Visapusiškos perkraustymo paslaugos iš Vokietijos biurams: vadovas iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau virš dvidešimt metų ir galiu pasakyti viena – biurų perkraustymas visada yra kaip loterija. Niekada nežinai, ką rasi toje vokiškoje patalpoje, kol neįeisi su peiliais ir dėžėmis. Dažnai klientai sako: „Viskas supakuota, tiesiog pakraukite“, bet realybje būna, kad reikia išmontuoti didžiulius serverius arba išnešti tūkstančius senų popierių, kurie niekam nereikalingi. Siūlau visapusiškas perkraustymo paslaugas iš Vokietijos biurams, todėl mąstau ne tik apie vagonų varymą, bet ir apie tai, kad jūsų verslas neustotų. Čia nėra tik apie baldus, tai apie organizaciją, nervus ir, žinoma, pinigus. Jei norite sužinoti, kaip tai vyksta be paslėptjų mokesčių ir nenuobodlių paaiškinimų, skaitykite toliau – parašiau taip, kaip kalbėčiau sau ant kavos.

Apie kainas ir biudžeto sudarymą

Kiek apytiksliai kainuoja biuro perkėlimas iš Vokietijos?

Tai klausimas, kurį girdžiu kasdien. Žinoma, negaliu pasakyti vieno skaičiaus, nes viskas priklauso nuo tūrio. Tačiau jei kalbame apie standartinį biurą Berlyne ar Miunchene, kur reikia perkelti apie 50-60 kubinių metrų, tai svyruoja nuo 3 iki 5 tūkstančių eurų. Visapusiškos perkraustymo paslaugos iš Vokietijos biurams įtraukia ne tik vežimą, bet ir darbą. Taip pat prisidėl kuro kainos, kurios Vokietijoje šiuo metu... na, jūs žinote, kokios. Viskas apskaičiuojama pagal valandas užkrovimui ir iškrovimui bei atstumą. Reikia numatyti rezervą maždaug 10 proc. neišplaninguotiems daiktams.

Ar brangiau perkelti biurą nei butą?

Sąžiningai? Dažniausiai taip. Biuro baldai yra daug sudėtingesni. Tiesiog pasiimti ir užnešti sofą neįmanoma – ten reikia išsukti, išmontuoti, o paskui dar vėl surinkti Lietuvoje. Be to, biuruose daug daugiau smulkių dalykų: popieriaus, dokumentų, technikos. Įkrovimas trunka dvigubai ilgiau, todėl ir darbo valandos kainuoja. O darbuotojai Vokietijoje moka geriau, tad jei reikia samdyti vietinę komandą padėti, tai gali smarkiai pabangiti kainą.

Kas daryti, jei biudžetas yra labai ribotas?

Tada turite ruoštis rankas. Galite pasirinkti tik transportą be pakavimo paslaugų. Tačiau įspėju – tai pavojinga. Vakar vienas klientas taip padarė, bandė sutaupyti, ir patyrė didelių nuostolių, nes kriauklė nukrito ir sužalojo serverį. Jei taupote pinigus, rūpinkitės draudimu. Bet geriau visgi pasidomėkite visapusiškomis perkraustymo paslaugomis iš Vokietijos biurams, kuriose įskaičiuota ir pagalba, nes nervų atstatymas kainuoja brangiau nei keli vadybininkai.

Ar imamas avansas ir kiek?

Standartinė praktika yra imti apie 30-50 proc. avansą užsakymui patvirtinti. Tai ne tiek dėl pasitikėjimo, kiek dėl to, kad mes turime užsakyti kelią, apmokėti degalus ir iš anksto rezervuoti komandą. Be avanso mes tiesiog nejudėsime, nes pervežimo srityje dažnai pasitaiko vadinamųjų „fantomų“, kurie liepia važiuoti, o paskui nieko nemoka.

Ar galima susimokėti tik atvežus į Lietuvą?

Iš principo galima, jei esate ilgamečis partneris arba didelė įmonė, su kuria jau anksčiau dirbome. Bet jei matome pirmą kartą, tokio dalyko nedarysime. Per daug kartų buvome apgauti – krovinys atvežamas, o klientas „pradingsta“ arba pradeda ginčytis dėl brūkšnelio ant stalo. Mums reikia užtikrinimo, kad darbas bus apmokėtas.

