Kaip vyksta užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją?

Sveiki, tą šiukšlių mašiną vairuoju jau beveik dvidešimt metų, o pervežimų versle esu dar ilgiau. Gyvenimas kelyje mokė mane daugiau nei bet kokia universiteto auditorija. Dažnai klientai klausia, kaip vyksta užsakymo procesas biuro perkraustymui į Vokietiją, tikėdamiesi išgirsti paprastą ir aiškų algoritmą. Tiesą sakant, algoritmo nėra, yra tik daugybė smulkių dalykų, kuriuos reikia sudėti į vieną dėžutę. Kartais viskas vyksta lyg pačiais, kartais vairuotojai užstringa ties Miunsteriu, o kartais klientas pamiršta pasakyti, kad turi seifą, sveriantį toną. Štai jums realus, nufiltruotas vaizdas iš vidinio pusės, be jokių gražių brošiūrų.

Pradiniai žingsniai ir susitarimai

Ką reikia žinoti prieš skambinant?

Būtina suprasti, kad biuro perkraustymas į Vokietiją nėra tas pats, kas perkelti sofą pas tetą. Vokietija yra griežta šalis, o biuras turi daugiau dokument�ios nei privatus asmuo. Prieš skambindami mums, suskaičiuokite, kiek turite baldų, dėžių ir ar nėra jokių ypatingų daiktų, tokių kaip serveriai ar seifai. Jei pasakysite tik „turime keletą dėžių“, o vėliau atsiras trys sunkvežimiai krepšiai, kaina šoks į kosmosą. Mes ne burtininkai, negalime užmiršti, kad fiziniai dėsniai veikia.

Kaip suskaičiuoti kainą ir kodėl ji kinta?

Kainą lemia tūris matais, atstumas ir, žinoma, kuro kaina, kuri šokinėja kaip triušys. Dar vienas dalykas – ar reikia pakavimo paslaugų. Jei norite, kad mes viską supakuotume, tai brangiau, bet saugiau. Kartais klientai sako, kad patys pakels, o paskui atrodo, kad jų nugaros lūžta, o dėžės yra netvirtos. Vokietijoje dar galioja vietiniai mokesčiai už įvažiavimą į miesto centrą arba už neigiamą poveikį aplinkai (Umweltplakette), taip pat, kadangi dažnai tenka važiuoti pro vokiškas gyvenvietes, reikia atsižvelgti į taisykles. Taigi, kaina nėra fiksuota iki pat galo, kol nepamatysime, ką tiksliai turime vežti.

Ar reikia avanso ir kaip užtikrinti, kad neatvažiuos niekas?

Be avanso mes nepradedame darbų, tai tiesiog verslo taisyklės dalykas. Paprastai imame apie 30 proc. sumos, kad užtikrintume, kad klientas nešoks į kitą firmą paskutinę minutę. Yra buvę atvejų, kai žmonės rezervuoja datą, o paskui nedingsta. Mums tai nuostolis, nes mes galėjome važiuoti į kitą užsakymą. Tad avansas – tai jūsų ir mūsų garantas, kad biuro perkraustymas į Vokietiją tikrai įvyks.

Kada geriausia planuoti perkraustymą?

Geriausia planuoti mažiausiai mėnesį, o idealiau – du prieš kelionę. Vokietijoje yra šventės, kurios skiriasi nuo mūsų, o dar ir ferijos (atostogos) gali sudaryti chaosą. Jei planuojate judėti rugpjūčio mėnesį, skambinkite jau gegužę. Paskutinis minuteles pasiūlymai dažnai baigiasi tuo, kad tenka imti brangius ekskursinius mikroautobusus, kurie nėra pritaikyti kroviniui. Neskubėkite, ramumas sutaupo pinigų.

Ar galima pasirašyti sutartį elektroniniu būdu?

Žinoma, šiais laikais viskas darome elektroniniu būdu. Siunčiame PDF, jūs pasirašote su Qualid arba tiesiog nuotrauka – svarbu, kad būtų aišku. Nereikia važiuoti į mūsų biurą gerti kavos, nors mes visada mielai priimame. Sutartyje būtinai užrašome visus smulkmenis, kad vėliau nebebūtų ginčų, kas buvo pasakyta, o kas ne. Biuro perkraustymas į Vokietiją – rimtas reikalas, reikalingas popierius.

Techniniai dalykai ir krovimo procesas

Kuo skiriasi biuro krovimas nuo buitinio?

Biure dažniau daugiau elektronikos ir dokumentų, o ne tik sofos ir stalai. Reikia žinomių žinių apie serverių išjungimą (nors mes ne IT specialistai, bet patirties yra). Be to, dokumentus reikia pakūti į tvirtas dėžes, kad jie neišsibarstytų kelyje. Dar vienas dalykas – darbuotojai dažnai palinka daiktų stalų stalčiuose, kas priverčia mus juos išimti vienus po kito. Tai laiko gaišimas.

