Viešasis užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją internetu: kaip tai veikia iš vidaus

Dirbu šioje srityje jau beveik dvi dešimtmečius ir matyta daug ko – nuo puikių, organizuotų pervežimų iki tokių, kai norėtųsi akis uždaryti. Anksčiau viskas vykdavo per telefonus ir faksus, o dabar viskas persikėlė į erdvę. Dažnai klientai klausta, kaip tiksliai vyksta tas visas procesas, kai norite padaryti viešąjį užsakymą biuro perkraustymui į Vokietiją internetu. Iš pirmo žvilgsnio atrodo paprasta: užpildai formą, lauki pasiūlymo ir važiuoji. Tačiau realybėje yra daugiau niuansų, apie kuriuos retas kas galvoja, kol neatsiduria prie pat loaded sunkvežimio. Čia nėra joks mokslas, bet reikia žinoti, kurie šaknys.

Kaip pradėti ir kas vyksta užkulisiuose

Kaip teisingai padaryti viešąjį užsakymą biuro perkraustymui į Vokietiją internetu?

Viskas prasideda nuo tos formos. Jums reikia būti kiek įmanoma tiksliausiai, nes kai mes gauname užklausą, mes matome tik tekstą. Jeigu parašote „keletas baldų“, mes galvome apie tris kėdes, o jūs turite galvoje penkių biurų komplektą. Geriausias būdas – nurodyti tūrį ar mašinų skaičių. Viešasis užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją internetu turi būti išsamus, kad vadybininkas nedarytų prielaidų, kurios vėliau gali kainuoti brangiai.

Ar tikrai reikia išvardinti kiekvieną daiktą sąraše?

Nebūtinai iki pieštuko, bet grupuoti būtina. Nurodykite, kiek yra stalų, kompiuterių, spintų. Vieną kartą klientas parašė tik „biuro inventorių“, o atvykę pamatėme trejus metrus archyvinių dokumentų, kurie sveria toną. Tokiu atveju kaina pasikeičia momentaliai. Geriau daugiau informacijos iš karto, nei vėliau ginčytis dėl to, kas buvo „numatyta“.

Kiek laiko užtrunka gauti atsakymą?

Įprastai tai trunka nuo valandos iki darbo dienos. Visiems žinoma, kad pervežimo srityje, ypač kai kalbame apie maršrutus į Vokietiją, savaitgaliai yra ramesni. Jeigu pateikiate užklausą penktadienį vakare, nesitikėkite, kad kas atsakys ryte – vadybininkai taip pat miegoja arba turi savo gyvenimą. Darbo dienomis stengiamės reagouti greitiau, nes geriausių datų užimtumas didelis.

Ar reikia pridėti nuotraukas?

Be abejo, tai padeda labai daug. Nuotrauka leidžia mums suprasti, ar reikės kelti daiktus per langą (nors Vokietijoje tai labai neįprasta ir griežtai reguliuojama), ar įlips į liftą. Kai tų nuotrakų nėra, mes įvertiname pagal vidurkį, o tai dažnai būna nerealu. Taigi, jeigu norite tikslios kainos, fotografuok viską, ką tik įmanoma.

Kas yra tas „viešasis užsakymas“ ir kodėl taip vadinamas?

Tai tiesiog techninis terminas, reiškiantis, kad jūs skelbate savo poreikį atvirai platformoje arba svetainėje, o pervežėjai varžosi dėl užsakymo. Tai nereiškia, kad jūsų duomenys matomi visiems pasaulyje, bet tai leidžia matyti pasiūlymus iš skirtingų vežėjų, o ne iš vienos firmos. Viešasis užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją internetu suteikia galimybę pasirinkti geriausią variantą, bet reikia atidžiai skaityti sąlygas.

Kas daryti, jei aš vis dar nežinau tikslios datos?

