Kelionių organizavimas į Angliją: atvykimas ir išvykimas laiku

Įvadas

Per daugiau nei dvi dešimtis metų, praleistų tarptautinių pervežimų versle, mačiau, kaip pasikeitė logistika, o kartu ir klientų lūkesčiai. Anksčiau, prieš įstojant į Europos Sąjungą ir prieš „Brexitą“, kelionė į Angliją dažnai buvo traktuojama kaip paprasta kelių dienų išvyka, kurioje vienintelė kliūtis buvo Lamanšo sąsiauris. Šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Anglija (arba, tiksliau sakant, Didžioji Britanija) tapo trečiąja šalimi, o tai reiškia muitinės procedūras, papildomus dokumentus ir, žinoma, didesnį laiko sąnaudų riziką.

Klientai, kurie kreipiasi į mūsų kompaniją, dažnai klausia to paties: „Ar spėsime atvykti laiku?“ arba „Kodėl vairuotojas turi išvykti anksčiau, jei kelionė trunka tik 24 valandas?“. Atsakymas slypi ne nuotolyje, o detaliame planavime, profesionaliame vadybe ir gebėjime numatyti neplanuotas situacijas. Šiame straipsnyje, remdamasis savo ilgamečia patirtimi, noriu padalinti su jumis žiniomis apie tai, kaip tiksliai suorganizuoti pervežimus į Angliją, kad atvykimas ir išvykimas vyktų laiku, o jūsų verslas nepatirtų nuostolių dėl vėlavimų.

Raktas į sėkmę yra ne greitis, o prognozavimas. Anglija yra specifinis rinka dėl savo geografinės padėties ir administracinių reikalavimų. Čia negalima važiuoti „pagal pajautą“, reikia aiškaus strateginio plano. Mes pasistengsime išnagrinėti visus svarbiausius aspektus – nuo dokumentų tvarkymo iki vairuotojo darbo laiko apribojimų, kurie tiesiogiai įtakoja pristatymo terminus.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Kodėl rekomenduojama išvykti į Angliją 1–2 dienas anksčiau, nei numatytas pristatymo laikas?

Tai vienas dažniausiai kylančių nesupratimų. Klientas, matydamas žemėlapyje, kad nuo Lenkijos ar Lietuvos iki Anglijos yra apie 1500–2000 km, skaičiuoja, kad vairuotojas įveiks šį atstumą per 24 valandas. Tačiau tarptautiniai pervežimai neveikia pagal F1 lenktynių taisykles. Pirmiausia, yra griežti vairuotojų darbo ir poilsio laiko apribojimai (EOV taisyklės). Vairuotojas privalo daryti 45 minučių pertraukas po 4,5 valandų vairavimo ir 11 valandų poilsio po 9 valandų vairavimo.

Be to, keliaujant į Angliją, turi numatyti laiko rezervą kelti per Lamanšo sąsiaurį. Nors paties plaukiojimo trukmė yra 1,5–2 valandos, tačiau reikia atvykti į uostą (Kalė arba Dunkerkas) mažiausiai 1,5–2 valandos iki išvykimo, kad spėtų užregistruoti krovinių patikros procedūras. Jei įvyks staigus eismo įvykis ar užstrigs muitinėje, šis laiko rezervas leis išvengti skubos ir saugiai užtikrinti, kad vairuotojas bus pasiruošęs pristatyti krovinių ryte, kai sandėlis atsidaro. Laiko rezervas yra draudimas nuo neprognozuojamų rizikų.

2. Koks „Brexito“ poveikis atvykimo laikui ir kodėl muitinės procedūros užtrunka ilgiau?

Iki 2021 m. sausio 1 d. Didžioji Britanija buvo ES vidinė rinka, todėl prekių judėjimas beveik nebuvo ribojamas. Po „Brexito“ Anglija tapo trečiąja šalimi, o tai reiškia, kad kiekviena siunta turi būti deklaravama muitinėje. Tai nebe paprasta forma, kurią užpildo vairuotojas – tai sudėtingi elektroniniai deklaravimai (Entry Summary Declaration – ENS ir Export Declaration).

