Transporto paslaugos iš Anglijos užsisakyti telefonu arba internetu: išsami eksperto vadovas

Įvadas

Per daugiau nei dvi dešimtis metų dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip ši industrija virto nuo paprastų krovininių automobilių vairavimo iki sudėtingos logistikos sistemos, kur kiekvienas kilogramas ir kiekviena minutė turi savo kainą. Vienas dažniausiai pasitaikančių klausimų, su kuriuo susiduria tiek verslo klientai, tiek asmenys, planuojantys pervežimus iš Jungtinės Karalystės, yra susijęs ne su pačiu procesu, o su jo pradžia – kaip užsisakyti paslaugą? Ar geriau rinktis tradicinį skambutį ir konsultaciją su vadybininku, ar šiuolaikišką, greitą užsakymą internetu?

Po „Brexit“ Britanijos ir kontinentinės Europos (taip pat ir Lietuvos) ribų kirtimas tapo dar sudėtingesnis. Muitinės formalumai, dokumentų tvarkymas ir keičiantis reglamentai reikalauja tikslumo. Būtent todėl pasirinkimas tarp telefoninio užsakymo ir elektroninės sistemos nėra tik estetinio skonio reikalas. Tai strateginis sprendimas, kuris gali nulemti, ar jūsų siunta atvyks laiku, ar jos kaina nebus permokėta, o svarbiausia – ar išvengsite nereikalingų nervų šiukšlių išsiuntimo ar brangios baldų partijos atveju.

Šiame straipsnyje aš pasidalinsiu savo patirtimi, paaiškinsiu subtilybes, kurios dažnai slepiasi už užsakymo formų, ir padėsiu jums suprasti, kuris metodas geriausiai tinka jūsų situacijai. Mes ne tik aptarsime technines puses, bet ir įžvelgsime psichologinius bei praktinius aspektus, kad jūsų sprendimas būtų pagrįstas maksimaliu informacijos kiekiu. Nesvarbu, ar pervežate vieną pakuotę iš „eBay“, ar rengiate viso namo išsikraustymą – taisyklės panašios, bet detalės skiriasi.

DUK: Klausimai ir atsakymai apie transporto paslaugų užsakymą

Toliau pateikiamas išsamus klausimų ir atsakymų sąrašas, sukurtas remiantis daugiamete praktika ir realiomis klientų situacijomis. Ši informacija padės jums orientuotis logistikos pasaulyje.

1. Kuo skiriasi užsakymas telefonu nuo užsakymo internetu, ir kuris metodas patikimesnis?

Atsakymas priklauso nuo to, ką jūs siekiate. Užsakymas telefonu yra „aukštojo lygio“ paslauga, suteikianti tiesioginį ryšį su ekspertu. Kai skambinate, galite iš karto pateikti visus niuansus: „Siunta yra labai sunki, bet telpa į liftą“ arba „Adresate gali būti tik vakare“. Vadybininkas, turintis patirtį, gali iš karto įvertinti rizikas ir pasiūlyti optimaliausią sprendimą, pvz., patarti dėl pakavimo ar pakeisti maršrutą, kad taupyti laiką.

Užsakymas internetu yra automatizuotas ir orientuotas į greitį. Jis puikiai tinka standartinėms siuntoms (pavyzdžiui, dėžės, dokumentai, standartiniai baldai), kurios neturi jokių specifinių reikalavimų. Internetinės sistemos yra patikimos, jei jas kuria patikimi logistikos gigantai, tačiau jos dažnai būna griežtos – jei nurodysite neteisingus matmenis, sistema gali neleisti užbaigti užsakymo arba paskaičiuoti permoką. Telefonu kalbėdamas žmogus gali „sužiūrėti pro pirštus“ ir padėti ištaisyti klaidas dar prieš jų atsiradimą. Mano patirtis rodo, kad sudėtingi ir brangūs kroviniai visada geriau užsakomi telefonu, o paprasti, kasdieniniai siuntimai – efektyviau internetu.

