Lankstus tvarkaraštis kelionėms į Angliją ir iš Anglijos patikimai: Eksperto Vadovas

Tarptautinių krovinių pervežimų pasaulyje, ir ypač kalbant apie maršrutus tarp Lietuvos ir Jungtinės Karalystės, laikas yra ne tik pinigai – tai garantas, kad verslas veikia be trikčių. Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų šioje srityje esu matęs, kaip pasaulis keitėsi, kaip atsivėrės ir užsidarydavo sienos, o technologijos keitė mūsų darbo būdus. Tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: poreikis patikimam ir, svarbiausia, lankstumui kelionėse į Angliją ir iš jos.

Kai klientas kreipiasi dėl pervežimo, jis dažnai klauso: „Kada kroviniys bus atvežtas?“. Atsakymas „rytoj“ arba „pirmadienį“ dažnai būna per paprastas. Tikrovėje, kai kalbame apie 2000 ir daugiau kilometrų atstumą, kai kelyje laukia jūros perėjimas, muitinės procedūros po „Brexit“ ir griežti vairuotojų darbo laiko apribojimai, fiksuotas tvarkaraštis gali tapti kliūtimi, o ne pagalba. Šiame straipsnyje aš noriu papasakoti, kodėl lankstus tvarkaraštis yra vienintelis būdas užtikrinti kokybiškas pervežimo paslaugas, ir kaip tai veikia praktikoje.

Kodėl standartiniai tvarkaraščiai nebeveikia?

Anksčiau, prieš Jungtinės Karalystės išstojimą iš Europos Sąjungos, logistika buvo kur kas paprastesnė. Vairuotojas užsukdavo į terminalą, trumpai patikrindavo dokumentus ir važiuodavo toliau. Šiandien situacija visiškai kitokia. Muitinės kontrolės punktai, kurių anksčiau praktiškai nebuvo, dabar sukuria eiles, kurios gali trukti nuo valandos iki kelių dienų, priklausomai nuo dokumentų tvarkos ir apkrovos.

Jei transporto kompanija siūlo griežtai fiksuotą atvykimo laiką (pvz., „antradienį 10:00 val.“), ji rizikuoja. Vienintelė transporto priemonės gedimas arba ilgesnė eilė prie Anglijos sienos gali viską sugriauti. Toks „rigidiškas“ planavimas sukuria didelį stresą tiek siuntėjui, tiek gavėjui. Vadybininkai turi skambinti, aiškinti, prašyti atleisti už vėlavimą.

Tai yra viena priežasčių, kodėl mes pasirinkome kelią lankstumo. Mūsų patirtis rodo, kad klientui svarbiau žinoti, kad krovinys bus pristatytas saugiai ir tiksliai tada, kai tai įmanoma atsižvelgiant į aplinkybes, o ne girdėti nerealų laiką, kuris vėliau neįvyksta. Lankstumas – tai ne galimybė pavėloti, tai galimybė adaptuotis.

Kaip veikia lankstus tvarkaraštis praktikoje?

Lankstus tvarkaraštis reiškia, kad mes nustatome ne tik vieną konkretų valandą, o laiko intervalą arba dinaminį planavimą, kuris atsižvelgia į realią situaciją kelyje.

Pavyzdžiui, vykstant į Angliją, mums reikia susiderinti su keltų arba Eurotunelio laukais. Keltų kompanijos (tokios kaip DFDS, P&O arba Irish Sea maršrutai) turi savo tvarkaraščius, kurie gali keistis dėl oro sąlygų. Jeigu mūsų vairuotojas dėl eismo įvykio Vokietijoje vėluoja 30 minučių, griežta tvarkaraščio sistema prarastų bilietą. Mes, naudodami lankstųjį tvarkaraštį, iš karto perplanuojame maršrutą – pakeičiame keltą arba tunelio laiką, pranešame klientui apie korekcijas ir krovinys vis tiek pasiekia tikslą be didesnių nukrypimų.

Taip pat svarbu vairuotojų poilsio laikas. Europos Sąjungos reglamentai griežtai riboja, kiek valandų vairuotojas gali būti už vairo. Negalima tiesiog „nuspausti gazą iki grindų“, kad vykdytume fiksuotą grafiką. Lankstus tvarkaraštis leidžia mums planuoti poilsius taip, kad jie netrukdytų pristatymo, o tuo pačiu užtikrintų saugumą. Klientui tai suteikia ramybės – jis žino, kad vairuotojas nebus išvargintas, o krovinys nebus nukentėjęs nuo per didelio skubėjimo.

