Užsakymo procesas: greita rezervacija į Angliją – vadovas efektyviam logistikos valdymui

Tarptautiniai pervežimai tarp Lietuvos ir Jungtinės Karalystės (JK) visada buvo ir išliks viena aktyviausių bei reikšmingiausių prekybos krypčių. Nuo pat Didžiosios Britanijos išstojimo iš Europos Sąjungos („Brexit“) logistinis kraštovaizdis pasikeitė – tapo daugiau formalumų, griežtesnių muitinės kontrolės reikalavimų ir sudėtingesnių procedūrų. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: laiko ir efektumo reikšmė. Verslo klientui, kuris siunčia prekes į Angliją, užsakymo procesas turi vykti sklandžiai, greitai ir be nereikalingų nervų. Dirbant šioje srityje daugiau kaip dvidešimt metų, matau, kad sėkmės paslaptis slepiasi ne tiesiog greičiame, o aiškiame supratime, kaip visa tai veikia.

Greita rezervacija į Angliją nėra tik paspaustas mygtukas arba vienas trumpas skambutis. tai tikras logistikos orkestras, kur kiekvienas instrumentas – nuo teisingai užpildyto prekių sanso iki vairuotojo pasiruošimo – turi skambėti laiku. Šiame straipsnyje aš noriu jus vesti per visą procesą, paaiškindamas ne tik tai, ką daryti, bet ir kodėl tai svarbu. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad jūsų krovinys pasiektų Londoną, Birmingemą ar Mančesterį taip pat lengvai, kaip jis išvyksta iš Vilniaus ar Klaipėdos sandėlio.

Šiuolaikinėje rinkoje klientas turi būti informuotas. Kai žinote, kas vyksta „ užmaršųjų“ už užsakymo formos, jūs galite ne tik geriau planuoti savo verslą, bet ir išvengti papildomų išlaidų, kurios dažnai atsiranda dėl nesklandumų arba vėluojančios informacijos. Žemiau išsamiai apžvelgsime visus užsakymo etapus ir atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus, kad jūsų patirtis būtų kuo sklandesnė.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Šioje skyriuje sukvietėme patirtį iš tūkstančių atvykstančių ir išvykstančių krovinių. Čia rasite atsakymus į tuos klausimus, kurie dažniausiai rūpina klientus planuojantiems siuntą į Angliją.

1. Kaip prasideda greitos rezervacijos procesas ir kokia informacija būtina pirmiausia?

Viskas prasideda nuo komunikacijos. Kadangi mes, logistikos ekspertai, negalime nuspėti, ką ir kada norite vežti, pirmasis žingsnis yra užklausa. Norint užtikrinti, kad rezervacija bus greita, pirmiausia reikia pateikti pagrindinius duomenis: krovinio svorį, tūrį (arba kiekį pakylose), krovimo vietą Lietuvoje (ir iškrovimo vietą Anglijoje bei pašto kodą), bei prekių pavadinimą.

Kodėl tiek daug detalių tiesiog iš karto? Anglija yra sala, o pervežimai ten įtraukia ne tik vairavimą keliais, bet ir keltų arba Eurotunelio perėjimą. Kiekvienas iš šių elementų turi savo kainą ir apribojimus. Pavyzdžiui, jei prekės yra pavojingos (ADR), reikalingas specialus vairuotojo sertifikatas. Jei krovinys yra labai sunkus, gali reikėti speciali techninė priemonė krauti. Turėdami šią informaciją iš karto, mes galime jums pateikti tikslią kainą ir vietą (slotą) kelyje be nereikalingos kaitos.

2. Kiek laiko užtrunka gauti pasiūlymą ir patvirtinti užsakymą?

Esant optimalioms sąlygoms, t. y. kai klientas pateikia visą reikalingą informaciją darbo metu, pasiūlymą galame pateikti per 30–60 minučių. Tarptautinių pervežimų srityje greitis reiškia pinigus, todėl stengiamės nevelsti. Tačiau reikia atsižvelgti ir į specifiką. Jei užklausa gaunama vėlai vakare arba savaitgalį, procesas gali užtrukti iki kito darbo dienos pradžios, nes reikia suderinti laisvą vietą su vairuotojais, kurie gali būti skirtingose šalyse arba poilsiautoja.

Patvirtinimas (rezervacija) įvyksta tada, kai sutinkate su sąlygomis ir mums pavyksta užfiksuoti jums skirtą vietą. Kai kuriais atvejais, ypač šaltuoju metų laiku arba švenčių metu, laisvų vietų gali būti mažiau, todėl „greita rezervacija“ tampa lenktynėmis su laiku. Mano patirtis rodo, kad klientai, kurie sprendžia greitai, gauna geriausius terminus.