Tai dažna problema. Geriausia nurodyti apytikslę datą ir komentarais pažymėti, kad ji gali pasikeisti ± 3 dienas. Mes tuomet galime pasiūlyti lankstesnį variantą arba laukti, kol jūs tiksliai sužinosite. Brangiau yra užsakyti brangų reisą paskutinę minutę, nei susitarti dėl lankstumo iš anksto.

Ar galiu užsakyti tik transportą be krovėjų?

Žinoma, dažnai taip ir daroma. Ypač jeigu turite savo padėjėjus Vokietijoje arba Lietuvoje. Tačiau atsiminkite, kad vairuotojas ne visada turi teisę fiziškai padėti kraičiuoti dėl draudimo ar sveikatos. Jeigu reikalingas tik „šofyras“, tai tai ir nurodykite, tai pigiau. Bet jeigu reikia nešti 30 kilogramų spintas, geriau pasiimti mūsų komandą.

Pinigai, kainos ir sutartys

Kiek vidutiniškai kainuoja toks kelias?

Kainos svyruoja labai stipriai. Mažam biurui su keletu dėžių tai gali kainuoti 400–600 eurų, o jeigu reikia vežti visą įmonę su baldais, skaičiai šuoliais kyla iki tūkstančių. Viskas priklauso nuo to, kur būtent Vokietijoje reikia važiuoti – į Miuncheną brangiau nei į pasienio miestus. Taip pat įtakos turi degalų kaina, kuri, deja, nebekrenta.

Ar kaina gali pasikeisti kelionės metu?

Teoriškai – negali, jeigu sutartyje parašyta „fiksuota kaina“. Tačiau jeigu jūsų „apie 10 dėžių“ virs į 30 dėžių, tai jau ne mūsų kaltė. Be to, jeigu reikės naudotis specialia technika (pvz., keltuvas), kurios nebuvo planuota, tai papildomai sumokėsite. Visada skaitykite smulkmenas apie tai, kas įeina į kainą.

Ką reiškia „valandinis“ įkainis ir kodėl jis pavojingas?

Valandinis darbas puikus tada, kai tiksliai žinomi apimtys. Tačiau tarptautiniuose pervežimuose tai rizikuota. Jeigu įvyksta spūstys ties Kaunu arba Vokietijoje, arba jeigu vairuotojas pasiklydo (kas nutinka retai, bet nutinka), valandos bėga, o kaina auga. Mūsų patirtis rodo, kad fiksuota kaina sukelia mažiau streso abiem šalims.

Ar reikia mokėti užstato (avansą)?

Dauguma firmų ima mažą užstatą (10–30 proc.), kad užfiksuotų datą ir neimtų kitų užsakymų. Jeigu kas atsisako paskutinę minutę, mes prarandame uždarbį, todėl užstatas negrąžinamas. Jeigu kas prašo mokėti 100 proc. iš anksto – būkite atsargūs. Tai gali būti signalas, kad firma turi likvidumo problemų.

Kokius dokumentus reikia pasirašyti?

Būtina sudaryti perkraustymo aktą (važtaraštį), kuriame išvardinti visi daiktai ir jų būklė. Be šio dokumento draudimas neveikia. Taip pat reikės sutarties, kurioje nurodytos atsakomybės. Nereikia būti teisininku, kad suprastum, bet pažiūrėkite, ar nėra punktų apie tai, kad įmonė neatsako už „jūsų vertybes“ – tai dažna gudrybė.

Ar kainuoja brangiau, jei reikia iškrauti ne pirmame aukšte?

Vokietijoje dauguma pastatų turi liftus, bet jeigu jo nėra arba jis per mažas, kainuoja brangiau. Kėlimas laiptais yra sunkus fizinis darbas, todėl dažnai taikomas papildomas mokestis už kiekvieną aukštą. Geriausia iš karto paminėti, kad nėra lifto, kad nebūtų nemalonios staigmenos vietoje.

Ar galima sumokėti grynaisiais?

Vokiškai kalbant „Bargeld“ vis dar egzistuoja, tačiau tarptautinėse firmose tai nebegera praktika dėl saugumo. Mums patogiau, kai pervesta sąskaita, yra čekis. Jeigu tikrai norite grynųjų, reikia tai susitarti iš anksto, bet dažnai vairuotojai neturi didelio kiekio pinigų pavojingai laikyti su savimi.