Komunikacija – lankstumo pagrindas

Be gerios komunikacijos lankstumas tampa chaosu. Esu matęs daug atvejų, kai kurjeriai tiesiog „dingdavo“ radare, o klientas sužinodavo apie vėlavimą tik tada, kai būdavo per vėlu. Mūsų filosofija grindžiama proaktyviu informavimu.

Naudojame modernias GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia mums matyti transporto priemonės vietą realiu laiku. Jei matome, kad susidarius eilė prie Kalė arba Dover, mes nedžiūginėjame rankų – nedelsiant skambiname klientui. Pasakome: „Žiūrėkite, yra eilė, tikėtinas vėlavimas 4 valandas, bet mes jau įtraukėme rezervą, todėl pristatymas įvyks rytoj popietę.“

Tokio lygio skaidrumas leidžia klientui Anglijoje ar Lietuvoje planuoti savo darbuotojų laiką, sandėliavimo procesus ar parduotuvės atidarymus. Jis nebėra įkalintas neaiškumoje. Lankstas tvarkaraštis be informacijos – tai neapibrėžtumas. Lankstas tvarkaraštis su nuolatine informacija – tai partnerystė.

„Brexit“ ir dokumentų tvarka

Nepaisant to, kad nuo „Brexit“ praėjo jau nemažai laiko, daugelis verslininkų vis dar kovoja su naujais reikalavimais. Eksporto ir importo procedūros tampa vis sudėtingesnės. Vien neteisingai užpildytas prekių deklaravimas arba trūkstamas MRN numeris gali sustabdyti krovininį automobilį pasienio punkte.

Mūsų ilgametė patirtis leidžia mums užtikrinti, kad lankstumas taikomas ne tik judėjimui, bet ir dokumentų tvarkymui. Mes tikriname dokumentus dar prieš išvykstant. Jei pastebime klaidų riziką, mes laiką (tiesiogiai naudodami lankstų tvarkaraštį) skiriame dokumentų taisymui, kad vėliau kelyje nektų stovėti. Tai taupo dienas, o ne valandas.

Be to, Anglijoje greta vairuotojo dažnai būna reikalingas muitinės tarpininkas (customs clearance agent). Mūsų partnerių tinklas Anglijoje yra sudarytas taip, kad galėtume greitai reaguoti. Jei krovinys atvyksta anksčiau arba vėliau, mūsų partneriai yra informuoti ir pasiruošę atlikti formalumius bet kuriuo paros metu. Šis sinchronizmas yra įmanomas tik tada, kai tvarkaraštis nėra užakmenintas betonu.

Krovinių rūšys ir jų įtaka planavimui

Skirtingi kroviniai reikalauja skirtingo požiūrio į laiką. Daliniai kroviniai (part loads), kai viename automobilyje vežami kelių klientų siuntiniai, yra sudėtingesni. Ten reikia sinchronizuoti įkrovimą vienoje vietoje, iškrovimą keliose kitose vietose. Čia lankstumas yra kritiškas. Jei vienas klientas vėluoja pateikti prekes, tai neturi įtakos kitiems. Mes turime rezervinius laiko langus, kad galėtume kompensuoti šiuos nukrypimus.

Visas kroviniai (FTL – Full Truck Load) leidžia tiesioginį maršrutą, tačiau ir čia gali kilti nesklandumų, susijusių su pats siuntos pobūdžiu – pavojingi kroviniai (ADR), šaldomi kroviniai arba perdidžių matmenų siuntos. Anglijos keliai, ypač atkampios vietovės, gali būti siauri, o vietinės apribojimos gali priversti keisti maršrutą. Lankstus tvarkaraštis leidžia mums rasti geriausią kelią, o ne trumpiausią, kuris gali būti neįveikiamas.

Investicija į ramybę

Sumažius viską iki paprasčiausių dalykų, lankstus tvarkaraštis į Angliją ir iš jos yra investicija į jūsų verslo ramybę. Jums nereikia skambinti vairuotojui vidury nakties klausti, kur jis yra. Jums nereikia bijoti, kad jūsų klientas Anglijoje gaus prastas paslaugas dėl mūsų vėlavimo.