Ką daryti su dokumentais ir jautria informacija?

Dokumentus geriau pasilikti sau ir vežti atskirai, jei įmanoma. Mes neatsakingi už konfidencialumo pažeidimus, jei dėžė pasiliks atviru. Jei visgi duodate mums, tai užrakinkite dėžes ir pasakykite, kur raktas. Yra buvę, kad klientas sako, „ten tik seni sąskaitų faktūros“, o paskui atsiranda sutartys su duomenimis. Geriau saugok patys, o mes vežsime stalus ir kompiuterius (išjungtus!).

Ar atvežate dėžes ir kas juos surenka?

Taip, atvežame. Turime standartinių dėžių, kurios yra stiprios, bet jas reikia surinkti. Tai papildomas darbas, kurį įkainojame. Galite nusipirkti patys ir pasiruošti, tai bus pigiau. Bet jei norite, kad rytą ryte atvažiuotume ir viskas būtų pasiruošę – mums reikia laiko tai padaryti iš anksto. Nenustebinkite, kai pamatysite mūsų vairuotoją lipantį ant dėžės, kad ją sutvirtintų – tai būdas užtikrinti, kad ji nesuirs.

Kaip elgiamės su dideliais objektais, pvz., seifais?

Seifai – mūsų košmaras, jei klientas nenurodė jo svorio. Jei seifas sveria 200 kg, tai dar pavyksta pakelti rankomis su kėdėmis, jei 500 kg – reikia keltuvo. Keltuvo Vokietijoje surasti ne taip lengva ir ne taip pigu. Todėl prašome nenukrypti nuo temos ir pasakyti apie visas sunkias talpyklas iš karto. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali tapti labai brangus, jei tenka skubiai ieškoti technikos.

Ar išmontuojate ir surenkame baldus?

Įprastai taip, išmontuojame ir surenkame, kas buvo išmontuota. Bet jei turite sudėtingų sistemų baldų (pvz., „IKEA“ tipo, kuriose tūkstančiai varžtų), tai gali užeiti daug laiko. Kartais net patys nežinome, kuris varžtas kur eina (čia juokauju, bet esą ir tokių atvejų). Geriau, jei turite instrukcijų, arba jei baldai yra paprasti. Laiko apskaitos žiniaraštyje tai užfiksuojame.

Kas nutinka, jei dalykas neįeina pro liftą ar duris?

Tai klasika. Vokietijose seni pastatai turi siaurus liftus, o biurai dažnai įrengti antrame aukšte be lifto. Tada tenka kelti rankomis. Jei tai penktas aukštas – mūsų vairuotojai nusprendžia, ką daryti: ar kelti, arba reikalauti papildomo mokesčio už fizinį darbą. Mes nedarome stebuklų, fizikos dėsniai veikia visiems vienodai. Todėl išmatuokite viską iš anksto.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtina. Parašykite „Kuhnia“, „Vadovas“, „Apskaita“. Jei parašysite tik „Biuras“, tai mes viską išmesime į vieną krūvą naujoje vietoje, o jūs vėliau praleisite savaitę ieškodami raštinės reikmenų. Tvarka – pusė sėkmės, ypač kai vykstate į užsienį.

Kelionės ir muitinės subtilybės

Kiek laiko trunka kelionė į Vokietiją?

Priklauso nuo to, kur važiuojame. į Berlyną ar Miuncheną gali užeiti viena diena, jei vairuotojas važiuoja legaliai ir poilsiausi. Bet dažnai reikia naktingo poilsio, nes taisyklės griežtos. Taigi, planuokite 1-2 dienas pristatymui. Jei tai didelis biuras, gali prireikti ir dviejų dienų iškrovimui. Neskubėkite su grafiku, vairuotojai ne robotai.

Ar reikia muitinės deklaracijų?

Jeigu perkraustote įmonę, t.y. verslą, tai tai laikoma prekyba arba turtų perkėlimu. Reikia deklaruoti išvežimą iš Lietuvos (Export) ir atvežimą į Vokietiją (Import). Be to, jei esate PVM mokėtojai, reikia PVM numerių. Mūsų brokeris tai suorganizuoja, bet reikia duoti duomenis laiku. Jei pamiršite, gali būti baudų. Muitinė Vokietijoje labai tiksli, jie mėgsta patikrinti, ar tikrai nevežite prekių, o ne asmeninius daiktus (nors tai biuras, tai yra įmonės turtas).

Kas dėl maisto ir gėrimų biuro šaldytuve?

