Išvykimai į Anglją su lanksčiu grafiku: Efektyvus logistikos planavimas verslui

Dirbant tarptautinių pervežimų srityje daugiau kaip dvidešimt metų, sužinojai vieną pagrindinę tiesą: laikas – tai pinigai, tačiau lankstumas yra tas turtas, kuris išgelbėja nervus ir užtikrina ilgaamžiškumą. Ypač kalbant apie maršrutus į Jungtinę Karalystę. Po „Brexit“ viskas pasikeitė – anksčiau galėjome tiesiog užlipti į sunkvežimį ir važiuoti, o dabar reikia itin kruopščiai planuoti kiekvieną kilometrą. Daugelis klientų, kreipiančiųsi į mus pagalbos, vis dar ieško standartinių sprendimų, tačiau šiuolaikinė rinka reikalauja individualaus požiūrio. Šiame straipsnyje pasidalinsiu savo patirtimi ir paaiškinsiu, kaip suorganizuoti išvykimus į Anglą su lanksčiu grafiku, kad jūsų verslas veiktų be stabdžių, o opos nekaštų pralaimėto.

Įvadas

Logistika nėra tiesius prekių perkėlimas iš taško A į tašką B. Tai sudėtingas mechanizmas, kuriame viena sugedusio pavaros detalė gali sustabdyti visą procesą. Per pastaruosius du dešimtmečius mačiau, kaip keitėsi prekybos keliai, kaip atsirado nauji muitinės reikalavimai ir kaip technologijos pakeitė vairuotojų darbą. Tačiau vienas dalykas išlieka pastovus – klientų poreikis greitai ir pigiai gauti savo prekes.

Kai kalbame apie išvykimus į Angliją (arba Jungtinę Karalystę), „lankstus grafikas“ nėra tiesiog galimybė važiuoti tada, kai nori. Tai strateginė pasirinkimo galimybė, leidžianti išvengti didžiulių eismo užstojimų, perkelti pervežimus į mažiau apkrautas dienas ar pritaikyti krovos laiką prie kliento gamybos ciklų. Po to, kai UK paliko Europos Sąjungą, sienos kontrolė tapo kasdieniška realybe. Tai reiškia, kad griežtas grafikas, kuris anksčiau veikė idealiai, dabar gali tapti pavojingu sprendimu. Vienas užstrigęs sunkvežimis priešais Doverį gali sujaukti visą savaitės planą.

Šiame straipsnyje mes ne tik aptarsime, kas yra lankstus grafikas, bet ir atsakysime į labiausiai išsiskiriančius klausimus, kuriuos keliauja verslo atstovai, planuodami eksportą į JK ar importą iš jos. Mes kalbėsime apie dokumentus, keltų ir tunelio pasirinkimą, vairuotojų poilsio režimus ir, svarbiausia, kaip tai visą sudėti į vieną veikiantį sistemą, kuri duoda maksimalų efektą minimaliomis pastangomis.

Esu matęs daug situacijų, kai neprognozuojamos aplinkybės – nuo blogo oro iki muitinėjų streikų – sujaukdavo geriausius planus. Mano užduotis čia – padėti jums suprasti, kaip sukonstruoti savo logistikos modelį taip, kad jis būtų atsparus šiems iššūkiams. Lankstumas – tai ne chaosas, tai protingas atsargumo planas.

DUK (Dažnai užduodami klausimai)

1. Kas tiksliai reiškia „lankstus grafikas“ vykstant į Angliją, ir kodėl jis svarbesnis nei kada nors?

Lankstus grafikas tarptautiniuose pervežimuose į Angliją reiškia galimybę adaptuoti išvykimo ar atvykimo laikus pagal esamas sąlygas, o ne laikytis griežtai fiksuoto tvarkaraščio, neatsižvelgiant į kontekstą. Anksčiau, kai muitinės buvo formalumas, galėjome nustatyti, kad vairuotojas išvyksta antradienį vakare ir atvyksta trečiadienį ryte. Dabar situacija kitokia.

