Pervežimo iš Olandijos į Lietuvą užsakymo procesas yra greitas: išsami informacija

Įvadas

Dirbdamas tarptautinių krovinių pervežimų srityje beveik dvi dešimtis metų, esu patyręs ne vieną logistikos ciklo transformaciją. Vienas aktyviausių ir reikšmingiausių maršrutų visada buvo ryšys tarp Olandijos (Nyderlandų) ir Lietuvos. Šios šalys yra glaudžiai susijusios ne tik dėl istorinių ir ekonominių ryšių, bet ir dėl intensyvaus prekybos srauto. Kasdien tūkstančiai tonų prekių – nuo olandiškų gėlių ir maisto produktų iki sudėtingos technikos ir statybinių medžiagų – keliauja šiuo maršrutu. Dažnai klientai, susidūrę su būtinybe pervežti krovinius, kyla klausimas: kaip ilgai tai užtruks ir kaip greitai galima užsisakyti transportą?

Atsakymas paprastas ir malonus: šiandieninis pervežimo iš Olandijos į Lietuvą užsakymo procesas yra neįtikėtinai greitas. Technologijos, digitalizacija ir ilgai kauptas logistikos patirtis leidžia mums suorganizuoti pervežimą per kelias valandas, o kartais net ir minutes, jei visi duomenys yra žinomi. Tačiau „greitas“ nereiškia „nerūpestingas“. Kiekvienas, kuris dirbo su krovinių eksportu ar importu, žino, kad greitis turi eiti kartu su tikslumu. Straipsnyje aš paaiškinsiu, kaip šiuo metu veikia šis procesas, kokių klaidų vengti ir kodėl šis maršrutas laikomas vienu efektyviausių Europoje. Mes panagrinėsime visus etapus – nuo pirmojo skambučio ar el. laiško iki paties krovinio iškrovimo Lietuvoje.

Svarbu suprasti, kad greitis priklauso ne tik nuo ekspeditoriaus, bet ir nuo to, kaip klientas pasiruošęs pateikti informaciją. Esu matęs situacijų, kai kroviniui reikėjo tik kelių valandų organizacijos, ir tų, kai neteisingi duomenys uždelstą procesą dienomis. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo žiniomis, kad jūsų užsakymas būtų įgyvendintas sklandžiai, greitai ir be nereikalingų nervingumų.

DUK

1. Kiek laiko paprastai užtrunka gauti kainos pasiūlymą už pervežimą iš Olandijos?

Esu dirbęs laikais, kai kainos pasiūlymą tekdavo laukti dieną ar dvi, kol eksperatorius susisieks su vairuotojais ar brokeriais. Šiandien situacija visiškai kitokia. Jei kreipiatės į profesionalią logistikos kompaniją, standartinio krovinio kainos pasiūlymą galėtumėte gauti per 30–60 minutes. Dauguma šiuolaikinių ekspeditorių turi sukauptas duomenų bazes ir nuolatinius partnerius Olandijoje, todėl gali nedelsiant įvertinti rinkos situaciją.

Tačiau jei kroviniui reikalingas specialus transportas (pvz., šaldytuvas, pervežimas keleiviams, ADR kroviniams arba neįprastų matmenų siuntoms), procesas gali šiek tiek užtrukti – nuo 2 iki 4 valandų. Tokiu atveju reikia tiksliai suderinti techninius galimybes su pasiekiamais transporto priemonėmis. Vis dėlto, net ir sudėtingi atvejai sprendžiami vieną darbo dieną. Mano patirtis rodo, kad greičiausiai aptarnaujami tie klientai, kurie pateikia išsamią informaciją iš karto – tada ekspeditoriui nereikia žaisti „lausymo“ žaidimo ir klausinėti papildomų detalių, kas tiesiogiai pagreitina pasiūlymo paruošimą.

2. Kokius duomenis reikia pateikti, kad užsakymas būtų įvykdytas kuo greičiau?

Tai, galbūt, svarbiausias klausimas. Kiekviena minute praleista aiškinant duomenis – tai minute, kurią krovinys stovi vietoje. Norint, kad procesas būtų „skraidus“, būtina pateikti šiuos „auksinius penketus“: 1. Krovimo adresas Olandijoje (ir kontaktinis asmuo): Ne tik miestas, bet ir tiksli adreso dalis, bei telefono numeris, kad vairuotojas galėtų susisiekti atvykęs. 2. Iškrovimo adresas Lietuvoje: Tas pats principas – tiksli vieta ir kontaktas. 3. Krovinio svoris ir tūris: Matmenys (ilgis, plotis, aukštis) ir svoris yra kritiniai parenkant atitinkamą sunkiasvorę mašiną. 4. Krovinio tipas: Ar tai padėtos ant paletų prekės, arba neįpakavotas krovinius (pvz., technika), reikalingas „sidabrai“ (keltuvas) ar ne. 5. Pageidaujama data: Kada krovimas turi būti atliktas.

