Lankstūs tvarkaraščiai iš Anglijos – greita rezervacija ir patogumas

Per daugiau nei dvidešimt metų praleistų tarptautinių pervežimų versle mačiau, kaip pasaulis ir logistika pasikeitė. Anksčiau reikėjo planuoti keliones savaitėmis iš anksto, o šiandien, kai verslas ir asmeniniai gyvenimo tempai greitėja, lankstumas tapo ne privalumu, o būtinybe. Ypač kalbant apie maršrutus iš Anglijos – šalies, kuri po „Brexit“ tapo dar sudėtingesne logistine linkme. Lankstūs tvarkaraščiai iš Anglijos, suteikiantys galimybę greitai rezervuoti transportą ir pajusti patogumą, yra atsakymas į šiuolaikinius iššūkius.

Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip veikia ši sistema, kodėl ji naudinga ir ką turėtumėte žinoti, renkantis pervežimo paslaugas, kad procesas vyktų sklandžiai ir be nereikalingų nervų.

Įvadas

Anglija ir Lietuva jau dešimtmečius yra glaudžiai susijusios ne tik istoriniais ryšiais, bet ir intensyvia prekyba bei migracija. Kasdien tarp šalių važiuoja šimtai sunkvežimių, vežančių įvairiausius krovinius – nuo asmeninio turto ir mažmeninės prekybos prekių iki industrinių įrengimų. Tačiau, dirbant šioje srityje, pastebiu, kad viena dažniausių kliento baimių yra ne pati kaina, o laiko ir tvarkaraščio neapibrėžtumas.

Klasikinė logistika dažnai remiasi griežtais grafikais: krovinys turi būti paruoštas antradienį, jei sunkvežimis važiuoja trečiadienį. Bet kas nutinka, jei prekės atvyksta vėlai, ar jei pirkėjas staiga keičia planus? Čia į žaidimą įsijungia lankstūs tvarkaraščiai. Tai ne tik vairuotojo galimybė pavėluoti valanda. Tai sudėtinga logistinė sistema, leidžianti pritaikyti pervežimą prie kliento, o ne atvirkščiai.

Po Jungtinės Karalystės išstojimo iš Europos Sąjungos pasikeitė muitinės taisyklės, padidėjo dokumentacijos kiekis, o Doverio ir Folkstono uostuose susidaro eilės. Tokiomis sąlygomis standartinis, rigidiškas grafikas gali tapti kliūtimi. Lankstus tvarkaraštis reiškia, kad imame į save atsakomybę už iššūkius, kurie kyla kelyje, ir klientui tiesiog pranešame: „Viskas tvarkoje, krovinys važiuoja“, o ne „Mes vėluojame, nes jūs nebuvote pasiruošę“.

Šiandien informacijos amžiuje greita rezervacija taip pat yra neatsiejama nuo lankstumo. Anksčiau reikėjo siųsti faksus ar laukti dieną, kol vadybininkas patikrins grafikus. Dabar, naudojant modernias valdymo sistemas, galima sužinoti, ar yra vietos kelyje, per kelias minutes. Tai suteikia klientui pasitikėjimo ir ramybės.

Tolesnėje straipsnio dalyje nagrinėsime dažniausiai užduodamus klausimus, kad išsiaiškintume, kaip geriausiai pasinaudoti šiomis paslaugomis ir ką tikėtis iš profesionalaus pervežėjo.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai yra „lankstus tvarkaraštis“ tarptautiniuose pervežimuose ir kaip jis skiriasi nuo įprasto?

Lankstus tvarkaraštis logistikoje reiškia gebėjimą pritaikyti transporto išvykimo ir atvykimo laikus prie kliento poreikių, o ne verčiant klientą derinti savo veiklą prie griežtai nustatyto sunkvežimio grafiko. Įprastas, arba taisyklingas, maršrutas veikia kaip autobusas – jis važiuoja tam tikru dienomis ir valandomis, neatsižvelgiant į tai, ar sunkvežimis pilnas, ar tuščias. Jei pavėlate, jau važiuoja kitas.

