Užsakymo procesas: kelionės iš Angljos paprastai

Įvadas

Per pastaruosius dvidešimt metų tarptautinių pervežimų industrija pasikeitė nepripažįstamai. Viena iš dažniausiai aptariamų temų mano klientų susirašinėjimuose yra baimė dėl biurokratijos ir sudėtingumo, norint organizuoti krovinių gabenimą iš Didžiosios Britanijos. Ypatingai po „Brexit“, kai pasienio kontrolė ir muitinės procedūros tapo kasdieniu rūpesčiu, daugelis žmonių mano, kad užsakyti transportą iš Anglijos dabar yra sudėtinga ir ilga procesa. Kaip kasdien su šiomis problemomis susiduriantis profesionalas, galiu drąsiai pasakyti: tai yra mitas. Esant tinkamai organizacijai ir supratimui, kelionės iš Anglijos gali būti ne tik paprastos, bet ir visiškai be rūpesčių.

Šio straipsnio tikslas – nušluoti nuo jūsų pečių nereikalingą stresą ir parodyti, kaip atrobei idealiai suplanuotas užsakymo procesas. Mes nekalbėsime apie sausus teisinius straipsnius, o pažvelgsime į viską iš praktinio, žmogiško požiūrio. Nuo pirmojo skambučio ar el. laiško iki momento, kai vairuotojas pasiduoda jūsų užsakytą siuntą priešais jūsų namus – kiekvienas žingsnis gali būti sklandus, jei žinomi keli pagrindiniai dalykai. Šiame gide mes išnagrinėsime visą procesą nuo pradžios iki galo, atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus ir padėsime jums suprasti, kodėl profesionali logistika yra raktas į sėkmingą gabenimą.

Svarbiausia tai, kad klientas neturi būti logistikos ekspertas – tai mūsų darbas. Jūsų darbas yra tik paprašyti, o mūsų – įgyvendinti. Tačiau, kad bendravimas būtų kuo efektyvesnis, o rezultatai – tikėtini, verti suprasti mechanizmą, kuris suka ratus tarp Lietuvos ir Anglijos. Pasiruošę? Tada pradėkime nuo pat pradžių ir pažiūrėkime, kaip paprastai gali atrodyti jūsų krovinio kelionė.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos klientai dažniausiai užduoda man esant susidūrusiems su būtinybe gabenti krovinius iš Anglijos. Atsakymai parengti remiantis ilgamečia praktika ir tikslu – padaryti procesą kuo aiškesnį.

1. Kaip pradėti užsakymo procesą ir ką reikia žinoti iš anksto?

Viskas prasideda nuo jūsų iniciatyvos. Paprasčiausias būdas – susisiekti su logistikos kompanija el. paštu arba pildant užklausos formą internete. Nors tai atrodo paprasta, sėkmė priklauso nuo informacijos, kurią pateikiate iš karto. Idealus atvejis – kai nurodote tikslų siuntos kiekį (pvz., kelių „Euro paletų“ arba „kubinių metrų“), svorį ir adresas – iš kur ir į kur reikia vežti. Taip pat būtina nurodyti, ar tai yra prekės su pirkimo sąskaita (faktūra), ar asmeniniai daiktai.

Kai gaunu tokias užklausas, aš galiu jums pateikti tikslią kainą per 15–30 minučių. Jei informacijos trūksta, tenka klausti papildomai, kas užtrunka ir atidėlioja procesą. Taigi, norint, kad užsakymo procesas vyktų paprastai, pirmiausia pasirūpinkite duomenų tikslumu. Nenuostabu, kad geriausi klientai tie, kurie iš karto pasako: „Turiu 2 paletas su baldais, iš Londono į Vilnių, svoris apie 400 kg“. Toks aiškumas leidžia mums nedelsiant pradėti veikti.

2. Kaip susiformuoja kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kainodara nėra paslaptis, tačiau ji yra kintantis dydis, priklausantis nuo kelių pagrindinių veiksnių. Pirmasis ir akivaizdziausias – atstumas. Krovinių gabenimas iš Anglijos į Lietuvą yra apie 1500–2000 km kelias viena kryptimi, atsižvelgiant į konkretų judėjimo maršrutą (per Ostendą, Kalė arba Doverį). Antrasis veiksnys – kuro kaina, kuri Europoje ir Jungtinėje Karalystėje svyruoja.

