Greitas užsakymas pervežimams iš Anglijos internetu: Vadovas efektyviam logistikos valdymui

Įvadas

Per pastaruosius du dešimtmečius, dirbdamas tarptautinių pervežimų srityje, mačiau, kaip pasaulis virsta į vieną didelę, greitai besisukančią sistemą. Anksčiau, norint užsakyti krovinių pervežimą iš Anglijos ar Didžiosios Britanijos į Lietuvą (ir atvirkščiai), tekdavo ilgai telefonuoti, siųsti faksus ar laukti dienomis, kol gausime raštišką pasiūlymą. Šiandien situacija yra radikaliai kitokia. Technologijos pasiekė tokį lygį, kad visa operacija gali būti atlikta per kelias minutes, nereikalaujant nė vieno skambučio.

Tačiau „greitas“ nereiškia „nerūpestingas“. Būtent čia dažnai suklysta klientai, manydami, kad elektroninė sistema viską padarys už juos. Kaip logistikos ekspertas, galiu drąsiai teigti: sėkmė slepiasi ne pačiame paspaudime „Užsakyti“, o tikslumoje ir supratime, kaip šios sistemos veikia šaltuoju metu ar po „Brexit“. Anglija vis dar yra viena pagrindinių prekybos partnerių, ir krovininių pervežimų iš šios šalies poreikis tik auga. Verslas, įsigyjantis prekes iš JK, ar asmenys, planuojantys persikraustymą, vis dažniau ieško efektyvių sprendimų internetu.

Šiame straipsnyje mes ne tik paaiškinsime, kaip technologiškai užsakyti pervežimą, bet ir panagrinėsime subtilius niuansus, kurie užtikrina, kad Jūsų siunta iš Londono, Mančesterio ar Birmingamo atvyks į Vilnių, Klaipėdą ar Kauną laiku ir nepažeista. Suprasite, kodėl automatinės kainos skaičiuoklės yra tik pradžia, o o svarbiausias žingsnis – tinkamas duomenų paruošimas. Mūsų tikslas – suteikti Jums žinių, kurios leis Jums jaustis logistikos procese ne kaip pažįstamam, o kaip kompetentiam partneriui.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

Šioje skyriuje suformavau 10 klausimų, kuriuos dažniausiai girdėju iš klientų per savo dvidešimtmetę praktiką. Atsakymai į juos padės Jums išvengti dažniausių klaidų ir pasinaudoti internetinės užsakymo sistemomis maksimaliai efektyviai.

1. Kaip tinkamai užpildyti užsakymo formą internetu, kad išvengti papildomų mokesčių?

Tai vienas svarbiausių klausimų. Daugelis klientų, matydami internetinę formą, nori ją užpildyti kuo greičiau, tačiau čia slūgso didžiausia pavojus. Pagrindinė taisyklė – sąžiningumas ir tikslumas. Kai įvedate krovinio matmenis (aukštį, plotį, ilgį) ir svorį, nepamirškite, kad tarpinės stotelės (pakuotės) taip pat užima vietą. Jei Jūsų krovinys realybėje užims daugiau vietos nei nurodėte, vairuotojas gali tiesiog nepriimti siuntos arba reikalauti papildomo mokesčio vietoj.

Taip pat labai svarbu tiksliai nurodyti gavėjo ir siuntėjo adresus. Anglijoje gatvių pavadinimai gali būti panašūs (pvz., „Station Road“ yra beveik kiekviename mieste), o pašto kodai (postcode) yra labai tikslūs. Jei padarysite klaidą pašto kode, krovinys gali nukeliauti į kitą miestą, o tai atneš didelių vėlavimų. Be to, nurodykite kontakto telefonus, ne tik elektroninį paštą. Vairuotojai, ypač tranzito metu, dažniau skambina, nei rašo laiškus. Jei sistema leidžia įkelti nuotraukas, visada padarykite tai – tai leidžia ekspertui iš karto įvertinti, ar krovinys telpa į standartinę sunkvežimio dalį (pavėsinę), ar reikalingos specialios priemonės.

