Vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją: kas vyksta iš tiesų

Pažiūrėkime tiesai į akis – perkraustymas yvo visada stresas, o kai kalbame apie biurą, kuris keliauja į Vokietiją, tai jau visai kito lygio chaosas. Žmonės visada klausia: „O kiek ilgai tai užtruks?“, tikėdamiesi gėdingai tikslios atsakomybės kaip traukinyje. Po daugiau nei dvidešimties metų šioje srityje galiu pasakyti viena – nėra tokio dalyko kaip standartinis laikas. Vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją gali svyruoti nuo dviejų dienų iki dviejų mėnesių, priklausomai nuo to, ar jūsų vadybininkas moka skaityti savo kalendorių (nors kartais ir mes patys suklystame, pripažinsiu). Čia ne tik vairavimas, tai dokumentai, keltuvai, kurie užstringa, ir vokiečių biurokratija, kuri niekada nemiega.

Pradžia: planavimas ir biudžeto (ar jo stoka) aistros

Kiek laiko iš tikrųjų užtrunka susiplanuoti visą šitą reikalą?

Tai tas klausimas, nuo kurio visi pradeda bijoti. Paprastai, jeigu norite perkraustyti biurą be nervų suirimo, turėtumėte pradėti galvoti apie maždaug 4–6 savaites iki datos. Žinoma, yra „greitieji“, kurie skambina antradienį o norėtų važiuoti penktadienį, bet tuomet kaina lekia į dangų, o rizika, kad sunkvežimis nepasirodys, padidėja dvigubai. Planavimas ne tik apie dėžių surinkimą, tai ir darbo laiko derinimas, kad darbuotojai nebutu be darbo vietos per ilgai (nors kai kurie jiems tai ir net pasiūlo).

Ar tikrai reikia tiek daug laiko, ar tai tik firmos pardavimo triukas?

Kai kas sako, kad tai įmonių būdas uždirbti daugiau, bet iš patirties pasakysiu – greitas biuro perkraustymas į Vokietiją visada kainuoja brangiau. Vokietijoje viskas vyksta pagal tvarką, ir jei atvykstate be pranešimo, gali būti, kad negausite leidimo pastatyti sunkvežimį prie pat įėjimo. Taigi, tas laikas eina ne tam, kad galėtume gerti kavą, o tam, kad išspręstume visus leidimus ir parkavimus. Tačiau jeigu esate lankstus ir galite krauti naktį, tuomet trukmė trumpėja, bet tai jau kitas istorijos variantas.

Ar galima susitarti dėl trumpesnio termino už papildomą kainą?

Galima, viskas turi savo kainą. Jeigu esate pasirengę sumokėti už „vip“ režimą arba už darbą savaitgaliais, mes surandame vairuotojus. Bet tada vėl gi, vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją nebegali būti vadinama standartine, nes tai tampa jau operatyviuoju reikiu. Vokiečiai moka už tai, kai viskas vyksta greitai ir be triukšmo, todėl dažnai tenka mokėti už vietinių stevidorų (keltuotojų) prioritą. Tai ne pigu, bet saves užtikrina.

Kiek daugiau maždaug kainuoja tokia skubos operacija?

Sunku pasakyti tiksliai be vietos apžiūros (viskas priklauso nuo aukščio ir laiptų), bet paprastai skubos mokestis gali padidinti sąskaitą nuo 20 iki 50 procentų. Vokietijos rinka yra konkurencinga, o jeigu reikia atšaukti kitą užsakymą dėl jūsų skubos, tai kainas. Taip pat pridėkite naktinio darbo mokesčius, kurie Vokietijoje yra griežtai reguliuojami ir nėra maži. Kartais geriau palaukti savaitę dvi ir sutaupyti šimtus eurų.

Ar verta viską daryti patys, kad užtruktum mažiau ir pigiau?

Esu matęs daugybę atvejų, kai įmonės vadovai nusprendžia, kad „mes patys nuvežime su savo fiskonu“. Pasirodo, biuro perkraustymas į Vokietiją savo jėgomis – tai naktmaris. Logistika, techninė apžiūra, svorio pasiskirstymas, draudimas... Jeigu pasibaigia degalai arba užstringa sunkvežimis, jūs prarandate ne tik pinigus, bet ir laiką, o jūsų klientai Vokietijoje laukia. Profesionalaus pasirinkimas dažnai išeina pigiau, jeigu skaičiuojame prarastą pelną.

