyksime tarp antradienio ir trečiadienio“).

Kol kas, pilni sąstatai (FTL) yra kaip taksi – jūsų krovinys yra vienintelis keleivias. Čia mes galime kalbėti apie tikslius laikus. Jeigu sakome, kad vairuotojas atvyks į jūsų sandėį antradienį 10:00 valandą ryto, taip ir bus. Išvykimas įvyks tą patį dieną (priklausomai nuo krovimo trukmės).

Mano patirtis rodo, kad jeigu jūsų krovinys yra jautrus laikui, verta investuoti į FTL net jeigu jis neužpildo visos sunkvežimio erdvės. Tai pirkite laiką ir ramybę. Su LTL visada turite palikti „laiko rezervą“ – papildomas 1-2 dienas tranzitui, nes sąstato turi apsilankyti pas kitus klientus.

7. Kaip „Just-in-Time“ (JIT) principas veikia išvykimo planavimą į Vokietiją?

Vokietijos pramonė, ypač automobilių gamybos sektorius, daugiausia remiasi „Just-in-Time“ principu. Tai reiškia, kad jie neturi didelių atsargų sandėliuose ir jų gamybos linija gali sustoti, jeigu detalės neatvyks tiksliai laiku. Tai kelia didžiulę spaudimą ir mums, vežėjams.

Kai dirbu su klientais, kurie tiekia gamybos dalis į Vokietijos gamyklas (pvz., „Volkswagen“, „BMW“ ar jų tiekėjus), išvykimo laikas tampa nebe „apie“, o tiksliu laiku. Tokiu atveju mes naudojame vadinamuosius „fixed appointments“ (fiksuotus susitikimus). Mes planuojame išvykimą taip, atsižvelgdami į galimas kliūtis, kad atvyktume būtent tada, kai leidžia pristatyti.

Čia nėra vietos improvizacijai. Jeigu krovinys turi būti prie vartų antradienį 14:00, mes išvykstame iš Lietuvos taip, kad paskutinius 100 km nuvažiuotume lėtai ir ramiai, atsižvelgdami į eismą, o ne skubėdami paskutinę valandą. Tokiu atveju išvykimas yra apskaičiuojamas atgal nuo pristatymo termino, atimdami maršruto trukmę, poilsio laikus ir sienos kirtimo laiką.

8. Ar išvykimo laikas gali keistis jau patvirtinus užsakymą?

Taip, ir tai yra vienas nemaloniausių dalykų šioje srityje. Nors mes stengiamės išvengti bet kokių pakeitimų, jie kartais būna neišvengiami. Pavyzdžiui, jeigu užsakymas patvirtintas savaitę prieš išvykimą, o prieš pat išvykimą (pvz., 12 valandų prieš) gauname pranešimą, kad klientas, kurio krovinys turėjo būti tame pačiame sąstate, nespėja paruošti produkcijos.

Tada mums tenka priimti sunkų sprendimą: arba išvykti be to krovinio (jeigu tai įmanoma financiškai), arba atidėti išvykimą ir ieškti papildomo krovinio, kad išvykti tuščiu sąstatu nebūtų pelninga. Taip yra su LTL pervežimais.

Kita situacija – kai paskutinę minutę gauname ypatingai skubų užsakymą („Express“), kuris yra toks pelningas, kad nusprendžiame performuoti maršrutą. Tada ankstesnių klientų išvykimo laikai gali šiek tiek pasislinkti, kad įtrauktume šį skubų krovinį. Visada stengiamės informuoti klientus apie tokias pasikeitimus iš karto, tačiau reikia būti pasiruošusiam, kad logistikoje 100 %固定 (fiksuoto) laiko nėra, kol sąstatas fiziškai nepajudėjo.

9. Kaip technologijos (GPS, skaitmeninės platformos) padeda užtikrinti patikimą išvykimą?

Anksčiau, prieš 20 metų, išvykimo laiką buvo galima sužinoti tik paskambinus vairuotojui į mobilųjį telefoną (jeigu jis buvo aptarnavimo zonoje). Dabar situacija pasikeitė drastiškai. Mes naudojame pažangias GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia matyti sąstato vietą realiu laiku.

Tai leidžia mums su dideliu tikslumu numatyti išvykimo laiką. Sistema rodo, kada vairuotojas baigė poilsį, kada jis įsijungė variklį ir kada juda link krovimo vietos. Be to, skaitmeninės ekspedicijos platformos leidžia klientams matyti savo siuntos būseną be tarpininkų.

Taip pat naudojame specialias programinės įrangos priemones, kurios automatiškai skaičiuoja vairuotojo poilsio laikus (tachografo duomenys). Tai leidžia mums pasakyti klientui: „Vairuotojas baigs krauti 14:00, tačiau dėl teisinių apribojimų gali išvykti tik 15:30“. Šis skaidrumas padeda suvokti, kodėl išvykimas neįvyksta akimirką po krovimo pabaigos.

10. Ką klientas turėtų daryti, kad užtikrintų greičiausią įmanomą išvykimą?

Remiantis mano ilgamečia patirtimi, sėkmės formulė paprasta: pasiruošimas ir komunikacija. Jeigu norite, kad jūsų krovinys išvyktų kuo greičiau po užsakymo pateikimo, atlikite šiuos veiksmus:

1. Paruoškite krovinį iš anksto: Net jeigu vairuotojas atvyks ryte, krovinys turi būti paruoštas paėmimui dar vakare arba bent jau prieš atvykstant. Nekraukite, kol vairuotojas laukia kieme.