Šios procedūros vyksta tiek išvykstant, tiek atvykstant. Jei dokumentuose yra klaida arba trūksta vieno priedo, krovinys gali būti sulaikytas muitinėje. Mūsų patirtis rodo, kad net ir 100 proc. teisingai parengti dokumentai kartais gali būti patikrinti rankiniu būdu, kas užtrunka nuo 1 iki 4 valandų. Todėl, planuodami atvykimo laiką, mes visada įtraukiame papildomą laiką „galinėms muitinėms“. Be to, dabar reikia atsižvelgti į fizinę sieną – vairuotojas turi išlipti iš sunkvežimio, pateikti dokumentus muitininkui, o kartais ir atidaryti priekabą patikrai. Tai visiškai pakeitė laiko sąnaudas pristatymo taške.

3. Ką pasirinkti: keltą arba Eurotunelį, norint užtikrinti punktualų atvykimą?

Abu variantai turi savo privalumų ir trūkumų, tačiau kalbant apie laiko tikslumą, Eurotunelis (Eurotunnel) dažnai yra patikimesnis. Keltų laikas gali skirtis priklausomai nuo oro sąlygų – audros arba rūkas gali atidėlioti išvykimą arba užkirsti kelią plaukimui. Eurotunelis veikia po vandeniu ir oro sąlygos joj neįtakoja, tačiau ten taip pat gali būti eilių, ypač švenčių arba streikų metu.

Keltai (pvz., DFDS, P&O) dažnai siūlo daugiau išvykimų variantų, todėl jei vairuotojas vėluoja, lengviau pakeisti bilietą į vėlesnį reisą be didelių baudų. Tačiau keltas užtrunka ilgiau (apie 1,5–2 val. plaukiojimas + įlaipinimas/išlaipinimas), tuo tarpu tuneliu pervežimas trunka tik 35 minutes. Jei klientui svarbiausia yra kiekviena minute, mes dažniau rekomenduojame tunelį, tačiau visada turime atsarginį planą, jei dėl techninių priežasčių tunelio veikla būtų sustabdyta. Pasirinkimas priklauso nuo to, ar krovinys yra skubus, ar mes galime sau leisti šiek tiek laiko rezervo.

4. Kaip vairuotojų darbo laikas įtakoja pristatymo laiką Anglijoje?

Tai vienas svarbiausių, bet dažnai ignoruojamų faktorių. Anglijoje taikomi tą patys vairuotojų darbo laiko apribojimai kaip ir visoje Europoje, tačiau čia yra specifinis dalykas – vairuotojų poilsio laikas. Jei vairuotojas atvyksta į Angliją ir turi pristatyti krovinių į šiaurę (pvz., į Mančesterį ar Edinburgą), o jo vairavimo laikas artėja prie pabaigos, jis negali tiesiog „nuspėti“ ir važiuoti toliau. Jis privalo sustoti ir ilsėtis 45 minutes arba 9 valandas (jei baigėsi dienos norma).

Daugelis klientų nesupranta, kodėl vairuotojas negali pristatyti krovinių 17:00 val., jei atvyko prie sandėlio 16:45 val. Jei 16:00 val. pasibaigė leidžiamas vairavimo laikas, vairuotojas privalo sustoti. Tai ne tinginys, tai griežtas įstatymas, už kurio pažeidimą gresia didžiulės baudos. Todėl, planuodami maršrutą, mes skaičiuojame ne tik fizinius atstumus, bet ir vairuotojo „tachografo“ laiką. Kartais tai reiškia, kad reikia išvykti diena anksčiau, kad vairuotojas būtų atsinaujinęs ir galėtų pristatyti krovinių ryte, kai sandėlis pradeda dirbti.

5. Kokios yra dažniausios eismo problemos Anglijoje, kurios gali vėlavimą?

Anglijos kelių tinklas yra vienas seniausių Europoje ir, nors jis gerai prižiūrimas, intensyvus eismas sukuria didelę riziką. M25 kelias (aplink Londoną) yra garsus savo spūstimis, kurios gali trukti valandomis, ypač ryte ir vakare. Taip pat Dartfordo tiltas (per Temzę) dažnai turi eismo apribojimų arba mokamus punktuose susidarančių eilių.

