Kaip keliauti į Vokietiją su lanksčiu tvarkaraščiu? Eksperto vadovas nerūpestingam pervežimui

Vokietija jau daugiau kaip du dešimtmečius yra viena pagrindinių Lietuvos prekybinių partnerių ir dažniausiai pasirenkama kryptis gyventojams, keliantiems darbui ar gyventi. Per savo ilgą karjerą tarptautinių pervežimų srityje, esu matęs tūkstančius skirtingų situacijų: nuo pirmadienio ryte išvykstančių studentų su keliais keliais lagaminais iki didelių korporacinių klientų, perkeliančių visus biurus su kelias dienas trunkančia technika. Vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, kurį girdžiu iš klientų, yra susijęs ne su pačiu krovinio dydžiu ar kaina, o su laiku. Žmonės nori žinoti, kaip įmanoma organizuoti pervežimą taip, kad jis neišleistų juos iš rikiuotės, jei planai pasikeis – kaip keliauti į Vokietiją su lanksčiu tvarkaraščiu?

Logistika pasaulyje dažnai asocijuojasi su griežta tvarkaraščiais, sekundžių tikslumu ir nepertraukiamu judėjimu. Tačiau šiuolaikinės transporto paslaugos gali būti ir kitokios. Lankstumas šiuo atveju nereiškia chaoso. Jis reiškia protingą planavimą, rezervinių variantų turėjimą ir partnerio, kuris supranta, kad gyvenimas – ne tiesė. Šiame straipsnyje aš dalinsiuosi savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip suorganizuoti kelionę ar krovinio gabenimą į Vokietiją taip, kad jumis būtų galima valdyti, o ne atvirkščiai.

Svarbu suprasti, kad „lankstus tvarkaraštis“ gali reikšti kelis dalykus. Tai gali būti galimybė atidėti išvykimą dviem dienoms, jei nepavyksta laiku išsikrauti buto, arba galimybė atvykti į paskirties vietą ne tam tikru valandu, o tada, kai tik vairuotojas ar keleivis tai gali atlikti. Tai taip pat gali būti bilietas, kurį galima lengvai pakeisti, arba transporto priemonė, laukianti jūsų užsakymo. Šiame tekste mes aptarsime logistines pervežimo niuansas, tačiau principai taikomi ir asmeninėms kelionėms.

Rinkos tendencijos rodo, kad klientų lūkesčiai auga. Anksčiau užtekdavo pasakyti „ketvirtadienį atvyksiu“, šiandien klientas nori gauti pranešimą, kad vairuotojas bus po 2 valandų, ir galimybės sekti krovinią realiu laiku. Teko matyti, kaip nepasiruošusių keleivių ar siuntų siuntėjų planai sugriūna dėl vieno nedidelio trikdžio – pvz., užstrigusios sunkvežimio technikos ar netikėto pasienio kontrolės sustiprinimo. Tuo tarpu tie, kurie pasirinko lanksčius sprendimus, tokiuose atvejuose net nejausia streso.

Toliau pateikiame išsamų atsakymų į dažniausiai užduodamus klausimus (DUK), kurie padės jums suprasti, kaip sudaryti tokią tvarkaraščio strategiją, kuri veiktų jums, o ne atvirkščiai.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Ką tiksliai reiškia „lankstus tvarkaraštis“ tarptautiniuose pervežimuose?

Tarptautinių pervežimų kontekste, ypač kai kalbame apie maršrutą Vilnius – Berlynas ar Kaunas – Miunchenas, lankstus tvarkaraštis reiškia galimybę koreguoti išvykimo ar atvykimo laikus be didelių baudų ar organizacinių nuostolių. Tradicinėse logistikos firmose dažnai būna taip: jei vairuotojas atvyksta 8:00 valandą ryte ir jūsų nėra, krovinys išvežamas į sandėlį (papildomai mokant), arba vairuotojas tiesiog važiuoja toliau, prarandant laiką.

Lankstus tvarkaraštis yra pagrįstas „langų“ principu. Pavyzdžiui, vietoj fiksuoto 12:00 valandos pristatymo laiko, nustatomas 2–3 valandų langas (pvz., nuo 11:00 iki 14:00). Dar labiau pažengęs lankstumas yra „stand-by“ režimas, kai vairuotojas laukia jūsų iškvietimo arba praneša apie savo atvykimą iš anksto, leisdamas jums susiderėti dėl tikslaus laiko tiesiogiai su juo. Taip pat ši sąvoka apima bilietus ar sutartis, kurias galima nemokamai keisti bent kelis kartus prieš kelionę.

2. Ar galiu atidėti išvykimą, jei nespėju susirūpinti kroviniu laiku?

Tai viena dažniausių baimių. Atsakymas priklauso nuo to, kokio tipo transportą pasirinkote. Jei tai yra savarankiškas krovininis transportas (kai visa furgona ar sunkvežimio talpa priklauso jums), lankstumas yra didžiausias. Esu matęs atvejus, kai klientams tekdavo šauktis ir prašyti palaukti dar vieną dieną dėl dokumentų problemų. Geras logistikos partneris gali tai padaryti, pakeisdamas tik vairuotojo poilsio režimą (kas svarbu, kad vairuotojas neviršytų valandinio darbo apribojimų).