Vokietijos specifika ir muitinė

Ar reikia eiti per muitinę, kadangi tai ES?

Nereikia, jeigu tai jūsų įmonės turtas, kuris keliauja iš vienos ES šalies į kitą ir ten liks naudojimui. Tačiau reikia turėti dokumentus (pirkimo-skyrimo aktus, inventoriaus sąrašus), kurie įrodo daiktų kilmę. Jeigu daiktai yra „nauji“ ir skirti parduoti, tai jau kita istorija – tada reikia mokesčių, bet čia kalbame apie biuro perkraustymą.

Kaip elgtis su serveriais ir jautria technika?

Serverius reikia išjungti ir užfiksuoti (jei įmanoma). Geriausia juos vežti originalioje pakuotėje. Vibracija kelyje gali sugadinti standžiuosius diskus, jeigu jie nebuvo tinkamai uždaryti. Mes neesame IT specialistai, todėl atsakomybė už duomenų išsaugojimą visada liepia jums – tiesiog pasirūpinkite, kad technika būtų tvirtai uždaryta.

Ar vokiečiai yra griežtesni nei lietuviai?

Galima sakyti, taip. Ypač dėl tvarkos parkavimui ir triukšmo. Jeigu atvyksite gatvėje, kur negalima stovėti su sunkvežimiu, vietiniai gali labai greitai paskambinti policijai arba miesto tarnyboms. Vokietijoje gerbiami taisyklės, o „nulemti akį“ ten neveikia. Geriau iš anksto susirasti legalią stovėjimo vietą.

Ką daryti su pavojingomis medžiagomis (dažai, chemija)?

Negalima jų vežti kartu su baldais be specialios leidimų. Biure dažnai būna valymo priemonių ar buitinės chemijos. Jos turi būti sandariai uždarytos ir atskirai pažymėtos. Jeigu jų daug, gali tekti kreiptis į specializuotų krovinių pervežėjus. Nedarykite to savarankiškai, kad gautumėte baudą.

Ar reikia vokiškai kalbančio kontakto asmuo?

Neprivaloma, bet labai padeda, jeigu įvyksta nesklandumų su vietinėmis tarnybomis arba saugotojais. Mūsų vairuotojai dažniausiai kalba angliškai arba rusiškai, o su vokiečiais kartais sunkiau susitarti be vertėjo. Jeigu turite kolegą Vokietijoje, palikite jo numerį – tai išgelbės daug nervų.

Kur reikia pristatyti daiktus? į sandėlį ar į biurą?

į tą vietą, kurią nurodysite. Jeigu tai verslo centras, reikia iš anksto susitarti dėl leidimo užeiti su mašina. Kartais reikia užsakyti „liftą“ kroviniams (cargo lift), kuris turi kitus matmenis nei žmonių liftas. Nepasitikėkite, kad įprastas liftas talpins didelę spintą.

Ar galima vežti asmeninius daiktus kartu su biuro?

Techniškai tai nelegalu, jeigu tai yra komercinis reisas ir yra sutartyje uždrausta. Mes matome, kaip klientai bando „prismegti“ savo drabužius ar buitinę techniką į dėžes su dokumentais. Jeigu įvyks avarija arba patikra, draudimas neatsakis, nes tai buvo deklaruotas kaip biuro turtas. Geriau būti sąžiningas.

Rizikos, problemos ir realybė

Kas nutinka, jei sugęsta mašina?

Tai blogiausias scenarijus, bet jis įmanomas. Mes turime techninę pagalbą, bet jeigu tai nutinka Vokietijos autostradoje (Autobahn), tai gali užtrukti. Jeigu jums labai skubu, turite turėti planą B. Mes stengiamės keisti mašinas kuo greičiau, bet mes ne stebukladariai. Vieną kartą klientas labai pyko, kad vėlavome 4 valandas dėl padangos plyšio, bet ko padarysi – tai saugumo klausimas.

