Aiškus užsakymo procesas pervežimams iš Anglijos internetu: Vadovas nuo A iki Z

Dirbant krovinių pervežimų srityje beveik dvidešimt met�, tekdo stebėti, kaip pasikeitė logistinis peizažas. Anksčiau, kai tik pradėdavau savo karjerą, užsakyti pervežimą iš Jungtinės Karalystės reiškė daugybę telefono skambučių, faksų siuntimą ir ilgą laukimą, kol vairuotojas pareis su popieriais į rankas. Šiandien viskas vyksta visiškai kitaip – skaitmenizacija užėmė šią sritį kaip ir daugelį kitų, tačiau vienas dalykas išlieka nepakitęs: poreikis aiškumui ir tikrumui.

Nors šiuolaikinės sistemos leidžia užsakyti krovinių pervežimą iš Anglijos internetu per kelias minutes, dauguma klientų vis dar jauna patiria nerimą. Ar aš teisingai įvedžiau duomenis? Kaip apskaičiuoti kainą? Kokie dokumentai reikalingi po „Brexit“? Šiame straipsnyje, remdamasis ilgamete patirtimi, aš detaliai nušviečiu visą procesą, kad jums nebūtų tenka spėlioti. Mūsų tikslas – padaryti taip, kad krovinių pervežimas tųsi ne kaip galvos skausmas, o kaip paprasta, efektyvi ir skaidma operacija.

Kodėl verta rinktis internetinį užsakymą?

Pirmiausia, svarbu suprasti, kodėl šiandena beveik 80 proc. mūsų klientų renkasi užsakyti paslaugas internetu. Tai ne tik greitis. Tai – duomenų tikslumas. Kai užsakymą atliekate elektroniniu būdu, jūs pateikiate sistemos informaciją, kurią vėliau galima redaguoti, sekti ir analizuoti. Mano patirtis rodo, kad rankiniu būdu (telefonu ar el. paštu) pateikti duomenys dažnai būna pilni klaidų – neteisingai nurodytas svoris, klaidingas adresas ar trūkstamas kontaktinio asmens telefono numeris. Tai vėliau sukelia vėlavimus uoste arba muitinėje.

Internetinė platforma verčia klientą būti disciplinuotu. Jūs negalite tiesiog pasakyti „vežu keletą dėžių“ – turite nurodyti tikslius matmenis, svorį ir krovinių rūšį. Taip suformuotas užsakymas iš karto gauna tikslią kainą, kurioje nėra jokių paslėptų mokesčių. Tai yra pagrindinis experto patarimas: geriausias užsakymas – tai užsakymas, kurio techninės specifikacijos atitinka realybę 100 proc.

Pagrindiniai etapai užsakant pervežimą internetu

Visas procesas gali būti suskirstytas į kelias logiškas stadijas. Nors kiekviena logistikos kompanija gali šiek tiek skirtis savo interface, esminiai žingsniai visada tie patys.

1. Registracija ir duomenų suvedimas. Pradedant nuo jūsų kaip siuntėjo ar gavėjo duomenų. Šiuo metu, dėl Europos Sąjungos ir Jungtinės Karalystės sandėrio pasikeitimų, labai svarbu nurodyti teisingus PVM mokėtojo kodus (VAT numbers) ir adresus. Jei registruojatės kaip juridinis asmuo, sistema prašys jūsų įmonės kodų.
2. Krovinių aprašymas. Čia įvyksta magija. Jūs įvedate prekių sąrašą, jų svorį ir matmenis. Čia taip pat nurodoma, ar tai yra pavojingos krovos (ADR), ar reikalinga temperatūros kontrolė.
3. Maršruto pasirinkimas ir paslaugų tipas. Galite rinktis tiesioginį pervežimą (kai krovinys važiuoja be sustojimų) arba grupinį pervežimą (kai krovinys surinkiamas iš kelių siuntėjų).
4. Muitinės deklaravimas. Nuo 2021 m. sausio 1 d. tai yra privalomas etapas. Internetinė sistema dažnai siūlo papildomą paslaugą – „customs clearance“ pasirinkimą, kai brokeris už jus užpildo deklaracijas.
5. Apmokėjimas ir dokumentų gavimas. Atlikus mokėjimą, sistemoje suformuojamas kurjerių lapelis (CMR) ir, jei reikalinga, eksporto/instrukcijų dokumentacija.