Prašau, išimkite viską! Negalime vežti per sienas sūrių, kumpių ir pieno, jei tai nėra uždaryta gamyklinėje pakuotėje ir skirta asmeniniam vartojimui (o čia biuras, tai įtariama prekyba). Vieną kartą teko išmesti visą šaldytuvą turinį ties siena, nes muitininkas neleido įvežti mėsos. Nekelkite problemų sau ir mums.

Ar vairuotojas gali važiuoti sekmadienį Vokietijoje?

Negali. Vokietijoje griežtas sekmadienio važiavimo draudimas sunkiesiems sunkvežimiams (ir daugeliui komercinių transporto priemonių). Jei mums reikia pristatyti pirmadienį ryte, turime važiuoti šeštadienį arba laukti iki pirmadienio vidurdienio. Planuokite savaitgalius atsargiai, nes biuro perkraustymas į Vokietiją gali užstrigti dėl šios taisyklės.

Kaip vyksta kontrolinės pasagos (TIR) ar kiti dokumentai?

Mes turime visus reikiamus dokumentus – CMR draudimą, konosamentą (jei reikia), eksporto deklaraciją. Vairuotojas visada turi juos su savimi kabinoje. Jei sustoja policija, jis žino, ką daryti. Jums nereikia rūpintis šiais popieriais, tik duokite mums reikiamus duomenis apie įmonę.

Ar galima sekti krovinių vietą realiu laiku?

Mes naudojame GPS, bet vairuotojai kartais užmiršta įjungti programėlę arba yra zonoje be signalo (pvz., Vokietijos miškuose). Geriau tiesiog paskambinti mūsų dispečeriui, kuris sužinos, kur yra vairuotojas. „Live tracking“ yra geras dalykas filmuose, bet realybėje mes dažnai tiesiog skambinam.

Rizikos, problemos ir neplanuotos situacijos

Kas nutinka, jei sulūžsta stalas kelyje?

Jei mes jį pakavome ir sulaužėme – mokame. Jei jūs pakavote blogai – jūsų rizika. Visada turiome draudimą, bet reikia užpildyti protokolą vietos (nuostolio) aktą. Be raštiško aktą draudikas nieko nebus mokės. Naudinga daryti nuotraukas prieš ir po (nors dažnai užmirštame, kai bėgame laiku). (Čia reikia pasakyti, kad aktą reikia pasirašyti dar prieš išvykstant, bet dažnai klientai to nedaro).

Ar atvežiate daiktus atgal, jei negalima pristatyti?

Taip, bet tai kainuos. Jei klientas neatidaro durų, arba adresas neteisingas, arba negalima įvažiuoti, mes grįžtame atgal. Už tuos maršrutus reikia sumokėti. Mes negalime laukti valandų kieme nemokamai. Vokietijoje stovėjimas brangus, o mūsų laikas – pinigai. Patikrinkite adresus du kartus.

Kaip elgiamės su blogu oru?

Liūtys, sniegas – tai kasdienybė. Mes važiuojame, jei keliai uždaryti. Bet jei būna stiprus uraganas, gali tekti palaukti. Biuro perkraustymas į Vokietiją žiemą gali būti pavojingas, jei dėžės yra drėgnos. Todėl naudojame stogo uždangas, bet visada yra rizika, kad vanduo pro šonus pateks. Geriau nekelti brangios elektronikos, jei laukia potvynis.

Ar buvo keletą nepavykusių istorijų?

O, tikrai buvo. Vieną kartą klientas nurodė adresą, kuris buvo vienintelis namas miške, o sunkvežimiui ten nebuvo kur pasukti – teko atsukti atgal 50 km. Kitą kartą vairuotojas pametė raktus nuo sunkvežimio (ne, aš juokauju, raktai nebuvo prarasti, bet užstrigo užraktai). Gyvenimas yra neprognozuojamas, ir mes su juo susidorojame taip pat kaip ir jūs.

Kas daryti, jei vairuotojas nesikalba lietuviškai ar vokiškai?

Dauguma mūsš vairuotojų kalba lietuviškai ir rusiškai, angliškai supranta pagrindus. Vokiškai kalba nedaug, bet su muitine mes bendraujame per brokerius. Jei reikia kalbėtis su gaisrininkais ar policija Vokietijoje, mes naudojame vertėjus arba tiesiog rankomis ir kojomis rodome, ką reikia. Išsprendžiame visus problemus.

Ar galima patikėti vertimais pačiam?

Geriau mums patikėti. Jei jūs pats išversite dokumentus ir ten bus klaidų, muitinė juos atmests. Mūsų brokeriai dirba kasdien ir žino, kaip reikia. Biuro perkraustymas į Vokietiją reikalauja oficialios kalbos, o ne Google Translate.

