Užsakymo procesas į Jungtinę Karalystę greitas ir aiškus: Vadovas be nereikalingų rūpesčių

Įvadas

Prekyba su Jungtine Karalyste nuo Brexito patyrė esminių pokyčių, tačiau vienas dalykas išliko nepakitęs: tai yra vienas pagrindinių Lietuvos verslo partnerių. Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų srityje mačiau, kaip pasikeitė ribos, dokumentai ir logistiniai procesai. Daugelis klientų, pirmą kartą bandantys siųsti prekes į JK, jau iš anksto susirūpina dėl galimų užstrigimų ar sudėtingų muitinės procedūrų. Tačiau esu čia, kad patikčiau: kai procesas yra suprantamas ir tvarkingai suplanuotas, siuntimas į Angliją gali būti ne tik greitas, bet ir visiškai aiškus, be jokio nereikalingo streso.

Šiandieninėje rinkoje „greitas“ reiškia ne tik tai, kad vairuotojas spaudo dujas, o tai, kad informacija pasiekia teisingus žmones teisingu laiku. „Aiškus“ reiškia, kad nėra neaiškumų dėl kainos, atsakomybės ar dokumentų. Šiame straipsnyje aš padalinsiu savo patirtį ir paaiškinsiu, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys nuo Vilniaus (ar bet kurio kito Lietuvos miesto) iki Londono (ar Mančesterio, Birmingemo ir t.t.) nukeliautų sklandžiai. Mes išnagrinėsime viską nuo pirmojo telefono skambučio iki prekių įteikimo gavėjo rankose, atkreipdami dėmesį į smulkmenas, kurios dažnai lemia sėkmę.

Svarbiausia taisyklė, kurią per šiuos metus išmokiau – logistikoje chaosas dažniausiai kyla ne iš blogų kelių ar muitinės pareigūnų griežtumo, o iš neaiškios komunikacijos ir trūkstamų dokumentų. Kai viskas užregistruota ir paruošta pagal Jungtinės Karalystės reikalavimus, procesas tampa mechaninis ir efektyvius. Šiame straipsnyje sužinosite, kaip tapti tokiuo klientu, kurio siuntos niekada neužstrinka sienoje.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kaip prasideda užsakymo procesas ir ką aš turiu žinoti iš anksto?

Viskas prasideda nuo Jūsų, kaip siuntėjo, aiškaus supratimo apie tai, ką ir ką norite siųsti. Mano patirtis rodo, kad greičiausias ir efektyviausias būdas užsakyti pervežimą į JK yra pateikti kuo tikslesnį užklausą. Tai nėra tiesiog „reikia nuvežti dėžę į Londoną“. Mes turime žinoti: koks yra krovinio svoris ir tūris (matmenys), kas yra prekių pavadinimas (tiksli specifikacija), ar prekės yra pavojingos, ir kas bus mokėtojas bei gavėjas.

Kai gauname šią informaciją, mes galime pasiūlyti ne tik kainą, bet ir optimalų maršrutą. Užsakymo procesas technologiškai atrodo taip: Jūs pateikiate užklausą, mes ją apdorojame ir pateikiame pasiūlymą su sąlygomis (pvz., EXW – mums reikia pasiimti prekes iš Jūsų sandėlio, ar FCA – jūs jas paruošiate mūsų vairuotojui). Sutikus su kaina ir sąlygomis, pasirašome sutartį arba patvirtiname užsakymą elektroniniu būdu. Šis etapas užtrunka nuo keleto minučių iki keleto valandų, priklausomai nuo krovinio sudėtingumo. Čia nėra vietos spėlionėms – kuo tikslesnė informacija starte, tuo greitesnis ir aiškesnis tolesnis procesas.

