Greitos kelionės į Vokietiją: paprastas užsakymo procesas

Vokietija jau dešimtmečiais išlieka viena pagrindinių Lietuvos prekybos partnerių. Kasdien tarp šalių keliauja tūkstančiai tonų krovinių – pradedant mažmeninės prekybos prekėmis ir baigiant sudėtinga pramonine įranga. Esamas logistikos pasaulyje daugiau nei dvidešimt metų, stebiu, kaip pasikeitė verslo lūkesčiai. Anksčiau klientui svarbiausia buvo, kad krovinys tiesiog pasiektų ką tik galėtų. Šiandinis klientas reikalauja ne tik tikslumo, bet ir greičio bei, kas ypač svarbu, paprasto bei skaidraus užsakymo proceso.

Daugelis verslo atstovų, kurie nėra kasdien susiduria su krovinių pervežimais, dažnai mano, kad užsisakyti tarptautinę kelionę yra sudėtinga, biurokratinė procedūra, reikalaujanti tūkstančių dokumentų ir ilgų telefoninių pokalbių. Tai yra mitas. Šiuolaikinė logistika, ypač kai kalbame apie tokius artimus ir gerai išvystytus maršrutus kaip maršrutas į Vokietiją, yra automatizuota, efektyvi ir vartotojui draugiška. Šiame straipsnyje aš padėsiu suprasti, kaip viskas vyksta iš vidaus, ir parodysiu, kad greitas pervežimas gali būti užsakymas per kelias minutes, o rezultatas – pasitikėjimas ir ramybė.

Svarbiausia sekretė sėkmės šiame maršrute – tinkamas paruošimas ir supratimas, ką tiksliai reikia pervežti. Kai klientas ir ekspeditorius kalba ta pačia kalba, o ne tik tiesiogiai, bet ir terminų prasme, visa procedūra tampa paprasta kaip pirkti bilietą į lėktuvą. Žemiau išsamiai aptarsime visus procesinius etapus ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, kad jūsų kelionė į Vokietiją būtų kuo sklandesnė.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skiltyje sukaupiau daugiau nei dvidešimt metų patirties ir atsakau į tuos klausimus, kurie dažniausiai kyla klientams, planuojantiems siųsti krovinius į Vokietiją. Tikimasi, kad šie atsakymai išgins abejones ir padės greičiau orientuotis užsakymo procese.

1. Kaip pradėti greito pervežimo užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš anksto?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Norint, kad procesas būtų greitas, jums iš karto reikia pateikti pagrindinius duomenis apie krovinį. Nereikia laukti, kol paruošite visus dokumentus – pradžiai užtenka tikslios informacijos. Pirmiausia turite žinoti krovini vietų (paketų, dėžių, paletės) skaičių, jų svorį ir tikslius išmatavimus (ilgį, plotį, aukštį). Taip pat būtina nurodyti siuntos rūšį (ar tai yra standartinė prekė, ar ji yra brangi, ar ji reikalauja specialaus elgesio, pavyzdžiui, šaldymo). Be to, svarbu nurodyti adreso duomenis: iš kur keliama ir kur turi būti pristatyta.

Kai tik šie duomenys yra gauti, ekspeditorius gali pasiūlyti tinkamą transportą. Jei jūsų krovinys netelpa į standartinę 33 europalletę vietą arba yra per sunkus, reikės planuoti specialų transportą. Taigi, užsakymo procesas prasideda ne nuo sutarties pasirašymo, o nuo jūsų tikslumo. Jei informacija pateikiama iš karto ir teisingai, pasiūlymas gali būti pateiktas per 15–30 minučių, o transportas – užsakytas tą pačią dieną. Verta paminėti, kad Vokietija yra labai užimna šalis, todėl kuo anksčiau kreipiatės, tuo didesnė tikimybė gauti geriausią laiką ir kainą.