3. Ar galima atlikti rezervaciją iš karto, jei nežinomi tikslūs prekių matmenys?

Tai labai dažna situacija, ypač tarp mažesnių verslininkų ar tiems, kurie tik pradeda eksportuoti. Taip, rezervaciją pradėti galima, bet ji bus laikoma preliminarią. Mes dažnai naudojame apytikslį apskaičiavimą pagal standartines pakylos (EPAL) matmenis (1,2m x 0,8m). Jei nežinote tikslio svorio, mes įvertiname pagal tipinę apkrovą.

Tačiau čia reikia būti atsargiems. Jei realūs matmenys ar svoris viršija nurodytus, gali kilti problemų: krovinys gali netilpti į planuojamą automobilį, arba gali tekti mokėti papildomą mokestį už viršytą svorį. Geriausia praktika – kuo tik įmanoma tiksliau nustatyti parametrus. Jei tikėtinas nuokrypis, apie tai reikia pranešti iš karto. Mūsų tikslas – išvengti staigmenų tada, kai vairuotojas jau atvyksta į sandėlį.

4. Kokius dokumentus reikia paruošti siuntant prekes į Angliją po „Brexit“?

Tai, galbūt, svarbiausias klausimas šiandieninėje logistikoje. Nuo 2021 m. sausio 1 d. Jungtinė Karalystė tapo trečiąja šalimi, todėl muitinės procedūros yra privalomos. Jums būtina turėti: 1. Prekių sandėlio (Packing List) – išsamus sąrašas, kas yra dėžėse. 2. PVM sąskaitą-faktūrą (Commercial Invoice) – būtina nurodyti prekių vertę, prekių kodus (HS kodus), svorį ir kilmės šalį. 3. EORI numerį – jums (siuntėjui) ir jūsų gavėjui Anglijoje jis privalo būti.

Be šių dokumentų krovinys nepraeis sienos. Mano patirtis rodo, kad dažniausia vėlavimų priežastis yra būtent neteisingai arba vėlai parengti dokumentai. Jei nesate tikri dėl HS kodų, geriau pasikonsultuoti su logistikos partneriu iš anksto, nei vėliau stovėti prie Jungtinės Karalystės sienos.

5. Kaip apskaičiuojama pervežimo kaina ir nuo ko ji priklauso?

Kaina nėra fiksuota, ji formuojasi pagal kintamuosius veiksnius. Pagrindiniai komponentai yra: * Kuro kainos: Jos svyruoja pasaulyje, todėl dažnai taikomos kuro priedos. * Keltų/Eurotunelio bilietai: Tai didelė išlaida, kuri priklauso nuo to, kiek mums pavyks užfiksuoti bilietų kainą iš anksto. * Atstumas: Kelionės ilgis Lietuvoje ir Anglijoje. * Užsakymo tipas: Viską automobilį (FTL) užtikrinti pigiau vienam vienetui nei dalyvinį siuntą (LTL), nes dalyvinėse siuntose mokate už vietą kelyje. * Muitinės paslaugos: Jei pageidaujame, kad mes susitvarkytume dokumentus, tai taip pat įeina į kainą.

Esu ekspertas, kuris visada stengiasi būti skaidrus. Mes nenukainojame „kišenėje“, o pateikiame aiškią kainos sudėtį. Tai leidžia klientams suprasti, už ką jie moka, ir planuoti savo išlaidas.

6. Kiek laiko trunka krovinio nuvežimas į Angliją?

Standartinis terminas yra nuo 3 iki 5 darbo dienų nuo krovimo dienos. Kodėl toks platus intervalas? Visa priklauso nuo maršruto ir krovimo/iškrovimo vietų. Jei krovinys yra iš Vilniaus ir keliauja į Londoną, tai greičiau nei iš Klaipėdos į šiaurės Angliją (pvz., Mančesterį ar Liverpulį).

Taip pat reikia atsižvelgti į keltų grafiką ir laukimą Anglijos pusėje muitinėje. Po „Brexit“ antradieniai ir penktadieniai yra ypatingai apkrauti, todėla eilės gali užtrukti. Jei jums reikalingas ekspresinis pervežimas (pvz., 48 valandomis), mes galime tai pasiūlyti, tačiau tai kainuos brangiau, nes reikės keisti vairuotojo poilsio režimą arba naudoti kelių vairuotojų komandą.

7. Kas vyksta, jei krovinys netilpija į planuotą automobilį arba atsiranda techninė problema?

Dirbant logistikoje 20 metų, žinau: techniniai nesklandumai pasitaiko. Tai gali būti tiek automobilio gedimas, tiek netikėtas krovinio padidėjimas. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad klientas nejaučia to įtakos.

