Patikimi ir saugūs pervežimai iš užsienio kiekvieną savaitę: Vadovas klientams

Įvadas

Esu dirbęs tarptautinių pervežimų srityje daugiau nei dvidešimt metų. Per tą laiką matavau viską – nuo smulkių asmeninių siuntų, kuriuos reikėjo pristatyti į atokius kaimus Skandinavijoje, iki tūkstančių tonų kompleksinių projektinių krovinių, keliaujančių per visą Europą. Vis dėlto, nepaisant technologijų šuolio ir logistikos procesų optimizavimo, vienas dalykas išlieka nepakitęs: kliento pageidavimas gauti savo krovinį saugiai, laiku ir be nereikalingų rūpesčių.

Kai kalbame apie „patikimus ir saugius pervežimus iš užsienio kiekvieną savaitę“, mes nekalbame tik apie vairuotojo, sėdintio sunkvežimyje,gebėjimą nuvažiuoti iš taško A į tašką B. Tai yra sudėtingas, gerai sukalibruotas mechanizmas, kuriam reikalinga ne tik techninė įranga, bet ir gilažinis žinojimas, patirtis bei tinkamas planavimas. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip veikia šiandieninė tarptautinė logistika, ką turėtumėte žinoti, renkantės pervežėją, ir kodėl reguliariumas yra raktas į sėkmę.

Šiuolaikinė rinka reikalauja greičio, bet greitis niekada neturi būti aukojamas sąskaita saugumo. Mano filosofija per šiuos dvidešimt metų nesikeitė: krovinys yra kažkieno nuosavybė, dažnai – ne tik materialinė vertė, bet ir prisirišimas ar verslo gyvybė. Todėl kiekvienas savaitinis reisas turi būti suplanuotas taip, kaip tai būtų pirmasis ir svarbiausias darbas mūsų gyvenime. Žemiau išsamiai aptarsime procesus, atsakes į dažniausiai kylančius klausimus ir atskleisdami logistikos paslaptis, kurios padės jums jausti saugumo, pavedant savo turtą mums ar kitiems profesionalams.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt klausimų, kurios man tekdavo girdėti daugiausiai kartų iš klientų, bei pateikiu atsakymus, paremtus ilgamete praktika. Tikimasi, kad tai padės išvengti nesusipratimų ir leis geriau pasiruošti pervežimui.

1. Kaip tiksliai veikia savaitiniai pervežimai ir kodėl jie yra patikimesni už „vienkartinius“ reisus?

Savaitiniai pervežimai, arba tai, kas profesionalioje kalboje vadinama „linijiniais maršrutais“, yra pagrindas stabilios logistikos. Kai įmonė siūlo reguliarius reisus, pavyzdžiui, kiekvieną antradienį iš Vokietijos ir kiekvieną penktadienį iš Jungtinės Karalystės, tai nėra atsitiktinis pasirinkimas. Tai reiškia, kad tos kelionės yra itin gerai išstudijuotos, o maršrutai – patikrinti.

Patikimumas čia kyla iš dvejopo pagrindo. Pirmiausia, vairuotojai, važiuojantys šiais maršrutais, juos įsisąmonina. Jie žino, kur yra pavojingi posūkiai, kur geriausia pristabdyti poilsio, kurioje degalinėje aptarnavimas greičiausias, o kur – kokybiškas. Antra, transporto priemonės, skiriamos linijiniams reisams, paprastai būna naujesnės ir techniškai geriau prižiūrėtos, nes jų gedimas reiškia ne tik vieno krovinio vėlavimą, o visos eilės klientų nusivylimą. Vienkartiniai reisai dažnai būna „užsakomieji“, kai krovinys turi būti paimtas ten, kur retai važiuojame, o tai visada didina neapibrėžtumo riziką. Reguliarumas sukuria rutiną, o logistikoje – gera rutina yra sinonimas saugumui.

2. Kokius krovinius galima pervežti reguliariais maršrutais, o ar yra apribojimų?

Mano patirtis rodo, kad klientai dažnai pergyvena, ar jų krovinys per „didžiąją“ mašiną tilps. Tiesą sakant, dauguma savaitinių maršrutų yra orientuoti į dalinius krovinius (LTL – Less than Truckload), tai yra, kai viename sunkvežimyje vežami kelių klientų daiktai. Tai leidžia pervežti beveik viską: nuo baldų, technikos, padangų, statybinių medžiagų iki mažmeninės prekybos prekių.