Jei keliaujate dalinio krovinio (part load) būdu, t.y., jūsų daiktai keliauja kartu su kitų klientų siuntomis, situacija sudėtingesnė. Čia tvarkaraštis priklauso nuo kitų. Tačiau net ir čia, jei pranešate apie pasikeitimą ne vėliau kaip 48 valandos iki planuojamo išvykimo, dauguma profesionalių kompanijų gali perkelti jūsų siuntą į kitą reisą, kuris vyksta po dienos ar dviejų. Svarbiausia – nedelsiant pranešti keitimą. Kuo anksčiau žinome, tuo mažiau trikčių tai sukelia visai grandinei.

3. Kokio tipo transportas pasirinkti, jei man svarbiausia laiko lankstumas?

Jei jūsų prioritetas yra maksimalus lankstumas ir galimybė keisti planus kelionės eigoje, visada rekomenduoju pasirinkti ekskluzyvų (savarankišką) transportą. Tai gali būti nuo 3.5 tonų furgono iki 7.5 ar 12 tonų sunkvežimio, priklausomai nuo krovinio volume.

Tokiu atveju vairuotojas dirba tik su jumis. Jei užstrigote pasienio punkte (nors tarp ES šalių jų nėra, tačiau gali būti patikrinimų) arba vėluojate išsikrauti naujame bute Vokietijoje, vairuotojas gali laukti (tam tikrą laiką) arba sugrįžti vėliau. Nors šis pasirinkimas brangesnis, jis suteikia visišką kontrolę. Dalinių krovinių atveju lankstumas yra apribotas kitų klientų tvarkaraščiais, todėl ten reikia būti tiksliausiam.

4. Kaip susidorojama su vairuotojų poilsio laiku (tachografais) ir kaip tai įtakoja tvarkaraštį?

Tai techninis, bet labai svarbus dalykas, kurį dažnai pamiršta klientai. Europos Sąjungos reglamentai draudžia vairuotojams vairuoti be pertraukų ilgiau kaip 4,5 valandas, o po 9 valandų vairavimo privalo ilgas poilsis (11 valandų). Net jei jūs norite, kad vairuotojas atvyktų „rytoj“ ir jums liko važiuoti vos 2 valandas, jei jo tachografas rodo, kad poilsio laikas artėja, jis privalo sustoti.

Lankstus tvarkaraštis šiuo atveju reiškia, kad planuojant maršrutą (pvz., į Hamburgą ar Frankfurte) jau iš anksto įskaičiuojamos šios poilsio pertraukos. Profesionali ekspedicinė kompanija niekada nesuteiks jums tvarkaraščio, kuris pažeidžia vairuotojo darbo laiko reglamentus, nes tai ne tik nelegalu, bet ir pavojinga. Jei reikalingas labai greitas pristatymas, gali reikėti dviejų vairuotojų komandos, kas leidžia važiuoti be ilgų sustojimų. Tai taip pat yra lankstumo forma – investuoti pinigus, kad išvengti laiko limitų.

5. Kas nutinka, jei aš atvykstu į paskirties vietą Vokietijoje anksčiau už transportą?

Dauguma klientų, persikeliančių į Vokietiją, važiuoja savo automobiliais ir atvyksta anksčiau nei jų baldai. Tai sukuria stresą: „Kur aš gyvensiu be lovos?“. Čia įsivažiuoja lankstumo sąvoka vartotojų aptarnavime.

Jei pasirinkote patikimą pervežėją, jis turėtų turėti galimybę laikinai sandėliuoti jūsų krovinius Vokietijoje (pvz., prie Miuncheno ar Štutgarto). Tai leidžia jums atvykti, apsigyventi, susitvarkyti dokumentus, o tada tik susiderėti dėl iškrovimo laiko, kai jums jau patogu. Tokia paslauga vadinama „Last mile“ sprendimu su sandėliavimu. Tai leidžia atskirti jūsų kelionės tvarkaraštį nuo krovinio judėjimo tvarkaraščio. Jums nereikia laukti furgono aikštelėje – galite eiti pasirašyti nuomos sutartį, o krovinys laukia sandėlyje.

6. Ar lankstus tvarkaraštis kainuoja brangiau?

Ne visada. Priešingai, geras planavimas ir lankstumas netgi gali sutaupyti. Pavyzdžiui, jei sutinkate priimti krovinią ne tiksliai penktadienį, bet „penktadienio–šeštadienio intervale“, logistikos kompanija gali lengviau surinkti dalinį krovinį (grupinį pervežimą) ir pasiūlyti jums mažesnę kainą, nes jiems lengviau užpildyti mašiną.

