Kada Geriausia Rezervuoti Vietas Iš Angljos Prieš Šventes? Eksperto Vadas

Per daugiau kaip dvidešimt metų praleistų tarptautinės logistikos srityje, mažai ką gali mane nustebinti, tačiau kasmet pasikartojantis phenomenonas visada sukelia tą patį šaltį nugaroje. Tai – paskutinės minutės skambučiai iš klientų, kuriems staiga tapo aišku, kad jų prekės turi pasiekti Lietuvą iki Kalėdų, Velykų ar kitų didelių švenčių. Balsas skamba desperatiškai, o laikas – kaip smėlias pro pirštus. Logistika – tai ne burtai, tai precizinis mechanizmas, kuriam reikalingas laikas, tad klausimas „kada geriausia rezervuoti vietas iš Angljos“ nėra tik apie dienas kalendoriuje, tai apie strategiją, supratimą ir, tiesa sakant, apie nervų taupymą.

Šiame straipsnyje nepasakysiu paprastai „kuo anksčiau, tuo geriau“. Kaip žmogus, kuris maždaug tiek pat, kiek ir Lietuva laisvėje, gyvena šioje srityje, paaiškinsiu jums, kodėl taip yra, kaip veikia rinka ir kokie yra tiksūi terminai, kad jūsų verslas nestotų dėl to, kad prekės įstrigo Anglijos uoste ar Kento tunelyje.

Anglija (JK) nuo „Brexit“ yra tapusi dar sudėtingesne rinka. Anksčiau tai buvo paprasta: pakrovėm, važiavom, iškrovėm. Dabar – cunamis dokumentų, muitinės procedūrų ir vis gausesnio poreikio kvalifikuotiems vairuotojams. Šventiniai periodai sukuria taip vadinamą „tūrio kalną“, kai visi nori vežti vienu metu, o transporto pajėgumų (tiek keltų, tiek sunkvežimių) lieka tiek pat, ar net mažiau, nes ir vairuotojai nori švęsti su šeimomis.

Tad, kada tikrai reikia skambinti brokeriui ar transporto kompanijai? Jei norite, kad viskas vyktų sklandžiai ir be „išsigelbėjimo“ priemonių, atsakymas yra sisteminis. Pažiūrėkime į tai iš arčiau.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

Šioje skiltyje suformulavau dešimt labiausiai aktualių klausimų, kuriuos man dažniausiai užduoda verslo atstovai, ir pateikiau atsakymus, paremtus ilgamečia patirtimi. Tai padės jums suformuoti aiškų veiksmų planą.

1. Kokia yra ideali data rezervacijai prieš didžiąsias šventes (Kalėdos, Naujieji Metai)?

Ideali data nėra viena diena, tai yra laikotarpis. Kalbant apie Kalėdas ir Naujuosius Metus, auksinis standartas yra spalio pradžia ir vidurys. Žinau, skamba kaip per anksti, kai dar lauke saulėta, tačiau logistikoje laikas eiga kitokia. Spalio mėnesį jau pradedamas formuoti gruodžio pabaigos grafikas.

Ką tai reiškia praktiškai? Jei užsakote vietą spalio viduryje, turite didžiausią tikimybę gauti tikslų pristatymo laiką, kurį norite. Lapkričio pradžioje vietos jau pradeda sparčiai užsipildyti, o lapkričio pabaigoje – gruodžio pradžioje dažnai belieka „paskutiniųjų vietų“ variantų, kurios dažnai kainuoja brangiau arba reikalauja lankstumo dėl pristatymo datos (pvz., gali tekti laukti iki sausio pradžios). Velykoms šį grafiką reikėtų perkelti į vasario vidurį–pabaigą.

2. Kodėl taip svarbu rezervuoti vietą anksčiau, jei man tiesiog reikia pervežti 1 paltę (krovininė mašina)?

Net jei pervežate tik vieną krovininę mašinos vietą (FTL – Full Truck Load), jūs kovote su tais pačiais išteklių apribojimais kaip ir didieji importuotojai. Prieš šventes visi – nuo didžiųjų prekybos centrų iki mažųjų įmonių – nori parvežti prekes sandėliuoti prieš šventinį pardavimų bumą.

Anglijoje yra fizinis trūkumas vairuotojų, o tai yra chroninė problema. Kai paklausa staiga išauga (kas nutinka prieš kiekvienas šventes), pasiūla (mašinos su vairuotojais) negali išaugti taip pat greitai. Be to, keltų operatoriai (P&O, DFDS, Irish Ferries ir kt.) taip pat riboja vietų skaičių. Rezervuodami anksčiau, jūs užtikrinate ne tik mašiną, bet ir bilietą į keltą ar perėjimą per Eurotunelį, kuris taip pat gali būti išparduotas savačių į priekį.