Tačiau yra apribojimų, kurie lemiami ne tik vietos, bet ir saugumo. Reguliarūs reisai paprastai neįtraukia krovinių, kurie reikalauja specialių leidimų (pvz., ypatingai dideli gabaritai ar pavojingos medžiagos, jei maršrutas tam nepritaikytas). Taip pat svarbu atsižvelgti į krovinio fizinę prigimtį – jei tai yra subyrantis smėlis be pakavimo, ar skysčiai ne hermetiškose talpose, gali būti atsisakyta dėl rizikos sugadinti kitus keleivių krovinius. Prieš išsiunčiant užklausą, visada verta tiksliai aprašyti, kas yra pervežama – mums svarbiau iš anksto sužinoti, kad krovinys netrukdys kitiems ir bus patikimai užfiksuotas. Pavyzdžiui, jei pervežate brangų pianiną, mes jį ne tik įkelsime, bet ir specialiai užfiksuosime, kad jis nejudėtų kelionės metu.

3. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas kelionės metu?

Saugumas yra prioritetas Nr. 1. Per dvidešimt metų esu matęs, kaip netinkamai užfiksuotas krovinys gali apgadinti ne tik save, bet ir visą sunkvežimį. Profesionalioje pervežimo įmonėje saugumas prasideda dar nuo pakavimo.

Krovinys turi būti supakuotas taip, kad ištvertų vibraciją, staigius stabdymus ir posūkius. Mes naudojame specialias fiksavimo juostas, oro pagalves, amortizatorius ir medines atramas. Beje, vienas dažniausių klaidų – klientai mano, kad „jei dėžė sunki, ji nenukrys“. Tai netiesa. Sunkus daiktas, neprifixuotas, tampa „sviediniu“ stabdant.

Be fizinių priemonių, yra ir dokumentinis saugumas. Kiekvienas krovinys yra inventorizuojamas įkėlimo metu – vairuotojas užpildo CMR važtaraštį, kur nurodoma būklė, buvimas, pažeidimai. Jei krovinys yra labai brangus, rekomenduojama krovinio draudimas. Nors pagal tarptautines konvencijas vežėjas yra atsakingas, draudimas leidžia apsiginti nuo neprognozuojamų katastrofų (pvz., avarijos, gaisro) ir užtikrina, that klientas gaus 100% vertės kompensaciją be ilgų bylinėjimųsi. Mūsų įmonėje taikoma „dvigubo patikrinimo“ taisyklė – krovinį tikrina ir įkėlėjas, ir iškėlėjas, o tarpinėje stotyje – ir mūsų logistikos koordinatorius.

4. Kiek laiko trunka pervežimas ir kas lemia pristatymo terminą?

Kai klientas klauso „kada atvyks?“, jis nori girdėti tikslią datą ir valandą. Tačiau tarptautiniuose pervežimuose „tikslumas“ turi savo niuansus. Standartinis pervežimas, tarkime, iš Anglijos į Lietuvą, trunka nuo 3 iki 5 darbo dienų. Iš Vokietijos – dažniausiai 1–2 dienas.

Kas lemia šį laiką? Pirmiausia – kelių infrastruktūra ir spūstys. Vokietijoje ar Lenkijoje spūstys yra kasdienybė, kuri gali atidėlioti reisą valanda ar dvi. Antra – muitinės procedūros. Net jei krovinys yra iš ES šalies, gali būti papildomų patikrinimų, ypač jei krovinys keliauja iš trečiųjų šalių (kaip JK ar Šveicarija). Trečia – oro sąlygos. Žiemos metu per Alpes ar Kalnų Karpatams važiuojantys vairuotojai gali būti priversti sulėtinti greitį dėl slidumo ar sniego.