Tačiau jei kalbame apie galimybę keisti planus kelionės metu (pvz., vairuotojo laukimo laiką), tai papildomai kainuoja. Vairuotojo laikas – tai pinigai. Jei jis laukia jūsų 2 valandas prie namų Berlyne, tai yra neproduktyvus laikas. Tačiau dauguma kompanijų, su kuriomis aš esu dirbęs, įtraukia tam tikrą „laukimo foną“ (pvz., 1 valandą) į bazinę kainą. Tik viršijus tą limitą pradedama skaičiuoti papildoma mokestį. Taigi, lankstumas nėra brangus, jei jis planuojamas protingai.

7. Kokius dokumentus reikia turėti, kad tvarkaraštis nebuštų užstrigęs pasienyje ar patikrinimuose?

Nors Vokietija ir Lietuva yra Schengeno zonoje, ir formalios sienos nėra, transporto priemones gali sustabdyti policija ar muitinė (vykdant kontrolę nelegalioms prekėms arba narkotikams). Norint, kad sustojimas truktų kuo trumpiau ir neleistų praleisti tvarkaraščio, dokumentai turi būti tvarkingi.

Jums reikės: 1. Tvirtinimo apie priėmimą (angliškai – LOI arba pristatymo orderis). Jei vairuotojas važiuoja į sandėlį, jis turi turėti numerį, kurį sandėlio darbuotojas iš karto surašo į sistemą. 2. Pilnas krovinių sąrašas (Packing List). Jei keliaujate su daiktais, turi būti aišku, kas yra dėžėse. Tai greitina patikrinimą. 3. CMR sąvarta. Tai pagrindinis vežimo dokumentas. 4. Asmens dokumentai. Jei keliaujate kartu su transportu.

Jeigu dokumentų nėra, patikrinimas gali trukti valandas. Lankstus tvarkaraštis čia nesuveiks – neišvengsite delsimo, jei neatsižvelgsite į šiuos biurokratinius reikalavimus iš anksto.

8. Kaip technologijos padeda užtikrinti lankstumą? (GPS sekimas, programėlės)

Anksčiau, prieš 20 metų, lankstumas reiškė nuolatinius telefoninius skambučius: „Kur tu esi?“. Šiandien technologijos suteikia visiškai kitokį komfortą. Modernios logistikos kompanijos siūlo klientams prisijungti prie platformų, kurioje realiu laiku matote kur yra jūsų transporto priemonė.

Tai leidžia jums valdyti savo laiką. Matote, kad vairuotojas buvo pasienyje prieš valandą ir dabar važiuoja automagistrale A2? Galite drąsiai eiti į parduotuvę ar pietus, nes žinote, kad jis atvyks po 3 valandų. GPS sekimas taip pat leidžia logistikos centrams aktyviai reaguoti – jei matyti, kad įvyko spūstis, gali pranešti jums apie vėlavimą iš anksto, o jums nebereikės nerimauti ir laukti be žinių. Tai pasyvus lankstumas – informacija leidžia jums pritaikyti savo planus prie judančio objekto.

9. Ar galima susiderėti dėl iškrovimo savaitgalį arba naktį?

Vokietijoje yra griežtai reguliuojamas darbo laikas ir triukšmo normos. Daugelis gyvenamųjų rajonų draudžia atlikti iškrovimą sekmadieniais arba po 20:00 valandos vakare. Tačiau lankstus tvarkaraštis gali reikšti ir tokių taisyklių išvengimą.

Jei jums būtina iškrauti krovinį naktį ar savaitgalį, tai įmanoma, tačiau tai reikalauja specialaus planavimo: * Reikia gauti raštišką leidimą iš namų valdybos (Hausverwaltung) arba policijos (giesskannte). * Reikia naudoti „tyliuosius“ liftus arba iškrovą atlikti rankomis be technikos. * Dauguma pervežėjų už tokias paslaugas ima papildomą mokestį (naktinis/ savaitgalio tarifas).

Esu matęs, kaip klientai, kurie to neiš anksto nesuskaičiavo, turėdavo laukti iki pirmadienio ryto, nors furgonas stovėjo kieme. Taigi, lankstumas čia priklauso nuo jūsų galimybės susitarti su vietinėmis Vokietijos institucijomis arba sumokėti už ypatingą režimą.

10. Kaip pasirinkti patikimą partnerį, kuris neatsisakys lankstumo?

Rinktis partnerį galima pagal tai, kaip jis kalba apie problemas. Jei konsultantas iš karto sako: „Mes važiuojame tik 8:00 ryto, jei ne – jūsų problema“, ieškokite kito. Patikimas ekspertas visada pasakys: „Mes planuojame 8:00, tačiau jei kas nutiks, mes turime X ir Y variantus“.

Taip pat atsižvelkite į: * Fizinį buvimą: Ar kompanija turi biurą Lietuvoje? Jei kils problemų Vokietijoje, bus su kuo kalbėtis lietuviškai. * Draudimą: Ar jie turi Kasko ir Cargo draudimą?