Be to, Anglijoje dažnai vyksta kelių remonto darbai, kurie vykdomi naktį, o dieną keliai yra siaurinami. Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad Anglijoje vairuojama kairėje pusėje, kas užsienio vairuotojams gali sukelti papildomo streso ir lėtesnio važiavimo sankryžose, ypač pirmosiomis dienomis. Mes stengiamės planuoti maršrutus taip, kad išvengtume Londono centro, jei tik įmanoma, ir naudotis apžvalgomis, kurios realiu laiku atnaujinamos, kad galėtume nukreipti vairuotoją alternatyviu keliu, jei pagrindiniame kelyje įvyko avarija.

6. Kaip teisingai parengti dokumentus, kad išvengtume vėlavimų muitinėje?

Dokumentų kokybė – tai 50 proc. sėkmės. Anglijoje muitinės pareigūnai yra labai išrankūs. Pagrindiniai dokumentai yra prekių sandėliavimo lapas (CMR), komercinė invoice (Commercial Invoice) ir pakavimo sąrašas (Packing List). Juose turi būti nurodytos tikslios prekės, jų svoriai, HS kodai (tarifų kodai) ir prekių kilmės šalys.

Dažnai vėlavimai įvyksta dėl to, kad CMR ir invoice duomenys nesutampa. Pavyzdžiui, CMR parašyta „automobilių dalys“, o invoice – „techninė įranga“. Tai sukelia įtarimų ir reikalauja papildomos patikros. Taip pat būtina, kad būtų pateikti teisingi ENS numeriai. Mūsų patirtis rodo, kad gerai iš anksto parengti dokumentai ir jų išsiuntimas brokeriui prieš išvykimą leidžia „išvalyti“ siuntą dar iki to, kol vairuotojas atvyksta į uostą. Tai leidžia naudotis „Green Lane“ (žalia juosta) ir pravažiuoti be sustojimų, kas taupo kelias valandas.

7. Kas nutinka, jei vairuotojas atvyksta į paskirties vietą, o sandėlis uždarytas?

Tai labai dažna situacija, ypač jei planavimas buvo neidealus arba įvyko eismo vėlavimai. Anglijoje dauguma sandėlių dirba pagal griežtą grafiką, dažnai tik nuo 8:00 iki 16:00 valandos. Jei vairuotojas atvyksta 16:30 val., jis gali būti nepriimtas.

Tokiu atveju vairuotojas turi rasti vietą stovėjimui (laukimo aikštelę) ir laukti kito ryto. Tačiau stovėjimas Anglijoje yra brangus. Mūsų užduotis – užtikrinti, kad vairuotojas turėtų aiškius nurodymus, kur jis gali laukti saugiai ir legaliai. Mes visada stengiamės suderinti pristatymo laiką (angliškai vadinamą „slot“) iš anksto. Jei klientas turi galimybę priimti krovinių vėliau, mes derinamąs laiką. Jei ne – reikia planuoti išvykimą taip, kad vairuotojas atvyktų bent 1 valandą prieš sandėlio uždarymą. Neteisingas laiko planavimas čia kainuoja ne tik laiką, bet ir pinigus už vairuotojo laukimą.

8. Kaip oras Anglijoje veikia transporto eismą?

Anglija yra sala, kurioje klimatas yra labai nestabilus. Nors stiprūs sniego potvyniai čia pasitaiko rečiau nei Lietuvoje, tačiau rūkas, stiprus vėjas ir lietus yra didelis veiksnys. Rūkas gali sustabdyti keltų judėjimą (kaip minėjau anksčiau) arba apriboti greitį autostradose.