2. Kokius dokumentus būtina paruošti, kad siunta nepriekaištingai praeitų muitinę?

Dokumentai – tai logistikos kraujas. Be jų net pati geriausia sunkvežimio technika nepaduos prekių į Jungtinę Karalystę. Pagrindinis dokumentas, be kurio neapsieinama, yra prekių siuntimo kvitas (CMR), tačiau dėl muitinės svarbiausias yra komercinė invoice (Commercial Invoice). Šis dokumentas turi būti pateiktas anglų kalba ir jame privalo būti nurodytas: siuntėjo ir gavėjo duomenys, prekių pavadinimas, prekių kodai (HS kodai arba Tarifas), svoris, kiekis, vieneto kaina ir bendra prekių vertė, taip pat prekių kilmės šalis.

Be komercinės invoice, jei siunčiate maisto produktus, gyvūnus ar augalus, reikės sveikatos sertifikatų. Jei prekės yra prekinio ženklo gaminiai, verta turėti leidimus (pvz., Right of Use), kad išvengtumėte prekių konfiskavimo dėl intelektinės nuosavybės pažeidimų. Dažnai klientai klausia, ar reikia eksporto deklaracijos. Taip, Lietuvoje išvežant prekes už ES ribų, būtina pateikti eksporto deklaraciją. Profesionali ekspedicijos komanda ją užpildo Jums, jei tik suteikiate duomenis. Darant viską tvarkingai iš anksto, vairuotojas pasiekia uostą arba sieną su jau paruoštais „išankstiniais“ (pre-clearance) dokumentais, kas leidžia išvengti ilgos laukimo eilės.

3. Kaip Brexit paveikė pervežimus ar kas pasikeitė praktiškai?

Brexit buvo didelis šokkas logistikos pasauliui, tačiau šiuo metu sistema jau įsivyravo. Pagrindinis pasikeitimas tas, kad Jungtinė Karalystė tapo „trečiąja šalimi“. Tai reiškia, kad prekės keliauja ne tarp dviejų ES valstybių, o tarp ES ir trečiosios šalies. Praktiškai tai sukuria dvi muitinės procedūras: vieną Lietuvoje (eksportas) ir antrą Jungtinėje Karalystėje (importas).

Anksčiau prekės tiesiog važiavo pro kontrolės punktus, dabar reikia deklaruoti kiekvieną siuntą. Taip pat atsirado EORI numerio reikalavimas. Jeigu norite eksportuoti prekes, Jūsų įmonė turi turėti Lietuvos (ES) EORI kodą, o gavėjas Jungtinėje Karalystėje privalo turėti JK EORI kodą. Be šių kodų muitinė neleis atlikti deklaravimo. Taip pat svarbu atsiminti apie prekių kilmę. Jei prekės yra pagamintos Lietuvoje (arba ES), gali būti taikomas 0 % muito mokestis, tačiau tai reikalauja kilmės sertifikato (pavyzdžiui, EUR.1 arba pareiškimo apie kilmę). Jeigu šio dokumento nėra, JK gali taikyti standartinius mokesčius, nors tai priklauso nuo prekių kodo. Brexit neapėmė tik fizinio pervežimo trukmės (geografiškai niekas nepasikeitė), tačiai administracinė apkrova padidėjo, todėl svarbu rūpintis dokumentais iš anksto.

4. Kiek laiko trunka standartinis siuntos pristatymas į JK?

Laikas priklauso nuo pasirinkto pervežimo metodo. Jei kalbame apie savarankišką sunkvežimį (FTL), kuris veža tik Jūsų krovinią ir važiuoja tiesiai į paskirties vietą, tai standartinis pristatymas trunka apie 2–3 dienas. Tai yra greičiausias ir lanksčiausias būdas, nes vairuotojas nėra priklausomas nuo kitų krovinių iškrovimo ar perkrovimo terminaluose.