Trečiasis, ir dažnai nepastebimas klientams, dalykas – keltų ir Eurotunelio kainos. Pervežant krovinius per Lamanšą, mums tenka sumokėti ne tik už bilietus vairuotojams, bet ir už vietą kelyje arba vagonėje. Ketvirtasis veiksnys – rūšis. Jei gabenate standartinę prekę ant paletės, tai pigiau. Jei tai yra „neįtraukiama“ siunta (pvz., sofa be pakuotės), reikalinga papildoma darbo jėga užkrovimui ir iškrovimui, kas taip pat įtakoja galutinę sumą. Profesionalas visada stengiasi rasti optimalų balansą tarp kainos ir pristatymo greičio, tačiau svarbu suprasti, kad pigiausias variantas ne visada yra greičiausias.

3. Kokie dokumentai reikalingi muitinės deklaravimui („Brexit“ įtaka)?

Tai, matyt, sudėtingiausia dalis po 2021 metų. Nors Anglija nebėra ES narė, prekių judėjimas neapsiriboja tik vairuotojo vairavimu. Būtina atlikti eksporto (iš Anglijos) ir importo (į Lietuvą) procedūras. Pagrindinis dokumentas yra prekių sandėlio sąskaita (Commercial Invoice) arba prekių gavimo-siuntimo sąskaita, jei tai yra asmeniniai daiktai.

Sąskaitoje turi būti nurodytas tikslus prekių pavadinimas, prekės kodas (TN VED kodas – mes, ekspertai, galime jį pagalbininkais nustatyti), svoris ir vertė. Be šių dokumentų, krovinys gali būti sulaikytas pasienyje, o tai reikš papildomų išlaidų sandėliavimui. Gerai organizuotas užsakymo procesas apima tai, kad logistikos partneris pats patikrina, ar dokumentai sudaryti teisingai, dar prieš tai, kai krovinys išvyksta iš siuntėjo sandėlio. Taigi jums nereikia būti muitinės specialistu – pakanka pateikti sąskaitą už prekes, o mes pasirūpinsime likusiu „popierizmu“.

4. Kiek laiko trunka vidutinė kelionė iš Anglijos į Lietuvą?

Standartinis terminas, kurį aš vadovaujuosi savo klientams, yra 3–5 darbo dienos nuo to momento, kai krovinys yra pasiimtas. Kodėl toks laiko tarpas? Kelionės trukmę lemia ne tik fizinis atstumas, kurį sunkvežimis įveikia per apie 24–30 valandų vairuojant be sustojimų, bet ir kitokie apribojimai.

Vairuotojų poilsio laikas reglamentuoja ES taisyklės – vairuotojas privalo padaryti pertraukas. Taip pat reikia laukti keltų arba Eurotunelio išvykimo laikų, kurie gali skirtis priklausomai nuo oro sąlygų ar apkrovos. Be to, jei krovinys yra dalinis (t. y. vairuotojas renka kelis skirtingus užsakymus iš Anglijos), jam reikia laiko surinkti visus krovinius. Tačiau, jei užsakote „skubų“ gabenimą atskiru sunkvežimiu, krovinys gali pasiekti Lietuvą net per 48 valandas (išskyrus savaitgalius).

5. Kas yra grupinis krovinys (partijos) ir kada jis apsimoka?

Grupinis krovinys, arba angliškai vadinamas „groupage“, yra vienas iš pigiausių ir populiariausių būdų gabenti prekes iš Anglijos. Principas paprastas: mes paimame jūsų siuntą (pvz., vieną ar kelias paletes) ir krauname ją į didelį sunkvežimį kartu su kitų klientų krovinais. Vairuotojas važiuoja tam tikru maršrutu, renka prekes Anglijoje ir paskui išbarsto jas Lietuvoje.