Pirmiausia, jei krovinys netilpsta, nedelsdami ieškome alternatyvų. Tai gali būti kita mašina, kuri važiuoja tu pačiais maršrutais, arba papildomas mikroautobuso pervežimas. Esant techniniam gedimui, mes turi iš karto informuoti klientą ir siūlyti sprendimą – dažniausiai perkraunant prekes į kitą automobilį, kad pristatymo terminas nenukryptų labai toli. Rūpestis ir greitas reagavimas čia yra raktas.

8. Kaip vyksta krovimo ir iškrovimo procesas? Ar reikia vairuotojo pagalbos?

Įprastai logistikos kompanijos atsiskaito už transportą, o už krovimo/iškrovimo darbus atsakinga šalis (siuntėjas Lietuvoje, gavėjas Anglijoje). Vairuotojas padeda suorganizuoti procesą, padėti apsaugoti prekes, bet jis nebuvo pasamdytas krovėju.

Tačiau jei neturite krovėjų arba reikia pagalbos (vadinamos „pagalbos vairuotojui“), tai galima susitarti iš anksto. Papildomai apmokant vairuotojo darbo valandas, jis gali padėti krauti ar iškrauti. Svarbiausia tai nurodyti rezervacijos metu, kad vairuotojas būtų pasiruošęs fiziškai ir laiku. Mano patarimas: nedarykite to be išankstinio suderinimo, nes vairuotojai turi griežtai reglamentuotą darbo ir poilsio laiką.

9. Ar galima sekti krovinio judėjimą realiu laiku?

Šiandien tai yra standartas, kurio klientai tikisi. Naudodamiesi moderniomis GPS technologijomis ir vairuotojų programėlėmis, mes galime matyti, kur yra automobilis bet kurią akimirką.

Tačiau verta paminėti vieną niuansą. Anglijoje ir Prancūzijoje (kai keliaujame per keltą) signalas gali būti silpnas arba išvis dingti (povandeniniame tunelyje). Kartais GPS rodo, kad vairuotojas „stovi“, nors jis gali būti eilėje į keltą arba dirbti. Todėl, jei matote stagnaciją, geriausia pasiklausti mūsų dispečerių, kurie tiesiogiai susisieks su vairuotoju, o ne panikuoti pagal žemėlapį. Asmeninis ryšys visada yra patikimesnis už šaltus algoritmus.

10. Kas nutinka su apmokėjimu? Kada reikia sumokėti?

Apmokėjimo sąlygos dažniausiai aptariamos individualiai, tačiau egzistuoja dvi pagrindinės schemos. Pirmoji – išankstinis apmokėjimas. Tai užtikrina, kad krovinys bus išsiųstas nedelsiant, o mums leidžia užtikrinti keltų bilietus ir kitas išlaidas. Antroji – apmokėjimas prieš iškrovimą arba po pristatymo (su sąlyga, kad klientas turi mums pasitikėjimo istoriją).

Naujiems klientams visada rekomenduoju mažą nuolaidą už išankstinį mokėjimą. Tai apsaugo abi puses: jūsų – garantuodama, kad krovinys išvyks, ir mūsų – apsaugodama nuo rizikos. Verslo pasaulyje pasitikėjimas kuriamas per veiksmus, o išankstinis apmokėjimas yra geriausias užtikrinimo įrankis.

Išvada

Užsakymo procesas ir greita rezervacija į Angliją gali atrodyti sudėtingi dėl gausybės techninių, teisinių ir organizacinių detalių. Tačiau, kaip galite pastebėti iš aukščiau pateiktų paaiškinimų, viskas turi savą logiką ir tvarką. Sėkmingas pervežimas – tai ne stebuklas, o kruopštus planavimas, teisingi dokumentai ir atviras bendravimas tarp kliento ir logistikos partnerio.

Mano dvidešimties metų patirtis moko, kad geriausia priemonė nuo problemų yra informacija. Klientas, kuris žino, ką reikia daryti, kokius dokumentus turėti ir kada tiksliai numatyti krovimą, visada laimi. Jūsų prekės yra jūsų verslo kraujas, o mūsų užduotis – užtikrinti, kad šis kraujas cirkuliuotų greitai ir be jokių protervinių.

Jei planuojate siuntą į Angliją, nebijokite klausti ir domėtis. Kuo anksčiau pradėsite bendrauti, tuo greičiau ir pigiau galėsime užtikrinti vietą jums. Logistika neapsiriboja tik ratukais ir keliais – tai yra žmonių ryšiai, kurie leidžia prekėms nukeliauti tūkstančius kilometrų. Pasiruoškite savo prekes, sutvarkykite dokumentus, o visą likusį „sunkųjį darbą“ palikite mums – mes žinome kelią.