Kada geriausia pradėti kalbėtis su perkraustymo firma?

Kuo anksčiau, tuo geriau. Idealus variantas – susisiekti su mumis tuomet, kai tik pradėjote galvoti apie perkėlimą. Mes galime pasiūlyti geriausius datas, nes vėliau kalendoriai užsipildo. Vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją yra tiesiogiai susijusi su tuo, kiek anksti paskambinote. Paskutinę minutę likusiuose užsakymuose dažnai tenka dirbti su tais vairuotojais, kurie kitos firmos atsisakė, o tai niekada nesuteikia ramybės.

Kelionės ir techninės pusės (ir kodėl vairuotojai aptinka)

Kiek laiko užtrunka pats važiavimas iki Vokietijos?

Tai priklauso nuo to, kur keliaujate. į Berlyną ar Miuncheną važiuojame skirtingą laiką. Paprastai tai nuo 12 iki 24 valandų važiavimo, neatsižvelgiant į poilsį. Bet čia ne tik F1 lenktynės – yra darblokiai, muitinės (nors ES, bet kartais tikrina), techninės problemos. Kartais vairuotojas gali užstrigti eismo užkloste netoli Lenkijos-Vokietijos sienos, tai irgi reikia įsiskaityti į grafiką, nors ir niekas to nesitikėjo.

Ar dažnai nutinka techninių gedimų kelyje?

Su šiuolaikinėmis technikomis vis mažiau, bet viskas įvyksta. Pajungėme priekabą, važiuojam, o staiga stabdžiai šildo arba padangai plyšta (ypač kai keliauja apkrauta). Tuomet sustojimas trunka valandas ar net dieną. Todėl biuro perkraustymo trukmę visada vertėčiau skaičiuoti su paspirtuku. Gera žinia ta, kad turime techninę pagalbą visoje Europoje, bet laiko jūs nebegrasinsite.

Kas vyksta su dokumentais kelyje?

Dokumentai turi būti tvarkingi – CMR kontraktas, sąrašai, draudimo polisai. Be jų per sieną nepraeisi, arba praleisi tiek laiko aiškindamas, kad būtų pigiau tiesiog susitvarkyti iš anksto. Vokietijos policija dažnai sustabdo sunkvežimius ir tikrina viską iki smulkmenų. Jeigu trūksta kažkurio parašo arba krovinio svoris neatitinka dokumentuose nurodyto, gali būti didelės problemos ir baudos.

Ar sunku rasti kelius Vokietijos miestuose?

Nors navigacija dabar puiki, bet senamiestiai arba ribojimai (Environmental zone - Umweltzone) gali sukelti galvos skausmą. Kartą atsitiko situacija, kad vairuotojas nuvažiavo į žaląją zoną su neleistina emisine klase – bauda buvo didelė. Dabar viską tikriname iš anksto. Vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją gali padidėti dėl to, kad reikia važiuoti apseilesniu keliu, kad nebtų nubaustas.

Kaip elgiamasi su mažais miestais kaimuose?

Ten visada būna sunkiau. Siauros gatvės, žemai statomos linijos, apylinkių pykčiai. Kartais teks iškrauti dalį krovinio į mažesnę transporto priemonę ir gabenti ja toliau. Tai vadinama „paskutinės mylios“ problema. Ji brangi ir ilga. Todėl, jeigu jūsų naujas biuras yra kažkur toli nuo magistralės, apie tai privalote pasakyti iš anksto.

Ar vairuotojai moka kalbėti vokiškai?

Dauguma mūsų vairuotojų moka angliškai, ir to dažnai užtenka baziniams dalykams, bet su vokiečių pareigūnais arba senyvo amžiaus sargais angliškai ne visada pavyksta susikalbėti. Kartais tenka skambinti mums į biurą, kad mes paaiškintume situaciją telefonu. Tai sulėtina procesą, bet padeda išvengti nesusipratimų. Geriausiai, kai vairuotojas bent šiek tiek supranta vokiškus žodžius „Ausweis“ arba „Verboten“.

Biuro technika ir slapti dalykai (kompiuteriai, serveriai ir paslaptys)

Kaip reikia elgtis su serveriais ir jautria technika?