2. Kokius dokumentus reikia parengti kroviniui, kad jis be problemų pasiektų Vokietiją?

Nors Vokietija ir Lietuva yra Europos Sąjungos šalys ir tarpparentinės prekybos procedūros yra supaprastintos, dokumentacija vis tiek išlieka kritiškai svarbi. Pagrindinis dokumentas yra prekybinis-sandėlinis važtaraštis (CMR). Jis yra pagrindinė sutartis tarp siuntėjo, vežėjo ir gavėjo. Be CMR, būtinos yra prekių faktūros (invoice). Jas reikia parengti bent dviem egzemplioriais – vieną vežėjui, kitą gavėjui. Faktūroje turi būti nurodytos prekės, jų kiekis, kaina ir prekių kodai (HS kodai), jei to reikalauja specificitetas.

Jei krovinys yra pavojingas (ADR), reikalingi specialūs leidimai ir deklaracijos. Taip pat svarbu prisiminti apie galimus eksporto ar importo sertifikatus, jei prekės yra reglamentuojamos (pavyzdžiui, maisto produktai, alkoholiniai gėrimai ar chemikalai). Jei naudojate trečiosios šalies (pavyzdžiui, Jungtinės Karalystės ar Šveicarijos) transportą, gali prireikti TIR knygelės ar kitų muitinės dokumentų. Geriausias patarimas – pasiklauskite savo logistikos partnerio iš anksto, ar jūsų prekėms reikalingi specialūs sertifikatai, kad išvengtumėte stabdymų pasienyje arba patikrinimų paskirties vietoje.

3. Kaip susiformuoja kaina už greitą pervežimą į Vokietiją ir nuo ko ji priklauso?

Kainos formavimas logistikoje nėra atsitiktinis. Jis priklauso nuo kelių pagrindinių veiksnių. Pirmasis ir akivaizdžiausias – atstumas. Maršrutai iš Lietuvos į Vokietiją gali skirtis priklausomai nuo to, ar keliame į Berlyną, Miuncheną, Hamburgą ar kitą regioną. Antrasis veiksnys – kuro kaina. Kuro rinka yra nestabili, ir dauguma transporto kompanijų turi kuro priedą, kuris kinta kartu su rinkos kainomis. Trečiasis, o galbūt svarbiausias Vokietijos atveju – kelių mokesčiai (vokiškai – Maut). Vokietija turi vieną brangiausių kelių mokesčių sistemų Europoje sunkiesiems sunkvežimiams, ir jis įskaičiuojamas į galutinę sumą.

Taip pat kainą įtakoja krovinio tipas. Standartinis 33 paletų krovinys bus pigesnis nei dalinis krovinys (LTL), nes jis dalinasi išlaidas su kitais siuntėjais. Greitis taip pat kainuoja. Jei reikalingas „ekspresinis“ pervežimas (pavyzdžiui, transportas, kuris važiuoja be sustojimų arba atvyksta per 24 valandas), kaina gali būti didesnė 30–50 proc. Galiausiai, sezoniškumas. Prieš šventes (ypač Kalėdas ar Velykas) paklauga smarkiai auga, o tai sukelia kainų šuolius. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie gali planuoti užsakymą savaitės-dviejų iki išvykimo, sutaupo daugiau nei tie, kurie skubą paskelbia paskutinę minutę.

4. Kiek laiko trunka vidutinis krovinio pristatymas ir ar įmanoma jį pagreitinti?

Standartinis pristatymo laikas iš Lietuvos į Vokietiją (pavyzdžiui, į vakarinę arba centrines šalies dalis) svyruoja nuo 24 iki 48 valandų, priklausomai nuo to, ar tai yra pilnavertis sunkvežimis (FTL), ar dalinis krovinys (LTL). Pilnavertis sunkvežimis, skirtas tik jūsų siuntai, paprastai yra greitesnis, nes jis nustoja tik degalams arba poilsio reikalavimų (taisyklės nustato, kad vairuotojas turi privalomus poilsio intervalus). Dalių krovinių atveju reikia laukti, kol sunkvežimis užsipildo sandėlyje ir paskui apkeliauja kitus gavėjus, todėl tai gali užtrukti iki 3–4 dienų.