2. Kokią informaciją būtina turėti paruoštant prieš skambinant arba užpildant formą?

Nepriklausomai nuo to, kaip užsisakote, informacija turi būti ta pati. Pagrindinė klaida, kurią daro klientai, yra bandymas įvertinti siuntą „akiomis“. Be tikslių duomenų nei vadybininkas, nei algoritmas negali suteikti tikslios kainos. Jums reikės:

1. Tikslių siuntos matmenų (ilgis, plotis, aukštis). Nepamirškite, kad krovininiame automobilyje svarbi kiekviena centimetras, todėl matuokite pagal didžiausią siuntos kraštą.
2. Svorio. Jei svoris nežinomas tikslius, nurodykite apytikslį, bet geriau pervertinti, nei nuvertinti.
3. Adresų (siuntėjo ir gavėjo). Anglijoje adresai gali būti sudėtingi, ypač kaimiškose vietovėse. Pašto kodas (postcode) yra labai svarbus navigacijai.
4. Prekių pobūdžio. Ar tai yra lengvos prekės, ar statybinės medžiagos, ar gaminiai, kuriems reikalinga speciali tvarkymo priemonė (pvz., šaldytuvai, pianinai).
5. Kontaktinio telefono gavėjo šalyje. Tai būtina dėl to, kad vairuotojas galėtų susisiektivykdymo metu.

Turint šiuos duomenis rankose, užsakymas trunka kelias minutes. Jei trūksta informacijos, geriau ją surasti prieš skambinant – taip išvengsite situacijos, kai kaina pasikeičia vėliau.

3. Ar „Brexit“ įtakojo užsakymo procesą, ir ką reikia žinoti apie dokumentus?

Žinoma, tai vienas didžiausių pokyčių per pastaruosius dešimtmetį. Anksčiau siunta iš Anglijos į Lietuvą buvo vidinis rinkos pervežimas, be jokių kliūčių. Dabar tai yra eksportas-importas. Tai reiškia, kad net ir užsisakant paslaugą internetu, jūs turite būti pasiruošęs pateikti daugiau informacijos nei tik adresą.

Jūsų užsakyme tikrai bus klausiama apie prekių kodus (HS kodus) ir jų vertę. Tai būtina muitinės deklaravimui. Jei užsakote telefonu, vadybininkas padės jums suformuluoti šią informaciją arba nurodys, kur rasti reikiamus kodus. Jei užsakote internetu, dažnai būna iškeliami sąrašai su standartiniais kodais (pvz., „Drabužiai“, „Baldai“, „Elektronika“). Svarbu prisiminti, kad neteisingai nurodytas prekės pobūdis gali uždelsti siuntą muitinėje arba sukelti baudas. Taip pat reikės nurodyti gavėjo PVM mokėtojo kodą (jei tai yra juridinis asmuo) arba asmens kodą (fiziniam asmeniui), be kurio negalima atlikti importo deklaravimosi procedūros.

4. Kaip užtikrinti, kad internetu užsakyta paslauga apims visus mano poreikius (pvz., įkėlimą aukštame aukšte)?

Tai vienas pavojingiausių aspektų užsakyti internetu. Automatinės sistemos dažnai siūlo standartinį „durų iki durų“ (door to door) servisą, tačiau šis sąvokas gali būti interpretuojamas skirtingai. Standartinis servisas numato, kad vairuotojas atvyksta prie namų, o siunta yra paruošta prie pat automobilio (pirmame aukšte arba prie kiemo vartų).

Jei gyvenate penktame aukšte be lifto, arba reikia išnešti siuntą iš sandėlio, kur yra tik vartai su kranu, internetinis užsakymas gali nepateikti pasirinkimo nurodyti šių detalių. Tokiu atveju rizikuojate, kad vairuotojas atvyks ir atsisaks įkelti siuntos be papildomo mokėjimo, arba reikės ieškoti kitos sprendimų vietoje.

Mano rekomendacija: jei jūsų siunta turi specifinių reikalavimų (liftas, laiptai, ilgi nešimo atstumai, speciali technika), visada geriau paskambinti. Jei visgi norite naudotis internetine forma, rasite specialų komentarų lauką „Papildoma informacija“. Ten būtina detaliai aprašyti situaciją (pvz., „Siunta 3 aukšte, be lifto, reikalingi nešikai“). Tačiau net ir tada patariu po užsakymo paskambinti į kompaniją ir patvirtinti, kad informacija buvo įskaitoma.

5. Kokios mokėjimo galimybės dažniausiai siūlomos, ir ar saugu mokėti internetu?

Dauguma lietuviškų transporto kompanijų, dirbančių su Anglija, siūlo lankstų mokėjimo sąlygas. Užsakant telefonu, dažnai galima susitarti dėl mokėjimo gavėjo (Lietuvoje) arba siuntėjo (Anglijoje) sąskaitos faktūros gavimo. Taip pat dažna praktika yra dalinis mokėjimas: dalis sumos sumokama užsakant, o likusi dalis – pristačius siuntą.

