Greitas užsakymas į Angliją internetu arba telefonu: Vadovas efektyviam logistikos sprendimui

Įvadas

Per daugiau nei dvi dešimtis metų praleistų tarptautinių pervežimų versle matyti, kaip pasikeitė mūsų srityje – nuo faksų ir popierinių užsakymų iki skaitmeninių platformų, kurios siuntas iš Lietuvos į Angliją padaro tiek pat paprastas, kaip ir picos užsakymą. Tačiau nors technologijos žengė milžinišką žingsnį pažangos link, pagrindiniai logistikos principai išlieka tie patys: greitis, saugumas ir tikslumas. Šiuo metu, kai prekybiniai ryšiai tarp Lietuvos ir Jungtinės Karalystės (JK) po „Brexit“ yra stabilizuojasi, o rinka vėl aktyviai veikia, klientų poreikis greitai ir efektyviau organizuoti pervežimus tampa vis reikšmingesnis.

Kas antras klientas, skambinantis į mūsų biurą, klauso vieno to paties: „Kaip greičiau ir pigiau nuvežti siuntą į Angliją?“. Atsakymas dažnai būna sudėtingesnis nei paprastas kainos paminėjimas. Svarbiausia yra pasirinkti tinkamą užsakymo kanalą – internetą arba telefoną. Abu šie metodai turi savi privalumus, o tinkamas pasirinkimas gali ne tik sutaupyti laiko, bet ir išvengti nereikalingų nusiskundimų ar vėlavimų muitinėje. Šiame straipsnyje, remiantis ilga patirtimi, paaiškinsime, kaip viskas vyksta iš vidaus, ką reikia žinoti prieš pateikiant užsakymą ir kodėl profesionali pagalba, net ir pačiu paprasčiausiu atveju, yra ne vertinama, o būtina.

Nors dauguma kasdienių siuntų į Angliją yra standartinės, kiekviena jų turi savo niuansus. Ar tai būtų asmeninis daiktų persikėlimas, prekių tiekimas „Amazon“ saugyklai arba didmeninė partija į Birmingamą, procesas prasideda nuo užsakymo formavimo. Šiame etape padaryta klaida gali kainuoti brangiausiai vėliau. Todėl, nepriklausomai nuo to, ar esate technologiškai išprusęs vartotojas, mėgstantis viską daryti internetu, ar tradicinis žmogus, pasiklausantis gyvo balso, šis straipsnis padės jums suprasti logistikos mechanizmus ir pasiekti, kad jūsų krovinys pasiektų adresatą laiku ir be nereikalingų rūpesčių.

DUK (Dažniausiai užduodami klausimai)

1. Koks yra greičiausias būdas užsakyti pervežimą į Angliją – internetu ar telefonu?

Abu būdai yra vienodai greiti, jeigu visi duomenys yra paruošti iš anksto. Tačiau skiriasi jų pobūdis. Užsakymas internetu per specialią formą arba el. paštu yra idealus tada, kai jūsų krovinys yra standartinis (pvz., viena paletė ar keletas dėžių) ir jūs tiksliai žinote jo svorį bei matmenis. Tokiu atveju sistema automatiškai suformuoja kainą ir dokumentus per kelias minutes.

Telefonu skambinti vertina tada, kai situacija yra neįprasta. Jei siunta yra nestandartinių matmenų, lengvesnė ar sunkesnė nei įprasta, arba jei reikalingos papildomos paslaugos (pvz., krovėjų pagalba vietoje, „Ex Works“ sąlygos), gyvas pokalbis su vadybininku sutaupo daugiau laiko nei ilgos rašytinės klaidos paieškos el. paštu. Mano patirtis rodo, kad sudėtingus krovinius geriau aptarti telefonu – taip išvengsite dviprasmybių, kurios dažnai kyla bandant įvesti duomenis į standartines interneto laukelius.

2. Kokius duomenis būtina pateikti norint greitai užsakyti siuntą?

Kad procesas vyktų sklandžiai, „aukso standartas“ yra šių duomenų komplektas: siuntėjo ir gavėjo pilni adresai (įskaitant pašto kodus ir kontaktinius telefonus), krovinio svoris (tikslus, neapytikslis), matmenys (ilgis, plotis, aukštis) ir prekių pavadinimas (HS kodas yra privalomas muitinės po „Brexit“).

Dažnai klientai sako: „Tai dėžė, apie 10 kilogramų“. Toks apibūdinimas yra per mažai tikslus. Muitinės reikalavimai Anglijoje yra griežti – jei dokumentuose parašyta tik „Dėžė su daiktais“, siunta gali būti sulaikyta arba grąžinta atgal. Todėl, norint greito užsakymo, reikia tikslumo. Jei užsakote internetu, pasirūpinkite, kad šie duomenys būtų po ranka. Jei telefonu – vadybininkas paprašys jų pats, ir jūsų atsakymo greitis lemia, kiek greitai gausite kainą ir vairuotoją.