Jei šie duomenys pateikiami iš karto, sistema ar vadybininkas gali akimirksniu priskirti tinkamą transportą. Esu matęs, kaip klientai rašo tiesiog „vežkite iš Amsterdamo į Vilnių“ be jokių detalių. Tokiu atveju net geriausias ekspeditorius negali suteikti greito atsakymo, nes reikia išsiaiškinti, ar tai viena paletė, ar 22 tonų prekių. Kruopštumas pradžioje sutaupo laiko pabaigoje.

3. Ar įmanoma organizuoti pervežimą tą pačią dieną, kai pateikiamas užsakymas?

Absoliučiai taip. Logistikos pasaulyje tai vadinama „sprogstančiu“ arba skubiu užsakymu. Maršrutas Olandija-Lietuva yra taip intensyvus, kad beveik visada randamas transportas, galintis išvykti tą pačią dieną ar net po kelių valandų. Pats esu daug kartų koordinavęs tokias situacijas, kai klientui staiga trūko žaliavų ar atsarginių dalių, ir reikėjo, kad vairuotojas atvyktų į sandėlį Olandijoje po 3–4 valandų po užsakymo patvirtinimo.

Tačiau čia reikia atsižvelgti į vairuotojo darbo ir poilsio laiką. Jei užsakymas gaunamas vėlai vakare, gali būti, kad vairuotojas jau pradėjo poilsio laiką ir gali išvykti tik ryte (pagal ES reguliavimą). Taip pat svarbu atsižvelgti į paėmimo vietos darbo laiką – jei Olandijos sandėlis užsidaro 17:00 val., o užsakymas gaunamas 16:00 val., reikia tiksliai įvertinti, ar vairuotojas spės atvykti. Tačiau dažniausiai, jei užsakymas gaunamas iki 12:00 valandos dienos, didžiąja dalį atvejų transportas gali išvykti tą pačią dieną.

4. Kaip apmokėjimas veikia ir ar jis gali uždelsti išvykimą?

Vienas dažniausių mitų yra tas, kad reikia laukti, kol pinigai „užklijuos“ sąskaitoje, kad vairuotojas išvyktų. Profesionaliose logistikos kompanijose, kuriose aš dirbu ir kurias vertinu, taip nėra. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad krovinys judėtų. Paprastai, jei bendradarbiavimas nėra pirmas, krovinys gali būti išvežtas pagal standartinę sutartį (pvz., apmokėjimas per 14 ar 30 dienų).

Jei tai naujas klientas ar vienkartinis didelio svorio užsakymas, gali būti reikalaujama avansinio mokėjimo arba sąskaitos apmokėjimo prieš išvykimą. Šiuo atveju elektroniniai bankai leidžia atlikti mokėjimus akimirksniu. Jei sąskaita faktūra išsiunčiama ryte, o klientą ją apmoka per internetinę bankininkystę, pinigai gali būti matomi per 15–30 minučių (priklausomai nuo bankų). Tai nežymiai sulėtina procesą, jei viskas sutarta iš anksto. Geriausias patarimas – aptarkite mokėjimo sąlyjas dar prieš pradedant ieškoti transporto, taip išvengsite nereikalingų delayjų (vėlinimų) paėmimo dieną.

5. Kokius dokumentus reikia paruošti, kad procesas neužstrigtų muitinėje ar patikrinimo metu?

Nors Olandija ir Lietuva yra Europos Sąjungos šalys ir tai vidinė rinka, dokumentacija vis tiek būtina. Pagrindinis dokumentas yra CMR važtaraštis. Jį suformuoja ekspeditorius arba vairuotojas. Klientui svarbu turėti prekių sandėliavimo lapą (PVM sąskaitą-faktūrą) su prekių aprašymu, svoriu ir verte. Šis dokumentas yra būtinas ne tik muitinės (jei kyla klausimų) kontrolės, bet ir apskaitos tikslais.

Jei vežama technika, reikalingas techninės priežiūros pasas arba deklaracija, kad technika nėra pavojinga. Jei prekės yra pavojingos (ADR), būtina speciali deklaracija ir pakavimo sertifikatai. Mano patirtis rodo, kad dažniausia problema būna neteisingai ar pernelyg trumpai aprašytos prekės PVM sąskaitoje. Muitinės tarnybos arba kelių policija gali sustabdyti transportą, jei aprašyme tiesiog parašyta „įranga“ ar „prekės“. Tikslius prekių pavadinimus, kodus (HS kodus) ir vartotojo instrukcijas turinti dokumentacija leidžia vairuotojui važiuoti ramiu gyvenimu ir greitai pasiekti paskirties vietą.