Lankstus tvarkaraštis, ypač kai kalbame apie krovinius iš Anglijos, dažniausiai remiasi dalinių krovinių (angliškai – part loads) principu. Mes renkame krovinius iš skirtingų siuntėjų viename regione (pvz., Londono ar Mančesterio apylinkėse) ir juos konsoliduojame. Tai leidžia mums pasiūlyti klientams išvykimo langus, pvz., kas 2-3 dienas, o ne laukti savaitės. Be to, jei klientas staiga sužino, kad prekės bus paruoštos tik vėlai vakare, lanksti sistema leidžia vairuotojui atvykti ryte ar net derinti paėmimo laiką atsižvelgiant į darbo laiko apribojimus sandėlyje. Tai dinamiškas procesas, reikalaujantis geros komunikacijos tarp dispečerio, vairuotojo ir kliento.

2. Kaip vyksta greita rezervacija ir ką reikia nurodyti užsakyme?

Greita rezervacija šiuolaikinėje logistikoje remiasi technologijomis, tačiau sėkmė priklauso nuo informacijos tikslumo. Norėdami užtikrinti, kad Jūsų krovinys iš Anglijos atvyks laiku, rezervacijos metu būtina nurodyti keletą kritinių parametrų. Pirma, tai tikslūs adreso duomenys – ne tik miestas, bet ir pašto kodas (UK postcode), nes Anglijoje jis labai tiksliai nurodo vietą. Antra, krovinio matmenys ir svoris. Tai leidžia mums ne tik užtikrinti, kad prekės tilps į automobilį, bet ir optimaliai išdėstyti krovinius kelyje.

Trečia, ir labai svarbu po „Brexit“, – prekių apibūdinimas ir HS kodai (tarifų skyrius). Be šių duomenų net ir greičiausia rezervacija nebus patvirtinta, nes negalėsime pateikti teisingų eksporto deklaracijų. Procesas paprastai atrodo taip: užpildote užklausos formą arba rašote el. paštu, mūsų sistema per kelias minutes įvertina, kokia transporto priemonė artimiausiu metu vyks reikiamu maršrutu, ir mes pateikiame pasiūlymą. Patvirtinus užsakymą, gausite dokumentus ir vairuotojo kontaktus tą pačią dieną arba kitą rytą. Greitumas čia priklauso nuo to, kaip tiksliai ir išsamiai pateikiate duomenis.

3. Ar lankstesnis tvarkaraštis kainuoja brangiau nei įprastas?

Tai vienas dažniausiai kylančių klausimų, ir atsakymas nėra tiesioginis „taip“ ar „ne“. Lankstesnis tvarkaraštis gali atrodyti brangesnis vieno krovinio atžvilgiu palyginti su tuo atveju, jei Jūsų krovinis užpildytų visą sunkvežimį (FTL – Full Truck Load). Tačiau dauguma smulkesnių siuntų iš Anglijos nėra tokios didelės. Čia įsigali ekonomijos masto principas. Konsoliduodami dalinius krovinius ir panaudodami lankstų tvarkaraštį, mes užpildome sunkvežimius efektyviau.

Dėl to Jūs mokate tik už užimtą vietą ar tūrį (pavyzdžiui, už EUR paltę arba už kiekį vietų grindyse). Jei Jums reikalingas skubus pervežimas arba išvykimas neįprastu laiku, gali būti taikomas pridėtinis mokestis už skubą, tačiau bendrai, palyginti su tuo, kad Jums tektų samdyti atskirą sunkvežimį arba vežti prekes neefektyviais maršrutais, lankstų tvarkaraščių paslaugos dažnai būna net pigesnės. Be to, vertėkite savo laiką – galimybė rezervuoti bet kurią dieną sutaupo pinigus, kuriuos prarastumėte dėl prekybos sustabdymo, laukdami savaitės iki kito įprasto reiso.

4. Kaip „Brexit“ paveikė tvarkaraščių lankstumą ir pervežimo trukmę?

„Brexit“ buvo didelis šokas logistikos sistemai, tačiau patyrę pervežėjai sugebėjo prisitaikyti. Anksčiau Anglija buvo kaip bet kur kita ES šalis – perėjimas per kanalą buvo formalumas. Dabar kiekvienas krovinys turi praeiti muitinės kontrolę tiek išvykstant iš UK, tiek atvykstant į ES (Lietuvą). Tai reiškia, kad tvarkaraščiuose turi būti numatyta laiko rezervė (buffer time) muitinėms.

