Lankstus transportas į Angliją: išvykimo laikų svarba ir privalumai

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje, ypač kai kalbame apie maršrutus į Jungtinę Karalystę, vienas dažniausiai pasitaikančių kliūčių yra ne pati kelio atkarpa, o logistiniai derinimai. Per daugiau kaip dvidešimt metų prisidėjęs prie tūkstančių siuntinių kelio į Angliją organizavimo, galiu drąsiai teigti: laiko valdymas čia yra tas critical success factor, kuris dažnai nulemia ne tik kainą, bet ir kliento ramybę. Šiame straipsnyje norime panagrinėti, kas reiškia „lankstus transportas“, kodėl išvykimo laikų pasirinkimas yra toks svarbus ir kaip tai gali padėti jūsų verslui vystytis be nereikalingų rūpesčių.

Įvadas

Transporto pasaulis, ypač kai kalbame apie prekių judėjimą tarp žemyninės Europos ir Britanijos salų, pasikeitė per pastaruosius kelerius metus. „Breksitas“ pakeitė ne tik muitinės procedūras, bet ir mūsų mąstymą apie planavimą. Anksčiau dažnai buvo galima pasikliauti standartizuotu grafiku – atvykai prie uosto, perplaukei kanalą ir važiuoji link tikslo. Šiandien tai yra per daug idealizuota vizija.

Lankstus transportas į Angliją – tai ne tiesiog galimybė išvykti tada, kai tam tinka vairuotojui. Tai sudėtinga logistinių sprendimų sistema, leidžianti pritaikyti pervežimą prie kliento poreikių, o ne atvirkščiai. Tai reiškia, kad jei jūsų gamykla vėluoja paruošti krovinią valanda ar dvi, ar jei, priešingai, reikia skubinti, transporto sistema turi gebėti tai absorbuoti be katastrofiškų pasekmių.

Pastaruoju metu klientai vis dažniau ieško ne tiesiog pigiausio pasiūlymo, o to, kuris užtikrina pastovumą. Lankstumo samprata čia apima keletą aspektų: tai ir galimybė keisti išvykimo datas prieš pat patvirtinant užsakymą, tai ir pritaikomas vairuotojų darbo laikas, tai ir dinamiškas keltų bilietų valdymas. Visi šie elementai sudaro vieną visumą, kurią mes vadiname kokybišku aptarnavimu.

Svarbu suprasti, kad kelyje į Angliją egzistuoja du pagrindiniai „pūsliai“, su kuriais kovoja kiekvienas logistas. Pirmasis – tai fizinis atstumas ir jūros perėjimas, antrasis – biurokratiniai reikalavimai, susiję su išorine muitinės procedūra (Export Accompanying Document) ir įvedimo procedūra Britanijoje (Import Declaration). Lankstus išvykimo laikas leidžia mums išvengti abiejų šių spaudimų. Pavyzdžiui, jei žinome, kad tam tikrame uoste, pvz., Kalė arba Duisburge, yra padidėjęs eilių laukimas, galime pritaikyti išvykimo laiką taip, kad vairuotojas atvyktų ten tuomet, kai eilės mažiausios, taip taupant dienos valandas, kurios yra griežtai reglamentuojamos.

Taigi, šiame straipsnyje mes gilinsimės ne tik į tai, kas yra lankstumas, bet ir atsakysime į labiausiai klientus rūpinančius klausimus, susijusius su grafiku, planavimu ir nesklandumų prevencija.

DUK (Dažnai Užduodami Klausimai)

1. Ką tiksliai reiškia „lankstus išvykimo laikas“ transporto į Angliją kontekste?

Lankstus išvykimo laikas yra susitarimas tarp kliento ir pervežėjo, kuris numato tam tikrą laiko intervalą, o ne fiksuotą valandą ar dieną. Tradicinėje logistikoje klientui dažnai sakoma: „savaitės trečiadienį, 08:00 val. ryte atvykstame pasiimti krovinio“. Jei klientas nespėja, kilo problema. Lankstumo modelyje mes aptariame „langą“, pavyzdžiui, „išvykimas turi įvykti tarp antradienio vakaro ir ketvirtadienio ryto“.