Dokumentai ir Vokietijos specifika

Kokius dokumentus reikia paruošti išvykstant iš Vokietijos?

Būtina turėti krovinių manifestą (CMR), kurį užpildo vairuotojas, ir inventorizacijos sąrašą. Jei prekės buvo naudojamos verslui ir nebebus naudojamos Vokietijoje (t.y. išvežamos galutinai), gali tekti pildyti išvežimo deklaraciją arba gauti pažymą iš Vokietijos muitinės, kad neprivalote mokėti PVM. Tai sudėtinga, bet mes su tuo padėjame.

Ar reikia mokėti Vokietijos PVM?

Jei perkeliate savo nuosavą turtą, kuris buvo naudojamas verslui, ir tęsiate veiklą kitur ES, tai dažnai galima taikyti 0 proc. PVM tarifą. Tiesa, reikia įrodyti, kad turtas iš tikrųjų išvežamas. Kartais klientai bando įrašyti į sąrašą asmeninius daiktus, kad nemokėtų mokesčių, bet tai nelegalu ir gali baigtis baudomis.

Kas daryti su duomenų apsauga (GDPR) dokumentams?

Tai labai svarbu. Negalima tiesiog mesti visų popierių į dėžę ir važiuoti. Jei dokumentuose yra asmens duomenys, jie turi būti sunaikinti arba saugiai transportuojami. Girdėjau istoriją, kai viena firma išmetė dokumentus tiesiai į konteinerį prie pat biuro Vokietijoje, o juos rado vietiniai žurnalistai... buvo skandalas. Mes siūlome arba susitvarkyti čia, arba vežti užrakintame konteineryje.

Ar reikia vertimo į vokiečių kalbą?

Jeigu vairuotojas lietuvis ir kalba tik lietuviškai ar rusiškai, o vokiškai ne, tai inventorizacija tikrai praverčia. Tačiau dažniausiai patys dokumentai (pavyzdžiui, draudimo polisai) turi būti anglų ar vokiečių kalbose, kad jų suprastų muitininkai. Mums dažniausiai užtenka anglų kalbos, bet jei reikia, susirandame vertėją.

Kas jei trūksta kokių nors dokumentų pakraunimo metu?

Tada prasideda nervai. Vakar vienas klientas negalėjo rasti techninės pasų (Technische Pass) keltuvui. Be jo, negalima važiuoti keliu. Teko laukti pusę dienos, kol jį siuntė faksu (nors kas dabar naudojasi faksais?). Geriausia viską pasitikrinti dar prieš savaitę.

Techninės pusės ir baldų montavimas

Ar jūsų komanda išmontuoja ir surenka baldus?

Taip, tai įskaičiuota į visapusiškas perkraustymo paslaugas iš Vokietijos biurams. Mums nėra skirtumo, ar tai paprasta stalviršis, ar sudėtinga sistemų spinta. Turime savo įrankius. Vienintelis dalykas, kurį reikia suprasti – jei baldai yra labai seni ir sulaistyti, jie gali sugriužti surinkimo metu. Tada mes neatsakome, kad jie nebeatsidarys.

Kaip vežami serveriai ir jautri technika?

Tai atskira tema. Serverius reikia išjungti tinkamai (ne tiesiog ištraukti lizdą), uždaryti specialiuose rėmuose (rack) ir užfiksuoti, kad jie nešoktų. Jeigu jūsų IT vadybininkas nėra ten, mes negalime to padaryti už jį. Mes fiziškai perkeliam, bet atsakomybę už duomenis neimame. (Na, bent jau turėtų taip būti pagal sutartį, bet gyvenime viskas įvyksta kitaip).

Ar gabenate labai sunkius seifus?

Taip, turime specialias juostas ir nešimo sistemą. Vieną kartą teko nešti 500 kilogramų seifą iš 4 aukšto be lifto. Tai buvo košmaras. Kaina už tokią paslaugą skaičiuojama atskirai, nes normaliai tai neįmanoma padaryti per 20 minučių. Reikia įvertinti laiptų pločį, posūkius – kartais net teka išlaužti duris (taip, į tai žiūrime atsiprašinėjimo).