3. Ar „Brexit“ įtakojo rezervacijų laiką? Taip, ir kaip?

Žinoma. Prieš „Brexit“ tranzitas iš Anglijos į kontinentinę Europą buvo beveik toks pat kaip važiavimas į Lenkiją – nereikėjo sustoti prie muitinės. Dabar kiekvienas krovinys turi turėti teisingai pateiktą išankstinę muitinės deklaraciją (sąskaitos-faktūros pateikimas, EORI numeriai, prekių kodai ir t.t.).

Prieš šventes muitinės ir tarpininkai taip pat apkraunami. Jei pateikiate dokumentus paskutinę minute neturėdami klaidų, tikimybė, kad krovinys bus sulaikytas Doverio ar Folkestone’e dėl dokumentų neatitikimo, išauga staiga. Rezervuodami transportą anksčiau, taip pat turite laiko suderinti dokumentus su savo muitinės tarpininku. Mano patirtis rodo, kad geriausi klientai tiek dokumentus paruošia 3–4 dienas iki mašinos atvykimo į sandėlį Anglijoje, o tai įmanoma tik tada, kai transportas jau užrezvuotas.

4. Kas vyksta su grupiniais kroviniais (partijos) prieš šventes?

Grupiniai kroviniai (LTL – Less than Truck Load) yra dar sudėtingesni. Čia mes surinkime kelis klientų siuntas į vieną mašiną. Prieš šventes visi klientai nori siųsti daugiau, tačiau mašinos talpa neauga. Tai sukuria „butelio kaklelio“ efektą.

Jei planuojate siųsti partiją, rezervaciją reikia atlikti dar anksčiau nei pilnai mašinai – maždaug 4–5 savaites iki pageidaujamo išvežimo. Kodėl? Nes logistikos kompanijoms reikia laiko surinkti „puzzlą“. Jei atvykstate paskutinę minutę, gali nutikti situacija, kad jūsų siunta laukia savaitę sandėlyje, kol surinksime kitą siuntą į tą pačią kryptį, arba teks mokėti už pilną vietą, nors vežate tik pusę mašinos.

5. Ar galima pasikliauti „paskutinės minutės“ pasiūlymais?

Galima, bet tai lošimas. Mano karjeroje mačiau daugybę situacijų, kai klientai laukia, kol sumažės kaina, o galiausiai gauna situaciją, kada reikia skubiai vežti.

Paskutinės minutės vietos (angliškai vadinamos „spot“ rinka) prieš šventes tampa ne pigesnės, o gerokai brangesnės. Kai nėra vietų reguliariuose grafikuose, tenka ieškoti vairuotojų, kurie turi grįžti tuščiomis arba nukrypti nuo maršruto. Tokios paslaugos kaina gali viršyti standartinę 30–50 %. Be to, su tokiais skubiais užsakymais dažnai būna, kad vairuotojas negali laukti pakrovimo jei jūs vėluojate 10 minučių, nes jis turi skubėti į keltą. Tai sukuria papildomą stresą.

6. Kaip šventinės eilės įtakoja kainas?

Tai yra paprastas pasiūlos ir paklausos dėsnis. Prieš šventes paklausa išauga 200–300 %, o pasiūla (mašinos) lieka ta pati. Be to, Anglijoje šventinį laikotarpį (pvz., nuo gruodžio 20 iki sausio 3 d.) daugelis vairuotojų ir logistikos įmonių išleidžia atostogų.

Transporto kompanijos, kurios dirba šiuo laikotarpiu, taiko „šventinius priedus“. Tai ne visada yra alkis, tai kompensacija už tai, kad vairuotojas praleidžia šventes toli nuo namų, o įmonė turi mokėti didesnes pajamas, kad įtikintų vairuotoją važiuoti, o ne švęsti. Kainos augs nuo lapkričio vidurio ir pasieks viršūnę prieš pat šventes.

7. Ar yra skirtumai tarp prekių tipų (pvz., maisto produktai vs. industrija)?

Taip, ir šis skirtumas gali būti lemiamas. Maisto produktai (pvz.,Kalėdinės dovanos, alkoholis, saldumynai) turi griežtus galiojimo laikus ir sezoniškumą. Jūs negalite pristatyti Kalėdinių pyragaičių sausio 15 d. Todėl šių prekių pervežimo grafikai yra labai užstringantys. Jei vėluosite su maisto produktais, gali tekti mokėti už labai brangų skubų pervežimą arba, kas blogiau, prekės pasenks.