Tai pati jautriausia dalis. Serverius negali tiesiog mesti į dėžę kaip spalvotus pieštukus. Juos reikia išjungti, užfiksuoti, specialiai supakuoti (antivibracinės pakuotės). Patarčiau šitą darbą patikėti savo IT specialistams, o ne perkraustytojams, kurie gali nežinoti, koks dabar kraštas yra žemyn (nors esu matęs ir tokių, kurie puikiai sugeba). Bet atsakomybė didelė – jeigu serveris nukrito, biuras gali nebeveikti mėnesį.

Ar reikia išjungti visus kompiuterius prieš kelionę?

Būtina. Ne tik dėl saugumo, kad neįkaistų, bet ir dėl duomenų. Niekada nežinai, kas gali atsitikti kelyje – gali smarkiai prišalti arba atsitrukčioti. Prieš išjungiant reikia padaryti back-up (atsarginę kopiją). Geriau pasilikti vieną dieną be darbo Vokietijoje negu prarasti visus duomenis dėl to, kas buvo neapsaugota.

Kaip su duomenų apsauga? Ar jūs pasirašote konfidencialumo sutartis?

Tai dabar yra labai svarbu. Mes, kaip logistikos partneriai, pasirašome NDA (non-disclosure agreement) sutartis, jeigu reikia. Turime suprasti, kad pervežame ne tik stalus, bet ir informaciją. Bet žmonės dažnai pamiršia išsiimti kišenėse USB laikmenas arba palikti ant stalų kontraktus. Visą tai turėtų susirūpinti patys perkraustomi darbuotojai.

Ar saugu duoti viską perkraustytojams?

Reikia pasitikėti savo partneriu. Jeigu pasirinksite pigią firmą be pavadinimo, rizikuojate, kad jūsų duomenys gali „pamesti“ arba krovinys gali būti užstrigęs sandėliuke kažkur Lenkijoje be prieigos. Rinkitės tokius, kurie turi ilgametę patirtį biuro perkraustyme į Vokietiją. Žinoma, visada yra pavojus, bet su draudimu ir geru reputacija jis minimalus.

Kas dėl elektros atjungimo Vokietijoje?

Tai ne mūsų darbas – jums reikės susitarti su vietiniais elektraikais arba savininku. Mes neįsileisime ir pradėsime kasti sienose. Vokietijos taisyklės griežtos – viską gali daryti tik sertifikuotas specialistas. Dar kartą nusiprašau, nes prieš met vienas klientas tikėjosi, kad mūsų vairuotojas pajungs jam serverius. Ne, tas dalykas neįmanomas (legaliai).

Kainos ir pinigai (ir kodėl visada brangiau nei galvojote)

Iš ko susideda kaina be pagrindinio pervežimo?

Čia visada yra daugybė „paslėptų“ (nors jų nėra) elementų. Tai pakavimo medžiagos, dėžės, juostos, burbuliukai. Tai darbo valandos vietoje jeigu reikia iškrauti ne į grindis, o į trečią aukštą be lifto (tai kainuoja dvigubai). Taip pat vietos apžiūros išvyka, kurią dažnai darome nemokamai, bet jeigu reikia keliauti į kitą miestą, tai gali kainuoti.

Ar galima gauti fiksuotą kainą?

Galima, ir tai dažnai geriausia išeitis, kad išvengtumėte staigmenų. Mes apžiūrime viską, paskaičiuojame valandas ir duodame skaičių. Jeigu per perkraustymo metu nepasikeičia sąlygos (pvz., neatsiranda daugiau daiktų, nekeičiasi adresas), kaina lieka ta pati. Biuro perkraustymas į Vokietiją su fiksuota kaina suteikia ramybės abiems pusėms.

Kokios mokėjimo sąlygos paprastai būna?

Standartiškai prašome avanso (nuo 20 iki 30 proc.), kad užtikrintume, kad klientas rimtai planuoja. Likusią dalį sumokate kai darbas atliktas arba prieš iškraunant (tai priklauso nuo pasitikėjimo lygio). Kartais didelės korporacijos turi savo 60 dienų apmokėjimo terminus, bet mums mažos įmonės tokie terminai nelabai tinka, todėl tenka derintis.

Ar draudimas įeina į kainą?