Dabar, kai turime bendrą vaizdą, panagrinėkime išsamiausiai dažniausiai kylančius klausimus, kurius mano kolegos ir ač girdime kasdien.

DUK (Dažniausiai Užduodami Klausimai)

Šioje skyriuje pateikiu atsakymus į 10 klausimų, kuris padės jums suprasti specifinius niuansus, susijusius su užsakymo procesu internetu.

1. Kokius duomenis būtina nurodyti norint gauti tikslią kainą internetu?

Norint, kad sistema suformuotų tikslią pasiūlymą, būtina nurodyti ne tik galutinį adresą (iš Anglijos į Lietuvą ar atvirkščiai), bet ir išsamią krovinio informaciją. Tai apima: * Brutto svorį (kg): Tikras svoris, įskaitant pakuotę. Nenuvertinkite šio skaičiaus – jei vairuotojas atvyks ir krovinys bus sunkesnis, gali būti taikomi papildomi mokesčiai arba krovinys gali būti nepriimtas. * Matmenis (ilgis x plotis x aukštis): Tiksli centimetrais išmatuota vieta, kurią krovinys užims transporto priemonėje. * Paketų skaičių: Kiek dėžių, paletų ar kartonų yra siunčiama. * Krovinių rūšį: Ar tai yra maisto produktai, elektronika, baldai, ar asmeniniai daiktai. Kai kurios rūšys reikalauja specialių leidimų.

Be šių duomenų, algoritmas gali tik apytiksliai įvertinti kainą, kas vėliau gali sukelti nemalonumus.

2. Kaip veikia tūrinio svorio apskaičiavimas ir kodėl jis svarbus?

Tai vienas dažniausių nesusipratimų, ypač tarp mažiau patirusių siuntėjų. Logistikoje egzistuoja sąvoka „tūrinis svoris“ (volumetric weight). Jis nustatomas pagal formulę: pvz., (ilgis × plotis × aukštis) / 5000 (standartinis koeficientas daugumai pervežimų).

Kodėl tai svarbu? Jei siunčiate plunksną (labai lengva), bet didelę dėžę, ji užima daug vietos sunkvežimyje. Vežėjas negali vežti tik „ sunkumo“, jis vežia „erdvę“. Taigi, mokėsite už tą reikšmę, kuri didesnė – arba realų svorį, arba tūrinį svorį. Užpildydami formą internetu, sistema dažnai automatiškai paskaičiuoja abi reikšmes ir parodo taikomą kainą. Mano patarimas: jei krovinys labai lengvas, bet didelis, pasirūpinkite kuo kompaktiškesne pakuote.

3. Ar reikalingas PVM mokėtojo kodas (VAT) ir EORI numeris užsakovui internetu?

Taip, šiuo metu tai yra kritiškai svarbu. Dėl „Brexit“, Jungtinė Karalystė tapo trečiąja šalimi ne ES erdvėje. * Jei esate juridinis asmuo (įmonė): Būtinas jūsų šalies (pvz., Lietuvos) PVM kodas. Taip pat reikalingas EORI numeris, prasidedantis nuo jūsų šalies kodo (pvz., LT...), jei vyksta prekybinis importas/eksportas. Be šio numerio muitinė neišleistų krovinio. * Jei esate fizinis asmuo: PVM kodo nereikia, tačiau importuojant prekes virš nustatyto limito, gali tekti sumokėti PVM ir muito mokesčius gavimo šalyje.

Dauguma šiuolaikinių platformų turi specialius laukus šiems numeriams įvesti. Jei juos paliksite tuščius, sistema gali neleiti užbaigti užsakymo arba jis bus užblokuotas tolesniam apdorojimui.

