Lankstūs pervežimo grafikai į užsienį: Kaip pritaikyti logistiką prie jūsų verslo poreikių

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų, dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip pasaulis ir verslas pasikeitė neapgailėtinai. Anksčiau logistika buvo paprasta: turite krovinį, jis telpa į vilkiką, išvažiuojame antradienį, atvykstame ketvirtadienį. Tačiau šiandieninis rinkos realumas visiškai kitoks. Globalizacija, elektroninė prekyba ir „just-in-time“ gamybos modeliai reiškia, kad laikas tampa brangiausia valiuta. Klientams nebėra tenka standartinis „nuo A iki B“ modelis, kai krovinys laukia, kol vilkikas užsipildo.

Kas yra lankstus pervežimo grafikas? Tai ne tiesiog galimybė išvežti krovinius tada, kai mums patogu. Tai sudėtingas logistinis procesas, kuris pritaikomas prie jūsų verslo ciklų, o ne atvirkščiai. Daugelis verslininkų klysta manydami, kad lankstumas reiškia chaotišką veiklą. Iš tikrųjų, tikras lankstumas grindžiamas griežta organizacija, dideliu transporto parku ir giliu žinių bagažu apie Europos kelių tinklus, muitines ir galimybes.

Šiame straipsnyje aš noriu pasidalinti savo patirtimi ir paaiškinti, kaip šiuolaikinė pervežimų kompanija gali sudaryti tvarkaraštį, kuris veikia kaip jūsų verslo pratęsimas, o ne kaip stabdis. Mes aptarsime, kaip tai veikia praktiškai, kokių iššūkių kyla ir kodėl individualus grafikas gali sutaupyti ne tik nervus, bet ir pinigus. Nesvarbu, ar esate didelė gamybos įmonė, siunčianti dalis į Vokietiją, ar mažas prekybininkas, importuojantis prekes iš Italijos – suprasdami lankstų grafikų principus, įgisite kontrolę over savo tiekimo grandine.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

1. Ką tiksliai reiškia „lankstus pervežimo grafikas“ ir kaip jis skiriasi nuo reguliaraus maršruto?

Reguliarus maršrutas – tai klasikinis modelis, kurį dažnai matome tarp didelių šalių partnerių, pavyzdžiui, Lietuva – Vokietija. Vilkikas išvyksta tam tikrą dieną, tam tikru laiku, ir grįžta pagal tą patį šabloną. Tai puiku, jei jūsų kroviniai atsiranda tikslingai ir reguliariai. Tačiau jei gamyba vėluoja dieną arba klientas užsakymą pateikia paskutinę minutę, reguliarus maršrutas gali tapti problema.

Lankstus grafikas yra dinamiškas. Jis reiškia, kad mes pradedame planuoti pervežimą remdamiesi jūsų poreikiais, o ne mūsų fiksuotu išvykimo laiku. Pavyzdžiui, jei jums reikia paimti prekes iš trijų skirtingų gamyklų Ispanijoje ir pristatyti jas į vieną sandėlį Liuksemburge, lankstus grafikas leidžia sujungti šias vietas į vieną maršrutą (taip vadinamas „konsolidacija“), optimizuojant laiką ir išlaidas. Lankstumas taip pat reiškia galimybę keisti planus kelionės eigoje – jei pasikeičia paskirstymo vieta arba atsiranda skubus papildomas krovinys. Tai reikalauja nuolatinio ryšio su vairuotoju ir dispečeriu, kuris gali operatyviai perplanuoti maršrutą realiuoju laiku.

2. Ar lankstesnis grafikas visada kainuoja brangiau nei standartinis pervežimas?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių klaidingų įsitikinimų. Logistikoje, kaip ir visame versle, kaina priklauso ne nuo to, ar grafikas lankstus, o nuo efektyvumo. Jei jums reikalingas „skubus“ pervežimas specialiu transportu, kuris važiuoja tik su jūsų kroviniu tuščiu grįžtant, taip, tai brangu. Tačiau dažniausiai lankstumas pasireiškia protingu planavimu.