Pagrindinis draudimas (paprastai ribotas) įeina, bet jis dengia tik labai mažą sumą, pavyzdžiui, 10 EUR už kilogramą. Jeigu jums reikia pilnos vertės draudimo (pvz., kompiuteriai, brangūs baldai), tai kainuoja papildomai, paprastai apie 1-2% nuo krovinio vertės. Geriau permokėti šiek tiek už draudimą negu gailėtis 1000 eurų vertės serverio, kuris „nukrito“.

Ką daryti, jeigu pasirodo, daugiau daiktų nei planuota?

Tai klasika. „O, mes pamiršome pasakyti apie sandėlį pusrūsyje“. Tuomet prasideda derybos. Jeigu telpame į tą pačią mašiną, papildomai imame tik už pakavimą ir iškrovimo darbą. Jeigu netelpame, reikia skambinti dėl papildomo sunkvežimio. Tada kaina šuoliuoja aukštyn. Todėl būkite sąžiningi inventoriumi.

Vokietijos specifika ir biurokratija (kas labiausiai erzina)

Ar sunku gauti leidimus stovėti miesto centre?

Labai sunku, ypač Miunchene, Frankfurte arba Hamburgo centre. Ten kiekvienas metras turi savo savininką. Reikia kreiptis į vietos savivaldybę (Ordnungsamt) ir gauti leidimą (Straßenausweis). Tai trunka dienas arba savaites. Mes galime tai padaryti, bet reikia laiko. Be to, tas leidimas kainuoja pinigų.

Kas dėl atliekų? Ar galima palikti pakuotės šiukšles?

Negalima. Vokietija labai griežta šiuo klausimu. Dėžės, popierius, įvyniojimo medžiagos turi būti išvežtos. Mes tai įtraukiame į savo paslaugas ir arba jas išvežame atgal, arba vežame į vietinių perdirbimo punktus (kurie taip pat imia pinigus už priėmimą). Negalima tiesiog mesti šiukšlių gatvėje, baudos milžiniškos.

Ar reikia registruoti biurą iš karto po atvykimo?

Manau, čia geriau pasikonsultuoti su buhalteriu, nes aš esu vadybininkas, ne teisininkas (nors kažką mažai žinau). Bet iš praktinės pusės – jums reikės adreso, kad galėtumėte priimti prekes. Dažnai įmonės nuomoja laikiną biurą arba naudoja „virtualų“ adresą, kol įsirengia tikrąją vietą. Tai viena iš priežasčių, kodėl vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją prasideda dar iki atvykstant.

Kaip elgiamasi su liftais ir pastato apsauga?

Vokiečių sargai (Hausmeister) yra atsakomi už viską. Jie gali neįleisti vairuotojo, jeigu neturi leidimo, arba uždrausti naudotis liftu tam tikru laiku. Būtinai sužinokite iš nuomotojo apie taisykles. Kartais reikia specialios apsaugos grindims liftuose, arba patiešti išklotines. Viskas vyksta labai griežtai pagal instrukciją.

Ar tikrai taip blogai su vokiečių biurokratija?

Ne, tiesiog kita. Ji labai tvarkinga ir užrašyta. Jeigu turi visus popierius, viskas vyksta greitai. Jeigu trūksta parašo, sustoji. Lietuvoje mes įprāsę „kalbėti“, o ten reikia „rodyti“. Todėl svarbu turėti visus dokumentus surikiuotus. Tai sutaupo laiko ir nervų.

Kaip su darbuotojais? Jų daiktai taip pat vežami?

Paprastai ne. Darbuotojų personalinis daiktas neįeina į įmonės sąskaitą, tai privatus nuosavybės pervežimas. Jeigu jie nori, kad jų dėžės važiuoja su biuru, tai reikia sąrašo ir gali būti apmokestinta. Dažniausiai žmonės susitvarko patys savo automobiliais, arba susitaria su mumis atskirai.

Kaip matote, nieko paprasto čia nėra. Nors aš ir dirbu jau 20 metų, kiekviena kelionė į Vokietiją turi savo niuansų, kurios sugeba nustebinti. Svarbiausia yra ne bandyti viską numatyti iki smulkmenos, o rasti patikimą partnerį, kuris žino, ką daryti, kažkas užstrigo. Vidutinė trukmė biuro perkraustymo proceso į Vokietiją gali būti trumpa, jeigu viskas eina kaip pagal laikrodį, bet pasididžiuoti negaliu – dažniausiai tenka spręsti problemas vaizdo. Taigi,planuokite atsargeskai, ir viskas geraiai susiklostys. Sėkmės!