Ar reikia išimti turinį iš spintų ir stalčių?

Absoliučiai taip. Niekada negali nieko palikti viduje, netgi smulkių sagų. Per važiavimą viskas susimuša, o stalčiai išlenda. Dažnai klientai sako: „O ten tik popieriai“, bet tie popieriai sverdė tona, o stalčius virto šiukšlėmis. Susirūpinkite dėžėmis iš anksto.

Ar turite savo dėžių?

Žinoma, mes atvežame viską: mažas dėžutes knygoms, didelias baldams, specialius krepšius drabužiams. Kasdieną juos vežame į Vokietiją ir atgal. Jei jums reikia 100 dėžių, jas pristatysime prieš kelias dienas. Vienintelis dalykas – jei dėžės sugadintos (pvz., pastatyta ant jų kita dėžė su seifu), tai reikės sumokėti.

Kas gali nuvilti (Problemos ir rizikos)

Ką daryti, jei vokiški darbuotojai neduoda išvykti laiku?

Tai labai dažna problema. Vokietijoje darbuotojai yra griežtai apsaugoti. Jei jie pasako, kad dirba iki 17:00, jie išeis lygiai 17:00 ir nieko nebeidarys, nors liko viena dėžė. Mes stengiamės planuoti atvykimą taip, kad užtektų laiko, bet jei jūsų komanda vėluoja, mes turime laukti. O laukimas – tai pinigai.

Ar buvo, kad dingo daiktai?

Per 20 metų buvo vienas ar du kartai, kai dingo smulkmenos – pavyzdžiui, pilnas kėdžių rinkinys, kurį kažkas pasiėmė iš koridoriaus. Bet didelių dalykų dingsta retai, nes mes viską užfiksuoome vaizdo kameromis arba pasirašome sąrašus. Jei dingsta – mokame draudimo suma. Bet vėlgi – vertės turi būti įrašytos teisingai.

Kas jei kelyje pasidaro avarija?

Tada skambinam draudimo kompanijai. Mes turime atsakomybės draudimą (CMR draudimas), kuris dengia žalą iki 330 000 SDR (specialių atsiskaitymo vienetų). Tai apie 400 tūkstančių eurų. Tačiau jei avarija įvyksta dėl to, kad klientas blogai užkrovė dėžę (ji nukrito ant vairuotojo), tai draudimo nebus. Būkite sąžiningi.

Ar galima pasitikėti visomis firmomis?

Niekada. Rinkoje yra daug „tigrų“, kurie pasako, kad atveš, o paskui pasikeičia numerius. Ypač jei randate juos portaluose, kuriose kaina per maža. Visapusiškos perkraustymo paslaugos iš Vokietijos biurams negali kainuoti tiek pat, kiek kelių bilietas automobiliu. Jei atrodo per gerai, kad būtų tiesa – tai greičiausiai melas.

Kaip elgiamės su skundais?

Jei kas nors sulūžo ar pasidaro įbrėžimas, mes užregistruojame tai. Jei kaltė mūsų – sutvarkome arba kompensuojame. Jei kaltė kliento (pavyzdžiui, jis pats bandė nešti monitorių ir numetė) – mes padedame surasti meistrą Lietuvoje, bet mokės klientas. Svarbiausia – viską užfiksuoti akimirką.

Greitis, terminai ir organizacija

Kiek laiko trunka visas procesas?

Įprastai nuo pirmojo skambučio iki vežimo pradžios trunka apie savaitę-dvi. Patys vežimai (pvz., iš Frankfurto į Vilnių) trunka apie 1-2 dienas, priklausomai nuo to, ar reikia statyti į kitus biurus keliauje. Jei tai visapusiškos perkraustymo paslaugos iš Vokietijos biurams, tai reikia planuoti iš anksto, nes geri vairuotojai yra užimti.

Ar galima perkelti biurą savaitgaliu?

Taip, tai netgi geriau. Vokietijoje dauguma biurų dirba nuo pirmadienio iki penktadienio. Jei atvažiuojame šeštadienį ar sekmadienį, netrukdydami jums dirbti, viskas vyksta greičiau. Tačiau reikia pasitikrinti, ar galima patekti į pastatą (dažnai šeštadieniais jis užrakintas).