Pavyzdžiui, jei jūsų krovinys nedidelis (pavienių paletės), ir jūsų neišveža standartinis vilkikas, nes jis jau užpildytas, mes galime pasiūlyti dalinio krovinio (LTL – Less Than Truckload) variantą. Mes surandame kitą klientą, kuris važiuoja tuo pačiu kryptimi, ir sudarome bendrą grafiką. Jums tai kainuos pigiau nei nuomoti visą vilkiką, nors grafikas bus suformuotas individualiai. Be to, lankstus planavimas leidžia išvengti sandėliavimo mokesčių užsienyje. Jei krovinys atvyksta per anksti ir turi laukti iki darbo dienos pradžios, tai kainuoja. Lankstus grafikas leidžia pristatyti prekes tada, kai sandėlis tik atidarymas, taip sutaupant dienų normą (demurrage). Taigi, teisingai suplanuotas lankstumas gali būti netgi ekonomiškesnis.

3. Kaip veikia dalinių krovinių (LTL) pervežimas ir kada jis yra geriausias pasirinkimas?

Daliniai kroviniai yra lankstumo esmė. Per dvidešimt metų pastebėjau, kad dauguma mažesnių ir vidutinių įmonių nenaudoja viso vilkiko talpos. Juos domina 3–5 paletės. Siųsti 20 tonų vilkiką gabenti tonos krovinį – tai ekonominis nusikaltimas.

LTL (Less Than Truckload) sistema veikia taip: mes kaupime informaciją apie mažus krovinius, kurie turi panašias kryptis (pavyzdžiui, į Olandiją ar Lenkiją). Mūsų dispečeriai suformuoja maršrutą taip, kad vilkikas apvažiuotų kelias paėmimo vietas vienoje šalyje ir paskirstytų prekes paskirties vietose kitoje šalyje. Klientui tai atrodo kaip individualus pasiūlymas – mes atvykstame paimti jo prekas tam tikru laiku.

Šis pasirinkimas geriausias, kai: * Jūsų krovinys neužpildo 50 proc. vilkiko (paprastai mažiau nei 10–12 EUR paletės). * Jums svarbi kaina, o ne pristatymas per 24 valandas. * Jūsų prekės nėra labai jautrios laikui (nors ir čia galime pasiūlyti greitesnius LTL variantus).

Tai leidžia klientams mokėti tik už užimtą vietą, o ne už visą transportą, ilaikant aukštą aptarnavimo kokybę.

4. Kokius privalumus suteikia dedikuoti (ekskkursiniai) pervežimai ir kada juos verta rinktis?

Dedikuotas pervežimas – tai situacija, kai vilkikas, vairuotojas ir, jei reikia, priekaba yra skirti tik vienam klientui. Tai aukščiausio lygio lankstumas. Čia grafikas priklauso 100 proc. nuo jūsų.

Kada tai verta? Pirmiausia, kai krovinys yra didelis, vertingas ar jautrus. Jei gabenate farmacines priemones, brangų elektroniką arba gamybos įrenginius, rizikuoti juos maišyti su kitų klientų krovinais nėra protinga. Antra, kai laikas yra kritinis. Jei jūsų gamyklai sustojo linija dėl trūkstamos detalės ir reikia, kad ją atvežtų iš Italijos per 12 valandų, dedikuotas pervežimas yra vienintelis sprendimas.

Kaip ekspertas galiu pasakyti, kad dedikuoti pervežimai dažnai leidžia įgyvendinti sudėtingus užduotis, pvz., „kelionę iš durų į duris“ su specialiomis priedangomis arba krovos darbais vietose, kur nėra keltuvų. Nors ši paslauga brangesnė, ji suteikia visišką kontrolę: krovinys niekur nestovi, niekas nepajuda be jūsų žinios, ir jūsų tikslas yra vienintelis prioritetas maršrute.

5. Kaip elgiamasi su nenumatytais situacijomis, pvz., techninės gedimais ar eismo įvykiais, kai grafikas griežtas?

Nė vienas, net patikimiausias transporto priemonės, nėra imlus nuo gedimų, o europiniai keliai visada gali pasiūlyti staigmenų. Skirtumas tarp pradininko ir patyrusios logistikos kompanijos yra reakcijos greitis ir prevencija.

Lankstume grindžiamame grafike visada yra įrašyta „rezervė“. Mes planuojame maršrutus taip, kad turėtume laiko atsargai. Jei įvyksta gedimas, mūsų dispečeriai (kurie dirba 24/7) nedelsdami pradžiugia veiksmus: ieškome vietinio serviso, organizuojame perkrovą į kitą transporto priemonę arba, jei reikia, siunčiame rezervinį vilkiką.

