Išvykimo laikai į Vokietiją: Kaip suprasti tvarkaraštį ir planuoti savo laiką?

Įvadas

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje, yra vienas klausimas, kuris sklinda per visą logistikos grandinę – nuo sandėlininko iki galutinio vartotojo – ir sukelia daugiausia neaiškumų bei streso. Tai paprastai skamba taip: „Kada tiksliai išvyksta mašina?“. Atrodo, kad tai paprasta techninė detalė, tačiau patyrusiam ekspertui aišku, kad už šio klausimo slepiasi visa transporto sistemos sudėtingumas. Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų šioje srityje mačiau, kaip netiksliai suprasti išvykimo laikai gali sugriauti tiekimo grandines, sukelti nereikalingą nervinimą ir net lemti prarastimus.

Vokietija yra viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių, o maršrutai į šią šalį yra mūsų kasdienybė. Tačiau kai sakome „išvykimas“, mes neįsivaizduojame tik vairuotoją pasukiantį raktą uždegimo jungtyje ir išvažiuojantį iš vartų tikslią valandą. Tai yra procesas, kuris prasideda dar prieš kelias dienas ir baigiasi tada, kai paskutinis krovinių vienetas yra įtvirtintas ir dokumentai suformuoti. Šiame straipsnyje aš noriu išdalinti savo žinias ir patirtį, kad jūs, mūsų klientai, galėtumėte ne tik pamatyti laikrodžio rodyklę, bet ir suprasti, kas jas užjudina. Mes kalbėsime ne tik apie tai, kada mašina išvyksta, bet ir kodėl tas laikas gali kisti, kaip tai veikia jūsų verslą ir kaip galime kartu užtikrinti, kad viskas vyktų sklandžiai.

Suprasti išvykimo laikus reiškia suprasti logistikos ritmą. Tai ne tik apie vairuotojus, tai apie muitinę, kelių būklę, krovinių paruošimą ir net orus. Mes išnagrinėsime visus šiuos aspektus, kad jūsų lūkesčiai ir mūsų galimybės susituoktų vienoje vietoje. Skaitykite toliau, jei norite išgirsti tiesą apie tai, kas vyksta „už scenos“ ir kaip tai padės jums geriau planuoti savo verslo veiklą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl išvykimo laikas nurodomas kaip „intervalas“, o ne tiksli valanda?

Tai vienas dažniausiai pasitaikančių nesusipratimų. Klientams labiausia patiktų girdėti: „Išvyksime 14:00“. Tačiau profesionalioje logistikoje toks tikslumas dažnai būtų melas. Išvykimo laikas nurodomas kaip intervalas (pvz., nuo 10:00 iki 14:00 valandos) dėl kelių esminių priežasčių. Pirma, tai susiję su ankstesnių užsakymų įvykdymu. Mūsų vairuotojas gali turėti kelių krovinių maršrutą. Jei jis turi paimti prekes iš jūsų, bet prieš tai turi iškrauti kitą klientą Varšuvoje, o ten įvyksta nedidelė delsa (pavyzdžiui, užstrigo keltuvas ar ilgai truko dokumentų patikrinimas), tai automatiškai pastumia jo atvykimo laiką pas jus.

Antra, paties krovimo procesas yra kintamas dydis. Nors jūs galite tikėtis, kad 20 paletų bus įkrauta per valandą, praktikoje gali atsirasti nesklandumų: reikės laukti, kol bus paruošta krovinių dokumentacija, arba gali kilti techninių kliūčių sandėlyje. Intervalas leidžia mums sukaupti tam tikrą laiko rezervą, tačiau ne per daug didelį, kad neleistume vairuotojui „pailsėti“. Todėl, kai sakome „išvykimas tarp 12 ir 16 valandos“, mes tikimasi, kad vairuotojas baigs krovinių įkėlimą ir išvažiuos šiuo laiko tarpu. Tai atspirtingų aplinkybių balansas, leidžiantis išlaikyti efektyvumą.