Ką daryti su automobiliais, kurie priklauso įmonei?

Automobilius galima vežti autovežiu, bet jei jų maža, galima ir vairuoti (paprašyti darbuotojų). Tačiau reikia atsižvelgti į tai, kad vairuotojui reikės grįžti atgal (galbūt traukiniu ar lėktuvu), o tai kainuoja. Kartais pigiau nuomotis automobilį Lietuvoje nei vežti seną „VW Passat“ iš Vokietijos.

Ar padedate suplanuoti išdėstymą naujame biure?

Mes ne architektai, bet matome daug biurų. Galime pasakyti: „Čia geriau pastatyti stalus, o čia spintas, kad neužkliūtų vairuotojui“. Jei reikia detalaus plano, geriau pasikviesti dizainerį, o mes jį įgyvendinsime fiziškai.

Ar vežiate ir augalus?

Taip, bet augalai – tai gyva būtybė. Žiemą juos reikia apsaugoti nuo šalčio (furgonas turi būti šiltas), o vasarą – nuo karščio. Be to, jei augalai yra dideli, reikia specialių dėžių, kad nesulūžtų šakos. Kartais muitinė labai griežtai tikrina, ar nėra kenkėjų.

Kaip susitarti dėl vietos Lietuvoje (įkrovimo zonai)?

Būtinai pasirūpinkite leidimu pastatyti sunkiasvorį transporto priemonę prie pat įėjimo. Vilniaus senamiestyje ar Kaune centre tai gali būti problema. Jei reikės nešti daiktus 200 metų rankomis, tai brangiai atsieis. Suorganizuokite vietą iš anksto.

Įvairūs klausimai ir pabaigos

Ar galima suteikti laikiną sandėliavimą?

Taip, jei naujas biuras dar nebaigtas, mes galime padėti daiktus į mūsų sandėlį Lietuvoje arba Vokietijoje. Tai kainuoja papildomai, bet dažnai išgelbėja situaciją, kai nuoma baigiasi, o o dar neįsikūrėte.

Ar imate maistą iš biuro virtuvės?

Imame, bet tik jei jis uždarytas. Atidarytos konservų ar miltelių pakelės gali išsibarti. Geriausia viską suvalgyti arba išdalinti darbuotojams prieš išvykdami. Vyną ar alų galima vežti, tik reikia, kad vairuotojas negautų noro jo paragauti (juokauju, bet buvo atvejų).

Kaip elgtis su šiukšlėmis?

Vokietijoje yra griežtos taisyklės dėl atliekų. Mes galime išvežti biuro šiukšles į Lietuvą tik jei tai nėra pavojingos atliekos arba didžiulis kiekis. Dažniausiai patartina išmesti čia, pagal vokiškus standartus (skirtingi konteineriai popieriams, plastikui ir t.t.).

Ar reikia gerti vairuotojui kavą?

Neprivaloma, bet jei pasiūlysite – tikrai nenusisuks. Geras santykis su vairuotoju sukelia, kad jis dirba geriau ir rūpinasi jūsų daiktais daugiau. Tai senas mokyklos dalykas, bet veikia.

Ar atvežate ir grąžinate dėžes po to?

Taip, atvežiame, tuščias paimame atgal. Nebūkite taip, kaip vienas klientas, kuris dėžes nupjovė ir pavertė krosnimi (juokauju, bet jas naudojo kurą). Mums jos reikalingos kitam klientui.

O dėl mažų gyvūnėlių biure (pvz., biuro katinas)?

Galima vežti, bet katinas turi būti narvelyje ir su pasu. Negalima leisti jam bėgioti furgone, gali įstrigti po krovečiu. Ir vairuotojai gali būti alergiški, tai praneškite iš anksto.

Kaip apmokėjimas vyksta praktiškai?

Grynaisiais retai kas moka. Dažniausiai pavedimu į sąskaitą. Sąskaitą išrašome iš karto po darbo pabaigos arba avansui. Jei reikia PVM sąskaitos faktūros – tai jokia problema, mes esame juridinis asmuo.

Ar dirbate tik su didelėmis firmomis?

