Užsakymo patvirtinimas: kelionės į Angliją specifika ir logistikos subtilybės

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje, ypač kai kalbama apie maršrutus į Jungtinę Karalystę, vienas svarbiausių etapų, užtikrinančių sklandų procesą, yra užsakymo patvirtinimas. Tai nėra paprasta formalumas – tai momentas, kai abipusį susitarimą paverčiame konkrečiu veiksmu planu, kuris turi padėti kelią tarp Lietuvos ir Anglijos. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje mačiau, kaip net menkiausias neaiškumas šiame etape gali priversti vairuotoją stovėti pasienio punkte arba klientą nerimauti dėl savo krovinio vietos.

Šiame straipsnyje noriu padalytis savo patirtimi ir paaiškinti, kas iš tikrųjų vyksta tada, kai gaunate pranešimą „Užsakymas patvirtintas“. Suprasdami šį mechanizmą, galėsite jaustis ramiau, o bendradarbiavimas su ekspeditoriumi taps efektyvesnis.

Įvadas: Kodėl patvirtinimas yra daugiau nei „Taip“

Klientams dažnai atrodo, kad logistika – tai paprasta matematika: turiu prekių, turiu mašiną, važiuojame. Tačiau maršrutai į Angliją po „Brexit“ pasikeitė ir tapo daug sudėtingesni. Užsakymo patvirtinimas nėra tik elektroninis laiškas ar trumpa žinutė. Tai yra pradinis punktas, kurį profesionalios logistikos komandos vadovaujasi pradedami formuoti visą krovinio kelionę.

Kai sakome „patvirtintas“, turime omenyje, kad atlikti tam tikri, bet kuriems, net ir mažiausiems pervežimams būtini, patikrinimai. Pirmiausia, tai reiškia, kad mes tikrai turime laisvos vietos reikiamu laiku. Anglijos kryptis yra viena populiariausių, todėl vietos keltuose arba Eurotunelyje turi būti rezervuojamos iš anksto, dažnai ir savaitėmis iki išvykimo. Be to, patvirtinimas užtikrina, kad krovinio charakteristikos (svoris, tūris, pavojingumas) atitinka tai, ką mums pateikėte. Jei šie duomenys nesutaptų patvirtinimo metu, vėliau gali kilti problemų muitinėje arba įkrovos metu.

Taip pat šis etapas apibrėžia atsakomybes. Klientas žino, kada turi paruošti prekes, o logistikos įmonė žino, kada turi atvykti vairuotojas. Tai yra pagrindas, ant kurio statoime patikimumą. Ilgamečiai klientai žino, kad geras patvirtinimas – tai tas, kuris nekeičiasi paskutinę minutę, o jei keičiasi – apie tai pranešama iš karto ir siūlomas sprendimas.

Šiame tekste mes giliau panagrinsime į tai, kas slepiasi už užsakymo patvirtinimo, atsakysime į dažniausiai kylančius klausimus ir paaiškinsime, kaip užtikrinti, kad Jūsų krovinys į Angliją nuvyktų be nepageidaujamų staigmenų.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suėmiau 10 klausimų, kurios klientai dažniausiai užduoda susidurę su užsakymo patvirtinimo ir rengimu procesu. Atsakymai paremti ilgamete praktika ir realiomis situacijomis.

1. Kas tiksliai įvyksta po to, kai aš pateikiu užsakymą?

Kai gaunate Jūsų užsakymą, jis patenka į mūsų operacijų skyriaus eilę. Pirmasis žingsnis – tai duomenų analizė. Vadybininkas patikrina, ar nurodytas svoris ir matmenys atitipa realią prekę. Pavyzdžiui, jei nurodote, kad krovinys sveria 500 kg, bet jo tūris užima visą 3,5 tonų sunkvežimio erdvę, mums reikės koreguoti kainą arba ieškoti didesnės mašinos. Tada tikriname maršruto galimybes – ar galime išvykti pageidaujamu laiku, ar reikia suderinti pervažiavimo per Lamanšo sąsiaurį laiką. Po to, kai visi techniniai parametrai sutampa, Jums išsiunčiame patvirtinimą, kuriame nurodomas konkretus vairuotojo atvykimo laikas ir reikalaujami dokumentai. Tik tada užsakymas laikomas galiojančiu ir pradedami rezervuoti vietos keltuose.