4. Kaip užpildyti komercinę invoice (Commercial Invoice) formoje internetu?

Komercinė invoice – tai svarbiausias muitinės dokumentas. Kai užsakydate internetu, sistema dažnai siūlo suformuoti šį dokumentą automatiškai pagal įvestus duomenis. Čia turite būti ypač atidūs: * Prekių pavadinimas: Turi būti tikslus, ne „daiktai“ ar „prekės“, o pvz., „medinės kėdės“, „coton t-shirts“. * Prekių kodas (HS Code): 8 ar 10 skaitmenų kodas, nurodantis prekės rūšį. Jei nežinote, patariu pasinaudoti tarptautiniais kodų paieškos engine'ais arba pasiklausti eksperto, nes neteisingas kodas gali sukelti muitinės patikrą. * Vertė: Prekių vertė turi atitikti realiąją rinkos vertę. Žemės vertės nurodymas (undervaluation) yra nelegalu ir gali baigtis dideliais baudomais arba krovinio konfiskavimu.

5. Kuo skiriasi grupinis ir dalinis krovinio pervežimas (LTL) užsakant internetu?

Užpildydami užsakymo formą, dažnai matote pasirinkimus „Express“, „Economy“ arba „Part Load“. * Grupinis pervežimas (Groupage / LTL): Jūsų krovinys surinkiamas su kitais siuntėjų krovinais viename sunkvežimyje. Tai pigiau, bet trunka ilgiau (papildomi sustojimai surinkimo/išdavimo sandėliuose). Tai idealu, jei neskubate. * Dalinis pervežimas (Part Load): Kai jūsų krovinis užima daugiau vietos nei kelios paletės, bet ne pilną sunkvežimį. * Pilnas krovinys (FTL): Jei užpildote formą ir matote, kad svoris ar tūris yra didelis, sistema gali pasiūlyti visą sunkvežimį. Tai greičiausias ir saugiausias būdas, nes krovinys keliauja be perkrovimų.

Internetinės sistemos paprastai automatiškai siūlo optimalų variantą pagal jūsų įvestus duomenis.

6. Ar galima sekti krovinį realiu laiku po to, kai jis užsakytas internetu?

Absoliučiai taip. Tai yra viena didžiausių internetinių sistemų privalumų. Kai užsakymas suformuotas ir mokėjimas patvirtintas, klientas gauna unikalų sekimo numerį (Tracking ID). * Pradžia: Sistema praneša, kai vairuotojas išvyksta į siuntėjo adresą Anglijoje. * Sandėliai: Matote, kai krovinys atvyksta į surinkimo sandėlį (hub'ą), čia jis gali būti surūšiuojamas. * Kelionė: Matote, kai krovinys kerta Lamanšą (perplaukia keltu arba per Eurotunelį). * Pristatymas: Galite sekti, kai vairuotojas pristato krovinių prie gavėjo durų Lietuvoje.

Šis skaidrumas leidžia jums planuoti savo veiklą ir nebūti „nežinioje“.

7. Kas nutinka, jei vairuotojas negali paimti krovinio iš pirmo karto Anglijoje?

Tai reali problema, su kuria susiduriame apie 5-10 proc. atvejų. Priežastys gali būti įvairios: klientas nenurodė tinkamo telefono numerio, adresas Anglijoje yra siauras gatvelė, į kurį sunkvežimis negali važiuoti, arba krovinys nėra supakuotas. Jei užsakote internetu, būtinai nurodykite adreso tipą (ar tai gyvenamasis namas, ar sandėlis, ar parduotuvė). Jei žinote, kad sunkvežimis negali važiuoti, pasirinkite „vežimas su mažesne transporto priemone“ (van) arba susitarkite dėl krovinio perdavimo artimiausioje parkavimo aikštelėje. Jei vairuotojas negali įvykdyti paimimo, jis registruoja problemą sistemoje, o jums gali būti paskaičiuotas „neįvykusio pasisėdimo“ mokestis, kadangi vairuotojo laikas kainuoja pinigus.