Užsakant internetu, sistemos paprastai reikalauja viso mokėjimo iš karto, norint užfiksuoti užsakymą. Šiuo atveju saugumas yra prioritetas. Patikimos kompanijos naudoja saugius mokėjimo gateway’us (pvz., „Stripe“, „PayPal“), o tiesioginio banko pavedimo instrukcijos pateikiamos su aiškia kompanijos informacija. Svarbu patikrinti, ar svetainėje yra saugumo certifikatai (SSL) ir ar kompanija turi realų adresą bei kontaktus. Niekada nesumokėkite į asmenines sąskaitas, kurios nesusijusios su įmone.

Taip pat svarbu atsižvelgti į valiutą. Kadangi veikiate tarp Anglijos ( svarai sterlingų) ir Lietuvos (eurai), atidžiai pažiūrėkite, kurioje valiutoje bus išrašyta sąskaita. Kartais gali tekti susimokėti bankui už valiutos konvertavimo mokestį, jei sąskaita bus išrašyta svarais.

6. Kaip veikia kainodara arba kodėl skiriasi kaina, kai paskambinu, ir kai užpildau formą?

Tai vienas dažniausiai kylančių nesusipratimų. Internetinės sistemos dažnai veikia pagal griežtas algoritmas, kuris skaičiuoja kainą pagal standartinius tarifus (pavyzdžiui, 1 kubo metras = X suma). Algoritmas neįvertina to, kad Anglijoje kuro kainos gali skirtis nuo Lietuvos, ar to, kad tam tikruose regionuose (pvz., Škotijos kalnuotose vietovėse) pervežimas kainuoja brangiau dėl riboto prieigos.

Skambinant telefonu, vadybininkas gali pritaikyti kainą. Pavyzdžiui, jei matome, kad tame pačiame maršrute jau važiuojame kitas automobilis ir turi vietos (taip vadinamas „patalpinimas“ arba dalinis krovinys), galime pasiūlyti žymiai mažesnę kainą nei standartinė internetinė. Taip pat, jei užsakote kelias siuntas vienu metu, telefonu galima susitarti dėl nuolaidos, ką automatizuota sistema gali nepasiūlyti.

Taigi, internetinė kaina dažniausiai yra „maksimali“ arba standartinė, o telefonu susitarti kaina gali būti rinkos kaina, pritaikyta prie jūsų konkrečios situacijos.

7. Kas nutinka, jei siunta yra didelė (pvz., visų baldų išvežimas) – ar ją galima užsisakyti internetu?

Techniškai – taip, galima rasti paslaugas, skirtas „patalpinti“ (groupage) ar net išsinuomoti visą furgoną (dedicated transport). Tačiau mano ilgametė patirtis sako, kad tokiems užsakymams internetu užsisakyti yra labai rizikuota.

Dideliems siuntimams, pvz., viso buto išvežimui iš Londono ar Mančesterio, reikalingas detalius planavimas. Reikia tiksliai žinoti, kiek vietos užims baldai ar ar jie bus išmontuoti. Reikia suprasti, ar reikia įrengti (pakavimo) paslaugas. Jei internetu užsisakysite furgoną, kuris realiai per mažas jūsų daiktams, prarandsite laiką ir pinigus.

Be to, dideliems siuntimams labai svarbus draudimas. Standartinis siuntų draudimas internetu gali turėti limitą (pvz., iki 500 eurų). Baldų siuntimo atveju reikalingas individualus draudimas, kuris padengtų visą vertę. Tokius dalykus galima aptarti tik tiesioginiame dialoge. Todėl dideliems projektams visada rekomenduoju asmeninę konsultaciją.

8. Kiek laiko užtrunka užsakymo apdorojimas abiem atvejais?

Internetinis užsakymas yra momentinis. Jums užpildžius formą ir apmokėjus, sistema automatiškai sugeneruoja sutartį, etiketes ir priskiria transportą (jei jis yra tą pačią dieną). Tai yra idealu tiems, kurie skubia, pvz., kai prekę reikia išsiųsti darbadienio vakare, kad ji būtų paimta rytoj.

Užsakymas telefonu gali trukti šiek tiek ilgiau, jei reikia laukti, kol vadybininkas susisieks su vairuotojais arba patikrina vietą grafike. Tačiau šis „uždelstimas“ dažnai pasiteisia, nes jis užtikrina, kad informacija yra teisinga. Jei skambinate ryte, dažniausiai užsakymas įvykdomas tą pačią dieną. Taip pat telefonu lengviau susitarti dėl ypatingų laikų, pvz., vairuotojo pasirodymo tiksliai 12:00, o kas tarp 9:00 ir 18:00.

