Išvykimo ir atvykimo laikai: planuokite kelionę patogiai šiandien

Įvadas

Per daugiau nei dvidešimt metų, praleistų tarptautinių pervežimų srityje, mačiau viską – nuo idealiai suplanuotų maršrutų, kurie vyko kaip pagal laikrodį, iki situacijų, kai kelias truko dviem dienoms ilgiau nei numatyta. Viena dažniausiai pasitaikančių problemų, su kuriomis susiduria tiek verslo klientai, tiek individualieji siuntų siuntėjai, yra nesusipratimai dėl išvykimo ir atvykimo laikų. Dažnai atrodo, kad laikas turi būti absoliutus taškas, tačiau logistikoje tai dinamiškas ir dažnai keičiamas kintamasis.

Suprasti, kaip formuojasi šie laikai ir kodėl jie gali pasikeisti, nėra tik vairuotojo ar dispečerio rūpestis – tai esminis žinojimas kiekvienam klientui, norinčiam, kad jo krovinys ar kelionė būtų patogi ir be nereikalingo streso. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kas tik vyksta už vairuotojo kabinos ir dispečerio monitoriaus ribų. Mes išnagrinėsime ne tik techninius aspektus, bet ir psichologinius, bei praktinius būdus, kaip susitvarkyti su laiku taip, kad jis būtų jūsų sąjungininkas, o ne priešas.

Planavimas – tai pusė sėkmės. Kita pusė – tai realistiškas lūkesčių valdymas. Tiesioginis maršrutas iš taško A į tašką B žemėlapyje atrodo paprastas, tačiau realybėje jis yra sudėtingas tinklas, kuriame veikia tūkstančiai veiksnių. Svarbiausia yra ne tai, kiek laiko užtruks kelionė pagal skaičiuoklę, o tai, kaip efektyviai valdome tą laiką ir kaip pasirengiame galimiems nukrypimams. Skaitykite toliau, ir sužinosite, kaip tapti tikruoju savo kelionių valdytoju.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje surinkau dešimt dažniausiai užduodamų klausimų, kuriuos girdėjęs per savo karjerą. Atsakymai į juos padės jums geriau suprasti logistikos procesus ir išvengti nereikalingo nervingumo.

1. Kodėl numatomas atvykimo laikas (ETA) dažnai pasikeičia, nors vairuotojas važiuoja geru keliu?

Tai vienas klasikinių klausimų. Žemėlapiai ir navigacinės sistemos dažnai apskaičiuoja laiką remdamiesi idealiomis sąlygomis: maksimaliu leistinu greičiu, nėra stabdymų degalinėse, nėra eismo įvykių ir orai yra puikūs. Tačiau realybėje yra kita.

Pirmiausia, tarptautiniuose pervežimuose galioja griežti vairuotojo darbo ir poilsio reglamentai (ES reglamentai). Vairuotojas negali važiuoti 4,5 valandas be pertraukos, o po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką. Be to, per parą jis gali vairuoti tik 9 valandas (pailgintu režimu – 10 valandas) ir po to privalo ilgiau pailsėti (11 valandų). Jeigu maršrutas trunka ilgiau, įsijungia savaitinio poilsio taisyklės. Navigacijos to neįskaičiuoja – jos rodo grynąjį važiavimo laiką. Dispečeriai šiuos dalykus įskaičiuoja, bet netikėti eismo įvykiai, statybų juostos ar netgi ilgesnės eilės pasienio punktuose gali viską pasukti aukštyn kojomis. Tad, jei matote, kad laikas pasikeitė, tai dažniausiai ne dėl to, kad vairuotojas sustojo papietauti, o dėl saugumo reikalavimų ar objektyvių aplinkybių.