Tai leidžia mums optimizuoti maršrutą. Pavyzdžiui, jei turime dar vieną užsakymą toje pačioje geografinėje zonoje (pvz., Lenkijoje ar Lietuvoje), galime sujungti siuntinius ir išvykti tuomet, kai abu kroviniai paruošti. Tai taupo degalus, mažina anglies dioksido išmetimus ir leidžia klientams sutaupyti, nes dalijasi išlaidomis. Be to, atsižvelgiame į vairuotojų poilsio laikus (poilsio taisyklės), kurios yra griežtai kontroliuojamos. Lankstumas leidžia išvengti baudų už vairuotojų darbo laiko pažeidimus, kurie gali atsirasti spaudžiant fiksuotu grafiku.

2. Kodėl išvykimo laikas į Angliją yra svarbesnis nei į kitas Europos šalis?

Atsakymas paprastas: geografija ir muitinė. Važiuodami į Vokietiją ar Prancūziją, vairuotojas gali važiuoti be sustojimų (laikantis taisyklių) ir atvykti į paskirties vietą. Kelias į Angliją visada baigiasi jūros perėjimu. Jūra – tai kintamas dydis. Audros, techniniai keleivinių keltų gedimai ar netgi pasieniečių streikai Kalė uoste gali visiškai sujaukti tvarkaraštį.

Jei išvykimas yra griežtai fiksuotas, o vėliau atsiranda dvejų valandų delsimas uoste, visas kitas grafikas gali sugriūti. Lankstus išvykimo laikas leidžia įtraukti į planą saugos laiko tarpas (buffer time). Be to, po „Breksito“ muitinės procedūros Lietuvoje (išvykimas) ir Jungtinėje Karalystėje (atvykimas) gali trukti skirtingą laiką. Kartais dokumentų patikrinimas užtrunka ilgiau nei įprasta. Jeigu mes turime lankstų išvykimo langą, galime leisti vairuotojui pradėti kelionę šiek tiek vėliau, kad jis nepraleistų savo keltų bilietų laiko, kas yra labai svarbu, nes bilietų keitimas vietoje yra brangus.

3. Ar lankstesnis išvykimo laikas reiškia, kad mano siunta atvyks vėliau?

Ne, būtų klaidinga taip manyti. Lankstumas dažniausiai nereiškia „lėčiau“, jis reiškia „protingiau“. Tikslas yra pristatyti krovinių pervežimo terminą (ETA), kuris buvo sutartas. Jei sutartyje nurodyta, kad prekės bus prie sandėlio Anglijoje penktadienį, tai lankstumas taikomas išvykimo etape, kad šis tikslas būtų pasiektas.

Mūsų strategija yra tokia: jei matome, kad kelias gali būti sunkus (pvz., blogos oro sąlygos ar didelės eilės), galime išvykti šiek tiek anksčiau, kad „susigrąžintume“ laiką kelyje. Arba atvirkščiai – jei maršrtras yra trumpas ir greitas, galime leisti klientui šiek tiek ilgiau užbaigti pakavimo darbus. Tai yra dinaminis procesas. Viskas priklauso nuo to, ką mes vadiname „paskirstymu“. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad prekės pasiektų pirkėją tada, kai jam to reikia, o ne pirmiau ar vėliau tik tam, kad būtų išlaikytas techninis išvykimo grafikas.

4. Kaip lankstus grafikas veikia su daliniais (grupiniais) siuntiniais (groupage)?

Daliniai siuntiniai yra vienas sudėtingiausių logistikos segmentų. Čia viena sunkvežimio priekaba yra užpildoma kelių skirtingų klientų krovinais. Vienas klientas siunčia į Londoną, kitas į Birmingamą, trečias į Mančesterį. Čia lankstumas yra ne tik pageidautinas, o būtinas.

Kadangi krovinys formuojamas iš kelių šaltinių, retai kada visi klientai yra pasirengę tą pačią minutę. Vienas gali pavėluoti dvi valandas, kitas – gali būti ready anksčiau. Lankstus išvykimo laikas leidžia mums laukti paskutinio krovinio taip, neperžengiant vairuotojo darbo laiko limitų. Be to, grupinio siuntinio atveju svarbu ir išvykimo vieta. Jei turime krovinį Vilniuje ir du Krokuvoje, mes turime suplanuoti maršrutą taip, kad viskas susirinktų optimaliai. Fiksuotas išvykimo laikas (pvz., „antradienį 12:00“) šiuo atveju būtų katastrofiškas, nes vieno kliento vėlavimas reiškė prastovas visiems kitiems. Lankstumas čia užtikrina, kad sunkvežimis pajudėja tik tada, kai jis pilnas ir paruoštas efektyviam maršrutui.