8. Kaip atrodo apmokėjimo procesas ir ar galima mokėti kortele?

Dauguma senujų logistikos kompanijų vis dar dirba tik su pervedimais (bank transfer), tačiau šiuolaikinės platformos siūlo daugiau lankstumo. * Banko pavedimas: Tradicinis būdas, tačiau gali užtrukti 1-2 darbo dienas, kol lėšos užfiksuos. Užsakyti iš karto nebus įmanoma. * Mokėjimo kortelėmis (Credit/Debit Card): Dauguma sistemų dabar leidžia apmokėti iš karto. Tai greičiausiai būdas gauti patvirtinimą ir pradėti vežimo procesą. * PayPal arba mokėjimo sistemos: Vis dažniau pasitaikantis variantas.

Svarbu prisiminti, kad kaina užsakyta internetu dažnai galioja ribotą laiką (pvz., 24 valandas), kol neatnaujinamas kursas arba vietos. Taigi greitas apmokėjimas užtikrina, kad jūsų kaina neišlips.

9. Kokios draudimo galimybės suteikiamos užsakant internetu?

Kiekvienas profesionalus logistikos ekspertas sakys: „Krovinys be draudimo yra lošimas“. Užpildydami formą, dažnai matote pasirinkimą „Papildomas draudimas“. Standartinės CMR konvencijos atsakomybė yra labai ribota (apie 8,33 SDR/kg – tai labai mažai, apie 10 EUR už kilogramą). Jei vežate brangias prekes (pvz., elektroniką, baldus), ši suma nepadengs nuostolių, jei krovinys bus dingęs arba sugadintas. Interneto sistemos paprastai siūlo draudimo nuo „visų rizikų“ pasirinkimą, paprastai tai kainuoja apie 1-2 proc. nuo krovinio vertės. Aš visada rekomenduoju šią paslaugą pasirinkti. Jei nurodote krovinio vertę formoje, sistema pati paskaičiuos draudimo įnašą. Tai pigiau už galimus nuostolius.

10. Ką daryti, jei gavau pažeistą krovinį? Kaip pranešti apie tai internetu?

Tai vienas nemaloniausių dalykų, bet su kuriuo reikia žinoti, kaip elgtis. Jei vairuotojas pristato paletę su aiškiais pažeidimais (sujudusjuosjuosta nuplėšta, dėžės įlūžusios), veikskite taip: 1. Pažeidimų protokolas (Note of Damage): Būtinai kartu su vairuotoju užpildykite CMR dokumento dalį arba atskirą protokolą, nurodydami, kas pažeista. Nenusileiskite, kol tai neįrašyta. 2. Nuotraukos: Nufotografuokite pažeidimus dar prieš vairuotojo išvykimą. 3. Pranešimas sistemoje: Dauguma platformų turi skiltį „Skundai“ arba „Support“. Ten įkelkite nuotraukas ir užpildykite formą per 24-48 valandas (pagal taisykles, skundą reikia pateikti nedelsiant).

Jei pranešate tik po savaitės, draudimo kompanija arba vežėjas gali atmesti atsakomybę, manydami, kad pažeidimas įvyko jau po pristatymo jūsų sandėlyje.

Išvada

Pervežimų iš Anglijos užsakymas internetu yra ne tik technologinis pasiekimas, bet ir būtinybė šiuolaikiniame logistikos pasaulyje. Po „Brexit“ pasikeitė taisyklės, tapo daugiau biurokratijos, todėl profesionalios, automatizuotos sistemos yra tas tiltas, kuris sujungia siuntėją ir gavęją be nereikalingų klaidų.

Mano dviejų dešimtmetių patirtis sako, kad sėkmė slepiasi ne pačiame sistemoje, o dėmesyje smulkmenoms. Kai užsakovas internetu suveda tikslų svorį, nurodo teisingus EORI kodus, pasirenka tinkamą draudimą ir atidžiai seka krovinio judėjimą, procesas vyksta lyg pagal laikrodį.

Nebijokite naudotis šiuolaikinėmis technologijomis. Jos sukurta tam, kad palengvintų jūsų gyvenimą, o ne sudarkytų jį. Jei kada nors abejojate kažkurio lauko reikšme arba neįsitikinate savo krovinio klasifikavimu – nedelskite susisiekti su technine pagalba. Geriausia logistika ta, kurioje žmogus ir technologija dirba vienodai siekdami vieno tikslo: krovinio saugaus ir laiku atvykimo į paskirties vietą.