2. Kokius dokumentus reikia turėti ruošiantis pervežimui iš Anglijos po „Brexit“?

Nors „Brexit“ jau pasenęs žodis, jo pasekmės mums vis dar kiekvieną dieną aplanko. Dabar, kai užsakote pervežimą internetu, Jūsų nebeapsiribo vienu transporto sutartimi. Būtina užtikrinti, kad visi muitinės dokumentai yra tvarkingi. Pagrindinis dalykas – prekybos sutartis (komercinė invoice) ir EORI numeris.

Kai užsakote pervežimą, sistema dažnai klauso, ar turite EORI numerį. Jei jo neturite, siuntos išsiuntimas gali būti sustabdytas sienoje. Taip pat būtina tiksliai užpildyti prekių tarpo kodus (HS kodus). Jei šiuos duomenis įvedate neteisingai arba apibūdinate prekes pernelyg bendrai (pvz., „dalys“ vietoj „automobilio stabdžių kaladėlės“), muitinė gali sustabdyti krovinį patikrinimui. Profesionalios pervežimų platformos paprastai siūlo pagalbą šiuose klausimuose, tačiau atsakomybė už teisingą informaciją visada lieka ant siuntėjo pečių. Greitas užsakymas internetu tampa lėtu, jei vėliau tenka dienomis aiškintis su muitinės.

3. Kokios yra pagrindinės kainos sudėtinės dalys ir kodėl ji svyruoja?

Dirbdamas šioje srityje, dažnai girdžiu nuogąstavimų dėl kainų pokyčių. Užsakius pervežimą internetu, gaunate pasiūlymą, kuris gali skirtis net ir per kelias valandas. Kodėl taip atsitinka? Kaina susideda ne tik iš distancijos. Svarbiausi veiksniai yra kuro kaina, kuri keičiasi kasdien, ir keltų (ferries) arba Eurotunelio kainos.

Taip pat didelę įtaką tala rinkos pasiūla ir paklausa. Jei Anglijoje vyksta didelės prekybos mugės ar artėja šventės (pvz., Kalėdos), sunkvežimių vietos tampa brangesnės. Internetinės sistemos dažnai atnaujina kainas realiu laiku. Taip pat svarbu prisiminti apie „piko“ sezonus. Pavasaris ir ruduo yra aktyviausi pervežimų laikotarpiai. Jei užsakote iš anksto, kaina gali būti fiksuota ir palankesnė. Taigi, kai matote kainą internete, žinokite, kad ji atspindi dabartinę situacijoje rinkoje, ir nebijokite klausti eksperto, ar yra galimybė užsakyti ilgesniam laikotarpiui, jei Jūsų siunta nėra skubi.

4. Kuo skiriasi dalinis (krovininė) pervežimas nuo pilno sunkvežimio užsakymo?

Tai klasikinis klausimas, padedantis pasirinkti teisingą paslaugą internetinėje sistemoje. Dalinis pervežimas (LTL – Less than Truckload) reiškia, kad Jūsų krovinys keliauja bendrame sunkvežimyje su kitų klientų siuntomis. Tai yra pigiau ir labai paprasta užsakyti internetu – nurodote vietų skaičių (pvz., 1 vieta = 1 EUR paletė) arba metrus kubiliniais. Tai idealu mažesniems verslams arba pavienių paletų siuntimams.

Pilnas sunkvežimis (FTL – Full Truckload) yra tuomet, kai visas sunkvežimis yra skirtas tik Jums. Tai brangiau, bet siūlo privalumus: greitesnį pristatymą (nes nereikia stovėti kituose sandėliuose iškraunant kitas siuntas) ir mažesnį pažeidimo riziką, nes krovinys nėra perkraunomas. Užsakymo formoje internetu dažnai galite pasirinkti šį parametrą. Jei Jūsų siunta užima daugiau kaip 12-15 vietų arba yra labai jautri, verta pasirinkti pilną sunkvežimį, net jei sistema iš karto nepasiūlys šio varianto kaip pagrindinio.

5. Kaip veikia krovinio draudimas ir ar jis automatiškai įtraukiamas?

Tai vienas pavojiausių momentų, kai klientai spėja. Dauguma internetinių platformų siūlo standartinį CMR draudimą, kuris dažnai apdraudžia tik labai nedidelę sumą (pvz., 10 EUR už kilogramą arba fiksuota ribą). Jei vežate brangią elektroniką, vertybes ar brangų baldų rinkinį, ši suma gali nepadengti nuostolių.