2. Ar „išvykimo laikas“ yra tas pats, kas „atvykimo laikas“ pas mane?

Ne, šie du dalykai skiriasi kaip diena ir naktis, ir juos svarbu nesumaišyti. Atvykimo laikas (Arrival time) – tai momentas, kai sunkvežimis atvažiuoja į jūsų sandėlį arba įkrovimo vietą. Tuo metu vairuotojas dar nepradėjo veiksmų, jis tik atvyko pasiruošti darbui. Gali prireikti laiko, kad jis užfiksuotų atvykimą, apeitų techninę apžiūrą, susitvarkytų dokumentus ir pajudėtų į krovimo rampą. Išvykimo laikas (Departure time) – tai momentas, kai krovinys yra pilnai įkeltas, užfiksuotas (pvz., CMR sąskaitos-faktūros pasirašymas), kabinė užrakinta ir mašina pajudėja link kitos paskirties vietos (arba į kitą įkrovimo tašką).

Klientai dažnai susirūpinę, kai vairuotojas atvyksta 10:00, o sistemoje matoma, kad išvykimas planuojamas tik 14:00. Jie galvoja, kad vairuotojas tinginiaja. Iš tikrųjų, tarp 10:00 ir 14:00 vyksta krovimo procesas. Jei tai dalinis krovinys (LTL – Less than Truckload), vairuotojas gali atvykti ryte, bet turi laukti, kol bus surinkti kiti kroviniai iš kitų klientų tame pačiame regione, kad užpildytų mašiną. Tas laikas yra būtinas maršruto optimizavimui. Taigi, kai planuojate savo darbą, atkreipkite dėmesį į tai, kai vairuotojas pradeda darbus (atvykimas) ir kai jis baigia (išvykimas), nes šie laikai gali skirtis kelias valandas.

3. Kaip kelių eismo sąlygos Lietuvoje ir Lenkijoje veikia išvykimo laiką į Vokietiją?

Nors Vokietija yra galinis tikslas, kelias į ją eina per Lietuvą ir Lenkiją, ir šių šalių kelių būklė turi tiesioginę įtaką išvykimo planams. Pasikliaukite mano patirtimi – kelyje „Via Baltica“ arba Lenkijos autostradose situacija gali pasikeisti per minutes. Jei mūsų vairuotojas vyksta tuščia mašina (priešimdamas krovinį) arba grįžta iš ankstesnio reiso, bet užstrigo spūstyje prie Kauno arba ties Varšuvos aplinkkeliu, jo atvykimas pas jūs vėluos.

Mes stebiame eismo situaciją realiu laiku, tačiau negalime užmagiškai panaikinti spūsties. Jei planuojamas išvykimas ylabai svarbus, pavyzdžiui, turi būti pasiektas Vokietijos sandėlis iki rytinio pristatymo lango (delivery window), mes dažnai imame prevencinių priemonių. Tai gali būti vairuotojo išsiuntimas ankstesniu laiku (naktį) arba maršruto keitimas, kad išvengtume problemingų ruožų. Tačiau kartais net ir geriausias planavimas neišvengia avarijų ar kelio darbų, kurios uždaro juostas. Todėl, jei matote, kad išvykimo laikas pasislenka, pirmiausia patikrinkite eismo situaciją – dažniausiai ten slydi priežastis. Mūsų tikslas – išvykti kuo greičiau, nes stovėjimas mums nieko neduoda.

4. Kas vyksta, jei vairuotojas atvyksta, o krovinys dar neparuoštas?

Tai klasikinis scenarijus, kuris sukelia didžiausią įtampą. Vairuotojas turi griežtai apibrėžtas poilsio ir vairavimo valandas (tachografo duomenys). Jei jis atvyksta pagal planą, tačiau jūsų sandėlyje dar neišrūšiuotos prekės, neužbaigta pakavimo arba trūksta sandėlininkų, prasideda problemos. Pirmiausia, vairuotojas turi laukti. Jei laukimas trunka ilgiau nei valandą, tai gali būti fiksuojamas kaip neplanuotas darbo laikas, kurį mums reikia apmokėti.

Bet dar blogiau yra tai, kad vairuotojas gali netekti vairavimo laiko. Pavyzdžiui, jei jis atvyko 15:00, planavo išvykti 17:00 ir važiuoti iki Vokietijos, tačiau dėl jūsų neparuošimo pradeda laukti iki 20:00 val., jis gali nebeturėti teisės vairuoti toliau šią naktį dėl poilsio režimo. Tai reiškia, kad pristatymas Vokietijoje bus atidėtas visą parą. Tokiu atveju, mes kaip pervežėjai turime apskaičiuoti stovėjimo mokestį (waiting time), kuris dažnai yra nemalonus netikėtumas klientui. Norėdami to išvengti, visada primygtinai rekomenduoju klientams patikrinti krovinių paruošimą dar prieš dieną arba bent jau kelias valandas prieš numatomą vairuotojo atvykimą. Tikslumas čia taupo ne tik nervus, bet ir pinigus.