Jei kalbame apie dalinius krovinius (LTL arba grupinius pervežimus), tai procesas šiek tiek užtrunka ilgiau – paprastai nuo 4 iki 7 darbo dienų. Kodėl? Nes Krovinys turi nukeliauti į konsolidacijos sandėlį Lietuvoje, ten būti supakuotas į bendrą sunkvežimį su kitomis siuntomis, nuvykti į JK, atvykti į iškrovimo terminalą (pavyzdžiui, Tilbury arba Felixstowe), ten būti iškrautas ir perduotas vietiniam pervežėjui pristatymui paskutiniam gavėjui. Nors šis procesas ilgesnis, jis yra daug pigesnis. Taigi, „greitas“ ir „pigus“ – dažnai du skirtingi dalykai, tačiau abu yra aiškiai suprantami ir planuojami, kai žinote, ką pasirinkote.

5. Kas yra EORI numeris ir kodėl jis būtinas?

EORI (Economic Operators Registration and Identification) numeris – tai unikalus kodas, kuris identifikuoja ekonominius operatorius (įmones ar fizinius asmenis) jų atliekamus muitinės veiksmuose. Po Brexito šis numeris tapo būtinas kaip oras. Be jo neįmanoma pateikti nei eksporto, nei importo deklaracijos.

Jei Jūs esate Lietuvoje registruota įmonė ir siunčiate prekes į JK, Jums reikia Lietuvos EORI kodo (jį išduoda Valstybinė mokesčių inspekcija). Jis prasideda raidėmis LT. Jei Jūsų klientas Anglijoje dar niekad nebuvo importavęs prekų iš ES, jis privalo užregistruoti JK EORI kodą (jis prasideda GB). Dažnai pasitaiko atvejų, kai siunta užstrinka Britų muitinėje vien dėl to, kad JK gavėjas neįvedė savo EORI kodo deklaracijoje arba visai jo neturi. Kaip ekspertas visada patariu patikrinti šį kodą prieš išvežant prekes. Tai užtrunka penkias minutes, tačiau sutaupo dienų laukimo uoste.

6. Kas nutinka su PVM ir mokesčiais? Kas juos moka?

Vienas dažniausiai kylančių klausimų – „Ar gavėjas turės mokėti muito mokestį ir PVM?“. Atsakymas priklauso nuo prekių vertės ir kilmės. Jei siuntos vertė yra mažesnė kaip 135 svarų sterlingų, dažniausiai PVM ir muitas netaikomi (tačiau yra išimčių, pvz., alkoholio ar tabako gaminių). Jei vertė viršija 135 svarų, taikomas importo PVM (paprastai 20 % JK) ir galimas muitas (priklausomai nuo prekių tipo ir kilmės).

Svarbiausia suprasti atsakomybės pasiskirstymą. Jeigu sutartyje nurodyta sąlyga DAP (Delivered at Place – pristatyta į vietą), tai reiškia, kad mokėtojas (Lietuvoje) sumoka už pervežimą, o gavėjas (Anglijoje) susimoka su muitinės mokesčiais prieš iškraunant siuntą. Jeigu norite, kad Jūsų klientas neturėtų rūpintis jokiais mokesčiais ir gautų prekę „ant rankų“, galime susitarti dėl DDP (Delivered Duty Paid) sąlygų. Tada mūsų brokeras Anglijoje apmoka visus mokesčius, o sąskaitą išrašome Jums (Lietuvoje). Tai padaro procesą vartotojui kur kas aiškesnį – jis tiesiog laukia siuntos.

7. Kokios prekės yra draudžiamos ar ypatingai reglamentuojamos?

Nors dauguma prekių (mašinos, baldai, tekstilė, elektronika) keliauja be problemų, yra kategorijų, kurios reikalauja ypatingo dėmesio. Pirmiausia tai maisto ir augalinės kilmės produktai. JK turi griežtus fitosanitarinius reikalavimus norėdama išvengti ligų užkrėtimo. Siunčiant maistą, būtina gauti Veterinarinį pažymą (Health Certificate) iš Valstybinės maisto ir veterinarijos tarnybos. Be šio dokumento prekės bus sunaikintos sienoje arba grąžintos atgal į Lietuvą (kas brangiai kainuoja).