Kai užsakote pervežimą, visuomet patikrinkite skyrelį „Draudimas“. Jei reikšmė atrodo per maža, susisiekite su vadybininku tiesiogiai arba ieškokite laukelio, kuriame galima nurodyti tikrąją krovinio vertę (deklaruojamoji vertė). Papildomai apdraudžiant krovinį, kaina šiek tiek padidėja, tačiau tai suteikia ramybės. Mano patirtis rodo, kad vairuotojams įvykus avarijai ar krovinui paslydus, draudimo išmoka yra vienintelis būdas atgauti investicijas. Niekada nepalikite šio klausimo atsitiktinumui – geriau vieną kartą paprašyti papildomo draudimo, nei vėliau gailėtis neapsidraudusios brangios siuntos.

6. Kiek laiko užtrunka pervežimas iš Anglijos į Lietuvą ir kuo jis gali užtrukti?

Standartinis terminas, kurį matote internetu, paprastai svyruoja nuo 3 iki 5 darbo dienų. Tačiau kaip ekspertas turiu pridurti „kaip galima užtrukti“. Faktinis laikas priklauso nuo to, ar tai yra „kaimyninis“ pervežimas (pvz., iš Londono į Londoną ar netolimą provinciją), ar reikia važiuoti į Škotiją, Velsą ar pietinę Angliją.

Taip pat labai svarbi vairuotojų darbo laiko apribojimų direktyva. Vairuotojas privalo daryti poilsius, o tai gali sustabdyti pervežimą 45 minučių ar 9 valandoms. Be to, jei krovinys yra dalinis, vairuotojas turi aplankyti kitus sandėlius Anglijoje prieš išvykdamas į Lietuvą. Jei vienas iš klientų vėluoja su iškrovimu, visi kiti toje sunkvežimio mašinoje patenka į „efekto dominos“ situaciją. Todėl, kai užsakote internetu, žiūrėkite ne į „pristatymo dieną“, o į numatomą laikotarpį (pvz., „3-5 dienų“) ir planuokite savo sandėlio darbą su atsarga.

7. Ar galima sekti savo krovinį realiu laiku ir kaip tai veikia?

Anksčiau tekdavo manyti, kad siunta iškeliavo ir dingdavo juodoje skylėje iki pat atvykimo. Šiandien technologijos leidžia mums matyti viską. Kai užsakote pervežimą internetu, Jūs dažniausiai gaunate unikalų sekimo numerį (Tracking ID) arba nuorodą į sistemą.

Modernios sistemos naudoja GPS stebėjimą. Jūs galite matyti, kur yra Jūsų krovinis: ar jis jau išvykęs iš siuntėjo sandėlio, ar jis pasiekė uostą (pvz., Doverį), ar jau keliavo Lietuvos keliais. Kai kurios sistemos siunčia automatiškus pranešimus el. paštu ar SMS kai tik krovinys pasiekia tam tikrą tašką. Tai leidžia Jums geriau planuoti savo laiką – Jūs žinosite, kada tiksliai reikia būti sandėlyje, kad priimti prekes. Naudokitės šia galimybe – tai sutaupo Jūsų ir vairuotojo laiką.

8. Kokias prekes draudžiama vežti ir ką daryti, jei mano krovinys yra neįprastas?

Internetinės užsakymo sistemos dažniausiai sukurtos standartinei prekybai: paletėms su dėžėmis, baldams, technikai. Tačiau yra griežtai reglamentuojamų prekių, kurias negalima vežti be specialių leidimų. Tai yra pavojingos medžiagos (ADR), gyvūnai, maisto produktai, reikalaujantys specialių temperatūros režimų, arba ginklai/amunicija.