5. Kaip dalinių krovinių (LTL) surinkimas veikia išvykimo laiką?

Daliniai kroviniai yra sudėtingesni už pilnus krovinius (FTL). Jei užsakote pilną sunkvežimį, jis atvyksta pas jūs, įkrauna jūsų prekes ir važiuoja. Tačiau jei tai dalinis krovinys, mašina yra kaip autobusas – ji sustoja pas keletą keleivių. Vairuotojas gali atvykti pas jūsų sandėlį pirmiausia, tačiau negali išvykti tol, kol nėra surinktas visas „puzzle“ – t. y. užpildytas likęs vietos tūris arba svoris.

Tai reiškia, kad net jei jūsų krovinys įkeltas per 30 minučių, mašina gali stovėti jūsų teritorijoje arba netoliese esančiame sandėlyje dar kelias valandas, laukdama kito kliento, kuris turi būti tame pačiame maršrute. Mes stengiamės surinkti krovinius taip, kad maršrutas būtų racionalus – pavyzdžiui, paimti visus Vilniaus regiono siuntas, tada važiuoti į Kauną, o paskui į Vokietiją. Jei kuris nors vėluojantis klientas sulaužo šią grandinę, pasidels visas išvykimas. Todėl, siųsdami dalinį krovinią, būkite kantrūs – išvykimo laikas priklauso ne tik nuo jūsų, bet ir nuo kitų šioje „pool“ sistemoje dalyvaujančių partnerių.

6. Ar muitinės procedūros gali uždelsti išvykimą, jei važiuojame ne į ES šalis?

Kadangi šiame straipsnyje kalbame apie Vokietiją, kuri yra ES narė, taip pat kaip ir Lietuva, formalios muitinės procedūros (deklaravimas) tarp šalių nėra taip ilgos kaip, pavyzdžiui, važiuojant į Jungtinę Karalystę ar Šveicariją. Tačiau tai nereiškia, kad muitinė neturi įtakos. Vis dar vyksta rizikos analizės, o jei krovinys yra reglamentuojamas (alkoholis, tabakas, medicinos priemonės arba gyvūnai), reikalingi papildomi leidimai ir patikrinimai.

Be to, jei mūsų maršrutas į Vokietiją eina per trečiąsias šalis (kas retai, bet įmanoma esant specifiniam geografiniam maršrutui) arba jei tai tranzitas per šalis, kurio taikomi griežtesi kontrolės režimai, sustojimas pasienio punkte gali užtrukti. Ilgiau užtrunka ir dokumentų patikrinimas, jei yra klaidų CMR sąskaitoje arba prekių kodo (HS kodas) nesusipratimų. Nors Vokietijos maršrutai dažniausiai yra „laisvi“, bet netikėti muitinės patikrinimai mobiliųjų grupių Lietuvoje ar Lenkijoje taip pat gali trumpam sustabdyti eismą ir pastumti išvykimo laiką. Mes visada tikriname dokumentus prieš išvykstant, kad išvengtume tokių situacijų, bet žmogiškasis faktorius visada egzistuoja.

7. Kaip orų sąlygos (žiema, sniegas) veikia tikslų išvykimo laiką?

Gyvendami Lietuvoje, žinome, kad žiema gali būti neprognozuojama. Profesionalus vairuotojas visada pasirengęs, tačiau ekstremalios sąlygos – stiprus sniegas, ledas, rūkas – gali visiškai sujungti logistikos grandines. Pavyzdžiui, jei yra paskelbtas „sniego chaosas“, Lenkijos autostradose gali būti uždarytos juostos, o greičiai ribojami iki 40 km/h ar visai sustabdomi eismas.