Lankstūs tvarkaraščiai šiuo atveju yra išgelbėjimas. Jei muitinėje Doverio uoste susidaro eilės arba dokumentuose randama klaida, kurios reikia ištaisyti, griežtas tvarkaraštis sugriūtų. Lanksti sistema leidžia mums keisti planus realiu laiku – pvz., nukreipti vairuotoją į kitą uostą (pvz., Iminghamą ar Hullą), jei Olando (Folkestone) perpildytas, arba derinti atvykimo laikus į Lietuvą atsižvelgiant į tai, kada bus išlaisvintas krovinys iš muitinės. Taigi, nors formalumų padaugėjo, lankstumas leidžia išvengti didelių vėlavimų, jei viskas tvarkoma profesionaliai.

5. Kiek laiko trunka tipinis krovinio pervežimas iš Anglijos su lankščiu tvinkaraščiu?

Visada sakau klientams, kad nėra vieno atsakymo, nes Anglija – didelė šalis. Jei krovinys paimamas iš Londono ar pietryčių, atvykimas į Lietuvą gali užtrukti mažiau laiko nei paimant iš Škotijos ar Velso. Vidutiniškai, kai kalbame apie dalinius krovinius, nuo prekių paėmimo iki jų išdavimo Lietuvoje praeina nuo 3 iki 7 darbo dienų.

Kodėl toks platus intervalas? Tai susiję su būtent lankstumu ir konsolidacija. Jei mums reikia surinkti kelis krovinius viename regione, kad užpildyti sunkvežimį, tai gali užtrukti 1-2 dienas. Tada pati kelionė per Lamanšą ir per Europą trunka apie 2-3 dienas. Tačiau lankstumo privalumas tas, kad jei Jums skubia, mes galime pasiūlyti „ekspres“ variantą, kai krovinys nėra konsoliduojamas su kitais, o išvežamas tiesiogiai (tuo atveju tai gali būti ir 2-3 dienos). Svarbu suprasti, kad greitis priklauso nuo Jūsų pasirinkto balso tarp kainos ir laiko.

6. Kokius rūšies krovinius galima vežti šia sistema ir ar yra apribojimų?

Esu gabenęs viską – nuo vieno dėžutės su asmeniniais daiktais iki tonų svorio pramoninių mašinų dalių. Lankstūs tvarkaraščiai labai tinka mažmeninės prekybos prekėms (e-commerce), baldams, technikai ir statyboms medžiagoms. Tačiau yra apribojimų, kuriuos būtina žinoti.

Pirmiausia, tai pavojingosios medžiagos (ADR). Jos reikalauja specialios licencijos ir transporto priemonių, todėl ne visada įsiprašo į įprastus lankstus grafikus. Antra, krovinių, kurių aukštis viršija 3 metrus (pvz., kai kurie moduliniai namai ar ilgos plieno konstrukcijos), pervežimas gali būti sudėtingas dėl specifinių leidimų. Taip pat svarbu prisiminti, kad negalima vežti uždraustų prekių, tokių kaip alkoholis (be specialių licencijų), tabako gaminiai ar gyvūnai (be veterinarijos pasų ir specialių sąlygų). Jei abejojate dėl savo krovinio, visada geriau paklausti eksperto iš karto – taip išvengsite nesusipratimų sienos kirtimo metu.

7. Kaip užtikrinamas krovinio saugumas kelyje, ypač kai jis kelias dienas praleidžia kelyje?

Saugumas yra mano, kaip profesionalo, ir visos mūsų komandos prioritetas nr. 1. Lankstų tvarkaraščių kontekste tai ypač svarbu, nes krovinys gali būti perkraunamas (konsoliduojamas) tarpinėse bazėse arba vairuotojas gali sustoti pernakvojimui. Mes naudojame kelis apsaugos sluoksnius.

Visi mūsų vairuotojai yra patikrinti ir patyrę, o transporto priemonės turi GPS stebėjimo sistemas, kurios leidžia mums matyti sunkvežimio vietą realiu laiku 24/7. Kroviniai tvirtinami tvirtinimo juostomis ir apsauginiais tinklais, kad jie neišsirinktų važiuojant nelygiu keliu ar staigiai stabdant. Be to, kiekvienas krovinys yra apdraudžiamas. Nors draudimas neatkurs prarasto laiko, jis apsaugo Jūsų finansinius interesus nenumatytų įvykių atveju (pvz., avarijos ar gaisro). Visada patariu klientams pateikti tikslią krovinių vertę, kad draudimo išmoka būtų adekvati.