Lankstumas yra svarbus dėl kelių priežasčių. Pirma, eismo intensyvumas prie uostų (Doveris, Folkestoneas) gali būti neprognozuojamas. Jei turite griežtą terminą, viena avarija autostradoje gali sukelti vėlavimą, dėl kurio praleisite užsakytą kelto laiką. Su lanksčiu grafiku mes galime planuoti išvykimą su laiko atsarga arba netgi keisti išvykimo dieną, jei orai ar eismo sąlygos blogėja. Antra, Jungtinės Karalystės muitinės procedūros, ypač susijusios su GVMS (Goods Vehicle Movement Service) sistema, gali užtrukti ilgiau nei įsivaizduojate. Lankstus grafikas leidžia mums pasirinkti tokį keltų ar tunelio laiką, kuris suteikia pakankamai laiko rezervą muitinės formalumams baigti, neiškeliant vairuotojo iš ramesnės darbo rutinos. Tai yra būdas sumažinti stresą ir išvengti baudų už vėlavimus.

2. Kaip „Brexit“ paveikė galimybę planuoti lanksčius išvykimus, ir ką reikia žinoti apie dokumentus?

„Brexit“ buvo didžiausias posūkis mūsų srityje per pastarąjį dešimtmetį. Anksčiau lankstumas reiškė tik logistinį pritaikymą. Dabar jis reiškia ir biurokratinį pasiruošimą. Norėdami turėti lankstų grafiką, turite turėti tvarkingus dokumentus dar prieš išvykstant. Jei dokumentai bus netvarkingi, joks lankstumas nepadės – sunkvežimis tiesiog nebus įleistas.

Svarbiausia yra užtikrinti, kad visi importo ar eksporto deklaracijos būtų pateiktos ir gautos MRN (Movement Reference Number) kodas. Be šio kodo negalima užregistruoti prekių GVMS sistemoje, o be to – negalima važiuoti į keltą. Lankstus grafikas šiuo atveju reiškia, kad mes galime keisti pervežimo datą be didelių rūpesčių, tačiau tai įmanoma tik tada, kai deklaracijos yra paruoštos iš anksto. Mano patirtis rodo, kad dažniausia problemų kyla ne dėl vairuotojo, o dėl to, kad siuntėjas ar gavėjas vėluoja pateikti prekių duomenis. Todėl, norint išnaudoti lankstumo pranašumus, būtina glaudži bendradarbiavimo sąsaja tarp logistikos brokerio, vairuotojo ir kliento, kad dokumentai būtų tvarkomi operatyviai, o ne paskutinę minutę.

3. Kokius maršrutus (keltai arba Eurotunelis) reikėtų pasirinkti, kad išlaikyti grafiko lankstumą?

Pasirinkimas tarp keltų (Doveris-Kalis ar Doveris-Dunkerka) ir Eurotunelio (Folkestone-Koletas) yra vienas iš pagrindinių sprendimų, kuriant lankstų maršrutą. Eurotunelis dažnai laikomas greitesniu variantu, nes perėjimas trunka tik 35 minutes, o keltai – apie 1,5–2 valandas. Tačiau kalbant apie lankstumą, keltai gali siūlyti daugiau laisvės.

Keltų kompanijos dažnai turi daugiau reisų per dieną, o bilietų keitimas arba vėlavimas gali būti lengviau įgyvendinamas be didelių papildomų mokesčių, jei turite specialias sutartis. Be to, keltas suteikia vairuotojui galimybę atsipalaiduoti, pavalgyti ir užmigti (jei reikia) tame pačiame laive, kas yra svarbu ilgesniuose maršrutuose. Eurotunelis veikia tiksliai pagal grafiką – jei vėlatejate 5 minutes, gali praleisti reisą ir laukti valandą iki kito. Taigi, norint maksimalaus lankstumo, dažnai rekomenduoju keltus, ypač jei yra didelė tikimybė, kad išvykimo laikas gali pasikeisti dėl prekių pakrovimo vėlavimo Lietuvoje ar kitose šalyse. Tačiau jei tikslumas yra prioritetas ir prekės skubios, tunelis yra nepakeičiamas.

4. Kaip vairuotojo darbo laiko ir poilsio taisyklės įtakoja lankstų grafiką sudarymą?

Tai vienas sudėtingiausių dalykų, kurį klientai dažnai pamiršta. Vairuotojai turi griežtai reglamentuojamą darbo ir poilsio laiką pagal EU taisykles (net jei ir važiuoja į JK, taisyklės dažnai būna panašios arba taikomos tachografo apribojimai). Lankstus grafikas negali pažeisti šių taisyklių. Jei mes nuspręsime išvykti vėliau, kad palengvintume klientui, turime užtikrinti, kad vairuotojas neviršytų leidžiamų 9 valandų vairavimo (arba 10 valandų du kartus per savaitę) ir turėtų 45 minučių pertrauką.