2. Kuo skiriasi „išvykimo laikas“ nuo „pakrovimo pradžios laiko“?

Šis skirtumas yra vienas didžiausių nesusipratimų šaltinių. Klientas dažnai mano, kad jei vairuotojas atvykta į sandėlį 8:00 ryte, tai jis ir išvyksta 8:05. Tačiau logistikoje „išvykimas“ yra momentas, kai transporto priemonė palieka objektą su pilnu ar iškrautu kroviniu ir yra pasiruošusi judėti link kito taško.

Pakrovimo procesas gali trukti nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo krovinių tipo (konsolidaciniai kroviniai, pavojingi kroviniai, didmeninė prekyba). Jei tai konsolidacinis krovinys, vairuotojas turi surinkti prekes iš kelnių skirtingų siuntėjų viename mieste ar regione. Todėl, kai sutariate dėl išvykimo, visada klauskite: ar tai laikas, kai vairuotojas pradeda darbus prie jūsų objekte, ar laikas, kai jis fiziškai išvažiuoja iš vartų? Skirtumas gali būti didelis, ir tai labai svarbu planuojant tolesnius veiksmus gavėjo pusėje.

3. Kaip pasienio kontrolė veikia atvykimo laiką ir ar tai įmanoma numatyti iš anksto?

Esu dirbęs laikais, kai Lietuva įstojo į Schengen erdvę, ir matęs, kaip pasikeitė srautai, tačiau net ir šiandien pasienio kirtimas yra „juodoji dėžė“, kuri gali sugriauti grafikus. Net jei keliavimas vyksta viduje Schengen zonos (pvz., tarp Lietuvos ir Vokietijos), formalumų nėra, tačiau jei maršrutas eina per ne ES šalis (pvz., Jungtinę Karalystę po „Brexit“, Šveicariją, Norvegiją ar Ukrainą), čia visada susidaro eilės.

Net ir ES viduje, jei vyksta papildomos kontrolės (pvz., gyvūnų, tabako gėrimų ar netgi migrantų krizės metu), susidaro eilės, kurios gali trukti nuo 15 minučių iki 12 valandų. Patirtis sako, kad patikimiausias būdas numatyti šį laiką yra ne kreiptis į tvarkaraščius, o pasitikėti realiu laiku gaunamais duomenimis iš vairuotojų, kurie jau yra eilėje. Mes visada stengiamės įtraukti tam tikrą „buferinį“ laiką į grafikus, kai žinome, bus kertamas pasienis, bet kartais ir 4 valandų atsarga neužtenka.

4. Kas yra vairuotojo darbo laikas (tachografo duomenys) ir kodėl jis daro ilgas pertraukas?

Daugelis klientų, ypač siunčiantys nedidelėmis siuntomis, stebisi, kodėl vairuotojas, atvykęs į miestą 14:00 valanda, negali paimti siuntos ir išvažiuoti toliau, o sako, kad „baigėsi laikas“. Čia kalbame ne apie jo nuotaiką, o apie griežtus įstatymus.

Kiekviena sunkiasvorė transporto priemonė turi tachografą, kuris fiksuoja visus vairuotojo veiksmus: vairavimą, kitą darbą (pvz., kraunant), pasiruošimą ir poilsį. ES teisės aktai draudžia vairuotojams vairuoti ilgiau kaip 4,5 valandas be 45 minučių pertraukos. Taip pat negalima dirbti ilgiau kaip 9 valandas per parą (pailgintu atveju – 10 val.). Jei vairuotojas atvažiavo prie jūsų ir jo tachografas rodo, kad jis jau vairavo 4 valandas 20 minučių, jis gali padaryti tik trumpą darbą (paimti siuntą), bet po to privalo padaryti 45 minučių pertrauką prieš tęsdamas kelionę. Tai ne tinginys, tai saugumo klausimas. Pavargęs vairuotojas kelyje yra pavojingas. Suprantant šias taisykles, lengviau toleruoti tas 45 minutes arba 9 valandas poilsio, kurios yra būtinos.