3. Ar galiu užsakyti pervežimą į Angliją internetu vidury nakties ir ar tai įtakos greičiui?

Žinoma, galite. Modernios logistikos sistemos veikia 24/7. Užpildę užsakymo formą internetu naktį, jūsų prašymas patenka į eilę ir jį apdoros pirmasis rytinis vadybininkas. Tačiau svarbu suprasti, kad patį krovinį atsiimti (t. y. pasiųsti vairuotoją) dažniausiai įmanoma tik darbo laiku, arba tada, kai sandėliai dirba.

Taigi, naktį padarytas užsakymas neveikia kaip „tiptop“ prašymas vairuotojui išvažiuoti tą patį naktį (išskyrus atvejus su ekspresinėmis siuntomis). Tačiau tai garantuoja, kad ryte kai tik biurai atsidaro, jūsų užsakymas jau bus matomas sistemoje, o vairuotojo užsakymas bus įformintas pirmiausia. Taip išvengsite ryto „spaudimo“ ir laiko laukimo eilėje.

4. Kokios yra pagrindinės klaidos, kurios vėlina užsakymo procesą?

Dažniausia klaida – netikslus krovinio aprašymas arba bandymas sutaupyti nurodytą mažesnį svorį. Matematinės klaidos taip pat dažnos – klientai pamiršta, kad paletės svoris turi būti pridėtas prie prekių svorio. Jei internetu nurodote 500 kg, o realiai yra 800 kg, vairuotojas atvykęs gali atsisakyti pakrauti, reikalauti papildomo mokėjo arba siunta bus užšaldyta iki kol išsiaiškinsime tikruosius duomenis.

Dar viena dažna klaida – neteisingai nurodytas gavėjo telefono numeris arba adresas. Anglijoje adresacija turi savo ypatumų, pvz., vienas gatvės numeris gali turėti kelis atskirus namus (angliškai „Flat“ arba „Unit“ numeracija). Be detalaus adreso, kurjeris negali pristatyti siuntos, ir tai sukelia neigiamą vartotojo patirtį. Todėl, nors užsakymas gali būti „greitas“, duomenų tikslumas lemia, ar jis bus įvykdytas sėkmingai.

5. Kaip „Brexit“ paveikė užsakymo procesą ir ar tai reikalauja daugiau laiko?

Po Jungtinės Karalystės išstojimo iš ES, procesas techniškai pasikeitė – dabar reikia tvarkyti eksporto (iš Lietuvos) ir importo (į Angliją) muitinės procedūras. Tai reiškia, kad prieš patį fizinį pervežimą turi būti suformuota teisinga prekių deklaracija.

Jei užsakydami internetu ar telefonu nepateikiate reikiamų duomenų (pvz., prekių kilmės šalies, tarptautinių prekių kodų – TN VED kodų, EORI numerio), sistema gali leisti užsakymą priimti, tačiau vėliau, ties pasienio punktu, siunta bus sustabdyta. Tai sukelia didžiulius vėlavimus. Dabar profesionalus logistikos partneris ne tik užsis vairuotoją, bet ir užtikrina, kad visi dokumentai būtų paruošti iš anksto. Todėl „greitas užsakymas“ šiuo metu reiškia ne tik greitą susitarimą dėl kainos, bet ir greitą dokumentų sutvarkymą.

6. Ar galiu sekti savo siuntos kelią realiu laiku, jei užsakiau telefonu?

Absoliučiai taip. Užsakymo būdas (telefonas ar internetas) neturi įtakos technologiniam siuntos sekimui. Nuo tada, kai vadybininkas suveda duomenis į sistemą, klientas gauna unikalų sekimo numerį (Tracking number).

Net jei užsakymą darydavote telefonu, kalbėdami su operatoriumi paprašykite išsiųsti nuorodą sekimui į jūsų el. paštą ar SMS. Modernios sistemos leidžia matyti, kur yra krovinys – ar jau buvo paimtas, ar peržengė Lietuvos-Lenkijos arba Prancūzijos-Anglijos sieną, ir kada numatomas pristatymas. Tai suteikia ramybės, ypatingai kai vežama brangios ar asmeninės siuntos.

7. Kokios yra mokėjimo galimybės užsakant pervežimą?

Standartinė praktika yra mokėjimas pavedimu arba banko kortele internetu. Daugelis sistemų leidžia suformuoti sąskaitą-faktūrą (invoice) iš karto po užsakymo patvirtinimo ir apmokėti ją el. bankininkystės kanalais.