Taip pat reikia atsižvelgti į tai, kad vėjas gali būti pavojingas aukštam kroviniui (pvz., su plėvele dengtoms siuntoms arba lengviems kroviniams). Jei orų prognozės praneša apie stiprų vėją, vairuotojui gali tekti važiuoti lėčiau saugumo sumetimais. Mes stebime orų prognozes ne tik Lietuvoje ir Lenkijoje, bet ir vietoje Anglijoje, jei krovinys tenkelia toliau į šalies gilumą. Prognozuojant blogą orą, mes rekomenduojame išvykti dar anksčiau, kad kompensuotume galimą važiavimo greičio sumažėjimą.

9. Kaip realaus laiko sekimo sistemos padeda užtikrinti laiku atvykimą?

Anksčiau, prieš 20 metų, klientas turėjo tik laukti skambučio iš vairuotojo. Šiandien mes naudojame advanced GPS sekimo sistemas, kurios rodo ne tik automobilio vietą, bet ir jo greitį, kuro lygį net ir vairuotojo darbo laiką.

Tai leidžia mums operatyviai reaguoti. Jei matome, kad vairuotojas stovi spūstyje prie Doverio jau 3 valandas, mes iš karto informuojame klientą, kad pristatymas gali pavėluoti, ir jei įmanoma, pakeičiamą laiką (slot’ą). Tai sukuria „skaidrumą“. Klientas mato, kas vyksta, ir gali planuoti savo darbą. Be to, šios sistemos padeda mums geriau planuoti būsimas išvykimas – jei žinome, kad vairuotojas grįš į kontinentą vėlai, jau iš anksto galime užsakyti vėlesnį keltą, kad jis nereikėtų brangiai laukti uoste.

10. Kokios yra pagrindinės taisyklės, kad išvykimas iš Anglijos taip pat būtų laiku?

Organizuojant išvykimą, svarbiausia yra krovinio paruošimas (prikrovimas) sandėlyje. Dažnai vairuotojas atvyksta į sandėlį laiku, bet sandėlio darbuotojai nespėja pakrauti. Anglijoje yra griežtos taisyklės dėl „krovimo laiko“. Jei sandėlis numato 2 valandų krovimą, o jis trunka 5, vairuotojas praranda laiką, kuris gali būti kritinis, kad spėtų į keltą.

Taip pat būtina laiku gauti išvežimo dokumentus (Exodus documents). Be teisingų išvežimo deklaracijų, vairuotojas neišvažiuos iš Anglijos (neišlips iš „Red Lane“). Mes visada primygtinai rekomenduojame klientams paruošti krovinių ir visus dokumentus bent dieną prieš numatomą vairuotojo atvykimą. Idealiu atveju, kai vairuotojas atvažiuoja, krovinys jau turi būti surinktas ir paruoštas krovimui, o dokumentai – perduoti brokeriui. Tada išvykimas laiku yra beveik garantuotas.

Išvada

Kelionių organizavimas į Angliją ir iš jos – tai ne fizinio atstumo įveikimas, o sudėtingas procesas, reikalaujantis žinių, patirties ir smulkmenų dėmesio. Per 20 metų šioje srityje išmokau vieno: nėra nieko pastovesnio nei logistika, todėl sėkmė lemia tikslus planavimas ir gebėjimas adapatuotis.

Kad atvykimas ir išvykimas vyktų laiku, būtina derinti tris pagrindinius elementus: vairuotojo darbo laiką, muitinės procedūras ir kliento sandėlio galimybes. Negalima tikėtis stebuklo, jei dokumentai parengti paskutinę minutę arba jei nėra numatytas laiko rezervas neplanuotoms situacijoms. Mūsų tikslas kaip ekspertų – ne tik nuvežti krovinių iš taško A į tašką B, bet ir užtikrinti, kad šis procesas būtų sklandus, numatomas ir be streso klientui.

Profesionali tarptautinė pervežimų kompanija visada veikia viena žingsniu priekyje. Mes žinome, kur gali kilti problemos, ir darome viską, kad jų išvengtume dar prieš jos pasirodydamos horizonte. Tikiuosi, kad šis straipsnis padėjo jums suprasti, kas slypi už „laiku atvykimo“ frazės, ir kodėl svarbu pasikliauti patyrusiais specialistais, kai kalbame apie logistiką su Anglija.