6. Kiek realiai laiko trunka patys pervežimas iš Olandijos į Lietuvą?

Įprastas, ramius pervežimas sunkiasvore mašina trunka nuo 24 iki 36 valandų, priklausomai nuo konkretaus krovimo ir iškrovimo taško. Jei krovimas vyksta prie Amsterdamo arba Roterdamo, o iškrovimas Vilniuje ar Kaune, tai maždaug 1200–1300 km kelias. Profesionalus vairuotojas, laikydamasis poilsio režimo, šį atstumą įveikia per maždaug 1,5 dienos.

Reikia suprasti, kad „greitas užsakymo procesas“ nereiškia, kad krovinys pasirodys Lietuvoje per 4 valandas. Jis reiškia, kad organizacija užtrunka trumpai. Patį važiavimą greičiau padaryti neįmanoma dėl saugumo reikalavimų (tachografai, poilsio laikas). Jei krovinys ypač skubus, gali būti naudojami du vairuotojai vienoje mašinoje, tačiau tai kainuoja brangiau ir dažniau taikoma tik labai jautriems siuntiniams. Taigi, planuokite, kad užsakę transportą ryte, jis gali atvykti po 2–3 dienų (įskaitant pakrovimą ir kelionę). Tai yra standartinis ir labai greitas Europos mastu terminas.

7. Kaip elgiamasi, jei kroviniui reikalinga speciali įranga, pvz., „sidabras“ (keltuvas) arba šaldytuvas?

Šiuo atveju procesas yra šiek tiek ilgesnis, tačiau vis tiek efektyvus. Olandijoje dauguma sandėlių yra labai modernūs ir turi pakrovimo rampas, todėl dažniausiai „sidabras“ nereikalingas – pakrauti galima su „pele“ (vilkiku su keltuvu gale). Tačiau jei prekės kraunamos iš kiemo arba reikia iškrauti į aukštą pastatą be rampos, reikia užtikrinti vairuotoją su kranu arba hidrauliniu liftu.

Kadangi tokių mašinų yra mažiau nei standartinių tentų, paieška gali užtrukti iki 4–6 valandų. Čia svarbi tikslumo informacija – jei nuo pradžių pasakysite, kad reikalingas keltuvas, mes iš karto filtruosime tik tuos vairuotojus, kurie turi tokia įrangą. Jei šios informacijos praleisime ir atvyks standartinė mašina, krovinys stovės, kol ieškosime atsarginio transporto su įranga. Tai viena dažniausių klaidų, kurių kainuoja brangiai laiko atžvilgiu. Šaldomi pervežimai taip pat reikalauja specialaus dėmesio temperatūros režimui, tačiau Olandija-Lietuva maršrute šios paslaugos yra labai išvystytos, todėl net ir temperatūros režimą pavyksta užtikrinti per 1 dieną.

8. Ar galima sekti krovinių judėjimą realiu laiku, ir kaip tai veikia?

Be abejo. Dar prieš 15 metų tekdavo laukti skambučio iš vairuotojo, kad sužinotume, jis jau per Lenkiją. Šiandien situacija kitokia. Beveik visos profesionalios logistikos kompanijos naudoja GPS stebėjimo sistemas. Kai užsakote pervežimą, dažnai galite gauti nuorodą (linką), kurioje matote mašinos padėtį žemėlapyje realiu laiku.

Tai leidžia klientui planuoti savo darbą – jis žino, kada turi būti pasiruošęs priimti prekes. Be to, GPS stebėjimas padeda mums, ekspeditoriams, efektyviau valdyti procesą. Jei matome, kad mašina užstrigo spūstyje prie Vroclavo arba Kenės tunelio, galime iš karto informuoti gavėją Lietuvoje, kad krovinys atvyks šiek vėliau. Šis skaidrumas sukuria pasitikėjimą ir leidžia jaustis ramiau, žinant, kur tūkstančius eurų vertės turtas yra akimirksniu.

9. Ar reikia rūpintis muitinės formalumais, kai vežama iš Olandijos į Lietuvą?

Kadangi abi šalys yra ES narių, tai yra vidinė prekyba, todėl muitinės procedūros tarp šių šalių dažniausiai nėra taikomos (nereikia deklaruoti importo ar eksporto). Tai viena pagrindinių priežasčių, kodėl procesas yra toks greitas – mašina tiesiog važiuoja per sienas nesustodama arba tik trumpai patikrinama.

Tačiau yra išimčių. Jei vežamos akcizines prekės (alkoholis, tabakas, degalys), reikia turėti EMCS (Excise Movement and Control System) dokumentą. Jei prekės yra pavojingos arba yra apribojimų (pvz., gyvūnai, vaistai), gali būti taikomi papildomi patikrinimai. Taip pat, jei krovinys yra tranzitu (pvz., iš Olandijos į Lietuvą per Vokietiją, bet techninėmis priežastimis gali būti tikrinamas). Esu matęs, kai neteisingai suformuluoti dokumentai (pvz., trūksta PVM numerio sąskaitoje) sukelia įtarimų, todėl krovinys gali būti trumpam sulaikytas patikrinimui. Bet 95% atvejų prekės keliauja be jokių kliūčių per sienas.

**10.