Ar patikimi tie, ką randu internetu?

Čia kaip su lošimais. Yra didelių, patikimų žaidėjų, o yra ir „skrajūnų“, kurie dirba be draudimo ir su senomis mašinomis. Kai darote viešąjį užsakymą biuro perkraustymui į Vokietiją internetu, patikrinkite įmonės kodą, veiklos laiką ir atsiliepimus. Jeigu kaina per žema (pusiau mažesnė nei rinkoje), tai pagalvokite – kur jie taupo? Gal ant draudimo, gal ant vairuotojų algų.

Kas jei vairuotojas nežino maršruto?

Sprendžiant pagal mano patirtį, dauguma vairuotojų turi navigacijas, bet Vokietijos miestuose yra daug draudžiamų turnų sunkvežimiams (Durchfahrt verboten). Navigacija kartai vedo pro smulkius gatvelius, kur mašina nepraeis. Vairuotojas gali pasiklysti arba priverstas važiuoti apšliaužti. Tai ne jų kaltė, tai miesto planavimo ypatumai.

Ar galima susitarti dėl darbo savaitgalį?

Galima, bet tai kainuos brangiau. Vokiškai kalbant „Arbeitszeitgesetz“ (darbo laiko įstatymai) griežtai reglamentuoja poilsį. Jeigu reikės krauti sekmadienį, reikės mokėti priemoką. Geriau planuoti atvykti penktadienį arba pirmadienį ryte. Nors Lietuvoje mes esame pripratę dirbti 24/7, Vakaruose viskas kitaip.

O kaip su parkavimo baudomis Vokietijoje?

Jas, deja, tenka mokėti. Jeigu jums nenurodėte, kur stovėti, o vairuotojas sustojo per tinkamai, baudą gaus įmonė, o ją, tikėtina,, perstums į jūsų sąskaitą. Vokietijos vietos savivaldybės turi kamerų visur ir baudas siunčia paštu po mėnesio. Būkite protingi ir suraskite vietą iš anksto.

Ar turiu drausti savo daiktus?

Privaloma. Mūsų įmonė turi atsakomybės draudimą (CMR), bet jis yra ribotas (paprastai apie 8,33 EUR/kg). Jeigu vežate brangų serverį ar meno kūrinius, jo vertės draudimas nebus padengtas. Tokiu atveju reikia sudaryti papildomą draudimo sutartį (All Risk). Tai nėra brangu, bet suteikia ramybės.

Kas daryti, jei dingo daiktas?

Skambinti mums iš karto, dar nepradėjus iškrauti. Kai pasirašote aktą, kad viskas gauta, vėliau įrodyti, kad kažkas dingęs, beveik neįmanoma. Vienas klientas teigė, kad dingęs auksinis langlempis, bet niekas negalėjo įrodyti, kad jis buvo įkrautas. Tikrintė viską vietoje ir nedarykite prielaidų.

Ar galima vežti šiukšles atgal?

Taip, tai vadinamas „grįžtantysis krovinys“. Jeigu turite senų baldų, kuriuos norite išmesti Lietuvoje, galime juos pasiimti. Tik pasakykite iš anksto, kad mums reikėtų palikti vietos grįžtant. Kartais tai net sumažina galutinę kainą, nes mums nereikia važiuoti tuščia mašina.

Išvados

Viskas su šiais užsakymais internetu atrodo paprasta, kol netenka susidurti su realiomis problemose ant kelio. Viešasis užsakymas biuro perkraustymui į Vokietiją internetu yra puikus įrankis, jeigu jį naudojate protingai ir atsakingai. Neapsileiskite ant per pigių pasiūlymų ir visada tikrinkite dokumentus. Gerai suplanuotas kelias be streso yra vertas to laiko, kurį skiriate paruošimui. Sėkmės jūsų verslo plėtroje Vokietijoje, ir tikiuosi, kad jūsų keliai bus lygūs.