Užsakymo procesas internetu: patogi ir greita rezervacija krovinių pervežimui į Angliją

Logistika pasaulyje pasikeitė neįtikėtinai per pastaruosius dešimtmečius. Būdamas šioje srityje daugiau nei dvidešimt metų, mačiau laikus, kai kiekvienas krovinys reikalavo daugybės telefono skambučių, faksų siuntimo ir ilgų laukimų patvirtinimui. Šiandien situacija yra visiškai kitokia. Technologijos įsiveržė į tarptautinių pervežimų rinką, suteikdamos klientams galimybę viską atlikti nekeliant kojos iš namų. Ypač tai aktualu populiariausiose kryptyse, tokiose kaip maršrutai į Angliją.

Šiandien norėčiau papasakoti, kaip veikia šiuolaikinis užsakymo procesas internetu. Nors tai atrodo paprasta – „užpildau formą, paspaudžiu mygtuką“ – už šiuo paprastumu slepiasi sudėtingos sistemos, kurios užtikrina, kad Jūsų siunta saugiai ir laiku pasieks paskirties vietą Didžiojoje Britanijoje. Suprasdami šį procesą, Jūs ne tik sutaupysite laiko, bet ir išvengsite dažnai pasitaikančių nesusipratimų, susijusių su muitinės procedūromis ar neteisingu duomenų įvedimu.

Įvadas

Kodėl vis daugiau žmonių ir verslo atstovų renkasi rezervuoti pervežimus internetu? Atsakymas paprastas: efektyvumas ir kontrolė. Anksčiau, norint išsiųsti krovininį automobilį ar dalinį krovinį į Londoną, Birmingamą ar Mančesterį, reikėdavo laukti, kol logistikos vadybininkas apskaičiuos kainą, patikrins vietų pasiekiamumą ir atsiųs komercinį pasiūlymą. Tai galėjo trukti dienomis.

Dabar, naudojant modernias užsakymo sistemas, visa ši informacija prieinama realiu laiku. Tačiau patogumas – ne vienintelis privalumas. Skaitmeninis užsakymo procesas leidžia išvengti žmogiškosios klaidos rizikos, kurią sukelia klaidingai perduoti duomenys per telefoną. Kai klientas pats suveda informaciją, jis turi galimybę ją kelis kartus patikrinti prieš patvirtindamas užsakymą.

Be to, po „Brexit“ Anglija tapo trečiąja šalimi, kas reiškia, kad kiekvienas siuntinys keliauja per muitinę. Internetinės sistemos dažnai turi integruotus patikrinimus, primenančius apie būtinus dokumentus – prekių ženklą, EORI numerį ar deklaracijas. Tai savotiškas „saugos tinklas“, kuris padeda išvengti siuntos uždelsto pristatymo Britanijos uostuose ar terminaluose.

Šiame straipsnyje mes žingsnis po žingsnio aptarsime, kaip užsakyti pervežimą internetu, kokią informaciją reikia tur�ti po ranka ir ką tikėtis po to, kai paspaudžiate „Siųsti“ mygtuką. Mūsų tikslas – padaryti tai, kad Jūsų patirtis būtų kuo sklandesnė, o krovinys pasiektų gavėją be nereikalingų rūpesčių.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

Šioje sekcijoje suformulavau dešimt detaliausių atsakymų į klausimus, kurios dažniausiai girdėju iš savo klientų. Jie padės Jums suprasti niuansus, kuriuos dažnai praleidžia pamatyti.

1. Kokia informacija būtina norint užsakyti pervežimą internetu?

Norint sėkmingai užbaigti užsakymą, reikia pasiruošti iš anksto. Minimalus informacijos rinkinys yra gavėjo ir siuntėjo kontaktai (pilnas adresas, telefono numeris, el. paštas), krovinio svoris ir matmenys (ilgis, plotis, aukštis). Tačiau, kadangi kalbame apie vežimą į Angliją, būtina nurodyti ir prekių pavadinimą bei jų vertę. Jei siunčiate asmeninius daiktus, dažnai reikia nurodyti asmens kodą arba paso numerį muitinės formalumams. Jei tai prekinis siuntimas, būtina PVM mokėtojo kodas ir prekių ženklas (tarifinis kodas). Kuo tiksliau suvesite šiuos duomenis formoje, tuo mažesnė tikimybė, kad siunta bus sustabdyta Britanijos muitinėje.