Tokiu atveju, net jei vairuotojas jau yra pas jūs ir krovinys įkeltas, jis gali nebegalėti išvykti saugiai. Mūsų politika yra aiški: saugumas yra svarbiau už greitį. Mes neleisime vairuotojui išvykti, jei kelyje yra kritinė situacija, kuri gali grėsti avarija. Tai reiškia, kad išvykimas gali būti atidėtas iki kelių valandų ar net dienos, kol sąlygos pagerės. Be to, žiemą dažniau techniniai gedimai – sunkvežimiams sunkiau paleisti, padangos nebesulaiko. Planuodami išvykimą žiemą, visada rekomenduoju palikti „laiko buferį“ – neskubėti su kritinėmis siuntomis, jei orų prognozės nepalankios. Geriau išvykti vėliau, bet saugiai, nei neišvykti visai arba susidurti su avarija.

8. Kas atsitinka su išvykimo laiku, jei prieš tai buvo sunkių techninių gedimų?

Technika yra technika, ir net naujausiems sunkvežimiams gali sugesti. Dažniausiai pasitaiko padangų plyšimai (ypač vairuojant blogais keliais Lenkijoje) arba problemos su pneumatika. Jei mūsų vairuotojas kelyje į pas jūs patiria techninį gedimą, tai akimirksniu keičia visą grafiką.

Mes turijome atvejų, kai vairuotojas tiesiogiai susisiekia: „Gedu, plyšo padanga, laukiu pagalbos“. Tokiu atveju, mes nedelsdami siunčiame pagalbos tarnybą, tačiau tai užtrunka – reikia nuimti ratus, pakeisti jį, užtvirtinti. Tai gali užtrukti nuo 1 iki 4 valandų. Tokiu atveju išvykimo laikas pas jūs automatiškai pasislenka. Jei gedimas rimtesnis (pvz., variklio problema), gali tekti keisti mašiną – tai jau procesas, kuris trunka kelias valandas, kol atvyksta atsarginis transportas ir perkraunamos prekės. Žinoma, tokios situacijos yra retos, tačiau apie jas būtina žinoti. Mes visada informuojame klientą apie tokias nesklandumas nedelsdami, kad jis galėtų perskaičiuoti savo planus Vokietijoje.

9. Kaip klientas gali padėti užtikrinti, kad išvykimas įvyktų laiku?

Jūsų vaidmuo šiame procese yra labai didelis, ir dažnai nuo jūsų priklauso, ar vairuotojas išvyks per planuotą laiką. Pirmiausia, dokumentų tvarka. Įsitikinkite, kad CMR sąskaitos faktūros, prekių sąrašai (packing list) ir, jei reikia, eksporto deklaracijos yra paruoštos iš anksto. Neleiskite vairuotojui laukti, kol jūsų buhalterija išspausdina dokumentą. Antra, prieiga. Užtikrinkite, kad sunkvežimiui yra lengva įvažiuoti ir išvažiuoti. Jei jūsų kieme statomas pastatas arba užimta aikštelė, vairuotojas praranda laiką ieškodamas vietos ar manevruodamas.

Trečia, krovinio paruošimas. Paletės turi būti stabilios, neužkrentančios, o etiketės – aiškios. Jei vairuotojas turi praleisti 20 minučių tvarkydamas jūsų sugriuvusią padėklą, tai laikas, kuris skaičiuojamas jo darbo valandomis. Jei viskas yra paruošta, kai vairuotojas atvažiuoja, procesas vyksta lyg ir greitai. Bendradarbiavimas – tai raktas. Mes vertiname klientus, kurie su mumis bendrauja proaktyviai: praneša, jei atsiranda užduoties atidėliojimo, arba siunčia nuotraukas, jei įvažiavimas sudėtingas. Tai leidžia mums iš anksto planuoti išvykimą.

10. Kokios garantijos galiu gauti dėl išvykimo laiko ir kas nutinka, jei laikas nebus laikomas?

Kaip patikimas pervežėjas, mes visada stengiamės duoti realius terminus. Tačiau logistikoje retai kada galime duoti 100 % garantijų dėl tikslios valandos ir minutės dėl aukščiau minėtų priežasčių (eismas, orai, kiti klientai). Tačiau mes duodame garantiją dėl komunikacijos. Tai yra mūsų pagrindinis pažadas. Jei dėl kokios nors priežasties išvykimas vėluos, mes neleisime jums sužinoti apie tai tada, kai pristatymo laikas jau praėjo.