Planuodami lankstų grafiką, visada atsižvelgiame į vairuotojo „tachtografo“ būklę. Pavyzdžiui, jei vairuotojas artėja prie savaitinio poilsio, negalime jo siųsti į papildomą maršrutą be planavimo. Lankstumas čia reiškia galimybę pasirinkti maršrutą su trumpesniais atstumais arba numatyti ilgesnį poilsį prieš pat plaukimą per kanalą. Patirtis moko, kad pažeidus šias taisykles, baudos yra milžiniškos, o vairuotojas gali būti priverstas sustoti 45 valandas. Todėl tikrasis lankstumas yra balansavimas tarp kliento pageidavimų ir fizinės vairuotojo galimybės saugiai vairuoti.

5. Ar lankstesnis grafikas reiškia brangesnes pervežimo kainas, ir kaip tai apskaičiuoti?

Dažnai klientai manyti, kad lankstumas ir greitumas yra sinonimai didesnėms kainoms. Tai ne visada tiesa. Lankstus grafikas gali netgi padėti taupyti. Pavyzdžiui, jei galime išvykti antradienį popietę vietoje pirmadienio ryto, mes vengiame savaitės pradžios eismo kamščių, kurie suvartoja daugiau degalų ir ilgina kelionę. Taip pat galime pasirinkti pigesnius keltų bilietus, jei nėra pririšti prie konkretaus, brangaus reiso.

Tačiau yra ir atvejų, kai lankstumas kainuoja. Jei keičiate bilietus paskutinę minutę arba reikalaujate, kad vairuotojas lauktų prie jūsų sandėlio ilgiau nei planuota (laukimo mokestis), kaina augs. Mano patarimas: kalbėkite atvirai. Jei žinote, kad jūsų krovimas gali užtrukti, praneškite iš anksto. Mes galime sudaryti grafiką su „langais“, kurie leidžia vairuotojui atvykti vėliau be papildomo mokesčio. Lankstumas – tai ne tiek kainos klausimas, kiek efektyvaus resursų valdymo klausimas. Gerai suplanuotas lankstus maršrutas gali būti pigesnis už griežtą, bet neefektyvų grafiką, kuris sukelia vėlavimus ir baudas.

6. Kas daryti, jei prie Anglijos uosto susidaro didelės eilės ir kaip tai veikia grafiką?

Eilės prie Doverio ar „Eurotunelio“ yra legendarinės. Jos gali susidaryti dėl techninių problemų, blogo oro (pvz., stiprus vėjas, kuria neleidžia keltams plaukti) arba padidėjusio srauto per šventes. Čia pasireiškia tikrasis lankstumo vertė. Jei turite griežtą grafiką, tokia eilė gali būti katastrofa. Jei grafikas lankstus, mes galime veikti proaktyviai.

Mes stebiame srautus realiu laiku. Jei matome, kad prie Doverio susiformavo 5 kilometrų eilė, mes galime nukreipti vairuotoją į kitą uostą, pvz., į Harwichą arba Iminghamą (nors tai ir pailgins maršrutą žemyne, tai gali būti greičiau nei laukti eilėje). Taip pat galime pakeisti kelto bilietą į vėlesnį laiką, suteikiant vairuotojui laiko pailsėti arba užsipildyti degalais. Svarbiausia yra komunikacija. Klientas turi žinoti apie vėlavimą ne tada, kai prekės turėjo būti pas jį, o iš karto, kai mes matome problemą. Lankstumas čia reiškia alternatyvių maršrutų egzistavimą ir sprendimų priėmimą greitai.

7. Kaip surengti prekių pakavimą, kad jis tilptų į lankstų pervežimo sistemą?

Pakavimas dažnai nėra siejamas su grafiku, tačiau jis tiesiogiai įtakoja, kaip greitai ir lanksčiai galime veikti. Jei prekės supakuotos ant paletų, užfiksuotos ir paruoštos krovimui per 30 minučių, mes galime leisti sau didesnį grafiko lankstumą. Jei krovinys yra „pavėluotas“ (prekės kraunamos rankomis, nėra pakavimo sąrašo), kiekviena minute skaičiuojama.