Dėl savaitinių reisų terminai yra labiau numatomu nei užsakomieji. Kadangi mes važiuojame tas pačias trasas, mūsų planavimo sistema sugeba įvertinti vidutinius vėlavimus ir pateikti realų laiko frameą. Visada rekomenduoju klientams planuoti prekybą ar atvykimą taip, kad turėtų 1–2 dienų rezervą. Tai sumažina stresą ir leidžia išvengti situacijų, kai vėluojantis dėl užsienio spūsčių (kurias nei vairuotojas, nei logistikas negali valdyti), klientas jaučiasi apgautas.

5. Kaip susiformuoja kaina ir kodėl ji gali skirtis priklausomai nuo savaitės?

Kainodara logistikoje nėra atsitiktinė. Ji remiasi keliais pagrindiniais veiksniais: rūbiniu metru (pavojingų krovinių reikalavimai), svoriu, tūriu (m³) ir atstumu. Tačiau yra ir kitų, mažiau akivaizdžių veiksnių.

Kodėl kaina gali svyruoti? Pirmiausia, degalų kaina. Tarptautiniai pervežimai yra labai jautrūs naftos kainos pokyčiams pasaulyje – kai brangsta benzinas, brangsta ir frachtas. Antra, paklausos ir pasiūlos balansas. Yra savaičių, pavyzdžiui, prieš Kalėdas ar vasaros atostogas, kai pervežimų poreikis išauga, o laisvų vietų mažėja – tai automatiškai pakelia kainą.

Trečia, ir labai svarbu klientams, kurie nori sutaupyti – „pakraunamumas“. Jei jūsų krovinys gali būti paimtas į jau beveik pilną mašiną, kuri važiuoja reguliariu maršrutu, kaina bus žymiai mažesnė. Jei reikia siųsti atskirą sunkvežimį tik dėl vienos paletės, kainą bus teka mokėti visą. Todėl lankstumas su paimimo/pristatymo datomis gali leisti klientams gauti geriausią kainą rinkoje. Savaitiniai reisai leidžia mums daryti „krovinio konsolidaciją“ – tai yra būdas, kaip mes galime pasiūlyti konkurencingas kainas net ir mažiems siuntimams.

6. Ką daryti, jei reikalingas pervežimas iš šalies, nesančios ES (pvz., Jungtinės Karalystės, Norvegijos)?

Tai vienas sudėtingiausių, bet ir dažniausiai užduodamų klausimų, ypač po „Brexit“. Pervežimai iš ne ES šalių reikalauja papildomų dokumentų ir procedūrų. Negalima tiesiog užvežti prekių ir jas parduoti – jos turi būti „išklarintos“.

Procesas prasideda nuo dokumentų paruošimo. Reikalingas prekių sandėlio kvitas, prekių faktūra (kuri turi būti labai detalizuota), o kartais ir importo licencijos (jei prekės yra reglamentuojamos). Kai mašina pasiekia ES sieną arba uostą, prasideda muitinės procedūra. Mes, kaip profesionali įmonė, turime savo muitinės brokerius, kurie elektroniniu būdu pateikia deklaracijas.

Kas svarbu klientams: reikia suprasti, kad importo mokesčiai (PVM ir muito mokestis) nėra įtraukti į pervežimo kainą. Juos turi sumokėti gavėjas. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad ši procedūra vyktų sklandžiai, kad mašina neštųtųsi pasienyje. Esu matęs atvejų, kai blogai parengta faktūra (pvz., nurodytas „Baldai“ vienu žodžiu) uždelsdavo visą reisą dviem dienoms. Detalus ir tikslus aprašymas yra pusė sėkmės. Mūsų savaitiniai reisai iš JK yra specialiai pritaikyti tam, kad muitinės procedūros būtų atliekamos pagal grafiką, o klientai būtų informuoti iš anksto apie reikalingus mokesčius.

7. Kas atsitinka, jei krovinys pasiekia paskirties vietą, o gavėjo nėra arba jis nesugeba jį priimti?

Tai klasikinis scenarijus, su kuriuo susiduriame nereguliariai, bet visada. Ką darome, jei prie sandėlio nieko nėra? Pirmiausia, vairuotojas bando susisiekti su gavėju ir užsakovu. Mes turime griežtą protokolą: vairuotojas negali palikti krovinio be priežiūros, nebent gavėjas yra patikimas partneris.