2. Kokius dokumentus aš turiu pateikti patvirtinimo etape?

Norint, kad kelionė į Angliją būtų sklandi, po patvirtinimo, bet prieš vairuotojo atvykimą, būtina paruošti tris pagrindinius dokumentus. Pirmasis – tai prekių sandėliavimo arba siuntos kvitas (Packing List), kuriame turi būti išsamiai surašyta, kas yra dėžėse, jų svoriai ir brūkšniniai kodai. Antrasis – komercinė sąskaita faktūra (Commercial Invoice). Ji būtina ne tik Jums, bet ir britų muitinės pareigūnams. Sąskaitoje turi būti nurodytos tikslios prekės, jų verta (angliškais svarais) ir prekių kodai (HS kodai). Trečiasis – jei prekės yra pavojingos (ADR), būtina speciali licencija ir deklaracija. Jei šių dokumentų trūksta arba juose yra klaidų, užsakymo patvirtinimas gali būti sustabdytas, nes neįmanoma atlikti išankstinio muitinės deklaravimo.

3. Ar galima keisti užsakymą jį patvirtinus?

Taip, galima, bet tai visada priklauso nuo to, kiek laiko liko iki išvykimo. Jei keičiate krovinio svorį ar kiekį nedideliu mastu (pvz., viena dėžė daugiau), tai dažniausiai įmanoma padaryti be problemų, jei mašina dar neužpildyta iki galo. Tačiau jei reikalinga didesnė mašina arba keičiasi adresas Anglijoje, tai gali reikalauti naujo kelto bilieto pirkimo ir naujos muitinės deklaracijos pateikimo. Verta prisiminti, kad paskutinės minutės pakeitimai Anglijos maršrutuose yra brangūs dėl griežtų „Brexit“ taisyklių ir griežtų kelto bendrovių atšaukimo sąlygų. Todėl visus pakeitimus geriau pranešti kuo anksčiau.

4. Kodėl patvirtinime nurodytas laikas gali skirtis nuo pageidaujamo?

Daugelis klientų norėtų, kad vairuotojas atvyktų ryte, bet logistikoje laikas priklauso nuo daugelio veiksnių. Anglijos maršrutai yra ilgi, todėl vairuotojų poilsio laikas ir darbo normos yra griežtai reglamentuojamos. Jei pageidaujamas atvykimo laikas reikalautų vairuotojui pažeisti poilsio režimą, mes privalome jį keisti. Be to, patvirtinime nurodytas laikas – tai laikas, kada vairuotojas gali būti Jūsų sandėlyje atsižvelgiant į eilių kituose taškuose, kelių eismo sąlygas ir paties kelto išvykimo grafiką. Mes stengiamės kuo tiksliau pritaikyti laiką, bet saugumas ir įstatymų laikymasis yra prioritetas.

5. Kaip „Brexit“ paveikė užsakymo patvirtinimo procesą?

„Brexit“ sukėlė revoliuciją dokumentų srityje. Anksčiau patvirtinimas buvo labiau techninis – tik vietos ir datos klausimas. Dabar, kai patvirtiname užsakymą į Angliją, mes privalome užtikrinti, kad klientas turi EORI numerį (Economic Operators Registration and Identification system). Be šio numerio krovinys negali įveikti sienos. Taip pat patvirtinimo metu mes tikriname, ar klientas supranta, kad turi mokėti PVM importui Anglijoje arba naudoti savo muitinės brokerio paslaugas. Jei šie dalykai nėra aiškūs patvirtinimo metu, krovinys gali būti sulaikytas britų muitinėje, o tai reiškia delsas ir papildomus mokestis.

6. Kas atsitinka, jei vairuotojas vėluoja į įkrovą?

Nors mes stengiamės būti punktualūs, yra veiksnių, kurių negalime valdyti – eismas autostradose, nelaimingi atsitikimai ar ilgos eilės pasienio punktuose (ypač Kalėde arba atostogų metu). Jei vairuotojas vėluoja, mūsų vadybininkas iš karto susisieks su Jumis ir praneš apie numatomą vėlavimą. Mes visada stengiamės rasti sprendimus – pavyzdžiui, jei įkrovos vieta sandėlyje uždaroma ryte, o vairuotojas vėluoja iki vidurdienio, mes bandome iš anksto susitarti dėl vėlesnio atvykimo arba, jei įmanoma, perduoti krovinią kitam vairuotojui (tačiau tai retas atvejis). Svarbiausia – nuolatinis ryšys.

7. Ar patvirtinimas užtikrina fiksuotą kainą?

Dauguma atvejų taip, tačiau yra išimčių, kurias visada aptariame sutartyje. Fiksuota kaina apima vežimą, mūsų paslaugas ir standartines išlaidas. Tačiau Anglijos krypties specifika yra ta, kad kainą gali paveikti staigus degalų kainos šuolis (taikoma degalų prieda) arba papildomų paslaugų poreikis vietovėje (pavyzdžiui, reikalingas specialus kranas arba įkrovimas aukščiau nei pirmame aukšte). Taip pat, jei Jūsų pateikti duomenys apie svorį pasirodė neteisingi ir mašina perpildyta, gali būti taikomas papildomas mokestis už viršytą toną. Todėl tikslūs duomenys patvirtinimo etape užtikrina fiksuotą kainą.