9. Kaip elgtis, jei atvykęs vairuotojas atsisako įkelti siuntos dėl klaidingos informacijos?

Tai blogiausias scenarijus, kurį mačiau ne kartą. Dažniausiai tai įvyksta, kai klientas internetu užsisako paslaugą ir nurodo neteisingus matmenis (pvz., nurodo svorį 10 kg, o realiai yra 50 kg, arba matmenys be pakuočių). Vairuotojas, kuris gavo užduotį vežti „dėžę“, negali įsikalbėti į savo furgoną sofas be keltuvo.

Tokiu atveju, jei klaida yra kliento kaltė, logistikos kompanija turi teisę reikalauti papildomo mokėjimo už didesnę transporto priemonę, papildomą darbuotoją (nešiką) arba net atsisakyti pervežimo, paliekant klientą su problema.

Kaip išvengti to? Vėlgi, matavimai. Jei abejojate ar nesate tikri, kaip užpildyti laukus internete – skambinkite. Geriau paprašyti vadybininko: „Aš turiu šį daiktą, jis atrodo kaip..., ką man nurodyti?“, nei vėliau ieškoti kaltės vairuotojui. Profesionalios kompanijos visada stengiasi padėti, tačiau jų rankos surištos fizikos dėsniais – automobilis turi tam tikrą talpą.

10. Ar galima sekti savo siuntą realiu laiku, ir ar ši funkcija priklauso nuo to, kaip užsisakote?

Šiuolaikinėje logistikoje siuntų sekimas (tracking) yra standartas, tačiau jo kokybė gali skirtis. Užsakius internetu, dažniausiai gausite prisijungimo duomenis arba nuorodą, kurioje galite matyti, kur yra jūsų siunta. Sistema rodo statusus: „Užsakymas priimtas“, „Siunta paimta“, „Siunta kelyje“, „Pristatyta“.

Tačiau man kaip ekspertui svarbu pažymėti, kad automatizuota informacija gali atsilikti nuo realybės. Jei reikia tikslios informacijos (pvz., „Vairuotojas bus po 30 minučių“), telefoninis ryšys su vadybininku yra nebeperkamas. Vadybininkas gali paskambinti tiesiogiai vairuotojui ir paklausti jo padėties arba pranešti vairuotojui, kad klientas laukia.

Taigi, internetu užsakyta siunta suteikia patogų vizualų sekimą, o telefonu užsakyta siunta suteikia galimybę gauti „gyvą“ informaciją ir operatyviai reaguoti į nesklandumus (pvz., jei vairuotojas neįžiūri adresą).

Išvada

Apibendrinant, klausimas, ar užsisakyti transporto paslaugas iš Anglijos telefonu, ar internetu, neturi vieno teisingo atsakymo. Tai priklauso nuo jūsų siuntos kompleksiškumo, jūsų patirties šioje srityje ir to, kiek laiko skiriate planavimui.

Jei jūsų siunta yra standartinė, jos matmenys ir svoris tiksliai žinomi, o jums svarbiausia yra greitis ir galimybė užsisakyti bet kuriuo paros metu be kalbėjimosi – internetinis užsakymas yra puikus pasirinkimas. Jis efektyvus, paprastas ir leidžia sutaupyti laiką.

Tačiau jei jums tenka vežti neįprastus daiktus, brangų turtą, jei abejojate dokumentais ar muitinės reikalavimais po „Brexit“, arba tiesiog norite užtikrinti, kad visi niuansai (nuo laiptų iki konkretaus pristatymo laiko) būtų įvertinti – pasinaudokite telefonu. 20 metų patirtis šioje srityje mokė mane vieno: logistika yra ne tik prekių judėjimas, tai ir žmonių komunikacija. Kartais vienas paprastas skambutys gali sutaupyti valandas, o net dienas, išspręsdamas problemas, kurios kompiuterinė programa tiesiog nepajėgia įžvelgti.

Nepriklausomai nuo pasirinkimo būdo, svarbiausia yra pasitikėjimas transportavimo kompanija. Pasirinkite patikimus partnerius, kurie turi ilgametę patirtį rinkoje, aiškias sąlygas ir pasiryžimą padėti iškiltų problemų atveju. Tada ir telefonu, ir internetu užsisakyta paslauga tarnaus jums sklandžiai.