5. Kokią įtaką išvykimo laikui turi vairuotojų darbo laiką apribojimai?

Tai vienas svarbiausių techninių aspektų, apie kurį dažnai pamiršta klientai. Europos Sąjungos reglamentai (ir JK atitinkami įstatymai) griežtai reglamentuoja vairuotojo darbo laiką: 4,5 valandos vairavimo, po to 45 minučių pertrauka, maksimaliai 9 valandos vairavimo per dieną (išskyrus išimtis). Jei išvykimas yra suplanuotas blogai, vairuotojas gali atsidurti situacijoje, kai jam lieka 30 minučių vairavimo iki uosto, o iki uosto liko 100 kilometrų.

Lankstus išvykimo leidžia mums apskaičiuoti maršrutą taip, kad vairuotojas neturėtų skubėti arba pažeisti taisyklių. Pavyzdžiui, jei krovinys surenkamas Lietuvoje, o maršrutas eina per Lenkiją ir Vokietiją iki uosto, mes galime pasiūlyti išvykti vakare (naktį), kad vairuotojas pravažiuotů per didžiuosius miestus (pvz., Varšuvą ar Berlyną) naktį, kai eismas mažesnis, o vairavimo laikas būtų naudingiau panaudotas. Tokiu būdu išvengiame streso ir užtikriname saugumą kelyje.

6. Kas nutinka, jei reikia skubiai pakeisti išvykimo laiką ar atšaukti siuntą?

Tai tikra gyvenimo situacija. Gamykloje gali sugesti įranga, arba pirkėjas Anglijoje gali paprašyti atidėti pristatymą. Lankstaus transporto modelyje mes turime procedūras, kaip elgtis su tokiais atvejais. Pirmiausia, komunikacija. Kuo anksčiau mus informuojate, tuo geriau.

Jei kalbame apie dideles transporto kompanijas, jos turi flotę, kurioje gali būti rezerviniai sunkvežimiai arba galimybė perorientuoti kitą vairuotoją, jei šis dar neprasidėjo kelionės. Jei išvykimas dar neįvyko, mes stengiamės perkeliamą bilietą į kitą laiką be didelių baudų (priklausomai nuo bilieto tipo – „flex“ vs „non-flex“). Čia mūsų ilgalaikė patirtis padeda pasirinkti tinkamiausią keltų operatorių ir bilieto tipą dar prieš pradedant vežti. Jei jums reikia atidėti išvykimą diena ar dvi, mes radžiausiems tai padarysime, pritaikydami kitus užsakymus tame pačiame sunkvežimyje, jei įmanoma.

7. Ar lankstesnis grafikas kainuoja brangiau nei standartinis?

Tai yra dažnas mitas. Klientai manosi, kad lankstumas = premija. Tačiau realybėje dažnai būna priešingai. Lankstumas leidžia mums efektyviau naudoti transporto priemones. Vietoj to, kad siųstume tuščią mašiną ar mašiną, kurioje yra tik viena paletė (kas brangu), mes laukome, kol užpildome didesnę dalį priekabos.

Be to, kai kalbame apie skubos siuntas (express), lankstumas gali iš tiesų padėti sutaupyti. Standartinis skubos pervežimas gali reikalauti specialaus užsakymo ir aukštų kainų. Tačiau jei mes turime lankstų „langą“ mūsų reguliariame maršrute, mes galime įtraukti jūsų skubų krovinį į jį be ekstra papildomų išlaidų, nes tiesiog pritaikome grafiką. Taigi, lankstumas dažniau yra būdas optimizuoti kainą, nei ją padidinti.

8. Kaip „Breksitas“ ir muitinės procedūros veikia išvykimo planavimą?

Po 2021 m. sausio 1 d. kiekviena siunta į Angliją turi turėti teisingai pateiktus eksporto dokumentus (EXS deklaracija) Lietuvoje ir importo dokumentus Anglijoje. Jei dokumentai yra neteisingi ar trūksta, krovinys gali būti sulaikytas.

Lankstumas čia yra gyvybiškai svarbus dėl dviejų priežasčių. Pirma, jei muitinės brokeris Lietuvoje vėluoja su deklaracija, lankstus išvykimo laikas leidžia laukti, neprarasiant keltų bilieto. Antra, Anglijoje „inland clearance“ (vidinė muitinės apdorojimas) reikalauja, kad siunta būtų pristatyta tam tikru laiku, kad ją galėtų „išleisti“ muitinės sistema prieš atvykstant fiziniam vairuotojui.