Mes suprantame, kad kiekvieną dieną, kai krovinys stovi sandėlyje, verslas praranda potencialų pelną. Tačiau mes taip pat žinome, kad greitas, bet rizikingas pervežimas, kuris baigiasi avarija arba muitinės bauda, kainuoja daugiau. Mūsų dviejų dešimtmečių patirtis mokėjo mus rasti auksinį vidurkį – efektyvumą, grindžiamą ne skubėjimu, o planavimu ir lankstumu.

Pasirinkdami mūsų paslaugas, jūs pasirenkate logistikos partnerį, kuris žino kelią, bet nubraižo jį ne akmenimis, o pieštuku, kurį visada galima pataisyti, kad pasiektumėte geriausią rezultatą.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl lankstus tvarkaraštis yra geresnis už fiksuotą, jei man reikia, kad prekės atvyktų būtent antradienį? Fiksuotas tvarkaraštis dažnai yra idealus scenarijus, nepaisant realių kliūčių. Lankstumas nereiškia, kad pristatysime vėliau nei reikia – jis reiškia, kad pristatysime tikrai. Jei antradienį įvyksta nelaimingas atsitikimas arba dėl oro sąlygų nebeina keltu, fiksuoto grafiko sistema tiesiog sugriūva. Lankstas tvarkaraštis leidžia mums jau iš anksto numatyti šias rizikas (pvz., važiuoti ankstesniu reisu arba rasti kitą maršrutą), kad jūsų prekės būtų pasiektos antradienį arba, jei tai neįmanoma, kad sužinotumėte tai kuo anksčiau ir galėtumėte susitvarkyti. Mes tikslinamės į jūsų pageidaujamą datą, bet turime planą B, kad užtikrintume pristatymą bet kokiomis aplinkybėmis.

2. Kaip „Brexit“ paveikė tvarkaraščių lankstumą? Po „Brexit“ atsirado naujas kintamasis – muitinės procedūros. Iki tol perėjimas per sieną trukdavo kelias minutes, dabar tai gali trukti valandomis. Fiksuoti tvarkaraščiai tapo nebeįgyvendinami, nes niekas negali tiksliai prognozuoti, kiek užtruks dokumentų patikra. Lankstumas tapo būtinybe. Dabar mes į tvarkaraštį įtraukiame papildomą laiko rezervą (buffer) muitinėms. Be to, mūsų vadybininkai stebi situaciją pasienio punktuose realiu laiku ir gali nukreipti vairuotoją į mažiau apkrautus punktus, kas leidžia išlaikyti pristatymo terminus.

3. Ar lankstus tvarkaraštis reiškia, kad vairuotojas gali atvykti naktį? Taip, kartais taip yra. Tačiau viskas derinama su jumis iš anksto. Jei jūsų sandėlis Anglijoje dirba tik iki 17:00 val., mes stengiamės planuoti atvykimą darbo laiku. Tačiau jei dėl objektyvių priežasčių (eismas, keltų grafikai) atvykimas nukelia į vėlyvą vakarą ar naktį, mes visada susisiekiame ir informuojame. Dauguma sandėlių turi galimybę priimti krovinius ir naktį arba bent jau numatyti vairuotojui poilsio vietą, kad jis galėtų pristatyti ryte. Mūsų tikslas – suderinti su jumis patogų laiką, bet saugumas ir legalus vairavimas visada yra prioritetas.

4. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas, jei keičiami maršrutai ir laikai? Krovinio saugumas nuo tvarkaraščio keitimosi nepriklauso. Mes naudojame GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia mums matyti automobilį 24/7. Jei keičiame maršrutą dėl eismo ar kitų priežasčių, sistema tai fiksuoja, ir mes visada žinome tikslą vietą. Be to, visi mūsų vairuotojai yra patikimi profesionalai su daugiamete patirtimi. Maršruto keitimas yra tik operacinis sprendimas, jis neįtakoja fizinio krovinio apsaugos – krovinys visada užrakintas ir apsaugotas.

5. Ar galiu užsisakyti ekspresinę kelionę su lankstaus tvarkaraščio sąlygomis? Žinoma. Ekspresinės kelionės (dedicated transport) yra vienas iš lankstaus tvarkaraščio privalumų. Tada automobilis veža tik jūsų krovinią ir važiuoja tiesiai į tikslą be sustojimų. Lankstumas šiuo atveju leidžia mums maksimaliai išnaudoti vairuotojo darbo laiką ir keltų grafikus, kad pristatytume kuo greičiau. Nors tai brangesnė paslauga, ji suteikia didžiausią greitį ir tikslumą, išlaikant galimybę reaguoti į netikėtumas kelyje.