Tai apsimoka tada, kai jūsų krovinys ne užpildo viso sunkvežimio. Jei turite tik kelias dėžutes ar vieną palete, mokėti už visą sunkvežimį būtų neekonomiška. Grupinio krovinio trūkumas – tai, kad reikia šiek tiek pacanauti, nes vairuotojas turi apvažiuoti prie kitų siuntėjų ir gavėjų. Tačiau, jei laikas nėra kritiškas (neskubite 1-2 dienas), tai yra geriausias pasirinkimas taupyti biudžetą. Mano patirtis rodo, kad mažmeninėms prekėms, baldams ar internetinėms pirkiniams šis metodas yra dominuojantis.

6. Kaip vyksta krovinio paieška ir pakavimas Anglijoje?

Vienas dalykų, dėl kurių procesas gali tapti sudėtingas, yra netinkamas pakavimas. Anglijoje dažnai pasitaiko atvejų, kai pirkėjas (jūs) užsisako prekes iš didelio prekybos centro (pvz., „IKEA“, „Screwfix“ ar „B&Q“), bet pats negabenate jų į mūsų sandėlį. Tokiu atveju mes organizuojame vairuotojo išvykimą tiesiai į parduotuvę ar į jūsų nurodytą adresą.

Čia svarbu suprasti, kad parduotuvės dažnai nemoka už prekių pakavimą ant paletės ar į dėžes. Jei vairuotojas atvyksta paimti 50 dėžių su plytomis, o jos yra tiesiog padėtos ant grindų, jam reikia skirti papildomą laiko juostą, kad surinktų ir užkraitų tai į sunkvežimį. Geriausias patarimas – visada pasidomėkite parduotuvėje, ar gali padėti prekes ant paletės. Jei ne – mums reikės siųsti papildomą vairuotoją su „kraniniu“ sunkvežimi (kai kuriose vietose) arba numatyti rankinio krovimo laiką. Užtikrinkite, kad prekės yra gerai užfiksuotos sąskaitose, kad nebūtų neskundų dėl trūkstamų dalių.

7. Ar galima sekti krovinio judėjimą realiu laiku?

Šiuolaikinėje logistikoje „juodosios dėžės“ nebėra. Naudojant GPS stebėjimo sistemas, aš ir mano klientai visada žinome, kur yra krovinys. Kai užsakymas yra patvirtintas, jums paprastai siunčiame nuorodą arba pranešame, kada vairuotojas pasiims krovinių.

Stebėjimas ypač svarbus tuomet, kai reikia susiderinti dėl iškrovimo laiko Lietuvoje. Nereikia visą dieną laukti namuose – mes pranešame vairuotojo atvykimo apytikslę laiką (pvz., „bus tarp 14:00 ir 16:00“). Taip pat stebėjimas padeda išvengti nesusipratimų muitinėje – jei krovinys užstrigs, mes iš karto matome jo vietą ir galime imtis veiksmų (pateikti trūkstamus dokumentus). Skaidrumas – tai vienas iš pagrindinių mūsų paslaugų elementų, užtikrinančių jūsų ramybę.

8. Kas atsitinka, jei krovinys pažeidžiamas ar dingsta?

Tai jautriausia tema, tačiau, dirbant su patikimais partneriais, rizika minimali. Visi kroviniiai, kuriuos pervežu, yra apdrausti. Klientas visada turi galimybę papildomai apsisaugoti nusipirkdamas transporto draudimą (jei jo nėra įtraukta į bazinę kainą). Draudimas apima ir krovinio pažeidimą, ir jo dingimą.

Jei atsitinka nelaime, pvz., vairuotojas staiga sustoja ir krosne smogia į priekinę stiklą, o krovinys sugadinamas, veiksmų algoritmas toks: reikia nedelsiant sudaryti defektuos aktą (vairuotojas tai turi padaryti vietoje), nufotografuoti žalas ir pranešti mums. Draudimo kompanija išnagrinės bylą ir, jei viskas tvarkingai dokumentuota, atlygins nuostolius. Per 20 metų aš mačiau nedaug incidentų, nes profesionalūs vairuotojai žino, kaip užfiksuoti krovinius, o mūsų eksporto pakuotės standartai atitinka aukščiausius reikalavimus. Tačiau visada patariu savo klientams patikrinti, ar jų turtas yra vertas draudimo – ypatingai brangioms prekėms.