Kodėl kaina pasikeitė paskutinę minutę?

Tikriausiai pasikeitė kuro kaina arba pasirodė papildomi reikalavimai (pvz., reikia specialios leidimo važiuoti mieste). Mes stengiamės laikytis kainos, bet kai kurios aplinkybės yra už mūsų kontrolės. Jei prieš tai nebuvo minima, kad reikia kelti daiktus per 3 aukštus be lifto, tai papildomai įkainojame. Nėra nieko nemokamo.

Galutiniai patarimai ir apmokėjimas

Kaip atsiskaityti už paslaugas?

Įprastai imame avansą, o likutį – grynaisiais pristatymo metu arba pervedimu prieš išvykstant (jei norite gauti sąskaitą faktūrą iš karto). Vokietijoje mūsų vairuotojai gali priimti eurais, bet geriau susitarti iš anksto, kad jis neturėtų ieškoti bankomato. Pinigai turi būti paruošti, kad neiškiltų nesusipratimų.

Ar reikia duoti arbatpinigių vairuotojams?

Nebūtina, bet jei jie padarė daugiau (pvz., surenkalė visus baldus iš naujo, nenuodiję), tai dėkingumas visada malonus. Tai yra asmeninis pasirinkimas. Mūsų vairuotojai gauna algą, bet papildoma motyvacija niekada nepakenkia.

Ką daryti likusiuose atliekų (pakuočių) šiukšlėms?

Jeigu sutartime nenurodyta, kad mes išvešiame šiukšles, mes išvežame tik dėžes. Jei norite, kad išvežtume viską – tai papildoma paslauga. Vokietijoje šiukšlių išvežimas yra labai brangu, todėl geriau susitvarkyti patys arba rasti vietinį šiukšlių konteinerį. Nedėkite mums į sunkvežimį senų spausdintuvų, jei nenurodėte.

Kaip tiksliai suplanuoti laiką išvykimo ir atvykimo?

Išvykimas dažnai vėluoja, nes pakrovimas trunka ilgiau nei planavote. Todėl skambinkite vairuotojui, kai jis jau važiuoja, o ne pagal grafiką. Atvykimas taip pat gali keistis dėl eismo įvykių. Būkite kantrūs. Mes dirbame, kad viskas pasiektų vietą saugiai.

Ar verta rinktis brangesnę firmą ar pigesnę?

Pigiausios firmos dažnai neturi draudimo arba vairuotojai be patirties. Brangesnės – turi garantijas. Biuro perkraustymas į Vokietiją nėra vieta, kurioje galima taupyti ant saugumo. Jei prarasite duomenis arba sulaužysite brangų serverį, taupymas taps nuostoliu.

Galutinis patikrinimas prieš išvykstant

Prieš mums išvykstant, nueikite per visą biurą ir patikrinkite, ar nieko nepalikote. Po mūsų išvykimo grįžti rinkti pamirštos dėžės bus labai brangu (kelionė atgal ir vėl į priekį). Pasidomėkite kampuose, po stalais.

Kodėl verta kreiptis į mus, o ne į „skrajutes“?

Mes žinome kelią ir žinome žmones. Esame patikimi, matęs daugybę situacijų. Naujokai gali suklupti prie pirmosios muitinės. Biuro perkraustymas į Vokietiją mums – kasdienybė, o jums – stresas. Mums padėsite sumažinti tą stresą.

Ar galima susitarti dėl sandėliavimo Vokietijoje?

Taip, mes turime partnerių, kurie gali laikyti daiktus dieną ar savaitę, jei dar nepasiruošėte naujų patalpų. Tai kainuoja, bet kartais būtina. Neleiskite sunkvežimiui stovėti gatvėje, jei negalite jį iškrauti.

Kas dar svarbu, apie ką nepaminėjau?

Gerbkite vairuotojus, jie taip pat žmonės. Duokite jiems vandens, jei karšta, arba kavos, jei šalta. Smulkus dalykas, bet padeda sukurti gerą atmosferą. O atmosferos svarbu, kai vežate visą savo gyvenimą (ar bent jau verslą) kitur.

Išvada

Taigi, toks yra tas realus procesas. Nėra jokių stebuklų, tik geras planavimas, komunikacija ir kantrybė. Biuro perkraustymas į Vokietiją gali būti sklandus, jei neslėpsite informacijos ir pasiklausysite patarimų. Mes jau čia esame daugiau nei dvi dešimtmetis ir padėsime jums nueiti šį kelią su mažiausiais rizikomis. Sėkmės naujoje vietoje ir laukiančių mūsų skambučio, kai tik nuspręsite judėti.