Standartinės industrinės prekės gali laukti sandėlyje ilgiau, tačiau ir čia yra rizika. Prieš šventes sandėliai Lietuvoje taip pat dirba ribotu režimu – jie gali būti uždaryti ar dirbti trumpesnias dienas. Jei krovinys atvyks gruodžio 31 d. vakare, niekas jo neiškraus. Tai reiškia papildomą dieną (ar tris) laukimo mašinoje, kas kainuoja pinigus.

8. Ką daryti, jei mano prekės Anglijoje dar nėra (prekės tiekėjas jas dar pagamins)?

Tai labai dažna scena. Klientas sako: „Prekės bus paruoštos tik gruodžio 5 d.“, bet nori jas turėti Lietuvoje iki gruodžio 20 d. Atrodo, kad 15 dienų yra pakankamai, tačiau netenkate to „rezervacijos lango“.

Mano patarimas: rezervuokite vietą pagal numatomą paruošimo datą, bet užsakykite mašiną su „langų“ (flexibility) galimybe. Geriausia yra susitarti dėl fiksuotos savaitės (pvz., „išvežimas turi įvykti gruodžio 6–10 d.“). Taip jūs užfiksuojate vietą grafike. Jei laukiate, kol prekės bus 100 % baigtos, o tik tada skambinate dėl mašinos, rizikuojate likti be transportos, nes to savaitės grafikas jau bus pilnas. Naudokite prognozes, o ne faktus.

9. Kaip kelionių trukmė keičiasi šventiniu laikotarpiu?

Normaliomis sąlygomis tranzitas iš Anglijos centro (pvz., Birmingham ar Northampton) iki Lietuvos trunka apie 3–4 dienas. Prieš šventes šis laikas gali išsiplėsti iki 5–7 dienų.

Kodėl? Dėl spūsčių. Didžiosios Britanijos keliai, ypač link uostų (Dover, Harwich, Felixstowe) ir prie Eurotunelio (Folkestone), tampa labai užstrigę. Be to, prieš pat šventes Anglijoje dažnai streikuja muitinės pareigūnai ar keltų darbuotojai, reikalaujantys didesnių atlyginimų prieš šventes. Tai sukuria neprognozuojamas uždelstis. Planuodami, visada pridėkite 2–3 dienas atsargos laiko prie standartinio termino.

10. Kokius dokumentus reikia paruošti iš anksto, kad nebūtų delay’ų?

Nors tai techninis klausimas, jis tiesiogiai susijęs su rezervacijos laiku. Jei reserved vietą, bet dokumentai blogi – vietos neteks.

Būtinai turite paruošti: 1. Komercinę sąskaitą (Commercial Invoice) – su tiksliais prekių svoriais (bruto ir neto), prekių kodais (HS kodais), kainais ir siuntėjo/gavėjo duomenimis. 2. Pakavimo sąrašą (Packing List). 3. EORI numerį – patikrinkite, ar jis galioja (nebegaliojantis EORI yra dažna klaida). 4. Jei prekės yra su ypatingomis nuostatomis (pvz., chemija, maistas), reikia atitinkamų sertifikatų ar leidimų.

Šiuos dokumentus reikia pateikti logistikos partneriui ne vėliau kaip 48 valandomis prieš mašinos atvykimą į sandėlį Anglijoje. Jei tai atliksite paskutinę minutę, muitinės deklaracija nebus įvykdyta laiku, ir mašina neišvažiuos.

Išvada

Apibendrinant ilgąją patirtį vienoje sakinį: logistikoje prieš šventes laikas yra brangiausia valiuta. Nors gali atrodyti, kad spalio mėnesį galvoti apie Kalėdas yra per anksti, tačiau profesionaliai šioje srityje tai yra vienintelis būdas užtikrinti, kad jūsų verslas veiks be trikdžių.

Nesiklauskite tų, kurie sako, kad „kažkas visada atsiras“. Taip, atsiras, bet už trigubą kainą ir su rizika, kad prekės atvyks per vėlai. Geriausias laikas rezervuoti vietas iš Angljos prieš šventes yra tada, kai jums dar atrodo, kad yra daug laiko. Užsakykite transportą 3–4 savaites (ar net mėnesį) iki planuojamo išvežimo, sutvarkykite dokumentus iš anksto, ir jūs galėsite ramiai žiūrėti, kaip artėja šventės, tikėdamiesi, kad jūsų klientai gaus savo prekes laiku. Logistika – tai ne burtai, tai planavimas, o planas turi būti sudarytas šiandien, o ne rytoj.