Ne, dirbame ir su mažomis. Netgi vieno asmens „biurą“ iš namų perkėlėme į kitą šalį. Kas yra keista, ten daugiau daiktų buvo nei dideliame banke.

Ką daryti, jei randama nelegali medžiaga (pvz., senos vaistų dozės)?

Tai pavojinga. Mes ją nevežame. Vokietijoje yra specialių vietų tokiems dalykams (Recyclinghof). Jei randsime kokį nors ginklą ar vaistus be recepto, mes tiesiog paliekame ant stalo ir pasakome: „Tai ne mūsų dalis“.

Ar galima sekti kroviniu realiu laiku?

Dauguma mūsų vairuotojų turi GPS sekimo sistemas, galime parodyti, kur jis yra. Tačiau ne visada yra internetas Vokietijos miškuose, taigi vietomis signalas gali dingti.

Ką daryti, jei naujas biuras antrame aukšte be lifto?

Tada dirbame rankomis. Brangiau, lėčiau, bet įmanoma. Vienintelis dalykas – jei laiptai yra labai siauri, didelę spintą gali tekti palikti lauke arba išardyti labai smulkiiai.

Ar turiite licencijas?

Žinoma, tarptautiniai pervežimai be licencijos yra nelegalūs. Mes turime visus leidimus, draudimus ir kvalifikacinius pažymėjimus. Galite patikrinti juos mūsų svetainėje arba paprašyti el. paštu.

Kodėl verta rinktis būtent jus?

Nes mes ne kalbame kaip robotai ir nešiojam daiktus taip, kaip norėtume, kad nešiotų mūsų. Turime patirties, žinome Vokietijos kelių ypatumus ir nesijaudiname dėl purvo. O svarbiausia – mes atsakome į telefoną net 3 valandą ryto (jei kas nutiko).

Ar galima susitarti dėl fiksuotos kainos?

Taip, po apžiūros (arba detalaus inventoriaus sąrašo gavimo) užfiksavome kainą. Ji nebekeis, nebent jūs papildysite daiktų, kurių nebuvo sąraše.

Kas nutinka su senais raktais?

Jei uždarote seną biurą Vokietijoje, raktaus reikia perduoti savininkui arba nuomotojui. Mes juos nevežame atgal, nebent jūs paprašote (kaip suvenyrą).

Ar pervežate ir pavojingas medžiagas (chemija)?

Tik jei turime leidimą ir deklaraciją (ADR). Paprastai biuro chemija (valymo priemonės) turi būti uždaryta ir nutekėjimui atspariame inde. Negalima mesti visko į vieną maišą.

Paskutinis dalykas – kada geriausia užsakyti?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealūs terminai yra 2-4 savaitės prieš planuojamą datą. Tada tikrai užtikrinsite, kad turime laisvą mašiną ir gerą komandą.

Ar turite kokių nors nuolaidų?

Jeigu perkeliate ne vieną biurą arba esate ilgamečis partneris, visada galima susitarti dėl mažesnės maržos. Taip pat nuolaidos taikomos, jei perkraustymo data yra lanksti (mes galime sujungti su kitu kroviniu).

Ar atvežate ir į kitas šalis ne tik Lietuvą?

Taip, jeigu jūsų įmonė persikelia į Lenkiją, Olandiją ar Prancūziją – taip pat galime padėti. Mūsų maršrutai eina visur.

Ar reikia pažymėti dėžes?

Būtinai! „Virtuvė“, „Prieškambarys“, „IT technika“. Jei neužrašysite, vairuotojas padės visur sumaišytą. Tai paspartins iškrovimą kelis kartus.

Išvada

Na, tiek apie tai. Kaip matote, visapusiškos perkraustymo paslaugos iš Vokietijos biurams nėra paprasta furgonų vairavimo istorija, tai sudėtingas procesas, reikalaujantis planavimo ir kantrybės. Aš daugelį dalykų išmokau per klaidas, tiek savas, tiek klientų, todėl galiu pasakyti – geriausia investicija yra geras ryšys ir sąžiningumas. Jei viską suplanuosite teisingai, netgi tas chaotiškas vokiškas biuras gali būti perkeltas be didesnių nervingų priepuolių. Sėkmės versle ir laukiančiuose naujuose biuruose!