8. Kas nutinka, jei vairuotojas pavėluoja į paėmimo vietą Anglijoje?

Tai reali situacija, su kuria susiduriame, nors stengiamės jai išvengti. Anglijoje eismas gali būti labai intensyvus, o „M25“ žiedas aplink Londoną yra garsus savo spūstimis. Jei vairuotojas pavėluoja dėl eismo ar techninių priežiūros problemų, lankstus tvarkaraštis leidžia mums operatyviai reaguoti.

Pirma, mes nedelsdami informuojame klientą. Niekada nepaliekame kliento laukti neinformuotam. Antra, jei vėlavimas nedidelis (1-2 valandos), mes derinames su paėmimo punktu, kad jis lauktų. Jei vėlavimas didesnis, galime pakeisti paėmimo laiką į kitą dieną ar net perkelti į kitą mūsų vairuotoją, jei toks yra netoliese. Svarbiausia yra komunikacija. Mūsų patirtis rodo, kad klientai daugiau erzina ne pats vėlavimas, o nežinojimas, kas vyksta. Todėl mūsų vadybininkai visada laikosi ryšio.

9. Ar galima sekti savo krovinių judėjimą realiu laiku?

Žinoma. Šiandien tai yra standartas, o ne privalumas. Kai atliekate rezervaciją, Jūs gaunate numerį arba nuorodą į stebėjimo sistemą. Galite matyti, kada krovinys buvo paimtas, kada jis atvyko į uostą, kada buvo išlaipintas Europoje ir kur dabar yra vairuotojas.

Tai suteikia Jums kontrolės jausmą ir leidžia planuoti savo veiklą Lietuvoje – pvz., suorganizuoti sandėlio darbuotojus krovinio priėmimui arba informuoti savo klientus, kad prekės artėja. Ypač naudinga tai tais atvejais, kai krovinys keliauja ilgiau dėl konsolidacijos. Matydami, kad jis dar „renkamas“ Anglijoje, žinote, kad reikia šiek tiek palaukti, o kai jau keliuose Lietuvoje – galite ruoštis priėmimui.

10. Kokius patarimus duotumėte asmenims, kurie pirmą kartą renkasi pervežimo paslaugą iš Anglijos?

Per 20 metų darbo mačiau daugybę situacijų, ir dažniausia klaida daroma ne pasirinkus pervežėją, o nepasiruošus patiems. Pirmasis ir svarbiausias patarimas: nebijokite klausti. Jei nesuprantate kas yra „EORI numeris“ ar kodėl reikia pateikti prekių vertę, klauskite savo vadybininko. Gerai pervežėjas visada padės suprasti dokumentaciją.

Antras patarimas: kruopštiai užpildykite prekių sąrašą (Packing List). Nerašyk tiesiog „drabužiai“ – parašyk „4 dėžės vyriški drabužiai, naudoti, asmeniniam naudojimui“. Tai išvengs problemų muitinėje. Trečias: neiksite kainos vienintelio kriterijaus. Pigiausias pasiūlymas gali tapti brangiausiu, jei krovinys nukeliauja į neteisingą šalį arba dingsta kelyje be draudimo. Pasirinkite patikimą partnerį su lankstais tvarkaraščiais, kuris gali garantuoti ne tik kainą, bet ir saugumą bei ramybę.

Išvada

Logistika iš Anglijos į Lietuvą ir atgal nėra paprasta A taškas į B tašką kelionė. Tai sudėtingas procesas, reikalaujantis žinių, patirties ir gebėjimo prisitaikyti prie vis kintančių sąlygų. Lankstūs tvarkaraščiai, suteikiantys galimybę greitai rezervuoti ir patogiai planuoti siuntas, yra tobulas įrankis šiuolaikiniam klientui.

Jie leidžia sumažinti laukimo laiką, efektyviau panaudoti resursus ir, svarbiausia, mums leidžia pasiūlyti paslaugą, kurią vartotojas tikisi – greitą, saugią ir be nereikalingų komplikacijų. Nors pasaulis aplink mus keičiasi – nuo muitinės taisyklių iki technologijų – vienas dalykas išlieka pastovus: poreikis patikimam partneriui, kuris supranta, kad kiekvienas krovinys turi savo istoriją ir savo skubą.

Renkantis pervežimo kompaniją, ieškokite tos, kuri ne tik siūlo ratus, bet ir supranta Jūsų verslo ar asmeninių poreikių subtilybes. Lankstumas – tai ne tik žodis sutartyje, tai požiūris, kuris užtikrina, kad Jūsų prekės pasieks paskirties vietą laiku, o Jūs galėsite miegoti ramiai.