Taip pat ypatingą dėmesį reikalauja pavojingos krovos (ADR) – degiosios, ašarotosios, sprogstamosios medžiagos. Jas gali vežti tik specialiai paruošti vairuotojai ir sunkvežimiai. Draudžiama vežti daugelį gyvūnų rūšių be specialių leidimų, o ginklus ir amuniciją reglamentuoja griežti licencijų reikalavimai. Prieš siunčiant ką nors nestandartinio, visada verta pasikonsultuoti. Geras ekspeditorius visada pasakys „taip“, „ne“ arba „taip, bet su šiais papildomais dokumentais“. Niekada nespekuluokite su draudžiamomis prekėmis – tai veda dideliems baudoms ir įmonės reputacijos praradimui.

8. Kaip vyksta siuntos sekimas ir kaip aš galiu būti ramus?

Dvidešimt metų atgal turėjome tik telefoną ir radiją. Šiandien klientas turi teisę žinoti, kur jo krovinys yra kiekvieną minute. Modernus užsakymo procesas įtraukia ir GPS sekimą. Kai pasirašome sutartį, Jūs gaunate nuorodą arba prisijungimo duomenis prie kliento portalo, kuriame galite stebėti savo siuntos statusą realiu laiku.

Galite matyti, kada vairuotojas pasiėmė prekes, kada jis kirto sieną (pvz., Ostendėje arba Doverio perėjoje), kada atvyko į terminalą Anglijoje ir kada buvo išduota pristatymo sąskaita-faktūra. Be to, esant kokiems nors nesklandumams (pavyzdžiui, muitinė paprašo papildomų dokumentų), mūsų vadybininkas nedelsiant susisieks su Jumis. Jums nereikės nieko skambinti ir klausti „kur mano siunta?“. Procesas yra suprojektuotas taip, kad informacija eitų Jums, o ne Jūs ją ieškotumėte. Tai yra tas „aiškumo“ komponentas, kuris sukuria pasitikėjimą.

9. Kas daryti, jei prekės sugadintos ar dingsta? Kaip veikia draudimas?

Nors mes stengiamės viską padaryti idealiai, logistika yra susijusi su fiziniu judėjimu, o kartais įvyksta avarijos ar nelaimingi atsitikimai. Todėl viena svarbiausių užsakymo proceso dalių yra draudimas. Pagal tarptautines konvencijas (CMR), pervežėjo atsakomybė dažnai yra ribota (pvz., apie 8,33 SDR už kilogramą), kas dažnai neuždengia brangių prekių vertės.

Todėl visada patariu sudaryti papildomą krovinio draudimą. Jis kainuoja labai nedaug (paprastai 0,2–0,5 % nuo prekių vertės), tačiau užtikrina pilną atlyginimą net jei sunkvežimis užsidegtų arba nukristų į upę. Jei įvyk incidentas, procesas yra toks: vairuotojas pareiškia apie žalą, mes parengiame visus dokumentus (nuotraukas, aktus), draudimo brokeris pradeda tyrimą ir per nustatytą laiką (paprastai 14–30 dienų) išmoka kompensaciją. Aiškus supratimas apie draudimą ir atsakomybę iš Jūsų pašalina galimybę likti be prekių ir pinigų. Niekada neabejokite – klauskite apie draudimą prieš išvežant brangų krovinią.

10. Kodėl verta rinktis patyrusią ekspedicijos kompaniją, o ne ieškoti pigiausio vairuotojo?

Rinkoje gausu pasiūlymų – nuo „Facebook“ grupių vairuotojų iki didelių logistikos gigantų. Kodėl verta pasirinkti kompaniją, kuri šioje srityje dirba dešimtmetį? Atsakymas paprastas: patirtis išspręsta problemas, kurių dar net nėra. Pigus vairuotojas gali nuvežti Jūsų prekes taip pat greitai, tačiau kai pasitaiko nesklandumas su klaidingu HS kodu arba dingo dokumentas Anglijoje, vairuotojas liks bejėgis. Jis tiesiog nežinos, ką daryti su britiška muitine.

Ekspedicijos kompanija turi savo brokerius Lietuvoje ir partnerius Anglijoje.