Ar įmanoma greičiau? Žinoma. Mes dažnai organizuojame „ekspresinius“ pervežimus, kai vienas vairuotojas važiuoja be sustojimų (išskyrus technines reikmes) arba kai naudojami mažesni, greitesni transporto priemonės (pavyzdžiui, 3,5 tonos sunkvežimiai su vienu vairuotoju), kurie gali pristatyti siuntą per 12–18 valandų. Tačiau tokios paslaugos kainuoja brangiau. Svarbu suprasti, kad greitis negali būti pasiektas pažeidžiant saugumo taisykles. Vairuotojo poilsis yra ne tik įstatymas, bet ir garantija, kad jūsų krovinys atvyks saugiai. Todėl, kalbant apie 99/100 kokybę, mes niekada nesikelsime klausimo, ar vairuotojas gali važiuoti 20 valandų iš eilės – tai neįmanoma ir nelegalu.

5. Kas yra dalinis krovinys (LTL) ir kada verta jį rinktis vieto pilno?

Dalinis krovinys (angliškai Less than Truckload – LTL) tai logistikos sprendimas, kai jūsų siunta užima mažiau vietos nei pilnas sunkvežimis (paprastai mažiau nei 10–12 europalečių). Tokiu atveju jūsų krovinys suruošiamas viename sunkvežimyje kartu su kitų klientų siuntomis, kurios vyksta į panašų regioną (Vokietiją). Tai yra viena populiariausių paslaugų smulkiems ir vidutiniams verslams, nes leidžia gerokai sutaupyti. Mokate tik už užimamą vietą ir svorį, o ne už visą sunkvežimį.

Kada rinktis šį variantą? Jei jūsų siunta nėra skubi (galite leisti pristatymui užtrukti 2–4 dienas) ir jei norite optimizuoti išlaidas. Tačiau čia yra ir savų niuansų. Daliniai kroviniai dažnai yra perkraunami sandėliuose (t.y. iš vieno sunkvežimio perkėlimas į kitą Vokietijos terminaluose), kad būtų galima efektyviau išdalieti prekes. Tai gali šiek tiek padidinti pažeidimo riziką, nors profesionalios kompanijos tai kontroliuoja. Taip pat, jei krovinys yra trapus ar labai jautrus, gali būti saugiau užsisakyti pilną transportą (FTL), kuris niekur nestos ir keliaus tiesiai iš jūsų sandėlio pas gavėją.

6. Kokias specifines problemas gali sukelti Vokietijos kelių eismo taisyklės ir apribojimai?

Vokietija garsėja savo griežtomis eismo taisyklėmis, ir tai tiesiogiai įtakoja pervežimus. Vienas svarbiausių dalykų, apie kurį klientai dažnai nemąsto, yra vairuotojų poilsio ir darbo laiko apribojimai bei važiavimo draudimai sekmadieniais ir švenčių dienomis. Vokietijoje sunkvežimiai, svoriais viršijantys 7,5 tonas, yra griežtai draudžiami važiuoti sekmadieniais ir certain šventėse nuo 00:00 iki 22:00 valandos. Tai reiškia, kad jei jūsų krovinys turi atvykti pirmadienio ryte į gamyklą, jis turi būti Vokietijoje jau šeštadienį arba paskubėti anksti ryte sekmadienį (jei leidžiama trumpam atkarpai, bet tai sudėtinga).

Be to, Vokietijoje yra daugiausia „žaliųjų zonų“ (Umweltzone) miestuose, į kurias gali važiuoti tik transporto priemonės su atitinkama ekologine žyme (dažniausiai „Euro 6“ ir aukštesnės klasės sunkvežimiai). Jei gavėjo sandėlis yra tokiame zonoje (pavyzdžiui, centre arba senamiestyje), reikia užtikrinti, kad transportas atitinka šiuos reikalavimus, kitaip krovinys gali būti sustabdytas ir baustas dideliais baudais. Mūsų užduotis kaip ekspeditorių – užtikrinti, kad visi šie techniniai niuansai būtų patikrinti iš anksto, kad jūsų prekės neišliktų pasienyje arba prie miesto vartų.

7. Kaip vyksta krovinio sekimas ir kaip klientas gali sužinoti, kur jo siunta?

Anksčiau, prieš erą mobiliųjų telefonų ir GPS, sekimas buvo menkas – telefonavome vairuotojui arba degaline ir tikėjomės geriausio. Šiand situacija yra visiškai kitokia. Kiekvienas mūsų užsakytas sunkvežimis turi GPS sekimo sistemą, kuri leidžia mūsų dispečeriams matyti transporto vietą realiu laiku. Klientui dažnai suteikiama prieiga prie specialios platformos arba siunčiame nuorodas, kur galima stebėti krovinio judėjimą žemėlapyje.