Jei krovinio neįmanoma iškrauti, jis yra grąžinamas atgal į mūsų sandėlį arba laikinai saugomas artimiausioje terminalo vietoje. Čia prasideda papildomi kaštai – laukimo mokestis (demurrage) ir grąžinimo mokestis. Tai yra standartinė logistika pasaulyje.

Kad išvengtumėte to, visuomet rekomenduoju klientams duoti ne tik savo, bet ir gavėjo (arba atsakingo asmens paskirties vietoje) kontaktus. Dar geriau – pasirūpinti, kad asmuo, kuris priima krovinius, būtų įspėtas apie atvykimą dieną-dukart. Mūsų sistema automatiškai siunčia pranešimus ir SMS, kai mašina artinasi prie paskirties taško, tačiau asmeninis ryšys visada veikia geriau. Jei žinote, kad negalėsite priimti prekių tam tikrą dieną, praneškite mums iš anksto – dažnai galime suderinti vairuotojo poilsio laiką taip, kad jis pristatytų krovinią vėliau, be papildomų baudų.

8. Ar reikia patiems pakuoti krovinius, ar galite pasiūlyti pakavimo paslaugas?

Dvidešimt metų patirtis moko vieno: blogai supakuotas krovinys yra laukianti katastrofa. Dažnai klientai klausia, ar gali tiesiog duoti mums atvirą krovą į mašiną. Atsakymas yra „ne“, bent ne jokioms tolimoms kelionėms.

Mes siūlome profesionalų pakavimą. Tai ne tik dėžių padėjimas. Tai – paletės parinkimas (EUR paletė, industrial paletė), stretch plėvelės įvyniojimas (keliomis sluoksniais, kad išvengtume drėgmės), kraštų apsauga (angliškai „corner guards“), o kai reikia – ir dėžių įrengimas ant paletės. Jei pervežame brangų elektroniką ar meno kūrinius, naudojame medines dėžes su vidaus amortizacija.

Jei klientas renkasi pakuoti pats, duodu jam keletą patarimų: naudokite kokybiškas, dėžės (ne pažeistas), užpildykite tuščias vietas (putplastis, burbuliukai), ir svarbiausia – užfiksuokite krovinius ant paletės taip, kad jie nejudėtų. Vienintelis dalykas, kurį mes negalime padaryti už klientą – tai pasirūpinti, kad dėžės viduje esantys daiktai nebūtų suglumę. Taigi, jei abejojate savo pakavimo įgūdžiais, geriau pasikliaukite mūsų komanda – tai sutaupys nervų ir pinigų.

9. Kaip sekti krovinius realiu laiku ir ar tai tikrai veikia?

Anksčiau, prieš erų, sekimas buvo telefoninis skambutis dispečeriui, kuris šaukdė vairuotojų radijuje. Šiandien situacija kitokia. Mes naudojame GPS sekimo sistemas, kurios leidžia matyti mašinos vietą realiu laiku su tikslumu iki kelių metrų.

Klientui suteikiame sekimo nuorodą arba prisijungimus prie klientų portalo. Ten jūs matote ne tik tašką žemėlapyje, bet ir prognozuojamą atvykimo laiką (ETA), kuris atnaujinamas automatiškai, atsižvelgiant į eismo sąlygas.

Tačiau čia yra vienas „bet“. GPS rodo mašiną, bet ne rodo krovinių būklę. Jei mašina stovi vietoje 3 valandas, gali būti, kad vairuotojas ilsisi (kaip ir reikalauja taisyklės), o gali būti, kad yra techninė problema. Todėl mūsų sistema taip pat siunčia pranešimus apie svarbius įvykius: „Krovinys pasimtas“, „Krovinys iškrautas“, „Prasidėjo muitinės procedūra“. Tai suteikia pilną vaizdą. Aš visada sakau klientams: naudokite šias technologijas, bet nedarykite išvadų vos pamatę, kad mašina suko ratą – gali būti, kad ji važiavo įvažiavimą į sandėlį.

10. Kodėl verta rinktis ilgai rinkoje esančią pervežimų įmonę, o ne pigiausią pasiūlymą?

Paskutinis, bet galbūt svarbiausias klausimas. Rinkoje yra daug naujų įmonių, siūlančių astronomiškai žemas kainas.