Svarbiausia klientui – komunikacija. Mes ne laukiam, kol klientas paskambins ir paklaus, „kur mano krovinys?“. Mes informuojame iš karto, kai pastebime uždelstimą. Dažnai galime pakeisti maršrutą – pavyzdžiui, jei užstrigo Vokietijos autobane, galima nukreipti per kitą regioną, kad bent jau dalis krovinių būtų pristatyta laiku. Lankstumas čia reiškia gebėjimą spręsti problemas realiuoju laiku, kad kliento verslas nepatirtų nuostolių.

6. Ar įmanoma susitarti dėl išvykimo laiko vakare ar savaitgaliais, ir kaip tai veikia kainą?

Absoliučiai įmanoma. Šiuolaikinė logistika nemiega. Daugelis prekybos centrų ir sandėlių dirba tik darbo laiku, bet gamybos cechai ar statybos aikštelės dažnai reikalauja krovinių ne darbo metu, kad netrukdytų pagrindinėms veikloms.

Išvykimas vakare ar savaitgalis techniškai nėra problema. Tačiau čia įsijungia socialiniai ir teisiniai aspektai. Vairuotojų darbo laikas reglamentuoja griežtai ES teisės aktai (tachografai, poilsio laikai). Jei reikia išvykti šeštadienį, reikia užtikrinti, kad vairuotojas neviršytų savo valandų, o tai gali reikalauti dviejų vairuotojų komandos.

Kainos aspektu: naktinis ir savaitgalinis darbas gali įtakoti kainą dėl papildomų mokesčių vairuotojams arba dėl to, kad muitinės ir sandėliai gali dirbti pagal specialius grafikus (už papildomą mokestį). Tačiau jei šis išlaidas apskaičiuojame kaip investiciją į tai, kad jūsų gamyba ne sustos, tai visada pasiteisina. Mes visada stengiamės surasti kompromisą – pavyzdžiui, atvykti į įmonę vakare, kad paruoštume krovinius, o išvykti anksti ryte, taip išvengiant brangios naktinės vairavimo dalies.

7. Kaip lankstus grafikas veikia su kompleksiniais muitinės procedūromis, ypač keliaujant į ne ES šalis (pvz., Norvegija, Šveicarija, UK)?

Tai viena sudėtingiausių sričių, kurioje lankstumas be patirties tampa chaosu. Kelionė į Šveicariją ar Jungtinę Karalystę nebe „paprastas“ pervežimas, o muitinės procedūrų grandinė. Po „Brexit“ JK tapo ypatingu atveju – ten reikalingi eksporto ir importo deklaracijos, o tai reiškia, kad dokumentai turi būti tvarkingi dar prieš patenkančią į uostą ar sieną.

Lankstus grafikas šiuo atveju reiškia, kad mes ne tik vežame, bet ir valdome dokumentus. Mes turime savo brokerius arba partnerius, kurie gali padaryti deklaracijas iš anksto. Jei muitinėje susiduriama su problema, lankstus grafikas leidžia mums laikinai sustabdyti krovinį saugioje vietoje (pvz., muitinės sandėlyje), išspręst klausimus ir tęsti kelionę be papildomų baudų už laiko viršijimą.

Klientams svarbu suprasti: keliaujant į ne ES šalis, grafikas turi būti planuojamas su atsarga. Mes niekada nesakome „atvyksime 10:00“, kai žinome, kad sienos perėjimas gali užtrukti. Mes sakome „atvyksime tarp 10:00 ir 12:00“, taip užtikrindami, kad klientas nelauks veltui, o mes turime laiko formalumams. Tai profesionalus lankstumas.

8. Kokios technologijos padeda užtikrinti lankstumą ir skaidrumą klientams?

Anksčiau lankstumas priklausė nuo to, kaip greitai vairuotojas atsiliepdavo į telefoną. Šiandien tai priklauso nuo technologijų. Mes naudojame pažangias GPS stebėjimo sistemas, kurios ne tik rodo, kur yra vilkikas, bet ir leidžia matyti jo greitį, kuro suvartojimą ir netgi, ar variklis dirba.

Klientui suteikiame prieigą prie klientų portalų, kur jis realiuoju laiku gali stebėti savo krovinio padėtį. Tai suteikia psichologinį ramybę ir leidžia patiems klientams planuoti savo darbą. Jei matote, kad transportas užstrigo spūstyje prie Varšuvos, galite susitvarkyti sandėlį vėliau, o ne laukti prie vartų.