Jei Jūsų krovinys yra toks, niekada nesibandykite užsakyti jo kaip įprasto krovinio. Tai ne tik draudžiama įstatymais, bet ir keliauja didelę riziką – krovinys bus konfiskuotas, o Jums gresiantys baudos. Jei Jūsų prekė yra neįprasta (pvz., labai ilga, viršijanti 3 metrus, arba labai sunki, viršijanti 1000 kg vienoje vietoje), naudokite specialius laukelius komentarams arba kreipkitės į pagalbos liniją. Profesionalios kompanijos turi partnerių, kurie specializuojasi būtent tokiuose pervežimuose.

9. Kas atsitinka, jei krovinys atvyksta pažeistas?

Tai blogiausias scenarijus, bet apie jį būtina žinoti. Pirmasis ir svarbiausias žingsnis – vairuotojo buvimo vietoje tikrinimas. Kai vairuotojas atvyksta į Jūsų sandėlį, Jūs turite teisę ir pareigą patikrinti, ar pakuotės nėra suplėšytos, ar nėra drėgmės požymių. Jei matote pažeidimus, jie turi būti užfiksuoti vairuotojo pristatymo dokumentuose (CMR sąraše) su pastaba „su nuomone“.

Jei pažeidimus pastebite tik iškrovus krovinį (vadinamosios slaptos defektai), būtina per 24-72 valandas (priklausomai nuo taisyklių) pateikti rašytinę pretenziją, pridedant nuotraukas. Jei užsakote pervežimą internetu, visada susižinokite, kaip pateikti pretenzijas. Geriausios kompanijos turi aiškius procesus ir greitai surenka dokumentus draudžiui. Niekada nepasirašykite dokumentų, jei abejojate krovinio būkle, nepatikrinę jo.

10. Kodėl verta rinktis patikimą pervežėją, o ne tik pigiausią kainą internete?

Pabaigai, noriu pasidalinti mintimi, kurią per 20 metų įsitikinau kaip tikra tiesa. Pigiausia kaina internete dažnai pasirodo brangiausia. Kaip tai įmanoma? Jei paslaugos teikėjas sumažina kainą iki minimumo, jis privalo taupyti kur nors kitur: jis gali vairuoti senais, techniškai netinkamais sunkvežimiais, mokėti mažiau vairuotojams, kas lemia jų nuovargį, arba neturėti tinkamo draudimo.

Patikimas pervežėjas, kurio kaina gali būti šiek tiek aukštesnė, investuoja į vairuotojų poilsį, techninę priežiūrą ir klientų aptarnavimą. Jis atsako į telefonus, padeda su muitine ir garantuoja, kad Jūsų prekės atvyks saugiai. Užsakant internetu, žiūrėkite ne tik į skaičius, bet ir į įmonės reitingą, atsiliepimus ir patirtį. Taupojant 10 eurų pervežime, Jūs galite prarasti tūkstančius dėl vėlavimo ar sugadintų prekių. Kokybė logistikoje – tai ne prabangos prekė, o būtinybė.

Išvada

Apibendrinant, greitas užsakymas pervežimams iš Anglijos internetu yra ne tik patogumas, bet ir galingas verslo įrankis, jeigu jis naudojamas teisingai. Kaip žmogus, kuris praleido dešimtmetis stebėdamas, kaip keliauja krovinių bangos triba Lamanšo sąsiaurio ir Lietuvos automagistralių, galiu užtikrinti, kad technologija yra tik priemonė. Sėkmė lemia Jūsų dėmesys detalėms: nuo tiksliai užpildytos formos iki supratimo, kas vyksta už užsakymo mygtuko.

Dabartiniame pasaulyje, kur laikas yra pinigai, gebėjimas užsakyti transportą per kelias minutes suteikia didelį konkurencinį pranašumą. Tačiau nepamirškite, kad už kiekvieno skaitmeninio paspaudimo stovi realių žmonių – vairuotojų, ekspeditorių, sandėlininkų – komanda. Jūsų tikslumas ir sąžininga informacija jiems leidžia dirbti efektyviai, o Jums – gauna ramybę ir užtikrintą pristatymą.

Nesijaudinkite naudotis šiuolaikinėmis sistemomis, tačiau visada pasilikite skeptišku ir analitišku. Tikrinkite, klauskite, sekitė. Tada greitas užsakymas taps ne spėjimu, o patikimu logistikos valdymo procesu, kuris neš Jūsų verslui sėkmę.