2. Kaip internetinė sistema apskaičiuoja pervežimo kainą?

Sistema veikia pagal algoritmus, kurie atsižvelgia į kelis pagrindinius veiksnius. Pirmiausia – tai atstumas ir maršrutas. Antra – krovinio užimamas tūris ir svoris. Čia svarbu suprasti tūrinio svorio (volumetric weight) principą. Jei Jūsų siunta yra lengva, bet didelė (pavyzdžiui, putų polistirolo dėžė), pervežėjas moka už vietą sunkvežimyje, ne už svorį. Sistema automatiškai palygina realųjį svorį su tūriniu ir pasirenka didesnįjį skaičių. Taip pat į kainą įeina kuro priedai, muitinės išlaidos (jei jos nėra įskaitomos į galutinę sumą atskirai) ir aptarnavimo mokestis. Anglijos kryptyse kaina taip pat priklauso nuo to, ar reikia pristatyti į Londono zoną (ULEZ), kurioje taikomi papildomi mokesčiai už užterštumą.

3. Ar saugu įvesti savo duomenis ir mokėti internetu?

Esu logistikos ekspertas, ne kibernetinio saugumo specialistas, tačiau per dvidešimt metų mačiau, kaip technologijos pažengė. Profesionalių pervežėjų naudojamos sistemos yra apsaugotos SSL šifravimu, kuris užtikrina, kad duomenys tarp Jūsų kompiuterio ir serverio būtų perduoti saugiai. Mokėjimai dažniausiai apdorojami per patikimus bankinius tarpininkus (mokėjimo suteikėjus), todėl pervežėjas net netgi nemato Jūsų kortelės pilno numerio. Svarbiausia pasitikėti tiekėjo reputacija. Jei svetainė turi visus reikalingus rekvizitus, fizinį adresą ir teigiamus atsiliepimus, rizika minimali.

4. Kas nutinka po to, kai pateikiu užsakymą?

Kai paspaudžiate mygtuką „Užsakyti“, sistema automatiškai sukuria unikalų užsakymo numerį. Jis turi Jūsų pagrindiniu raktu visam tolesniam procesui. Informacija iš karto nukelia į vadybininkų darbo stalą arba tiesiogiai į dispečerinę sistemą. Tada prasideda logistikos „magija“. Dispečeriai ieško optimalaus transporto, kuris turi vietą Jūsų kryptimi. Jei tai dalinis krovinys (LCL), jis gali būti supakuotas į bendrą krovininę su kitų klientų siuntomis. Jūs paprastai gaunate el. laišką su patvirtinimu, kuriame nurodoma, kada vairuotojas atvyks pasiimti siuntą.

5. Kaip „Brexit“ paveikė internetinį užsakymo procesą į Angliją?

Tai, galbūt, svarbiausias pokytis per pastaruosius metus. Išstojus Jungtinei Karalystei iš Europos Sąjungos, Anglija tapo trečiąja šalimi. Tai reiškia, kad internetinėje formoje nebėra tiesiog „siuntėjas“ ir „gavėjas“. Dabar reikia nurodyti muitinės rekvizitus. Geros sistemos neleidžia Jums užbaigti užsakymo, jei nenurodote EORI numerio, kuris yra būtinas prekių išvežimui iš ES ir įvežimui į JK. Taip pat sistema gali paprašyti patvirtinti, ar prekės yra britų (angliškos) kilmės, nes tai gali leisti taikyti nulinio muito tarifus. Be šių duomenų, net ir teisingai užpildžius formą, siunta gali būti grąžinta atgal.

6. Galiu pakeisti savo užsakymą jį patvirtinusius?

Taip, bet tai priklauso nuo to, kiek laiko praėjo nuo užsakymo. Jei vairuotojas dar neįvyko pasiimti siuntos, pakeitimai dažniausiai įmanomi. Jums reikės susisiekti su vadybininku arba naudotis specialia „Mano užsakymai“ funkcija svetainėje, jei tokia yra. Galite pakeisti pristatymo adresą ar pridėti papildomų prekių (tai gali pakeisti kainą). Tačiau, kai tik krovinys yra pasimtas ir pradeda keliauti į uostą arba jau yra jūroje, bet kokios pakeitimos tampa labai brangūs ir sudėtingi dėl muitinės deklaracijų keitimo. Todėl visada patariu dar kartą patikrinti duomenis prieš galutinį patvirtinimą.

7. Kokios yra siuntimo apimties apribojimai?

Internetu galima užsakyti tiek mažą siuntinę (pavyzdžiui, dokumentus ar vieną dėžę), tiek ir didelį kroviniui (pilną sunkvežimį arba FCL konteinerį). Sistemos dažnai yra pritaikytos įvairioms poreikių grupėms. Jei Jūsų krovinis yra neįprastas (per ilgas, per sunkus, reikalaujantis specialios įrangos), standartinė internetinė forma gali neleisti to užsakyti. Tokiu atveju reikia kreiptis tiesiogiai į konsultaciją. Taip pat yra griežti apribojimai dėl pavojingų medžiagų (ADR). Tokias prekes reikia deklaruoti specialiai, ir dažnai to negalima padaryti paprastame „rezervacijos“ lange.