Be to, skaitmeniniai dokumentai (e-CMR) leidžia greitai perduoti duomenis. Nebereikia laukti, kol vairuotojas fiziškai atneš popierių. Visa informacija apie krovinio priėmimą ir išdavimą pasiekia mus akimirksniu. Tai leidžia greičiau reaguoti į iškylančias situacijas ir keisti grafikus operatyviai.

9. Kaip planuojami pervežimai, jei klientui reikia skirtingų prekių paimimo vietų (keli adresai vienoje kelionėje)?

Tai vadinamas „kelių užsakymų sujungimu“ arba „mišriuoju maršrutu“. Tai vienas mūsų specializacijos elementų, kuris labai taupo kliento lėšas. Tarkime, jūs turite tiekėjų Briuselyje, Antverpene ir Lježe. Vietoj to, kad nuomotumėte tris skirtingus vilkikus arba važiuotumėte tris kartus, mes suformuojame vieną maršrutą.

Procesas vyksta taip: klientas pateikia visų tiekėjų kontaktus ir prekių kiekius. Mūsų dispečeriai suformuoja optimalų maršrutą, atsižvelgdami į atstumus, galimai reikalingą laiką krovai (pavyzdžiui, vienoje vietoje krovimas su keltuvu trunka 30 min., kitoje – 2 valandas dėl sudėtingos pakuotės) ir vairuotojo poilsio režimą.

Čia būtina tikslumas. Vienos minutės vėlavimas vienoje vietoje gali pastumti visą grafiką, todėl reikalingas nuolatinis ryšys. Klientui ši paslauga suteikia jausmą, kad jis turi asmeninį logistikos skyrių be to, kad turėtų jį išlaikyti savo įmonėje. Jis tiesiog perduoda sąrašą adresų, o mes rūpinamės, kad viskas būtų paimta ir pristatyta.

10. Ką klientas turi žinoti prieš užsakydamas lankstą pervežimą, kad procesas vyktų sklandžiai?

Geriausias patarimas, kurį galiu duoti kaip 20 metų veteranas, yra skaidrumas. Klientas turi mums pasakyti visą tiesą. Dažnai klientai sako: „aš turiu dvi paletes“, o kai atvykstame, paaiškėja, kad tai dvi „didžiosios“ (industrinės) paletės, kurios nebetelpa į standartinę sunkvežimio giluminę dalį, arba jos yra per sunkios.

Norint gauti tikrai lankstą ir gerą pasiūlymą, reikia pateikti tikslų krovinio aprašymą: svorį, matmenis, prekių tipą (ar pavojingos, ar šaldomos), ir svarbiausia – adreso specifiką (ar yra kur įvažiuoti sunkvežimiui, ar reikia keltuvo). Jei ši informacija tiksl iš anksto, mes galime pasiūlyti ne tik lankstų grafiką, bet ir fiksuotą kainą, kuri nebus pakeista kelionės metu.

Taip pat svarbu suprasti savo prioritetus: kas svarbiau – kaina ar laikas? Jei pasakysite „man reikia pigiau“, mes sudarysime grafiką su sustojimais ir konsolidacija. Jei „man reikia rytoj“ – mes pasiūlysime ekskursinį variantą. Lankstumas prasideda nuo jūsų aiškumo.

Išvada

Lankstūs pervežimo grafikai į užsienį nėra prabangus prekės ženklas, o būtinybė šiuolaikinėje rinkoje. Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau, kaip tų įmonių, kurios sprendžiasi derinti savo poreikius su standartiniais pasiūlymais, efektyvumas mažėjo, o oponentai, pasinaudoję individualiu planavimu, lenkė juos rinkoje.

Logistika turi tarnauti verslui, o ne verslas logistikai. Nuo paprastų dalinių krovinių konsolidacijos iki sudėtingų, kelių šalių maršrutų su muitinės procedūromis – lankstumas pasiekiamas dėka patirties, technologijų ir norimo suprasti kliento verslo procesus. Rinkdamiesi pervežimų partnerį, ieškokite ne mažiausios kainos, o to, kas gali pasiūlyti sprendimą, pritaikytą būtent jums.

Tikslus grafikas reiškia mažiau streso, mažiau sandėliavimo išlaidų ir, svarbiausia, laimingus jūsų klientus, kurie gauna savo prekas laiku.