5. Kaip orų sąlygos (žiema, vasara) įtakoja planuojamus laikus?

Oras yra tas faktorius, prieš kurį niekas nepajėgia. Žiemos metu viskas labai sustoja. Sniegas, šlapdriba, ledo sangrūdos ne tik mažina greitį, bet ir verčia vairuotojus važiuoti labai atsargiai. Be to, daugelyje šalių yra privalomi žiemos padangų reikalavimai, o kai kur (pvz., kalnuotose vietovėse) reikia nešti grandines. Jei vairuotojas jų neturi, gali tekti stovėti iki kol oras pagerės arba kol bus gautos grandinės.

Vasarą problema yra kita – karščio bangos ir turistiniai šturmai. Vasarą, ypač liepos–rugpjūčio mėnesiais, Europos keliai yra užspausti automobiliais. Tai sukelia didelius spūstis, kurios gali būti keliasdešimt kilometrų ilgio. Taip pat karščio metu gali būti ribojamas eismas tiltuose (dėl išsiplėtimo ar konstrukcijos saugumo) ar autostradose (dėl smogo ar gaisrų pavojaus). Mano patirtis rodo, kad žiemos maršrutus reikia planuoti su 20–30% laiko atsarga, o vasaros atostogų laikotarpiu – tikėtis spūsčių net ten, kur jų paprastai nebūna.

6. Ką daryti, jei transportas vėluoja, o man būtina prekė arba aš turiu skrydį?

Pirmiausia – nepanikuoti. Panika blogiausia patarėja. Jei žinote, kad situacija yra kritinė (pvz., skrydis ar sandėlo darbo laiko pabaiga), apie tai turite pranešti dispečeriui arba pervežimo įmonei kuo anksčiau. Mes, logistikos specialistai, turime daug įrankių, kaip padėti.

Galime pakeisti maršrutą (pavyzdžiui, jei vairuotojas užstringa, galime surasti kitą, einantį gretimu keliu, kuris gali būti brangesnis, bet greitesnis). Kartais, jei vėlavimas yra didelis, galime organizuoti persiuntimą iš vieno vairuotojo kito (vadinamas „krosingu“) tam tikrame taške, kad jūsų siunta pasiektų tikslą laiku. Tačiau tai įmanoma tik tada, kai apie pavojų sužinome ne prieš pat vėlavimą, o iš anksto. Kliento atvirumas ir greitas reagavimas leidžia mums gelbėti situaciją. Jei slėpsite problemą, mes sužinosime tik tada, kai bus per vėlu daryti kažką.

7. Kodėl kartais atvykstama ankstesniu laiku nei numatyta, ir ar tai yra problema?

Ankstesnis atvykimas dažnai laikomas maloniu netikėtumu, tačiau logistikoje tai gali sukelti tiek pat problemų, kiek ir vėlavimas. Įsivaizduokite, kad vairuotojas atvyksta į prekybos centrą ar sandėlį 6:00 ryto, o įkrovimas planuotas tik 9:00. Vairuotojui reikia kur laukti? Jis negali tiesiog stovėti kur nors be priežiūros (grobimo pavojus) arba užimti vietą prie rampos, blokuodamas kitus.

Daugelis objektų turi griežtus grafikus – „Time Windows“. Jei atvykate anksčiau, vartai gali būti uždaryti, ir vairuotojas privalo laukti artimiausioje stovėjimo aikštelėje. Tai ne tik švaisto laiką, bet ir gali sukelti papildomų išlaidų (pvz., mokamas stovėjimas). Todėl, jei žinote, kad vairuotojas gali atvykti anksčiau, visada susisiekite su gavėju ar siuntėju ir klauskite, ar galima pakeisti laiką arba bent jau leisti laukti saugioje vietoje. Komunikacija čia išgelbėja nervas.