8. Kaip vyksta krovinio sekimas po patvirtinimo?

Kai užsakymas patvirtinamas, Jums suteikiama galimybė sekti savo krovinių judėjimą. Šiais laikais naudojame GPS stebėjimo sistemas, tačiau Anglijoje yra specifika – kai mašina užvažiuoja į keltą arba Eurotunelį, signalas gali dingti arba parodyti neteisingą vietą keletą valandų. Mūsų vadybininkai taip pat rankiniu būdu stebi eismą – tikrin, ar vairuotojas laiku įsileido į keltą, ar jau išvyko iš Doverio arba Folkestone’o. Jei matome, kad krovinys vėluoja, nedelsdami informuojame klientą, o ne laukiame, kol klientas pats paklaus „kur mano prekė?“.

9. Kokios yra atsakomybės, jei krovinys sugenda patvirtinus užsakymą?

Atsakomybės yra apibrėžtos tarptautinėse konvencijose (pvz., CMR sąlynoje), tačiau praktiškai viskas priklauso nuo to, kaip buvo įkeltas krovinys. Kai atvyksta vairuotojas patvirtintu laiku, jis turi teisę ir pareigą patikrinti krovinių būklę. Jei dėžės yra pažeistos, vairuotojas tai užfiksuoja vaizdo įrašu arba raštiškai. Jei klientas pasirašo važtaraštį be pastabų, vėliau reikalaujant atsakomybė už pažeidimus gali tekti pačiam siuntėjui. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad vairuotojas yra atsakingas ir atidžiai įkrauna. Jei gedimas įvyksta dėl mūsų kaltės (pvz., blogai užfiksuotas krovinys mašinoje), mūsų draudimas padengia žalą. Todėl patvirtinimo metu visada primygtinai rekomenduojame tikrinti krovinių pakavimą.

10. Kada galima laukti vairuotojo atvykimo iš Anglijos atgal (jei tai grindų apdailos prekės ar kitokios grąžinamosios prekės)?

Jei kalbame apie grąžinamąją logistiką (pvz., talpų grąžinimą), užsakymo patvirtinimas apima ir grįžimo maršrutą. Anglijoje dažnai būna ta, kad iškrovos vieta skiriasi nuo įkrovos (pvz., vienoje miesto dalyje krauname, kitoje – iškrauname). Patvirtinime nurodome numatomą laiką, kai vairuotojas bus pasiruošęs priimti grąžinamą krovinią. Svarbu suprasti, kad vairuotojas turi legalų poilsį prieš išvykstant atgal, todėl „tuoj pat“ po iškrovos jis negali važiuoti į Lietuvą. Paprastai tai trunka 1-2 dienas nuo iškrovos momento. Mes visada stengiamės suderinti laiką taip, kad klientas nebūtų vargomas pernelyg ilgais laukimais.

Išvada: Patikimumas – tai detalių derinimas

Užsakymo patvirtinimas kelionės į Angliją kontekste yra daugiau nei biurokratinis žingsnis. Tai yra mūsų pažadas, kad mes išanalizavome rizikas, paruošėme dokumentus ir suplanavome maršrutą taip, kad Jūsų verslas nebūtų stabdomas. Po dvidešimties metų šioje srityje galiu drąsiai teigti: sėkmė slepiasi ne tuomet, kai viskas klostosi be jokių rūpesčių (tokio situacijos nėra), o tuomet, kai iškilti rūpesčiai yra sprendžiami greitai ir profesionaliai.

Kai gaunate mūsų patvirtinimą, žinokite, kad už juo stovi žmonės, kurie žino ne tik kelių žemėlapius, bet ir tai, kaip kalbėtis su britų muitinės pareigūnais, kaip elgtis, jei dėl audros atšaukiamas keltas, ir kaip užtikrinti, kad Jūsų prekės atvyks saugiai. Rengdamiesi siuntai į Angliją, nebijokite klausti ir pateikti kuo tikslesnius duomenis. Kuo daugiau mes žinome patvirtinimo etape, tuo mažiau netikėtumų bus pačioje kelionėje.

Logistika – tai partnerystė. Jūs pasitikite mums savo turtu, o mes atsiskaitome už jo saugų ir laiku atvykimo pristatymą. Teisingas užsakymo patvirtinimas yra pirmasis ir svarbiausias žingsnis šioje partnerystėje.