Tačiau ilgamečiai bendradarbiaujantys klientai gali gauti ir kitokias sąlygas, pvz., mokėjimą atidėliaunamuoju terminu (pvz., 14 dienų nuo sąskaitos gavimo). Jei užsakote telefonu, galite aptarti ir individualias mokėjimo sąlygas, kas yra naudinga verslo klientams, kurie reguliariai siunčia krovinius į Angliją. Svarbu prisiminti, kad kol mokėjimas nepasiekia mūsų sąskaitos, siunta gali nebūti išsiųsta (išskyrus atvejus, kai yra sudarytos sutartinės kredito ribos).

8. Kas daryti, jei siunta yra jautri arba trapu, kaip tai nurodyti užsakant?

Jei krovinys yra trapus (stiklas, keramika, elektronika), tai būtina nurodyti dar prieš pradedant krovinio vežimo procesą. Užsakant internetu paprastai yra specialus langelis „Pastabos“ arba galimybė pasirinkti papildomą paslaugą „Stiprus įpakavimas“ arba „Draudimas nuo trapumo“.

Skambinant telefonu, apie tai privaloma pasakyti iš karto. Kodėl? Todėl, kad kaina gali keistis – jautriems kroviniams reikalingas kitoks tvarkymas, gali reikėti specialių uždegimų arba padėjimo rankomis. Be to, ne visi draudimai dengia trapius daiktus, jei jie nebuvo tinkamai supakuoti. Patirtis moko: geresnis pranešti apie jautrumą iš anksto ir gauti rekomendaciją dėl įpakavimo, nei vėliau ieškoti kaltės sugedusio krovinio atveju.

9. Ar galima užsakyti pervežimą į Angliją su paėmimu iš gatvės (be išankstinio įkrovimo į sunkvežimį)?

Taip, tai įmanoma, tačiau tai vadinama „Express“ arba „Kuryer“ paslauga, kuri yra brangesnė. Standartinė krovinių linija (pvz., 85 kubinių metrų sunkvežimis) vežia krovinius iš daugelio siuntėjų, todėl reikalauja, kad krovinys būtų paruoštas prieš vairuotojo atvykimą (pvz., pakrautas į paletę arba padėtas prie pat kelio).

Jei jūsų krovinys yra didelis ir reikia, kad vairuotojas jį pakrautų (pvz., iš garažo, per langą), tai turi būti aptarta užsakymo metu. Telefonu tai pasakyti lengviau – operatorius gali įvertinti, ar reikia keltuvo su hydrauline rankena, ar ne. Jei nurodysite šią informaciją internetu, būtinai pridėkite nuotrauką arba išsamų aprašymą, kad vairuotojas būtų tinkamai pasiruošęs ir nepraleistų laiko ieškodamas įvažiavimo ar vietos manevruoti.

10. Kuo skiriasi kaina, jei užsakyčiau dabar, palyginti su užsakymu prieš savaitę?

Tarptautiniuose pervežimuose kaina yra dinamiška ir priklauso nuo kuro kainos, užimtumo (angliškai „capacity“) ir sezoniškumo. Jei užsakote standartinę siuntą (pvz., 1 paletę) iš anksto (prieš 3–5 dienas), kaina dažniausiai būna stabilesnė ir geresnė.

Jei užsakydate „paskutinę minutę“ (pvz., rytoj reikia, kad vairuotojas jau būtų pasiėmęs), tai laikoma ekspresiniu reisu. Tokiu atveju teks mokėti ne tik už pervežimą, bet ir už vairuotojo laukimą, arba reikės naudotis daliniu krovininiu sunkvežimių užsakymu („Part Load“), kuris gali brangniau kainuoti dėl skubos. Todėl, nors mūsų sistema ir vadybininkai gali suorganizuoti pervežimą vos per kelias valandas, planavimas iš anksto visada padeda sutaupyti biudžeto.

Išvada

Apibendrinant, galima pasakyti, kad greitas užsakymas į Angliją internetu arba telefonu yra standartas, kurį siūlo šiuolaikinė logistika, tačiau sėkmė slepiasi ne pačiame kanale, o duomenų kokybėje ir supratime. Nors internetinės platformos suteikia patogumo ir greičio (ypač standartiniams siuntoms), telefonu bendravimas su ekspertu suteikia užtikrinimo, ypač kai situacija yra sudėtinga arba kyla abejonių dėl dokumentų ir muitinės reikalavimų.

Mano daugiametė patirtis rodo, kad geriausias rezultatas pasiekiamas tada, kai klientas yra informuotas ir atsakingai žiūri į užsakymo procesą. Nesvarbu, ar pasirinksite užpildyti formą svetainėje vidurnaktį, ar paskambinsite dienos metu – svarbiausia yra pateikti tikslius duomenis, iš anksto pasirūpinti dokumentais ir aiškiai suformuluoti lūkesčius. Tada logistika tampa ne rūpesčiu, o sklandžia dalimi jūsų verslo ar asmeninio gyvenimo. Pasitikėkite profesionalais, bet taip pat ir būkite aktyvus šios proceso dalyvis – taip jūsų siunta į Angliją pasieks tikslą greičiau ir saugiau.