8. Kaip sekti savo siuntos judėjimą realiu laiku?

Tai viena didžiausių šiuolaikinės logistikos paslaugų naudų. Atlikus užsakymą internetu, Jūs gaunate sekimo numerį (tracking number). Jį įvedę pervežėjo svetainėje arba mobilioje programoje, matote visą krovinio kelią. Sistema rodo, kada siunta buvo pasimta, kada atvyko į paskirstymo centrą Lietuvoje, kada išvyko iš Klaipėdos uosto, kada atplaukė į, tarkime, Tilberį ar Iminghemą, ir galiausiai – kada ji išduodana gavėjui Anglijoje. Tai suteikia ramybės, nes nebėra reikalo nerimauti, ar siunta dingo ar užstrigo kažkur sandėlyje.

9. Ką daryti, jei siunta pažeista ar neatvyko?

Nors visada stengiamės užtikrinti idealų procesą, incidentai vis tiek įvyksta. Jei pastebėjote pažeidimą, jį reikia užfiksuoti iš karto, gaunant siuntą, ir užpildyti pažeidimo aktą (protokolą) kartu su vairuotoju. Jei siunta nepristatyta laiku, pirmiausia patikrinkite sekimo sistemą – gali būti, kad ji buvo sustabdyta muitinėje dėl trūkstamų dokumentų. Visada susisiekite su aptarnavimo skyriumi, nurodydami užsakymo numerį. Profesionalios kompanijos turėtų turėti draudimą (Cargo insurance), kuris dengia žalą, tačiau svarbu prisiminti, kad draudimas neveikia, jei pažeidimas buvo padarytas dėl neteisingo pakavimo (pavyzdžiui, stiklas buvo supakuotas be putų).

10. Kodėl verta rinktis automatizuotą užsakymą prieš tradicinį el. paštą ar telefoną?

Automatizuotas užsakymas suteikia greitį ir aiškumą. Kai rašote el. paštą, informacija gali būti suprasta neteisingai, o atsakymo laikas priklauso nuo vadybininko darbo apkrovos. Telefonu kalbant, galima lengvai užmiršti užsirašyti svarbius detalius. Internetinė sistema verčia Jus sekti struktūrą: neįmanoma pereiti prie kitos žingsnio, neįvedus privalomų duomenų. Tai sumažina klaidų skaičių maždaug 90 proc. Be to, dažnai internetinėse sistemos kainos yra fiksuotos ir skaidrios, o ne taip, kad vėliau gautumėte papildomą sąskaitą už „papildomus logistikos veiksmus“.

Išvada

Užsakymo procesas internetu – tai ne tiesiog madinga tendencija, o naujasis standartas tarptautinėje logistikoje. Jis suteikia klientams valdžią, skaidrumą ir efektyvumą, kurio anksčiau buvo sunku pasiekti. Kelionė į Angliją dėl geografinių ir politinių („Brexit“) priežasčių visada buvo šiek tiek sudėtingesnė nei vežimai po kontinentine Europa, todėl technologijų panaudojimas šioje kryptyse yra ypač svarbus.

Kaip žmogus, kuris šioje srityje praleido beveik pusę savo gyvenimo, galiu drąsiai pasakyti: technologijos neįstengia pakeisti patirties ir rūpestingo požiūrio, bet jos yra puikus įrankis, padedantis šią patirtį pristatyti klientui. Naudodamiesi internetinėmis rezervacijos sistemomis, Jūs ne tik sutaupote savo brangų laiką, bet ir prisidėtate prie greitesnio ir tikslaus dokumentų tvarkymo, kas yra kritinės svarbos pristatant siuntas į Jungtinę Karalystę.

Tikimės, kad šis straipsnis padėjo Jums suprasti, kas vyksta „už scenos“, kai užpildote užsakymo formą. Logistika gali atrodyti sudėtinga, tačiau su tinkamais įrankiais ir žiniomis, Jūsų siuntos kelionė gali būti tiek pat paprasta, kaip pirkinio užsakymas el. parduotuvėje. Visada rekomenduoju pasitikėti savo partneriais, bet ir niekada nebijoti klausti arba ieškoti informacijos, nes gerai suprantamas procesas – tai pusė sėkmės.