Rekomenduoju klientams naudoti standartizuotą pakavimą. Tai leidžia mums lengviau perkrauti prekes į kitą transportą, jei pagrindinis sunkvežimis sugestų (kaip tai nutinka retai, bet nutinka). Taip pat tai pagreitina muitinės patikrą. Jei muitininkas matyti tvarkingą krovinį, jis greičiau jį patikrina. Lankstumas taip pat reiškia galimybę naudoti dalinį krovinį (groupage). Jei jūsų prekės užima mažai vietos, mes galime sujungti jas su kitų klientų siuntomis ir siųsti lanksčiu grafiku (pavyzdžiui, kai susirenka pilna mašyna). Tačiau tai įmanoma tik su tinkamu pakavimu.

8. Kokios technologijos padeda užtikrinti lankstų ir sklandų pervežimą?

Dvidešimt metų atgal turėjome tik telefonus ir popierinius žemėlapius. Dabar situacija kitokia. GPS stebėjimo sistemos leidžia mums matyti sunkvežimio vietą realiu laiku. Tai leidžia klientams matyti, kur jų prekės, ir planuoti savo darbą savo sandėliuose. Taip pat turime prieigą prie keltų ir tunelių sistemų, kur leidžia mums keisti bilietus internetu per kelias minutes.

Svarbi technologija yra ir elektroniniai dokumentai (e-CMR). Nereikia laukti, kol vairuotojas fiziškai atneš popierių, kad galėtume pradėti muitinės procedūras. Visa informacija gali būti perduota elektroniniu būdu iš karto po pakrovimo. Tai suteikia milžinišką lankstumą, nes galime pradėti deklaracijų pateikimą procesą dar tada, kai sunkvežimis važiuoja link uosto. Taip pat naudojame specialias programas, kurios seka vairuotojo poilsio laiką, kad nebūtų pažeidžių taisyklių. Technologijos ne pakeičia žmogaus, bet jos suteikia tam žmogui įrankius, kurie leidžia būti lanksčiam ir greitam.

9. Kaip sezoniniai svyravimai (pvz., Kalėdos ar Naujieji Metai) veikia lankstų grafiką galimybes?

Šventiniai laikotarpiai yra „aukso amžius“ logistikoje, tačiau ir didžiausias iššūkis. Kalėdų ir Naujųjų Metų laikotarpiu uostai dirba pagal pakeistus grafikus, o keltų reisų skaičius sumažėja. Lankstumas šiuo metu tampa ne privalumu, o būtinybe. Jei norite, kad prekės atvyktų prieš šventes, turite jas išsiųsti gerokai anksčiau.

Mano patirtis rodo, kad geriausia strategija yra „ankstyvasis paukštis“. Jei galite perkelti siuntą iš gruodžio vidurio į gruodžio pradžią, darykite tai. Lankstumas šiuo atveju reiškia galimybę keisti planus priklausomai nuo to, kaip uostai tvarko eiles. Taip pat verta prisiminti, kad JK šventės gali skirtis nuo Lietuvos (pvz., „Boxing Day“). Planuodami šiuos išvykimus, visada paliekame papildomą dieną ar dvi rezerve. Geriau, kad prekės stovėtų saugiai sandėlyje Anglijoje ir lauktų išduoti, nei kad jos stovėtų eilėje prieš Doverį su vairuotoju, kuris skuba namo švęsti.

10. Kaip pasirinkti patikimą partnerį, kuris gali užtikrinti šį lankstumą?

Galiausiai, viskas priklauso nuo žmonių. Lankstus grafikas neįmanomas be patikimos komandos. Renkantis pervežėją, nežiūrėkite tik į kainą. Klauskite, kaip jie tvarko vėlavimus, ką jie daro, jei vairuotojas susirgsta, ar turi atsarginius maršrutus. Patikimas partneris bus toks, kuris nedelsiant praneš apie problemą ir jau turi kelis sprendimo variantus.

Ieškokite ekspertų, kurie dirba srityje ne vieną metą. Naujokai dažnai siūlo žemas kainas, bet neturi patirties spręsti neplanuotų situacijų. Per 20 metų aš išmokau, kad ryšys ir pasitikėjimas yra brangiausia valiuta.