6. Kas nutinka, jei aš vėluoju pateikti krovinią į Lietuvą? Tai dažna situacija, ir čia mūsų lankstumas taps jums naudingas. Jei žinote, kad vėluosite, tiesiog praneškite mums. Mes stengiamės adaptuoti mūsų vairuotojo maršrutą – jei įmanoma, jis gali užsukti pas kitą klientą arba atlikti techninę peržiūrą, kad praleistume laiką. Jei vėlavimas didelis, mes pakeičiame keltų bilietus arba planuojame išvykimą kitą dieną, kad išvengtume naktinio važiavimo pažeidimų. Mums svarbiau išvežti krovinią saugiai ir legaliai, nei skubėti ir rizikuoti baudomis.

7. Kaip sekiu savo krovinio buvimo vietą, jei tvarkaraštis keičiasi? Kiekvienas klientas gauna prieigą prie stebėjimosi sistemos arba gali mums rašyti el. paštu / skambinti. Kadangi tvarkaraštis gali keistis, mūsų vadybininkai yra tas ryšys. Jūs neduodate paklausimų robotui, o kalbate su žmogumi, kuris žino realią situaciją. Jei maršrutas keičiasi, sistema atnaujinama automatiškai, o mes papildomai pranešame apie svarbius nukrypimus.

8. Ar lankstus tvarkaraštis brangesnis? Paprastai kaina nustatoma pagal atstumą ir krovinio tipą, o ne pagal tai, ar tvarkaraštis yra griežtas. Lankstumas yra mūsų paslaugos kokybės dalis, įtraukta į standartinę kainą. Galbūt kai kurie konkurentai siūlo pigesnes kainas užsibrėždami griežtus, neįgyvendinamus grafikus, kurie vėliau lemia didesnius nuostolius dėl vėlavimų. Mūsų modelis užtikrina, kad jūs mokate už rezultatą – pristatytą krovinį – o ne už abstraktų grafiką.

9. Kaip tvarkomasi su daliniais krovinais (groupage), kai vienas klientas vėluoja? Daliniai kroviniai reikalauja ypatingo lankstumo. Mes turime tam tikrą laiko langą, skirtą kiekvienam krovinio surinkimui (pvz., 2 dienas). Jei vienas klientas vėluoja, mes turime rezervą, kad tai neįtiktų kitiems klientams. Jei vėlavimas būtų per didelis, mes turime sprendimų algoritmą, kaip išvežti jau surinktus krovinius, o vėluojantį įtraukti į kitą reisą, taip išlaikant kitų klientų pristatymo terminus. Lankstumas čia reiškia gebėjimą valdyti sudėtingus procesus be chaoso.

10. Kokius dokumentus turiu parengti, kad lankstus tvarkaraštis veiktų sklandžiai? Norint, kad mūsų lankstumas būtų nukreiptas į kelių ir maršrutų problemų sprendimą, o ne į dokumentų taisymą, būtina turėti visus dokumentus tvarkingai. Tai yra: prekių sandėravimo lapas (CMR), tinkamai parengtos eksporto/importo deklaracijos, jei reikalinga – TIR knygelė arba kiti leidimai. Jei dokumentai tvarkingi, mūsų vairuotojas gali praleisti muitinę kaip „vėjo linija“, o mes galime koncentruotis į optimalaus laiko ir maršruto pasirinkimą. Dokumentų netvarka – tai vienintelė thing, kuri gali „užrakinti“ net lankštų tvarkaraščių galimybes.

Išvada

Transporto paslaugos tarp Lietuvos ir Anglijos nėra paprasta A taško į B tašką kelionė. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis ne tik techninių žinių, bet ir gebėjimo adaptuotis. Per daugiau kaip 20 metų patirtis mokė mus vieno: griežti ir neelastingi tvarkaraščiai senovėje. Šiandien, kai aplinkybės kelyje gali pasikeisti per minutes, lankstumas tampa pagrindiniu patikimumo rodikliu.

Lankstus tvarkaraštis – tai mūsų būdas pasakyti jums: „Mes pasirūpinsime“. Mes pasirūpinsime tuo, kad jei kelyje bus eismas, mes rasime apvažiavimą. Jei keltas bus atšauktas, mes rasime kitą. Jei dokumentai reikalaus daugiau laiko, mes jį rasime. Jūsų užduotis – verslas, o mūsų – logistika, kuri veikia nepaisant išorinių trikdžių.