8. Kaip techninės būklės patikrinimai įtakoja išvykimo laiką?

Profesionalus vairuotojas niekada neišvažiuoja į kelionę nepatikrinęs transporto priemonės. Tai ne tik įstatymo reikalavimas, bet ir gyvybiškai svarbus dalykas. Prieš išvykstant ir kasdieną kelionės metu vairuotojas turi atlikti techninį apžiūrą: padangų būklę, stabdžių sistemą, šviesas, variklio alyvos lygį ir t.t.

Kartais šie patikrinimai atskleidžia trūkumus – prošėusi padanga, nutekėjimas ar elektros problema. Tokiu atveju išvykimas bus atidėtas, kol problema bus išspręsta. Gali būti, kad reikės šaukti mechaniką ar važiuoti servizo centrą. Žinoma, tai trikdo grafikus, bet važiuoti su techniniu gedimu kelyje – tai tikras pavojus gyvybei ir turtui. Klientui, kurio laukia krovinys, tai atrodo kaip vėlavimas, bet iš mūsų, ekspertų, perspektyvos – tai sėkmė, kad gedimas buvo rastas stovint aikštelėje, o ne važiuojant 90 km/h greičiu autostradoje.

9. Ar realus laikas sekimo sistemos (GPS) duomenys visada tikslūs?

Dabar beveik visi klientai turi prieigą prie sekimo sistemų ir mato, kur yra jų krovinys realiu laiku. Tai puikus įrankis, tačiau reikia žinoti jo apribojimus. GPS rodo transporto priemonės vietą, bet ne visada rodo būklę.

Pavyzdžiui, GPS gali rodyti, kad vairuotojas stovi vienoje vietoje jau valandą. Klientas galvoja: „Kodėl jis nevažiuoja?“. Galbūt jis stovi eilėje prie degalinės, kad paimtų kuro (kas užtrunka, jei eilės ilgos), o gal jis jau atvyko į paskirties vietą ir laukia, kol bus iškrautas. Kartais GPS signalas gali būti silpnas (pvz., požeminiuose sandėliuose arba tankiai apstatytose vietose), ir duomenys atnaujina vėluoja. Todėl, jei matite keistą judėjimą ar sustojimą sekleryje, visada pirmiausia skambinkite dispečeriui, o ne vairuotojui (kuris gali vairuoti ir negali atsiliepti). Dispečeris sužinos tikrąją priežastį.

10. Kaip aš kaip klientas gali padėti užtikrinti, kad viskas vyktų laiku?

Tai yra svarbiausias klausimas. Nors daugumą dalykų kontroliuoja pervežimo įmonė, klientas taip pat turi didelę įtaką. Pagrindinė taisyklė – pasiruošimas.

Jeigu siunčiate krovinius, užtikrinkite, kad dokumentai yra paruošti ir teisingi. Blogai užpildyti prekių vėžimo dokumentai (CMR) gali sustabdyti vairuotoją pasienyje arba priversti grįžti atgal dėl neteisingų duomenų. Taip pat užtikrinkite, kad pats krovinys yra paruoštas krauti. Jei vairuotojas atvyksta, o darbininkai dar nepradėjo rinkti prekių, tai sukelia dideles problemas.

Kraunant ar iškraunant, būtinai padėkite vairuotojui (jei tai įmanoma) su forkliftu arba kitais įrankiais. Vairuotojo pagrindinis darbas yra vairuoti, o ne nešioti dėžės rankomis (išskyrus atvejus, kai tai numatyta sutartyje). Greitas ir organizuotas krovimo/iškrovimo procesas yra vienas pagrindinių veiksnių, lemiančių, ar vairuotojas spės išvykti laiku ir ar atvyks į kitą tašką pagal grafiką. Jūsų pasiruošimas taupo laiką visiems.

Išvada

Išvykimo ir atvykimo laikų planavimas nėra paprasta aritmetika. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik techninių žinių, bet ir empatijos, bei komunikacijos. Per savo dvidešimt metų šioje srityje išmokau vieno: geriausias planas yra tas, kuris turi vietos netikėtumams.