9. Ar yra kokių nors apribojimų dėl gabenamų prekių?

Taip, ir tai labai svarbu. Negalime gabenti pavojingų krovinių (ADR) be specialių leidimų ir įrangos. Tai reiškia degius skysčius, sprogmenis, ašarines dujas ir pan. Taip pat griežtai reglamentuojas tabako gaminiai ir alkoholio kiekis. Asmeninis krovinys gali turėti ribotą kiekį alkoholio (pvz., kelios butelės vyno), tačiau didesniais kiekiais prekiauti be licencijos neleidžiama.

Taip pat reikia atsižvelgti į gyvūnų gabenimą – tai nebe paprastas krovinys, o gyvas organizmas, reikalaujantis specialių sąlygų (ventiliacija, temperatūra) ir veterinarinių dokumentų. Prieš užsakydami transportą, visada klauskite ar patikrinkite, ar jūsų prekė nėra uždraustųjų sąraše. Dažniausiai problemų keliauja aerozoliai, dažai ar skysčiai, kurie gali išsilieti. Geras ekspertas visada pasakys „taip“ arba „ne“ iš karto, kad išvengtumėte nepageidaujamų staigmenų pasienyje.

10. Kaip vyksta apmokėjimas už pervežimo paslaugas?

Apmokėjimo procesas yra paskutinis, bet ne mažiau svarbus užsakymo etapas. Dažniausiai dirbame pagal išankstinio apmokėjimo (prieš išvykstant) principą. Tai užtikrina, kad vairuotojas gali iš karto užpildyti degalus, sumokėti už keltą ir pradėti darbą be jokių uždelčimų. Mokėjimo būdai gali būti įvairūs: bankinis pavedimas, mokėjimo kortele arba per mokėjimo sistemas.

Didelėms, nuolatiniams klientams mes galime suteikti atidėto mokėjimo sąlygas (pvz., 7 ar 14 dienų po pristatymo), tačiau tai priklauso nuo pasitikėjimo lygio ir sutarties sąlygų. Svarbu atsiminti, kad jei mokėjimas neatliekamas laiku, krovinys gali būti sulaikytas Lietuvoje sandėlyje iki tol, kol sąskaita bus apmokėta. Norint, kad kelionė būtų paprasta, finansiniai klausimai taip pat turi būti išspręsti iš anksto. Visada patariu klientams pasidomėti mokesčiais – ar kaina jau apima PVM, ar ne, kad išvengtumėte nesusipratimų paskutinę minutę.

Išvada

Apibendrinant, užsakymo procesas, susijęs su krovinių gabenimu iš Anglijos, gali atrodyti kaip sudėtingas labirintas, tačiau turint žemėlapį ir gidą, jis tampa tiesiu keliu. Pagrindinis dalykas, kurį noriu padaryti aiškų po šio straipsnio – tai, kad jums nereikia būti logistikos ekspertu. Jūsų užduotis yra tik turėti norą gabenti krovinius ir pateikti pagrindinę informaciją. Visa kita – nuo dokumentų sutvarkymo iki vairuotojo koordinavimosi – yra mūsų, kaip profesionalių logistikos kompanijų, atsakomybė.

Dirbant šioje srityje daugiau nei dvidešimt met�, išmokau vieno: paprastumas kyla iš kompetencijos. Kiekvienas sėkmingas užsakymas yra rezultatas gero planavimo, tikslios komunikacijos ir supratimo, kad kiekvienas krovinys turi savo istoriją. Nuo mažos siuntos su asmeniniais daiktais iki didelių verslo partijų – principas lieka tas pats: klientas turi jaustis saugiai ir informuotai.

Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kad kelionė iš Anglijos gali būti tikrai paprasta. Neneigkite galimybės rinktis patikimus partnerius, klauskite klausimų ir būkite aktyvūs proceso pradžioje – tai užtikrina, kad pabaiga bus tokia, kokios tikėjatės. Logistika nebuvo sukurta tam, kad trukdytų, o tam, kad jungtų žmones ir prekes. Leiskite mums padaryti šią jungtį kuo sklandžiau.