Procesas paprastas atrodo taip: gavęs užsakymą, dispečeris priskiria transportą ir nusiunčia klientui patvirtinimą su vairuotojo telefono numeriumi (jei reikalingas tiesioginis susisiekti) arba su sekimo kodu. Kai krovinys pasiekia paskirties vietą, vairuotojas pasirašo CMR važtaraštį, kuris nufotografuojamas ir iš karto nusiunčiamas klientui. Tai leidžia turėti įrodymus, kad prekės buvo pristatytos ir perduotos gavėjui. Didžiausia vertė čia – skaidrumas. Jums nereikia nerimti, kur yra jūsų brangiausias inventorius, nes visą informaciją galite sužinoti vos keletą paspaudimų.

8. Kas atsitinka, jei krovinys pažeidžiamas arba dingsta kelyje?

Tai yra sensitrus klausimas, kurį visada reikia aptarti prieš kelionę. Nors statistiškai incidentai vyksta retai (ypač patikimuose maršrutuose kaip Vokietija), rizika visada egzistuoja. Visiems kroviniams, kuriuos pervežame, yra privalomasis draudimas. Pagal tarptautines konvencijas (CMR), standartinis draudimo apribojimas yra apie 8,33 SDR (specialiųjų traukimo teisių) vienam kilogramui (tai yra apie 10-11 eurų). Tai reiškia, kad jei dingsta 1000 kg krovinys, kompensacija gali siekti apie 10 000 eurų.

Tačiau dažnai prekės verta daugiau. Mano patarimas kaip eksperto: visada įvertinkite savo krovinio vertę. Jei vežate brangią elektroniką ar vartojimo prekes, apsvarstykite galimybę padidinti draudimo sumą („All Risk“ draudimas). Tai nedidelė papildoma išlaida, bet ji gali apsaugoti verslą nuo didelių nuostolių. Jei įvyk incidentas, procesas yra toks: vairuotojas iš karto praneša dispečeriui, parengiamas protokolas, pažeidimai fiksuojami nuotraukomis, ir draudimo kompanijai pateikiamas prašymas atlyginti žalą. Mūsų rolė čia – būti tarpininku ir užtikrinti, kad procedūros vyktų greitai ir be nereikalingų rūpesčių klientui.

9. Ar galima susitarti dėl papildomų paslaugų, pavyzdžiui, krovinio įkėlimo arba iškrovimo?

Žinoma, šiuolaikinė logistika nėra tik apie vairavimą iš taško A į tašką B. Dažnai klientams reikalinga pagalba vietose. Pavyzdžiui, jei jūsų gavėjas Vokietijoje neturi keltuvo arba vairuotojo, kuris galėtų padėti iškrauti prekes, mes galime užsakyti „palydovą“ (helper) arba užtikrinti, kad mūsų sunkvežimis būtų su įrengta „keliamąja galva“ (taip vadinamas hidraulinis keltuvas galinėjeje sunkvežimio dalyje).

Taip pat galima susitarti dėl dviejų vairuotojų, jei reikalingas ypatingas greitis arba sudėtingas manevravimas paskirties vietoje. Kartais reikalinga speciali įranga prekėms užtvirtinti (trosai, gumos, rėmai). Viską tai reikia aptarti dar prieš užsakant transportą, nes šios paslaugos kainuoja papildomai ir reikalauja planavimo. Negalima atvykti prie gavėjo vartų ir tik tada sužinoti, kad nėra kur iškrauti, nes sunkvežimis per aukštas arba nėra įėjimo. Detalus išankstinis planavimas (angliškai site survey) išspręsia šias problemas.

10. Kodėl verta rinktis patyrusį logistikos partnerį, o ne ieškoti pigiausio varianto forumuose?

Tai, galbūt, svarbiausias klausimas. Rinka pilna pasiūlymų – nuo didžiulių korporacijų iki mažų „vieno vairuotojo“ firmų. Kodėl verti mokėti už eksperto žinias? Atsakymas paprastas: rizikos valdymas.