Jeigu išvykimas yra griežtai fiksuotas, o dokumentai neatitinka, vairuotojas gali atvykti į uostą ir būti nukreiptas atgal arba priverstas laukti dieną. Lankstus planavimas leidžia mums koordinuoti dokumentų parengimą su fizinio išvykimo laiku, užtikrindamas, kad kai vairuotojas pasiekia sieną ar uostą, viskas jau yra „sistemoje“. Tai žymiai sumažina nesklandumų riziką.

9. Kaip vyksta komunikacija su klientu, kai išvykimo laikas keičiasi?

Skaidri komunikacija yra mūsų verslo širdis. Niekada nepaliekame kliento tamsoje. Jei dėl kokių nors priežasčių (pavyzdžiui, techninės būklės, blogo oro ar kito kliento vėlavimo) mes nusprendžiame pasikeisti išvykimo laiką, klientas sužino apie tai iš karto.

Mes naudojame modernias sistemas, kurios leidžia klientui matyti realaus laiko statusą (Tracking). Taip pat, asmeninis kontaktas yra nepakeičiamas. Mūsų vadybininkai arba dispečeriai susisieks su jumis telefonu ar el. paštu, kad praneštų apie planuojamą išvykimą. Jei išvykimas atidėjamas, mes visada nurodome naują laiką ir priežastį. Tai leidžia klientui Anglijoje taip pat susitvarkyti su savo pirkėjais – jei jie žino, kad siunta atvyks šiek tiek vėliau, jie gali planuoti savo sandėlio darbus. Nėra nieko blogesnio, nei laukti siuntos, kuri neateina ir nėra jokios informacijos.

10. Kokius duomenis reikia pateikti, kad būtų galima sudaryti lankstų išvykimo grafiką?

Kad mes galėtume pasiūlyti geriausią ir lankstiausią sprendimą, mums reikia kuo tiksliau informacijos. Pirmiausia, tai krovinio charakteristika: svoris, matmenys (kad galėtume įvertinti, ar telpa į standartinę 33 euro paletę ar reikalinga speciali priekaba), rūšis (ar tai standartinės prekės, ar temperatūros režimui reikalingas šaldytuvas).

Antra, adreso duomenys – tikslus atsiėmimo vieta Lietuvoje (ir ar yra kranas, forklifteris) ir iškrovimo vieta Anglijoje. Trečia, ir labai svarbu, – dokumentų parengimo būklė. Jei mūsų brokeris rengia dokumentus, mums reikia prekių sąrašo (packing list) ir komercinės sąskaitos (invoice) iš karto.

Kai turime šiuos duomenis, mes galime pradėti planuoti. Mes sakysime jums: „Turime maršrutą, kuris vyksta šią savaitę, galime jūsų siuntą įtraukti, jei ji bus paruošta iki antradienio vakaro“. Tokiu būgu, jūs gaunate lankstų laiką, o mes – užtikrintą vietą sunkvežimyje. Kuo ankščiau kreipiatės, tuo didesnė tikimybė, kad pavyks suderinti idealų laiką.

Išvada

Apibendrinant, lankstus transportas į Angliją ir išvykimo laikų valdymas nėra paprastas patogumo dalykas. Tai strateginis sprendimas, kuris leidžia verslui būti konkurencingam ir patikimam. Per dvidešimt metų šioje srityje mačiau daugybę situacijų, kai griežtas ir nelankstus planavimas vedė į prastovas uostuose, baudas už vairuotojų viršvalandžius ar nenuostolius dėl vėluojančių žaliavų gamyboje.

Pasirinkdamas lankstų pervežimą, klientas pasirenka ramybę. Jis gauna partnerį, kuris ne tiesiog vairuoja krovinius iš taško A į tašką B, o kuris sugeba spręsti problemas dar prieš jų atsiradimą. Mūsų tikslas – užtikrinti, kad prekės pajudėtų tada, kai tai yra efektyviausia visai sistemai, ir atvyktų tada, kai to reikia gavėjui.

Anglijos rinka yra viena svarbiausių Lietuvos verslui, todėl logistika turi būti lygus ratas – sklandži ir be trūkčių. Lankstumo įvedimas į jūsų pervežimo strategiją leis jums ne tik išvengti streso, bet ir daugiau dėmesio skirti savo verslo plėtrai, o ne krovinių sekimui žemėlapyje. Tikėkimės, kad šis straipsnis padėjo suprasti, kaip mes galime dirbti kartą efektyviau.